Sistemas de Información UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE CIENCIAS ESCUELA DE COMPUTACION ´ Sistemas de Información Como Utilizan las Empresas los Sistemas de Información

Agenda Procesos de Negocios y Sistemas de Información Tipos de Sistemas de Información Empresarial Sistemas que abarcan de forma integral la empresa

Objetivos de Aprendizaje Al finalizar este capitulo, usted estará en capacidad de: Definir y describir los procesos de negocio y su relación con los sistemas de información. Describir los sistemas de información que apoyan las principales funciones empresariales: ventas y marketing manufactura y producción, finanzas y contabilidad, así como recursos humanos. Evaluar el rol que desempeñan los sistemas que dan servicio a los diversos niveles administrativos en una empresa y sus interrelaciones. Explicar cómo las aplicaciones empresariales promueven la integración de procesos empresariales y mejorar el desempeño organizacional. Evaluar el rol de la función de los sistemas de información en una empresa.

Procesos de Negocio y sistemas de información Alta Dirección Infor. Alto Nivel Agregada Inf. a Nivel Estratégico (Decisiones Estratégicas) EIS Gerencia Intermedia Info Periódica Estadist/Proyecciones Inf para Análisis Operaciones DSS / OLAP (Análisis y planeación Táctica) Infor. Diaria Sumarizada Inf. a Nivel Control y Supervisión Gerencia Operaciones MIS Reportes Operacionales (Planeación Operacional Control/ Superv.) Clasificación de los tipos de aplicaciones Soluciones Operacionales OLTP: Ejecutan los procesos de negocio, cambia el estado actual de los datos a granularidad fina. Poseen un alto grado de Interactividad. Ejemplo de estos sistemas son los ERP, CRM Reportes Operacionales: Apoyo a toma de decisiones y excepciones en procesos de negocio. Muestra datos detallados y actualizados. Son estático. Ejemplo: Reporte de Excepciones, Lista de Tareas Diarias, Listado de selección y paquete Soluciones Analíticas (OLAP): Permiten establecer las medidas de rendimiento de la empresa. Examina los datos en agregados a través del tiempo. Tienen un alto grado de Interactividad. Ejemplos de ellos son: Análisis de Ventas, Análisis Financiero, Dashboard ejecutivo Minería de Datos: Identificar variables para predicciones utilizando algoritmos especializados. Utiliza datos atómicos para reconocimiento de patrones y ejecución de modelos embebidos. Ejemplos: Segmentación de clientes, Siguiente mejor oferta, Detección de fraude Comparaciones Analíticas vs. Transaccional = Uso de data para investigación vs trgistro de transacciones OLAP vs. Reportes = Dinámico vs. estático OLAP vs. Data Mining = Verificación de hipótesis vs. identificación Infor. Diaria Detallada Inf. a Nivel Operativo Operaciones TPS OLTP Procesamiento de Transacciones (Proceso diario de transacc.)

Procesos de Negocio y sistemas de información Estrategia del Negocio Tácticas del Negocio Supervisión del Negocio Transacciones de Negocio Compras Ventas Producción Mercadeo Nomina Clientes Finanzas Logistica Cobranza El nuevo entorno de negocios de la empresa y el despliegue de las aplicaciones empresariales requieren que las compañías piensen de manera más estratégica en sus procesos de negocio.

Procesos de Negocio y sistemas de información Los procesos de negocio se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso (Laudon&Laudon, 2004) Actividades Los procesos de negocio se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso (Laudon&Laudon, 2004)   Los procesos de negocio son flujos de trabajo concretos de material, información y conocimiento: conjunto de actividades. También tienen que ver con las maneras particulares de las organizaciones de coordinar el trabajo. Tareas

Procesos de Negocio y sistemas de información Procesos de negocios: Flujos de trabajo de materiales, información y conocimiento Conjunto de actividades y pasos Pueden estar enlazados con un área funcional o pueden estar cruzados con áreas funcionales Negocios: Se pueden ver como una colección de procesos de negocios Los procesos de negocios pueden ser activos o pasivos

Procesos de Negocio y sistemas de información Los procesos de negocio de una compañía se pueden convertir en una fuente de fortaleza competitiva Los procesos de negocio de una compañía se pueden convertir en una fuente de fortaleza competitiva si le permiten innovar o funcionar mejor que sus rivales. En contraparte, también puedan constituir una desventaja si se basan en medios de trabajar anticuados que obstaculicen la capacidad de respuesta y la eficiencia de la organización.

Procesos de Negocio y sistemas de información Tipos de sistemas de información empresarial Los sistemas desde una perspectiva funcional Sistemas de ventas y marketing Sistemas de manufactura y producción Sistemas financieros y contables Sistemas de recursos humanos

Procesos de Negocio y sistemas de información Ejemplos de procesos de negocios funcionales Manufactura y producción Ensamblado del producto Ventas y marketing Identificación de clientes Finanzas y contabilidad Creación de estados financieros Recursos humanos Contratación de empleados

Procesos de Negocio y sistemas de información Los Procesos de Negocio Traspasan los límites departamentales Ventas Manufactura Planificación Compras Muchos procesos de negocios dan servicio a diversas áreas funcionales y traspasan los límites entre ventas, marketing, manufactura e investigación y desarrollo. Estos procesos que abarcan diferentes funciones trascienden la estructura organizacional tradicional, agrupando empleados de diferentes especialidades funcionales para completar una pieza de trabajo. Por ejemplo, en muchas compañías el proceso de ejecución de un pedido requiere la cooperación entre la función de ventas (que recibe el pedido y le da entrada), la función de contabilidad (que verifica el crédito y factura el pedido) y la función de manufactura (que surte y envía el pedido). Los sistemas de información apoyan tanto a los procesos de este tipo como a los procesos para las funciones empresariales individuales. ERP - Enterprise Resource Planning - breaks down the traditional barrier that exist within a corporation.  For anyone to benefit from ERP, everyone has to contribute, this is the key to ERP survival. There has to be a common agenda throughout the business.  To get the commitment from everyone, everyone has to believe their needs and objectives are addressed by the plan, learning the tools and techniques to accomplish this is then relatively easy.

Procesos de Negocio y sistemas de información

Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Version 1.0 January 2007 Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Solicitud de Pedido Ejemplo: Proceso de Solicitud Pedido Ejecutar MRP Proceso de Orden de Venta Entrada de Mercancia Entrada de orden de venta Chequear Disponibilidad Recibo de Factura Seleccionar Materiales Recibo de Pago Pago al Proveedor Muchos procesos de negocios dan servicio a diversas áreas funcionales y traspasan los límites entre ventas, marketing, manufactura e investigación y desarrollo. Estos procesos que abarcan diferentes funciones trascienden la estructura organizacional tradicional, agrupando empleados de diferentes especialidades funcionales para completar una pieza de trabajo. Por ejemplo, en muchas compañías el proceso de ejecución de un pedido requiere la cooperación entre la función de ventas (que recibe el pedido y le da entrada), la función de contabilidad (que verifica el crédito y factura el pedido) y la función de manufactura (que surte y envía el pedido). Los sistemas de información apoyan tanto a los procesos de este tipo como a los procesos para las funciones empresariales individuales. Contabilizar Salida Facturar al Cliente The Rushmore Group, LLC

Compra para Vender Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Version 3.2 June 2006 Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Compra para Vender Actividad de Pre venta Ordenes de Ventas Entrega Facturación Cuentas por Cobrar Verificación de Disponibilidad Mercancías para Entregar En Inventario Centro o Almacén Contabilización de Inventario Cuentas del Libro Mayor General SI NO Mercancía de la Orden de Compra Solicitud de pedido Pedido Entrada de mercancía Recepción de factura Cuentas por Pagar

Produce para Vender Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Version 3.2 June 2006 Las Organizaciones y los Procesos de Negocio Produce para Vender Actividad de Pre venta Ordenes de Ventas Entrega Facturación Cuentas por Cobrar Verificación de Disponibilidad Salida de Mercancías para entregar En Inventario Centro o Almacén Contabilización de Inventario Cuentas del Libro Mayor General SI NO Mercancía del Pedido A continuación ilustraremos varios enfoques de optimización de procesos empresariales. Orden Planificada Orden de Producción Confirmación de Terminación Cuentas por Pagar

Aplicaciones empresariales Abarcan áreas funcionales Sistemas que abarcan de forma integral la empresa Aplicaciones empresariales Abarcan áreas funcionales Ejecutan procesos de negocios a lo largo de toda la empresa Incluyen todos los niveles de administración Cuatro aplicaciones principales: Sistemas empresariales Sistemas de administración de la cadena de suministro Sistemas de administración de las relaciones con el cliente Sistemas de administración del conocimiento

Sistemas que abarcan de forma integral la empresa Version 1.0 January 2007 Sistemas que abarcan de forma integral la empresa Algunos procesos de negocio apoyan las principales áreas funcionales de la empresa, y otros dan servicio a diversas áreas al mismo tiempo, por ejemplo. El área funcional de ventas y marketing incluyen los procesos de negocio de identificar a los clientes, dar a conocer el producto, vender el producto, etc. The Rushmore Group, LLC

Optimización de procesos empresariales Enfoque 1: Organizaciones dirigidas por organigrama Organización / Funciones Proceso de Negocio Las organizaciones tomaron modelo de Sloan y se organizaron por funciones Pero los procesos atraviesan las funciones Lo que sucede lo dice muy bien Rummler “Con frecuencia ocurre que lo que se está dirigiendo es el organigrama y no la empresa ...La principal labor de un director consiste en gestionar los puntos de contactos” G.A. Rummler y A.P. Brache

Optimización de procesos empresariales Enfoque 2: Procesos Departamentales automatizaron sus actividades Los procesos departamentales automatizaron sus actividades. Esto trae como consecuencias problemas con los datos y su integración, lo que se conoce como efecto silo, causando retrabajo. La optimización de los departamentos va en contra de la optimización de los procesos de negocio. Esto permite evidenciar que los procesos de negocio no son departamentales, y que existen muchas actividades por resolver, como por ejemplo: Problemas:Retrasos, pedidos perdidos, entradas de datos en diferente sistemas, errores, etc. Flujos de información tradicionales con sistemas departamentales

Optimización de procesos empresariales Ventas Distribución Clientes Objetivos Claves: - Enfoque hacia dentro de la organización - Beneficios internos localizados - Integración unilateral de cada uno de los departamentos Sin Integración Almacén Proveedores Administración Las empresas actuales están cayendo en la cuenta de que pueden ser más flexibles y productivas si coordinan sus procesos de negocio más estrechamente e integran, en algunos casos, estos procesos de manera que se enfoquen más en una administración eficiente de recursos y servicios al cliente.

Optimización de procesos empresariales Basado en los Procesos de Negocio y no en una estructura departamental. ¿Por qué? El personal cubre múltiples procesos complejos que abarcan varios departamentos organizacionales. Se debe generar sinergia y flujo de información a lo largo y ancho de la organización, no del departamento FINANZAS DESEMPEÑO SOCIOS NEGOCIO MATERIALES SUMINISTRO Las aplicaciones empresariales están diseñadas para apoyar la coordinación e integración de los procesos de toda la organización. Los sistemas empresariales, aborda el problema de las ineficiencias organizacionales creados por las islas de información, procesos de negocio y tecnología. Por lo general, una organización grande tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocio. La mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar servicios a funciones diversas; unidades y procesos de negocio que no se comunican entre si. Los gerentes podrían pasar momento difíciles tratando de reunir los datos que necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de la organización. Por ejemplo, al momento de tomar un pedido quizás el personal de venta no este seguro de si los artículos que se pidieron estén en el inventario; los clientes no podrían rastrear sus pedidos, y tal vez manufactura no se podría comunicar con finanzas fácilmente para planear la producción nueva. La fragmentación de datos en cientos de sistemas separados podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización. OPERACIÓN

Optimización de procesos empresariales Integración Total Venta Administración Distribución Cliente Proveedor Almacén Los sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en ingles), resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocio clave de toda la organización.

ERP = Enterprise Resource Planning Es un sistema de información para la integración de los procesos de negocios claves de la empresa, lo que permite garantizar la integridad y consistencia de los datos para todos los usuario. Es un sistema de información para la integración de los procesos de negocios claves de la empresa. El ERP modela y automatiza muchos procesos de negocio con el objetivo de integrar la información (en una base de datos única) a través de toda la compañía y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas particulares en áreas diferentes de la empresa

ERP = Enterprise Resource Planning Ejemplo: Servir un pedido DATOS CENTRALES Proceso Negocio La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir todos los procesos de negocio en las áreas de manufactura, ventas, mercadeo, contabilidad, etc. (Loudon & Loudon, 2004) Flujos de información con un sistema integrado

Características de los ERP Sistema Integrados DATOS CENTRALES Proceso Negocio Permite a la organización integrar sus procesos de negocio, almacenado toda la información en una base de datos relacional centralizada. Los datos son ingresados sólo una vez y estos permiten que sean consistentes, completos y comunes a todas las áreas o departamentos de la organización.

Características de los ERP Modulares R/3 FI Contabilidad Financiera CO Controlling PS Sistema de Proyecto WF Workflow IS Soluciones de Industria MM Gestión de Materiales HR Recursos Humanos SD Ventas y Distribución PP Planif. de Producción QM Gestión de Calidad PM Mantenimiento de Planta SM Servicio Solución de Negocios Integrada Cliente/Servidor EC Empresarial AM Gestión Activos Fjos Poseen un diseño modular en el que cada módulo abarque una unidad funcional de la organización tal como ventas, contabilidad, recursos humanos, almacén, etc.

Características de los ERP Diseño basado en las mejores practicas FI CO AM HR WF PS PM PP MM SD QM IS Vista Funcional Modelo de Procesos Están basados en patrones obtenidos de las mejores prácticas de las empresas que los utilizan. Estos patrones están diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalización, y representan los procesos y aplicaciones que han demostrado ser los más eficientes y han rendido excelentes resultados en un determinado contexto del negocio y que se espera que, en contextos similares, alcancen los mismos efectos. Modelo de Datos

Características de los ERP Adaptables – Capacidad de Personalización ? ? Permiten un cierto grado de personalización para ajustar el sistema a la forma de trabajo particular de cada compañía. Esto se logra por medio de la parametrización de los procesos (a través de tablas de configuración, no del código) para lograr que se ajuste lo mejor posible a los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.

Objetivos principales de un ERP Permite a una compañía integrar sus procesos de negocio (solución de negocio integrada) Ayuda a la organización a funcionar de manera más liviana (optimización de procesos de negocio) Eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes (integridad de datos) Ambiente en tiempo real. Disponibilidad de la información para todas las áreas de la organización mediante acceso de forma confiable, precisa y oportuna (para todo el mundo, todo el tiempo)

Componentes de un sistema ERP Procesos de Finanzas y Contabilidad Contabilidad Tesorería Activos fijos Procesos de Manufactura Admón. Inventario Planeación de producción. Planeación de requisitos de materiales Fabricación Mantenimiento de planta y equipos Procesos de Marketing y Ventas Procesamiento de pedidos Admón. y planeación de ventas Distribución Mercadeo Facturación Procesos de Recursos Humanos Admón. de personal Nómina. Planificación de RRHH Capacitación y adiestramiento Reclutamiento y selección Vacaciones

Ventajas de un sistema ERP Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la organización Mejora y acelera los diferentes procesos de la empresa Reducción de inventario Mejorar el tiempo del mercado Mejora del servicio al cliente Los ERP prometen integrar los diversos procesos de negocio de una organización en una sola arquitectura de forma integrada (Loudon & Loudon, 2004); esto hace que las organizaciones esperen una mejora en la cantidad y la calidad de información disponible y, en general, una mejora en los procesos de negocio con repercusión positiva en la cuenta de resultados. Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la organización. Integrar los procesos de negocio de los diferentes departamentos en uno único sistema permite obtener una visión global del funcionamiento de la organización y como también permite crear un cultura organizacional más uniforme en la que todos utilicen procesos e información similares. Mejora y acelera los diferentes procesos de la empresa Permiten estandarizar y automatizar los diferentes procesos de la empresa (basado en los estándares de la industria o sector), lo que supone un ahorro de tiempo y, en definitiva, un aumento de la productividad. Reducción de Inventarios Mejoran la cadena de producción haciendo que sean más ágiles y flexibles. Ello acostumbra a traducirse en una ayuda para planificar eficientemente las posteriores entregas a los clientes evitando así una masiva acumulación de producto en almacenes o en zonas de carga. Mejora el Tiempo de Mercadeo La integración de información se ha demostrado clave para acortar el tiempo que tarda la empresa en llegar al mercado con nuevos productos o servicios, normalmente retardados por ineficiencias de comunicación. Mejora del Servicio a Clientes Integra toda la información sobre la actividad de la organización permite conocer de forma inmediata dónde y cómo se está cursando un pedido en cada instante, lo que posibilita informar sobre su estado y mejorar sustancialmente el servicio percibido por el cliente.

Un Sistema ERP no sólo es una solución Tecnológica ... Ventajas de un sistema ERP Excelencia Operativa Procesos Gente Estrategia Tecnología Estratégicas Un Sistema ERP no sólo es una solución Tecnológica ... … debe ser considerado como un facilitador del cambio en procesos de negocios, “enmarcado en la visión” de dejar fundadas las bases para el logro de objetivos estratégicos a largo plazo.

Hemos realizado un estudio de ….. Hemos hecho una discusión sobre…. Conclusiones Conclusiones Hemos realizado un estudio de ….. Hemos hecho una discusión sobre…. Se han desarrollado demostraciones de