Dirección de Recursos Financieros División de Control y Ejercicio del Presupuesto Ejercicio 2016 Febrero 2016

Fondo Rotatorio Objetivo Resolver efectivamente las necesidades de liquidez y disponibilidad inmediata de recursos, evitando su utilización cuando los gastos puedan ser cubiertos a través de Órdenes de Pago. Es facultad de la Dirección de Recursos Financieros determinar los montos que se asignen en cada ejercicio fiscal y realizar las modificaciones conforme a la disponibilidad de recursos con que se cuente. El Titular de la Dependencia Politécnica solicitará con oficio la asignación del fondo Rotatorio. A partir de esta fecha se deberá indicar en el mismo el nombre del responsable que lo administrará Las dependencias politécnicas pueden utilizar los recursos del Fondo Rotatorio para cubrir erogaciones de carácter urgente y de poca cuantía, en partidas de los Capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales de conformidad con el CPOGAPF. Se otorgará hasta $10,000.00 y no se puede llevar a cabo ningún gasto directo mayor a $5,000.00. Es responsabilidad de la Dependencia contar con suficiencia presupuestal en las partidas de gastos para cubrir erogaciones con cargo al Fondo Rotatorio y en ningún caso la asignación de éste da lugar a ampliaciones presupuestales.

Fondo Rotatorio Objetivo El Fondo Rotatorio se deberá reintegrar en la fecha que indique la Dirección de Recursos Financieros, mediante depósito en la cuenta: 0152137828 de BBVA Bancomer . De no reintegrar el Fondo Rotatorio en la fecha señalada, la Dirección de Recursos Financieros NO autorizará recursos por este concepto en el siguiente ejercicio fiscal , así mismo no será liberado ningún pago que continúe en trámite ante la Dirección de Recursos Financieros. Fundamento: Numeral 9 de la guía de operación para el control y ejercicio del presupuesto 2016

Hoja membretada de la UR Oficio de Solicitud de Fondo Rotatorio Hoja membretada de la UR Fecha Dirigido a: Titular de la Dirección de Recursos Financieros Datos importantes dentro del texto: Informar que es Fondo Rotatorio Anotar la Clabe de 18 dígitos para transferencia Anexar formato de solicitud de “Fondo Rotatorio” indicando en la justificación gastos menores y en importe $10,000.00 (son diez mil pesos 00/100 m.n.) Firma del Titular de la U.R.

Fondo Rotatorio para Viáticos Objetivo Administrar mediante una cuenta bancaria el manejo de estos recursos. Las dependencias politécnicas deberán asignar a los servidores públicos tarjetas de débito, para que los gastos efectuados con motivo de una comisión se cubran preferentemente con dicho medio de pago y se deberá tramitar su recuperación en forma inmediata a la realización de las comisiones cumpliendo con los requisitos fiscales y administrativos establecidos en el numeral 13.1.4 DE la GUÍA DE OPERACIÓN PARA EL CONTROL Y EJERCICIO DEL PRESUPUESTO 2016.

Gastos por Comprobar Objetivo Se autorizarán previa justificación a través de oficio dirigido a la DRF, anexando el Formato de solicitud de Gastos a Comprobar especificando la(s) partida(s) presupuestal(es), los montos y clabe interbancaria; cabe destacar que para su autorización, deberán contar con la asignación presupuestal otorgada por la DPP. La comprobación de los recursos otorgados deberá efectuarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de realizado el evento mediante OP a nombre del IPN , cumpliendo con los requisitos fiscales y administrativos establecidos en el numeral 10.3 de la guía de operación para el control y ejercicio del presupuesto 2016, en caso de no cumplir en tiempo y forma, no se otorgará otro gasto por comprobar.

Hoja membretada de la UR Oficio de Solicitud de Gastos por Comprobar Hoja membretada de la UR Fecha Dirigido a: Titular de la Dirección de Recursos Financieros Datos importantes dentro del texto: Informar que es Gasto a Comprobar Anotar la Clabe de 18 dígitos para transferencia Nombre del beneficiario del gasto (Dependencia Politécnica, Proveedor, etc.) Anexar formato de ”Solicitud de Gasto por Comprobar” debidamente requisitado. Firma del Titular de la U.R.

Prácticas Escolares Objetivo Para ejercer esta partida, el titular de la dependencia deberá contar previamente con la autorización de la Dirección de Estudios Superiores o Dirección de Educación Media Superior según corresponda. La DES y la DEMS son las áreas responsables del estudio, aprobación y Supervisión de las Prácticas y Visitas Escolares; Corresponde a las Mismas la autorización de éstas mediante oficio

Autorización de Compromisos Objetivo Las Dependencias Politécnicas deberán registrar sus compromisos a través del SIG@ Financiero mediante pedido y/o contrato. Dichos Compromisos Deberán estar Vinculados a la Orden de Pago Y en caso de Operaciones con Prestadores de Servicios Profesionales se deberán generar compromisos por todas y cada una de las personas físicas, adjuntando el Archivo Electrónico del Contrato Debidamente Formalizado La Secretaría de investigación y posgrado, la dirección de servicios estudiantiles y la dirección de egresados y servicio social, son las únicas unidades que deberán comprometer sus recursos bajo el concepto de becas Para los conceptos de pasajes y traslado de personas, los compromisos se registrarán bajo el concepto de “Lista”

Manejo Central y Programas de Fortalecimiento Institucional Objetivo La Secretaría de Administración y la Dirección de Recursos Financieros NO disponen de recursos presupuestales para apoyo de las Dependencias. Los recursos adicionales al presupuesto serán autorizados por la Secretaría de Gestión Estratégica a través de la Dirección de Programación y Presupuesto. Pago a Proveedores Objetivo Es responsabilidad de las Dependencias Politécnicas que sus proveedores se encuentren debidamente registrados en el Sistema de Administración de Proveedores de Bienes y Servicios del Instituto Politécnico Nacional (SAPBSI), en caso contrario la Dirección de Recursos Financieros no estará en posibilidades de realizar el pago correspondiente.

Puntos a considerar en la elaboración de ordenes de pago

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 1.- Puntos a considerar en el campo “Recurso” Se selecciona el recurso de acuerdo al tipo de presupuesto: Federal Programa de Fortalecimiento Institucional Apoyo de Manejo Central Aprovechamientos Derechos Productos Siniestros Proyectos de Investigación 2.- Puntos a considerar en el campo “tipo de orden de pago” Comprobación Gasto corriente Partida restringida Recuperación Retenciones Viáticos y pasajes

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 3.- Puntos a considerar en el campo “número” Secuencias de OP Para las Personas Físicas y Morales que generen retención de impuestos, la Orden de Pago por la Retención deberá ser el número inmediato posterior a la Orden de Pago de Origen. La Dirección de Recursos Financieros, será la encargada de efectuar el redondeo, para su entero ante la TESOFE. Los porcentajes de retenciones de IVA e ISR y su Fundamento Legal según el tipo de proveedor son:

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago Simulador de Impuestos

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 4.- Puntos a considerar en el campo “Nombre” Antes de seleccionar el nombre se indicará el tipo de beneficiario: Proveedor Personal politécnico Personal de honorarios Dependencia politécnica Dependencia externa Instituto Politécnico Nacional Fondos Rotatorios Con facturas menores a $5,000.00 (son cinco mil pesos 00/100m.n.) a nombre de la Dependencia Politécnica, de lo contrario deberán salir a nombre del proveedor. En caso de reembolsos que no sean de Fondos Rotatorios deberán capturarse como “Gasto Corriente”

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 5.- Puntos a considerar en el campo “Tipo de Operación” Comprobación Se indicará en los casos que se compruebe un gasto por comprobar. Transferencia Se indica cuando el pago se realizará por transferencia bancaria al beneficiario. Cheque Se indica en los casos que el pago se realizará con cheque al beneficiario. (Capital Humano)

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 6.- Puntos a considerar en el campo “Descripción” VIATICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES. Ministración de Viáticos, Registro Único de Comisión, Liquidación de Viáticos debidamente requisitados y autorizados. Deberán ser tramitados a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. No se pagarán Viáticos de personal que no esté adscrito a la Unidad Politécnica que realiza el trámite de pago. No se pagarán Viáticos de prestadores de servicios profesionales (Honorarios). SERVICIOS CONSOLIDADOS ( a través de la dirección de Recursos Materiales y Servicios -Excepto Centros Foráneos-) Recarga de Extintores. Mantenimientos: de Plantas de Emergencia, bienes muebles e inmuebles. Boletos de Avión, Agencias de Viaje, Vales de Despensa. Combustible y Lubricantes. Aire Acondicionado, Red de Hidrantes. Servicios de Mensajería Especializada, Fotocopiado, Seguros, Vigilancia, Limpieza, Fumigación. Telefonía Básica y Celular, Conducción de Señales Analógicas y Digitales, Internet, Software de uso Institucional. PROGRAMA PIFIFE Pago a través de la Unidad Responsable cuando no rebase la Adjudicación Directa. A través de Recursos Materiales y Servicios, cuando rebase la Adjudicación Directa. PARTIDAS RESTRINGIDAS ALIMENTACIÓN DE PERSONAL (22104 y 22106) Vo. Bo. del Secretario correspondiente, en el caso de las Secretarías, autorización de la Dirección General. Unidades Académicas con Recursos Autogenerados, previa autorización de la DPP. PARTIDAS RESTRINGIDAS (33101, 33103, 33104, 33501, 38201, 38301, 38401 Y 44101) Formato de Solicitud de Gastos Restringidos debidamente autorizado. FONDOS ROTATORIOS (GASTOS MENORES) Oficio de Solicitud de Fondo Rotatorio. PARTIDAS QUE REQUIEREN AUTORIZACIONES ESPECIFICAS Autorización de la Dirección de Bibliotecas (21501 y 21502). Incluye todo tipo de Suscripciones. Autorización de la DEMS y DES (44102 para Prácticas Escolares –Autorización }mediante oficio-) Autorización de la Dirección General previo Dictamen de la Secretaría Correspondiente (33301, 33302, 33303, 33401 y 33501) Autorización de DPP y Vo. Bo. de la Coordinación de Comunicación Social, tanto por el DISEÑO COMO POR LA PARTIDA (33603, 33604 y 33605). En el caso de las Secretarías contar con Autorización de la Dirección General. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN. Enviar Oficio a la Dirección de Recursos Financieros, adjuntando el recibo firmado de recibido de los montos y partidas autorizadas por parte de la Dirección de Programación, por el titular de la Dependencia Politécnica y el Subdirector Administrativo.

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 6.- Puntos a considerar en el campo “Descripción” COMPROMISOS Las Dependencias Politécnicas Registraran en Línea a través del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@ Financiero) Sus compromisos correspondientes a Pedido(s) y/o Contrato(s). Deberán generar los Compromisos respectivos por todos y cada uno de los Prestadores de Servicios Profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado. Todos los compromisos deben estar vinculados a la Orden de Pago. LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS QUE SOPORTAN LA ORDEN DE PAGO DEBEN SER CFDI Y CONTAR CON ARCHIVO XML Facturas Electrónicas CFDI Recibos de Honorarios CFDI Recibos de Arrendamiento CFDI Recibos de Nómina CFDI Notas de Crédito CFDI REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA TRÁMITE DE PAGO QUE DEBE REUNIR EL CFDI IMPRESO Expedidos a nombre del Instituto Politécnico Nacional. Contener el Registro Federal de Contribuyentes (IPN 811229 H26) y el domicilio Fiscal. Sello de la Dependencia Politécnica en un lugar Visible. Firma del Titular de la Dependencia Politécnica y del Responsable Administrativo con Nombre, Cargo y RFC en un lugar Visible. Descripción de la Orden de Pago (Detalle de los Artículos y/o Servicios Pagados en las diferentes Partidas del CPOGAPF) Folio Consecutivo a todos los comprobantes que amparen la Orden de Pago. Las Adquisiciones Deberán Ajustarse a los Montos Máximos Autorizados para Adjudicación Directa, así como Invitación a 3 Proveedores en su caso. Las adquisiciones de bienes y/o servicios que rebasen los 300 Salarios Mínimos Generales, deberán formalizarse a través de contratos. Firmas de Autorización Vigentes al momento de Elaborar la Orden de Pago. (Todas las Unidades Responsables deberán mantener actualizadas sus firmas Autorizadas, enviando oportunamente el “Formato Único de Registro de Firmas” mediante oficio dirigido a la dirección de Recursos Financieros. Al momento de recibir dicho Formato se dará de baja automáticamente la firma, el usuario y contraseña Anterior.) Todos los Documentos Comprobatorios que amparen la Orden de Pago Deberán Cumplir con los requisitos establecido en el Art- 29-A del Código Fiscal de la Federación; Art-32 de la ley del Impuesto al Valor Agregado y demás disposiciones Aplicables. Registro Federal de Contribuyentes de quien Expide el CFDI y Régimen Fiscal en que Tributa. Numero de Folio y Sello Digital del Servicio de Administración Tributaria. Lugar y Fecha de Expedición. La Cantidad, Unidad de Medida y Clase de Bienes o Mercancías; Descripción del Servicio; Uso o Goce de Bienes, el que corresponda. Respecto a Donativos Deducibles deberán señalar expresamente tal situación y Contener el Número y Fecha del Oficio Constancia de la Autorización para Recibir Donativos. Los CFDI de Arrendamiento de Inmuebles Deberán Contener el Número de la cuenta Predial del Inmueble de que se trate. Señalar la Forma en que se Realizó el Pago: En efectivo, Transferencia, Cheque o Tarjeta de Débito o Crédito. En Mercancías de Importación el Número y Fecha del Documento Aduanero.

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 7.- Puntos a considerar en el campo “Gasto por Comprobar” Para afectar este campo se seleccionará esta opción en REGISTRO al capturar la orden de pago. Posteriormente se seleccionará el número de gasto que se va a comprobar. Las órdenes de pago de comprobación deberán capturarse a nombre del Instituto Politécnico Nacional y seleccionar la clabe interbancaria número 012180001521378283 8.- Puntos a considerar en el campo “Tipo de Documento” Se seleccionará el tipo de acuerdo a: CFDI de ingresos (factura del proveedor) CFDI de egresos (nota de crédito) Lista Otros Documento internacional Oficio

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 9.- Principales “motivos de rechazo” Cuando falte el nombre, RFC y domicilio fiscal del beneficiario. Falta de carga de evidencias Falte de la descripción de los artículos comprados o justificación del gasto Exceder los montos de adjudicación directa autorizados en la Ley de Adquisiciones Tipo de Operación incorrecto en la orden de pago Falta de retención del impuesto al proveedor (cuando exista la obligación de retenerlo) Cuando no se captura la orden de pago en forma consecutiva a la retención de impuestos para pago a la TESOFE Cuando no cuenten con las autorizaciones correspondientes Por no tener resguardados los archivos XML y PDF en SIGA FINANCIERO Ver listado de Motivos de Rechazo el Númeral 7.1.8 de la Guía de Operación para el Ejercicio y Control del Presupuesto (El presente listado es enunciativo mas no limitativo)

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 10.- Comprobantes validos para 2016 Todos los contribuyentes deberán emitir CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) y archivo XML (Estos comprobantes deberán ser respaldados en el SIGA Financiero) (Arts. 29 del CFF) Carga de Evidencias

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 11.- Formatos Acta de Entrega-Recepción 2016 Aviso de Comisión 2016 Erogación de GC Oct-Dic 2016 Liquidación de Viáticos 2016 Orden de Ministración de Viáticos Internacionales 2016 Orden de Ministración de Viáticos Nacionales 2016 Orden de Servicio 2016 Orden de Servicio de Pasajes Internacionales 2016 Orden de Servicio de Pasajes Nacionales 2016 Pasajes Locales 2016 Proyectos de Investigación 2016 Registro Único de Firmas Solicitud de Fondo Rotatorio 2016 Solicitud de Gasto por Comprobar 2016 Puedes ingresar en forma directa copiando la siguiente liga http://www.drf.ipn.mx/normateca/Paginas/fortpresu.aspx

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago Formatos O puedes ingresar en la pagina de la Dirección de Recursos Financieros a la siguiente dirección electrónica http://www.drf.ipn.mx

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago Formatos

Puntos clave en la Fiscalización de Órdenes de Pago 12.- Puntos a considerar en el campo “Compromiso (Contrato)” PRESUPUESTO FEDERAL, PFI Y MANEJO CENTRAL Las dependencias politécnicas registraran en Línea a través del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@ Financiero) Sus compromisos correspondientes a Pedido(s) y/o Contrato(s). Así mismo deberán generar compromisos por todos y cada uno de los prestadores de servicios profesionales adjuntando el archivo electrónico del contrato debidamente formalizado. Todos los compromisos deben estar vinculados a la Orden de Pago. A continuación se presentan detalladamente los pasos a seguir en el registro de los compromisos en línea a través del SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

Del registro de los compromisos en SIG@ Financiero

FECHAS DE CAPTURA DE ÓRDENES DE PAGO Mes Fecha Enero y Febrero Del 18 de febrero al 4 de marzo Marzo Del 8 de marzo al 8 de abril Abril Del 12 al 29 de abril Mayo Del 4 al 31 de mayo Junio Del 3 al 30 de junio Julio Del 5 al 29 de julio Agosto Del 2 al 31 de agosto Septiembre Del 5 al 30 de septiembre Octubre – Diciembre Del 5 de octubre al 25 de noviembre

EJERCICIO Y CONTROL DE LAS PARTIDAS DE VIÁTICOS Las Dependencias Politécnicas para Ejercer las Partidas de Viáticos Nacionales e Internacionales Deben Ajustarse a las Tarifas Autorizadas por la SHCP y SFP, Establecidas en los “Lineamientos por los que se Establecen Medidas de Austeridad en el Gasto Operación en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”, publicadas en el DOF del 22 de febrero de 2016. En Apego a lo que Establecen los numerales 13 y 14 de estos “Lineamientos” las Cuotas Máximas de Viáticos Nacionales e Internacionales para el Desempeño de Comisiones, se Asignarán de Acuerdo al Grupo Jerárquico que le corresponda al Servidor Público Comisionado, conforme a las siguientes clasificaciones:

EJERCICIO Y CONTROL DE LAS PARTIDAS DE VIÁTICOS CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE VIÁTICOS EN TERRITORIO NACIONAL EN MONEDA NACIONAL GRUPO JERÁRQUICO Cuota Máxima J DIRECTOR GENERAL $ 2,850.00 L SECRETARIO $ 1,700.00 ABOGADO GENERAL TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL SECRETARIO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO COORDINADOR GENERAL DE SERV. INFORMATICOS COORDINADOR DE ASESORES M DIRECTOR DE AREA SECRETARIO PARTICULAR DE DIRECTOR GENERAL COORDINADOR TITULAR DE AREAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL ASESOR DE DIRECTOR GENERAL N JEFE DE DIVISION O JEFE DE DEPARTAMENTO ENCARGADO DE ACUERDOS COORDINADORES DIRECTOR DE CAE   PERSONAL OPERATIVO $ 980.00

CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE VIÁTICOS EN VIAJES INTERNACIONALES EJERCICIO Y CONTROL DE LAS PARTIDAS DE VIÁTICOS CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE VIÁTICOS EN VIAJES INTERNACIONALES Todos los Grupos Jerárquicos Todos los Países Cuotas máximas diarias establecidas en dólares de los Estados Unidos de América $450.00 USD Países donde el euro es la moneda de curso legal Cuotas máxima diarias establecidas en euros 450.00 €

División de Control y Ejercicio del Presupuesto Lic. Celia Morales López – Jefa de la División de Control y Ejercicio del Presupuesto. Ext.51233 C.P. Leticia Ángela Ojeda Garrido – Jefa del Departamento de Control del Presupuesto. Ext. 51232 Lic. Angélica Moya Medina – Jefa del Departamento de Ejercicio del Presupuesto. Ext. 51223 C.P. Diana Guadalupe Sánchez Ramírez – Asesoría de compromisos Ext-51226 Fiscalizador correspondiente a cada Unidad Responsable.