Base de Datos II Herramientas ERP

INTRODUCCION LA NECESIDAD DE LA INTEGRACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA EMPRESA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: RETOS Y OPORTUNIDADES Hasta hace poco tiempo, la información no era considerada como un bien preciado para la empresa, no tenía la consideración de un factor estratégico que era necesario gestionar con especial dedicación.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: RETOS Y OPORTUNIDADES Hoy en día, son pocos los directivos que pueden escapar al imperativo de prestar una atención especial a los procesos de manejo de información en que se ve implicada su empresa.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: RETOS Y OPORTUNIDADES Las razones las encontramos en la evolución del entorno.

ENTORNO COMPETITIVO DE NEGOCIO Emergencia y el reforzamiento de la economía global.

ENTORNO COMPETITIVO DE NEGOCIO Transformación de economías y sociedades industriales en economías y sociedades basadas en la información, el conocimiento, y los servicios.

ENTORNO COMPETITIVO DE NEGOCIO Transformación de las empresas en sí mismas, tratando de adaptarse al entorno y evolucionar en consecuencia.

FACTORES DEL ENTORNO QUE AFECTAN A LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL Competencia Global Surgimiento de los bloques de comercio Liberalización Exceso de Capacidad Expectativas cambiantes de los clientes Necesidad de una seria reconsideración Fusiones y Adquisiciones Discontinuidades Tecnológicas Menor Proteccionismo Preocupaciones medioambientales

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

SISTEMA DE INFORMACIÓN: Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye información necesaria para la operación de la misma y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia

DE LOS DATOS A LA ACCIÓN ACCION CONOCIMIENTO INFORMACION DATOS

NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN INFORMACIÓN DEL ENTORNO - Política y gobierno - Demográfica y social - Economía - Tecnología - Factores de producción INFORMACIÓN COMPETITIVA - Demanda de la industria - Demanda de la empresa - Competencia SISTEMA DE INFORMACION INFORMACIÓN INTERNA - Previsiones de venta - Presupuestos - Factores de producción - Otras políticas

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN El sistema de información es el concepto o el fin pretendido

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Las tecnologías de la información son la herramienta utilizada en su implementación

SISTEMAS DE INFORMACIÓN VS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Las tecnologías de la información aparecen como un componente más del sistema de información formal

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Debe evitar el exceso de información. Lo que realmente genera un exceso de información es desinformación

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Debe proporcionar la información a quien realmente la necesita. Un defecto también bastante común entre las empresas es el de acumular mucha información, pero no distribuirla eficazmente

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN No es suficiente con que la información llegue a quienes la precisen, sino que debe llegar de modo que sea utilizable, en particular para la identificación y resolución de problemas

UNA POSIBLE CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistemas verticales. Permiten a la organización obtener, almacenar y suministrar un acceso a la información referente a los cambios del mercado, los cambios de productos, el uso de procesos,...

UNA POSIBLE CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistemas verticales. Sistemas de “actuación”, coordinan, controlan, e integran la información a través de las distintas áreas de actividad Facilitan el que todas las áreas de la empresa estén conectadas entre sí y con flujos rápidos de información.

IMPACTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Por una parte, el sistema deberá amoldarse o ser coherente con las necesidades de la empresa

IMPACTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Pero también se produce un fenómeno a la inversa en el seno de los procesos empresariales. Cualquier procedimiento habrá de amoldarse, en cierta medida, a las normas que imponga el sistema.

CUESTIONES A PLANTEARSE NUEVAS OPCIONES PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN POSIBILIDAD DE ESTRUCTURAS MÁS PLANAS AUMENTO DE LA FLEXIBILIDAD

CUESTIONES A PLANTEARSE USO ADECUADO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTIMACIÓN DE COSTOS Y VENTAJAS CUALIFICACIONES NECESARIAS

CONCLUSION El alcance un Sistema de Información es mucho mayor de lo que habitualmente se piensa; no consiste sólo en montar una red de computadoras, e instalar un software con el que puedan realizarse unas determinadas tareas. Las implicaciones futuras de un SI en la empresa, pueden ser cruciales para la supervivencia de la misma.

ANTECEDENTES Evolución: La técnica MRP para la planificación industrial. La sigla MRP significaba “Material Requirement Planning ”, pero en la versión MRP II pasa a significar “Manufacturing Resource Planning

ANTECEDENTES La denominación que se da a estos sistemas, ERP, ó Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) procede de la evolución de los anteriores.

MRP PLANIFICACIÓN DE MATERIALES

SITUACIÓN DE PARTIDA Islas de Información. Aplicaciones aisladas asociadas a cada departamentos.

SITUACIÓN DE PARTIDA Inexistencia de información global y útil que ayudara a la toma de decisiones. Ésta debía ser recopilada desde las más diversas fuentes. Este tipo de prácticas se siguen dando hoy.

TRANSICIÓN A REALIZAR

ERP´S. DEFINICIÓN Son aplicaciones de gestión integradas y estándar,que pueden modelar las prácticas y procesos de negocio de una empresa.

DE LAS FUNCIONES A LOS PROCESOS

ERP´S. DEFINICIÓN (II) Desde un punto de vista funcional y de arquitectura, podemos definir los ERP como: sistemas informáticos abiertos, basados en tecnología cliente/servidor, y diseñados para manejar necesidades de información de una empresa, dentro de su ámbito de validez.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP´S Pueden cubrir las necesidades de todas las áreas funcionales de la empresa. Crean un flujo de trabajo entre los distintos usuarios.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP´S Este flujo permite agilizar el trabajo cotidiano considerablemente. Permiten la comunicación interdepartamental y por tanto el desarrollo de procesos de negocio completos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP´S La información se introduce una sola vez, es compartida por todos los módulos y siempre está disponible en tiempo real. Las soluciones ERP pueden ser personalizadas para cada empresa.

DE LAS FUNCIONES A LOS PROCESOS

APLICABILIDAD Las soluciones ERP buscan el integrar los diferentes procesos operativos con los flujos de información asociados de la organización para que en conjunto se puedan emplear los recursos de la organización de un modo sinérgico.

REQUIERE: La experiencia que puedan aportar personas relevantes de la dirección de la organización, de consultores y de auditores, para llevar a cabo diversas tareas...

TAREAS: La evaluación funcional El análisis de los requisitos de negocio El diseño de informes El aseguramiento del control de los negocios

TAREAS: El ajuste del paquete a requisitos específicos En determinados casos incluso para el Rediseño de los Procesos (que puede ser necesario).

DECISIÓN DE IMPLEMENTAR La decisión de implementación de un Sistema de Información Integrado, no sólo se centra en la elección de un software que se compra a alguna compañía dedicada a su desarrollo ( como SAP, Peoplesoft, Baan, Oracle, J.D. Edwards, etc.. ) ...

DECISIÓN DE IMPLEMENTAR … sino que existen otros aspectos a tener en cuenta: deberemos pensar en la adecuación y ajuste de las facilidades que ofrecen dichas herramientas, por parte de expertos, a los requisitos que demanda la organización en concreto.

¿QUE EMPRESAS LOS ELIGEN? Inicialmente, la implementación de los ERP´s sólo era sopesada y llevada a cabo por multinacionales u organizaciones muy grandes.

¿QUE EMPRESAS LOS ELIGEN? La razón que motivaba este hecho se encontraba en el ámbito de los costos de implementación fundamentalmente. Los costos que tenían que soportar las compañías eran prohibitivos para la organizaciones de tamaño pequeño e incluso mediano

¿QUE EMPRESAS LOS ELIGEN? Sin embargo, hoy en día son ya muchas las empresas las que están optando, o lo han hecho ya, por la implementación de una solución ERP. Esto aún no se ve reflejado en el mercado local.

ERP´s IMPLEMENTADOS SEGÚN SECTORES DE ACTIVIDAD

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP El primero de los beneficios que pueden aportar un ERP se centra en el hecho de que facilita a la compañía una amplia y extensa integración de su Sistema de Información cubriendo todas sus áreas funcionales tales como Fabricación, Ventas y Distribución, Pagos, Entregas, Inventario, Contabilidad, Recursos Humanos, compras, etc.

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Incrementa el rendimiento del tiempo empleado de la organización. Como todas las partes están ahora conectadas e integradas con el resto por medio del sistema ERP, el empleado utiliza menos tiempo para realizar sus tareas. El empleado tiene más acceso y mejor a su información, lo que mejora el tiempo y las fuentes de la toma de decisión.

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Los costos de operación de una organización se pueden reducir considerablemente. Un sistema ERP integra todas las partes de una organización por lo que se consigue un mayor control operacional.

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Unifica el software que utiliza la organización Hace de puente para que la información fluya a través de toda la organización Provee una completa integración de los sistemas no sólo entre departamentos en una compañía sino también a través de las compañías bajo la misma gestión

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Permite la automática introducción de las últimas tecnologías como la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT), El Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, Intranet, Videoconferencia, Comercio Electrónico, etc.

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Elimina la mayoría de los problemas de negocios como la disminución de materiales, los ajustes de productividad, el Servicio al cliente, la gestión de caja, los problemas de inventario, los problemas de calidad, las entregas, etc.

VENTAJAS DE LA INTRODUCCION DE UN ERP Proporciona herramientas BI (Business Intelligence) como Sistemas de Apoyo a la Decisión (Decision Support Systems, DSS), Executive Information System (EIS), Reporting, Minería de Datos para posibilitar que la gente tome mejores decisiones y por lo tanto mejoren sus procesos de negocio.

VENTAJAS ADICIONALES Permiten proporcionar una rápida respuesta a los clientes y realizar un seguimiento adecuado de ellos. Cobros más eficientes, es decir, reducción de los retrasos en las entregas de material y en los pagos de los clientes.

VENTAJAS ADICIONALES Permite una rápida respuesta a los cambios en las operaciones de negocio y en las condiciones del mercado. Ayuda a la obtención de ventajas competitivas mejorando los procesos de negocio. Proporciona una base de datos unificada, utilizable por todas las aplicaciones integradas en el sistema

DESVENTAJAS COSTO !!!!

DESVENTAJAS Los altos costes que supone la parametrización de un ERP Los problemas de privacidad de la información El tiempo necesario y la complejidad que conlleva su implementación.

DESVENTAJAS Puede que el empleado no esté preparado para el uso del ERP, entonces tendrá que ser formado (aumento en los costos), o en el peor de los casos podría ser despedido.

IMPLEMENTACION: Proceso Complejo Los responsables de las empresas deben preguntarse cuál será el tiempo necesario para su implementación: a medida que pasan los días los costos de consultoría e implementación se disparan. Un estudio de la consultora Metagroup señala que esta partida absorbe una media del 46% del costo total de un proyecto ERP.

IMPLEMENTACION: Proceso Complejo ¿Hasta qué punto el ERP se adaptará al proceso de negocio. ¿Y si los consultores sucumben a la tentación de querer cambiar la manera de operar de la empresa?. Hay que rechazar esa idea, una aplicación estratégica como el ERP debe obedecer al negocio y no al revés.

IMPLEMENTACION: Proceso Complejo Por otra parte, ¿qué pasa si en el momento de preparar el modelo de negocio se revelan duplicaciones o la posibilidad de optimizar procesos?. En este caso, es lógico que se aproveche para hacer un rediseño de procesos para aumentar la productividad y reducir burocracia.

IMPLEMENTACION: Proceso Complejo Para que la implantación del ERP llegue a buen puerto es imprescindible que colaboren la dirección de la empresa y los empleados. Esto se logra con una política de formación e información sobre los objetivos. Hay que explicar bien los objetivos y lo que se juega la empresa.

TENDENCIAS FUTURAS Es necesario mencionar la fusión que sufren actualmente las herramientas ERP con lo que se denomina CRM (Customer Relationship Management), y con el comercio electrónico, puesto que las tecnologías de la información ya se encuentran lo suficientemente maduras como para permitirlo.