Administración de Proyectos Asistida por MS Project IFTS N° 5 Lic. Leandro M. Eichinger Año: 2017

Las ventanas de Project

Información del Proyecto Fecha de comienzo

Información del Proyecto Propiedades

Información del Proyecto Calendarios Opciones

Información del Proyecto Calendarios laborales

Información del Proyecto Las tareas

Información del Proyecto Las tareas: tareas repetitivas

Información del Proyecto Las tareas: división de tareas

Información del Proyecto Las tareas: Hitos

Información del Proyecto Las tareas: Esquemas Tarea resumen Subtarea

Información del Proyecto Las tareas: relaciones Una relación “Terminada para comenzar” significa que una tarea no puede comenzar hasta que otra se haya completado. Una relación “Comenzada para comenzar” significa que una tarea puede comenzar tan pronto como otra comience. Una relación “Terminada para terminar” significa que una tarea no puede terminar antes que otra termine. Una relación “Comenzada para terminar” significa que una tarea no puede terminar antes que otra comience.

Información del Proyecto Las tareas: restricciones Delimitaciones Posposición o Adelanto

Información del Proyecto Los Recursos

Información del Proyecto Los Recursos asignación Ventana de asignación de los recursos Ventana de información de tareas

Información del Proyecto Los Recursos asignación A medida que asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce para reflejar este hecho. Si desea que la duración de la tarea se mantenga invariable, independientemente de los recursos que asigne, seleccione la tarea, haga clic en Información de la tarea y elija la ficha Avanzado. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

Información del Proyecto Los Recursos programación del trabajo Calendarios

Información del Proyecto Los Recursos, su uso en las tareas

Información del Proyecto Los Recursos, sus costos En la hoja de recursos En la ventana de información del recurso

Información del Proyecto Costos Fijos En la tabla de costos para una tarea. En la tabla de recursos como costo por uso

Información del Proyecto Costos por tarea y por recursos En la hoja de tareas En la vista de uso de tareas

Información del Proyecto Costos del proyecto En los informes En las estadísticas del proyecto

Presentación del Proyecto Asistente del diagrama de Gantt Las barras del Gantt El estilo de los formatos

Presentación del Proyecto Vistas Tablas Informes Personalizaciones

Presentación del Proyecto Tablas personalizadas

Presentación del Proyecto Globalización de Tablas

Programación del Proyecto Ruta Crítica (asistente) Tareas críticas (filtros) Tareas más largas o más costosas (ordenar)

Programación del Proyecto El diagrama de PERT Personalización

Programación del Proyecto Márgenes de demora En las barras En las tablas

Programación del Proyecto Programación por recursos Evento Duración Unidades Trabajo Añadir una unidad del mismo recurso A 1 semana 200% del recurso A 40hs de cada uno 80 horas en total Añadir una unidad de otro recurso B 100% del recurso B 2 semanas 80hs de cada uno 160 horas en total Unidades fijas no condicionadas por el esfuerzo Para una tarea de dos semanas de duración 80 horas 1 unidad de Unidades fijas condicionadas por el esfuerzo

Programación del Proyecto Programación por recursos

Programación del Proyecto Programación por recursos Trabajo = duración * unidades

Programación del Proyecto Programación por perfiles de recursos Descripción Uniforme El número de horas de trabajo se distribuye uniformemente a lo largo de la duración de la tarea. Creciente El número de horas por período de tiempo es baja al principio y se incrementa gradualmente hasta un 100% hacia el final de la tarea. Decreciente El número de horas por período de tiempo es de un 100% hacia el principio de la tarea y disminuye gradualmente hacia el final. Dos picos El número de horas por período de tiempo sube dos veces al 100% a lo largo de la duración de la tarea. Pico inicial El número de horas por período de tiempo sube al 100% en el primer cuarto de la duración de la tarea. Pico final 100% en el último cuarto de la duración de la tarea. Campana 100% la mitad de la duración de la tarea. Los porcentajes de trabajo iniciales y finales son bajos. Campana achatada 100% la mitad de la duración de la tarea. La diferencia con la campana consiste en que los porcentajes inicial y final son más altos.

Seguimiento del Proyecto Pasos Existen cuatro pasos para seguir el progreso de un proyecto: Establecer un proyecto base o baseline plan. Este plan servirá como criterio de comparación contra el cual Ud medirá el progreso actual de su proyecto. A medida que el proyecto avanza, ingresar la información actual de cada tarea. Periódicamente reprogramar aquellas tareas que aún no han finalizado, e ingresar información sobre cualquier cambio relevante para reprogramar las tareas futuras. Comparar la programación actual con el proyecto base. Esto le ayudará a medir el progreso del proyecto.

Seguimiento del Proyecto Línea de Base Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste.

Seguimiento del Proyecto Comparación de información El Gantt de seguimiento Barra de Línea de base Barra Actual

Seguimiento del Proyecto Fecha de hoy

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas Una vez que su proyecto haya comenzado Ud. deberá seguir tres tipos de tareas: tareas completadas (tareas que han comenzado y terminado), tareas en curso (tareas que han comenzado pero no han finalizado todavía), tareas sin comenzar (tareas que todavía no han comenzado)

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas Tareas terminadas: Por definición una tarea completada tiene una fecha real de comienzo, una fecha real de finalización y un porcentaje de ejecución del 100%. Las tareas completas pueden pertenecer a alguna de las siguientes categorías: Tareas que comenzaron y terminaron dentro de la programación prevista. Tareas que comenzaron o finalizaron antes o después de la programación prevista. Tareas que han tenido una duración diferente de la programación prevista.

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas Tareas en curso: Cuando Ud. esté realizando el seguimiento del proyecto también deberá manejar las tareas en curso, es decir las tareas que han comenzado pero no han finalizado todavía. Por definición una tarea en curso es aquella que tiene un día real de comienzo pero no tiene una fecha real de finalización y tiene un porcentaje de realización superior a cero y menor que 100.

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas Las tareas en curso pueden encontrarse en alguna de las siguientes situaciones: Las tareas que están dentro de lo programado, es decir que comenzaron en la fecha prevista y se están realizando según lo programado. Las tareas que están adelantadas o retrasadas respecto de la programación, esto es, las tareas que comenzaron en la fecha prevista y han progresado más rápido o más lento de lo previsto, y las tareas que comenzaron antes o después de las fechas programadas y han progresado según lo programado, más rápido o más despacio.

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas En la ventana actualizar tareas: Porcentaje real avanzado Duración real Fechas reales de comienzo o fin

Seguimiento del Proyecto Información real de las tareas En la ventana de información de la tarea: Porcentaje real avanzado

Seguimiento del Proyecto Actualizar las tareas según programación Utilizando la barra de seguimiento en la vista de Gantt:

Seguimiento del Proyecto Verificar las variaciones en las tareas según programación tareas pueden ser: Variaciones de comienzo Variaciones de fin Variaciones de duración Variaciones de costo

Seguimiento del Proyecto Trabajo real En la hoja de uso de tareas

Seguimiento del Proyecto Trabajo real Introducción del trabajo real en la vista de uso de las tareas

Seguimiento del Proyecto Trabajo real día a día Insertar el trabajo real día a día en la vista de uso de recursos

Seguimiento del Proyecto Costos reales Seguimiento manual Carga del costo real en la vista de uso de tareas

Seguimiento del Proyecto Variaciones de Costos En las estadísticas del proyecto En la vista de Gantt con la tabla Costo

Seguimiento del Proyecto Reprogramación del Resto Reprogramar trabajo (a la fecha de hoy)

Aceleración de Proyectos Programar en función de los recursos, según tipo de tareas, agregando unidades y cambiando duraciones. Dividir una tarea en segmentos, para distribuir la carga de los recursos. Programar el trabajo en segmentos desiguales, utilizando perfiles en los recursos. Reasignar trabajo a otro recurso. Retrasar o adelantar una tarea.

Aceleración de Proyectos Cambiar los calendarios de los recursos. Analizar las relaciones entre las tareas para cambiarlas. Eliminar demoras causadas por redistribuciones de recursos. Nivelar recursos (eliminar sobreasignaciones)