ADMINISTRACIÓN: UN ENFOQUE BASADO EN COMPETENCIAS 11va Edición Capítulo 17: Trabajo en Equipo Don Hellriegel Susan E. Jackson John W. Slocum, Jr. Traducido y Adaptado Estuardo Aldana / Karen Pacheco Universidad Galileo, Guatemala Preparado por Argie Butler Texas A&M University

Objetivos de Aprendizaje Explicar la importancia de los equipos de trabajo Identificar cinco tipos de equipos de trabajo Definir el significado y los determinantes de la efectividad de un equipo Describir los procesos de equipo internos que afectan su desempeño Explicar cómo se diagnostican y eliminan las barreras para un buen desempeño Capítulo 17: PowerPoint 17.1

Equipos de trabajo y otros grupos Grupo: dos o más personas que tienen contacto personal, de forma continua, con un propósito Grupo Informal: Está compuesto por un número pequeño de personas que con frecuencia participan en ciertas actividades y que comparten su opinión respecto al objeto de satisfacer sus necesidades comunes. Equipo de Trabajo: Está compuesto por un número pequeño de empleados que tienen habilidades que se complementan, que colaboran en un proyecto, que están comprometidos por un propósito común y que en conjunto son los responsables de desempeñar tareas que contribuyan a la consecución de las metas de una organización Capítulo 17: PowerPoint 17.2

Ejemplos de Equipos de Trabajo Con atribución de Facultades Grupos Autónomos Cuadrillas Autodirigidos Interfuncionales Círculos de Calidad De proyectos Fuerzas de Tarea De Alto Desempeño Respuesta a Urgencias Comités Consejos Capítulo 17: PowerPoint 17.3 (Adaptado de Figura 17.1)

Por qué las organizaciones utilizan productos y otras tareas Equipos de Trabajo Incrementa la Innovación y la Creatividad Mejora la rapidez en el desarrollo de productos y otras tareas Incrementa la calidad de bienes y servicios Reduce costos Capítulo 17: PowerPoint 17.4

Por qué las organizaciones utilizan equipos de trabajo: Al Instante En sus instalaciones de Hutchinson, Minnesota, 3M consiguió incrementar 300 por ciento su producción organizando a sus trabajadores en equipos autodirigidos que gozaban de facultades para aplicar acciones correctivas para resolver los problemas cotidianos Capítulo 17: PowerPoint 17.5

Cinco tipos comunes de Equipos de Trabajo Para resolver problemas: Está compuesto por empleados de distintas áreas de la organización y su meta es analizar la manera en que algo se podría hacer mejor Círculos de calidad: (también llamado equipo TQM) es un grupo de empleados que se reúnen de forma regular a efecto de identificar, analizar y proponer soluciones a diversos tipos de problemas que se presentan en el centro de trabajo Fuerzas de tarea: Es un equipo que se forma para alcanzar una meta específica de suma importancia para la organización (continúa) Capítulo 17: PowerPoint 17.6

Cinco tipos comunes de Equipos de Trabajo Funcionales: Incluye a miembros de un solo departamento, los cuales tienen la meta común de analizar asuntos y resolver problemas que quedan dentro del campo de experiencia y su responsabilidad. Multidisciplinarios: Está integrado por empleados de distintas áreas funcionales y, a veces, de varios niveles de la organización, los cuales trabajan en conjunto en una tarea específica. Capítulo 17: PowerPoint 17.7

Cinco tipos comunes de Equipos de Trabajo El equipo se administra a sí mismo Autodirigido: Está conformado por empleados que tienen casi toda la responsabilidad y la autoridad necesaria para trabajar juntos para crear un producto completo o brindar un servicio completo Participa en la selección de nuevos miembros Capacita a los nuevos miembros Evalúa la efectividad del equipo Se comunica con sus clientes Establece sus metas Programa su trabajo Diseña sus procesos de trabajo Escogen un líder (el cual rotarán dentro de los mismos miembros) Capítulo 17: PowerPoint 17.8

Cinco tipos comunes de Equipos de Trabajo Equipo de trabajo Virtual: Realiza sus tareas sin necesidad de una persona presente en el mismo lugar o tiempo Pueden tener reuniones en persona ocasionalmente Se comunica por medio de correo electrónico, buzón de voz, videoconferencias, y otras tecnologías Pueden ser funcionales, solución a problemas, multidisciplinario o autodirigido Capítulo 17: PowerPoint 17.9

Equipos de trabajo Virtual: Al Instante “Dado que atraemos, retenemos y desarrollamos a los mejores talentos, debemos evaluar de forma constante a los empleados para conocer su flexibilidad y capacidad de adaptación para trabajar en un entorno virtual; es decir en el centro de trabajo del siglo XXI.” Joy Gaetano, vicepresidente senior de USFilter, Palm Desert, California Capítulo 17: PowerPoint 17.10

Criterios de efectividad de los equipos de trabajo Satisfacción de los miembros en lo individual Preparación del equipo para el futuro Procesos del Equipo Desempeño Del equipo Cohesión Confianza Manejo de conflictos Toma de Decisiones Innovación Calidad Velocidad Costo Confianza en el equipo Capacidad para adaptarse al cambio Con el proceso del equipo Con los miembros Con el propio desarrollo Capítulo 17: PowerPoint 17.11 (Adaptado de Figura 17.3)

Modelo de Funcionamiento de un equipo de trabajo Apoyo Externo Cultura Selección de miembros Capacitación del equipo Recompensas Proceso y desarrollo internos Efectividad Del equipo Diseño del Equipo Tamaño Ubicación Tecnología Capítulo 17: PowerPoint 17.12 (Adaptado de Figura 17.4)

Procesos de Equipo Internos Desarrollo del equipo de trabajo a lo largo del tiempo, los sentimientos personales y las normas de conducta. Los equipos de trabajo se desarrollan a lo largo de: Una línea continua de madurez, que va de baja madurez o maduros (Ej.: eficaces y eficientes) Y Una línea de tiempo completo (Ej.: El primer encuentro del equipo) al fin (el punto en el que se disgrega el equipo) Capítulo 17: PowerPoint 17.13

Desarrollo de los Equipos de Trabajo Fin o Reciclaje Alto Fin o Reciclaje Desempeño Disgregación Fin o Reciclaje Normas Grado de Madurez Tormentas Fin o Reciclaje Formación Bajo Principio Fin Tiempo juntos Capítulo 17: PowerPoint 17.14 (Adaptado de Figura 17.5)

Procesos de Equipo Internos: Al Instante “Mi consejo a cualquier nuevo equipo. No se apresure al inicio. Tómese su tiempo para comprender lo que harán y cómo manejarán los obstáculos que quizá se presentarán por el camino.” Jeanie Duck, vicepresidente senior de The Boston Consulting Group Capítulo 17: PowerPoint 17.15

Procesos de Equipo Internos: Etapas de Desarrollo Formación: El equipo se concentra en orientarse a sus metas y procedimientos ? Los miembros pueden ponerse ansiosos sobre el equipo y lo que ellos deben hacer dentro de él Tormentas: Inicia cuando surgen los comportamientos de competencia o tensión Puede incurrir en resistencia e impaciencia junto a la falta de progreso Frustración, enojo, y conductas a la defensiva Capítulo 17: PowerPoint 17.16

Procesos de Equipo Internos: Etapas de Desarrollo Normas: Los miembros del equipo se van tornando cada vez más positivos respecto al equipo en general, los otros miembros como individuos y lo que está haciendo el equipo A veces el equipo de trabajo se concentra demasiado en el ¨somos uno¨, la armonía y la conformación Desempeño: Los miembros suelen confiar en los otros y los aceptan y están concentrados en alcanzar sus metas. Se fomentas los diversos puntos de vista Capítulo 17: PowerPoint 17.17

Procesos de Equipo Interno: Etapas de Desarrollo (continúa) Desempeño: Los miembros dirigen su energía hacia la meta de hacer las cosas El escuchar cuidadosamente y la retroalimentación clara tienen Metas claras y compartidas Conciencia pero no conformidad Políticas internas mínimas Capítulo 17: PowerPoint 17.18

Procesos de Equipo Internos: Etapas de Desarrollo Disgregación: Implica terminar los comportamientos de tarea y desvincularse de las relaciones No siempre es planificado y puede ser impulsivo Cuando se planea la disgregación se da participación y reconocimiento a los logros Algunos equipos son permanentes Capítulo 17: PowerPoint 17.19

Procesos de Equipo Internos: Sentimientos Usualmente influyen en Eficiencia y Cohesión Confianza: Los miembros confían entre sí Apertura: Los miembros están interesadnos en lo que dicen los demás Libertad: Los miembros cumplen con sus tareas por sentido de responsabilidad Interdependencia: Los miembros se coordinan y trabajan juntos para alcanzar metas comunes Capítulo 17: PowerPoint 17.20

Procesos de Equipo Internos: Normas de Conducta Son las reglas de conducta que son compartidas por todos y que aplican los miembros de un equipo de trabajo Las normas pueden especificar: Qué tanto trabajo hay por hacer Cómo serán tratados los clientes La importancia de la alta calidad Qué deben vestir los miembros del equipo Qué clase de bromas son permitidas Cómo se deben sentir los miembros respecto a la organización Cómo deben los miembros tratar con sus gerentes Capítulo 17: PowerPoint 17.21

Procesos de Equipo Interno: Normas de Desempeño Existe cuando tres criterios se unen Hay parámetros de desempeño estandarizados para la conducta apropiada de los miembros del equipo Los miembros generalmente están de acuerdo con el estándar Los miembros deben estar conscientes que el equipo se apoya en un sistema estándar de recompensas y castigos Capítulo 17: PowerPoint 17.22

Normas para manejar los Conflictos Libre pensador: Es un miembro del equipo quien no contribuye por completo en el desempeño pero si participa en las recompensas Pensamiento Grupal: Es una mentalidad de estar de acuerdo sin importar el costo, la cual da por resultado que el grupo no tome decisiones efectivas y puede llevar a malas soluciones: Hay mucha presión de los compañeros para aceptar Un líder muy directivo presiona para que se acepte una interpretación del problema y un curso de acción Existe la necesidad de procesar una cuestión compleja y desestructurada en una situación crítica El grupo está aislado Capítulo 17: PowerPoint 17.23

Los gerentes pueden ayudar a establecer las normas Controversia Productiva: Se presenta cuando los miembros del equipo conceden valor a distintos puntos de vista y tratan de sacarlos a efecto de facilitar una solución Se concentra en hechos más que en personas Se abstiene de tomar decisiones hasta que las ideas y situaciones sean exploradas Sigue los procedimientos que buscan hacer un balance en la repartición de responsabilidad Los gerentes pueden ayudar a establecer las normas Capítulo 17: PowerPoint 17.24

Causas del mal desempeño de los Equipos Procesos Internos Sistema Externo: Diseño de Equipo Cultura Sistema de Recompensas Selección de Miembros Capacitación del Equipo Capítulo 17: PowerPoint 17.25

Causas del mal desempeño de los equipos: Diseño del Equipo Tamaño del Equipo Para una toma de decisión ideal, el equipo de trabajo deberá ser entre 5 y 9 miembros Si se requiere de equipos mayores, considere los sub-equipos Equipos mayores pueden tener problemas para comunicarse entre sí Capítulo 17: PowerPoint 17.26

Causas del desempeño de los equipos Tamaño del equipo— Los equipos grandes pueden presentar los siguientes efectos Demandan más tiempo y atención del líder. El líder se distancia psicológicamente de los demás miembros del equipo. El equipo tolera más dirección del líder y el proceso de toma de decisiones está más centralizado La atmósfera del equipo es menos amigable y las comunicaciones son menos personales, se forman más camarillas dentro del equipo. Las reglas y procedimientos del equipo son más formales Aumenta la probabilidad de que algunos miembros sean parásitos Capítulo 17: PowerPoint 17.27

Causas del mal desempeño de los Equipos: Diseño de Equipo Ubicación del equipo Cercanía a otros equipos de trabajo y miembros de la organización La cercanía de los miembros entre sí La cercanía ideal entre los equipos dependerá del trabajo realizado Los equipos virtuales suelen crear retos especiales Capítulo 17: PowerPoint 17.28

Causas del mal desempeño de los equipos: Cultura Diferencias en culturas sociales Diferencia de lenguaje Organización cultural nula o débil Capítulo 17: PowerPoint 17.29

Causas del mal desempeño de los equipos: Selección de los miembros del equipo Personalidad incompatible entre los miembros Se necesita personalidad amigable y consciente Se necesitan competencias de comunicación y trabajo en equipo Capítulo 17: PowerPoint 17.30

Causas del mal desempeño de los equipos: Capacitación del equipo Poca capacitación o falta de Se necesita desarrollo de los administradores y líderes de equipo La capacitación del equipo se necesita para aprender: Cómo manejar reuniones Cómo solucionar desacuerdos Cómo comprometerse a una decisión Cómo utilizar tecnologías para grupos Capítulo 17: PowerPoint 17.31

Causas del mal desempeño del equipo: Sistemas de Recompensa Opciones para diseñar los sistemas de recompensa de los equipos de trabajo Cómo podemos utilizar las recompensas extra monetarias como reconocimiento por un desempeño excelente de equipo? Qué fracción del total de las recompensas monetarias de una persona debe estar vinculada al desempeño del equipo. Si los premios estuvieran vinculados a los resultados, ¿Qué criterios de efectividad se deberían aplicar para evaluar los resultados de quipo? Capítulo 17: PowerPoint 17.32 (Adaptado de Tabla 17.2)

Causas del mal desempeño del equipo: Sistemas de Recompensa Cómo se deben repartir las recompensas entre los miembros de un equipo? ¿Todos los miembros deben recibir recompensas iguales? De lo contrario ¿Cuál sería la base para determinar las recompensas diferentes que reciban las personas? ¿Quién se debe encargar de asignar las recompensas a los miembros del equipo: los miembros del equipo, un líder, alguien que está fuera del equipo? En el caso de los equipos globales, ¿cómo se deben abordar las diferencias culturales de los miembros del equipo y los sistemas de pago utilizados en distintos países? Capítulo 17: PowerPoint 17.33