Selección, Evaluación y reevaluación de Proveedores SENA CENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Selección, Evaluación y reevaluación de Proveedores Grupo de trabajo: Nelson Cañón Velandia Daniel Gamboa Granados Juan Daniel Villa Brochero Luis Fernando Mesa Corrales Bogotá, D.C 08 de Agosto de 2011

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Fundamentos de los procesos de Gamcamevil Ltda.: Antes de comprar debemos determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Evaluaremos y seleccionaremos a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos. Se establecerán los criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación. Se asegurara que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. Y se deberá tener los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Política General: Para ser Proveedor de GAMCAMEVIL LTDA se requiere que la empresa, muestre en forma consistente un comportamiento ético y legal intachable, particularmente en materia laboral y de medio ambiente, capacidad para entregar los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos de calidad de servicio pactados, mantener una moralidad comercial y una situación financiera adecuada, con cabal cumplimiento de sus obligaciones con bancos, proveedores, legales, y con el personal.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Objetivo: Entregar los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar las acciones para las compras (de productos) y para la selección y evaluación de los proveedores, de modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en los procesos y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido. Para tal efecto se establecen los siguientes lineamientos:

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Políticas: Considerar primero el interés de nuestra empresa en todas las decisiones, por sobre el interés particular. El personal encargado de seleccionar y evaluar los proveedores deberá hacerlo sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global de la empresa. Toda compra o acuerdo con Proveedores debe estar previamente autorizado. No se podrán comprometer o adelantar dineros, sin las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Políticas: Promover una sana competencia entre Proveedores para obtener el máximo valor agregado para la empresa. La relación comercial con Proveedores debe siempre ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. Solo se recibirá mercancía de proveedores que estén de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido. Para iniciar los procesos de selección y evaluación debe existir mínimo tres proveedores con sus respectivas cotizaciones del producto que se desea adquirir.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Políticas: Al solicitar cotización a los proveedores, debe considerarse: Posibilidad de descuento por volumen y pronto pago, Valor del transporte hasta el lugar donde la empresa lo requiera, Garantía, Tiempo de entrega, Soporte técnico y Forma de pago. 11. Los Proveedores deben ser seleccionados y evaluados en su desempeño, de acuerdo a los criterios definidos por la empresa. 12. Aquellos Proveedores que obtengan una calificación insuficiente (menos del 80%) no serán tenidos en cuenta en el proceso. Para lo cual serán tenidos en cuenta los siguientes criterios:

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Calidad: Se debe asegurar que el producto que se está recibiendo provenga de procesos productivos en los que se cumpla con las Condiciones Básicas de Higiene en la Fabricación de Alimentos – Buenas Prácticas de Manufactura. Dentro de los elementos a evaluar en cuanto a calidad, pueden mencionarse: el personal manipulador de alimentos, requisitos higiénicos de fabricación, aseguramiento de control de calidad, almacenamiento, certificación ISO y HACCP. En cuanto a fabricación, se deben tener en cuenta aspectos como edificaciones, equipos instalados, capacidad instalada, velocidad de respuesta, flexibilidad en cambios de producción, mantenimiento y estandarización de procesos.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Precios: Como segundo elemento está el precio o, en general, las condiciones comerciales. Se debe asegurar que el precio cobrado por el proveedor sea justo. Para ello se hará investigación de mercado de los precios, llevar históricos de la variación de éstos y estar informados de los elementos que pueden afectar esta variable. Dentro de los elementos a evaluar en lo que respecta a las condiciones comerciales pueden mencionarse: precios competitivos, plazos de pago, descuentos por volumen, descuentos financieros por pronto pago, asistencia técnica y servicio al cliente, atención de quejas y reclamos y política de devoluciones.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Entrega: El tercer elemento es la logística de entrega del proveedor. Se debe asegurar que el proveedor se ajuste a las necesidades de la empresa. Dentro de los elementos a evaluar en lo que respecta a la entrega pueden mencionarse en cuanto a capacidades de despacho las siguientes: condiciones de flota de distribución, cobertura, tiempos frecuencia y oportunidades de entrega, y flexibilidad en cambios de distribución.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Políticas: 13.La evaluación se realizara en los formatos establecidos por la empresa. 14.La selección de los proveedores y el ingreso a la base de datos de proveedores aceptables, se realizara teniendo en cuenta los resultados de la evaluación inicial. 15.Las calificaciones para ingresar a la base de datos de proveedores aceptables es de 80 Pts. 16.La reevaluación de los proveedores se llevará a cabo después del primer mes de relaciones comerciales y posteriormente cada 2 meses.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Políticas: 17.El resultado de las reevaluaciones será notificado al proveedor por medio de una comunicación escrita vía correo certificado o e-mail. Se le dará un plazo de 1 mes para mejorar los criterios donde estuvo deficiente y el proveedor contará con 5 días hábiles para responder respecto de la evaluación realizada. 18.Mantener una comunicación permanente con los proveedores, para mantener relaciones de mutuo beneficio y fomentar conciencia de calidad. 14.Todos los registros de evaluación, selección, reevaluación y demás documentos que hagan parte del proceso, deberán ser archivados en la carpeta Evaluación de proveedores.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Requisitos: El sistema de calidad debe estar documentado. El sistema debe incluir políticas, programas y procedimientos que estén diseñados para asegurar el cumplimiento con las especificaciones de GAMCAMEVIL LTDA. El proveedor debe realizar auditorías periódicas del sistema de calidad para verificar la eficacia del sistema y para identificar las oportunidades de mejora. Las instalaciones empleadas para el manejo o almacenamiento de materiales y componentes deben estar bien diseñadas y ser adecuadas para el uso con que se construyeron.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Requisitos: Los proveedores deben tener especificaciones por escrito para Materiales Comprados. Las especificaciones deben estar redactadas de acuerdo con las Leyes y Regulaciones y con los requisitos de GAMCAMEVIL LTDA. Los proveedores deben definir claramente el proceso empleado para convertir la materia prima en Producto Terminado. Esto debe incluir la identificación de insumos, productos y puntos de control (incluyendo frecuencias de monitoreo) para cada proceso.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Requisitos: Los proveedores deben inspeccionar todos los vehículos de transporte para verificar su integridad estructural, limpieza e idoneidad para la carga. Debe estar disponible la documentación que muestre los productos embarcados previamente y la limpieza del vehículo. Se deben documentar controles para asegurar que sólo se usen los agentes químicos permitidos legalmente. Debe existir un sistema que permita que el proveedor rastree toda la historia de un lote específico. Esto incluye la identificación de todos los materiales, condiciones de procesamiento, resultados de pruebas y clientes a quienes se les haya distribuido el lote.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Requisitos: Debe validarse el proceso de rastreabilidad por medio de un sistema de simulacro de retiro de producto del mercado para verificar su eficacia. En cualquier momento, a los representantes de GAMCAMEVIL LTDA se les debe dar acceso y permitirles auditar / inspeccionar la planta de manufactura y/o almacenamiento de materiales empleados para la empresa.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Como se verificaran los productos: Se establecerá e implementara la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple con los requisitos especificados, por medio de: Inspección administrativa: comprobar que la empresa ha realizado la compra que se dispone a decepcionar, verificar que la documentación que porta la carga es conforme, que dicen que nos han traído lo que hemos pedido, y que nos han traído lo que dicen que traen. Inspección técnica: en esta etapa se comprueban las variables técnicas, de aspecto, u otras del producto. Estas actividades pueden ser, por ejemplo: realizar verificaciones dimensionales, tomar muestras para analizar, efectuar una verificación visual de aspecto con la ayuda de un patrón de color o de defectos, etc.

SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA SISTEMA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE CIA. GAMCAMEVIL LTDA Controles y documentos a realizar . Ficha tecnica del Producto. Formatos de selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Registro de material de entrada: registro donde se apunta la información básica para conocer qué productos han llegado y si ha habido algún problema. Pauta de inspección: especificación documentada donde se definen los controles de calidad a realizar con uno o más productos provenientes de los proveedores.

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