ANEXO Nº 1 INSTRUCCIONES PARA LA ASIGNACION DE MÓDULOS EN EL ASISTENTE DE CONCILIACIÓN

INSTRUCCIONES PARA LA ASIGNACION DE MODULOS EN CONCILIACION INDIVIDUAL Para el desarrollo de las actividades de Conciliación en el Sistema denominado Asistente del Conciliador, cada funcionario accederá desde la pestaña de reclamos, opción indicada en la columna izquierda; a su asignación diaria. Como paso previo, el respectivo Jefe de Unidad o quien lo reemplace, deberá efectuar la asignación de cada módulo al Conciliador que por regla general se hará cargo de éste. El procedimiento de asignación es el siguiente:

Desde el Escritorio, Sistema Asistente Conciliador, el Jefe de Inspección o de Unidad de Conciliación respectivo, accederá a la pantalla Estudio de Audiencia, al pie de ella encontrará los botones de acceso a las funciones: Administrar Módulos – Administrar Permisos – Informe Conciliadores. Al ingresar a Administrar Módulos se llega a la pantalla que sigue.

En la pantalla “Asignación de módulos”, tiene dos opciones: Indicando fecha de inicio y fecha de término; acceder a buscar las asignaciones otorgadas. Presionando el botón “Asignar Módulo”, acceder a asignar por una fecha y módulo correspondiente, la labor al conciliador. Presione botón “buscar” Ingrese las fecha de inicio y de término del período que desea Consultar y/o modificar

Al acceder a la opción “buscar”, previa indicación de un período de búsqueda (Fecha Inicio – Fecha Termino) se despliega la lista de asignaciones otorgadas para el período definido, lo que permite revisar que la asignación efectuada haya quedado correcta, o, desasignar un módulo por uno o mas días de acuerdo a necesidad, presionando sobre la palabra “eliminar”, indicada en azul. El sistema le permitirá un rango máximo de 30 días con el propósito que la asignación a los módulos se realice al menos con una frecuencia mensual, en los meses de 31 días, deberá asignar mas de 1 vez.

Al acceder a la opción “Asignar Módulo”, se despliegan las opciones “Seleccione Inspector conciliador” – “seleccione módulo” – “Fecha de inicio” – “Fecha de término”; una vez completadas se presiona el botón “grabar”, con lo cual queda efectuada la asignación.

Al presionar “Seleccione Inspector Conciliador”, se despliega una lista con todos los funcionarios que tienen otorgado el privilegio de conciliador en la Oficina. En este caso el Centro de conciliación de la quinta región. Se marca el nombre del conciliador al que se le asignará un módulo, quedando el nombre en el recuadro.

Una vez seleccionado el conciliador, en este caso la conciliadora Marlys Aguirre, se procede a Seleccionar el módulo correspondiente, de la misma forma como se seleccionó la conciliadora, marcando el módulo el que quedará en el recuadro.

Una vez indicado el/la conciliador(a), y el módulo al que se asigna, se indica la fecha que comprenderá la asignación, indicando desde y hasta cuando (si es por un día ambas deben coincidir). La asignación se materializa presionando el botón grabar.

El Botón “Administrar permisos”, permite al Jefe que realiza las asignaciones, incorporar nuevos Conciliadores desde el listado de funcionarios de la Inspección o Centro en que se está actuando, otorgándoles acceso al Sistema en calidad de Conciliador o en calidad de Jefe de Conciliación.

Se presentan 2 modalidades de búsqueda, una exacta por RUT del funcionario y otra general. Búsqueda exacta : En esta ventana se debe indicar el Rut del funcionario, y luego presionar botón “buscar; Búsqueda general: presione el botón “Buscar”, situación en la que se desplegará la lista de todos los funcionarios de la Oficina.

En este caso se despliega el listado de funcionarios del Centro de Mediación y Conciliación de la 5ª Región utilizado en el ejemplo, la lista indica el RUT, nombre y oficina. Para permitir acceso o modificar la situación o perfil actual del funcionario, debe presionar con el mouse sobre el RUT del funcionario. El numero indicado al final del listado indica que la nómina comprende todos los funcionarios del Centro. Si hubiese mas de una lista en ese lugar se visualizaría el número 2, 3 o mas dependiendo de los funcionarios de la oficina.

En este caso se eligió a la funcionaria Magali González, quien de acuerdo al recuadro “Datos del funcionario” no tiene privilegios.

Luego de seleccionar el funcionario se elige el perfil que se le otorgará, el que se marcará con el mouse.

En el ejemplo se puede ver que el perfil elegido es de Conciliador, una vez grabado desde el botón “Grabar”, usted podrá volver a la pantalla inicial para asignar módulos presionando el botón “Ir a asignación de Módulos”

Tenga presente que la asignación de módulos mínima corresponde a 1 día, y se hace indicando el día que usted desea asignar en el espacio destinado a fecha de inicio y en el destinado a la fecha de término, luego deberá seguir el procedimiento ya señalado. Tanto la asignación como la modificación de asignaciones se ejecutan siguiendo el mismo procedimiento. La modificación de asignaciones también afecta a todas las audiencias del día, por lo tanto si se quiere reasignar solo algunos bloques, la modificación debe hacerse en el momento en que el nuevo conciliador tenga que asumir el respectivo módulo.