Curso de MICROSOFT ACCESS

Presentación del tema: "Curso de MICROSOFT ACCESS"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de MICROSOFT ACCESS
Angel Alberto Gómez Tapia

2 Versión Utilizada Microsoft Office Profesional Plus 2010.
Introducción Microsoft Access es un gestor de base de datos relacionales (SGBD) para Windows. Proporciona un entorno gráfico de fácil manejo que permite el diseño y la gestión de bases de datos sin necesidad de aprender complicados lenguajes de programación. Se le pide al alumno tenga cuidado con las versiones con las que cuenta puede cambiara la información de versión a versión por lo cual se pide tener precaución. Versión Utilizada Microsoft Office Profesional Plus 2010.

3 Base de datos BD Tablas Registros

4 Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular datos, así como organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo.

5 Conceptos generales: tabla, registro y campo
Datos y/o Registros

6 Tabla Plana.

7 Tabla Relacional.

8 Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos.
Antes de ver lo que es el programa en sí, es importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir al diseñar una base datos: Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.

9 Base de Datos en Red

10 Creación de una base de datos
NECESIDAD Campos Variables Claves Primarias Uno a uno Uno a muchos Muchos a uno Muchos a muchos Relaciones

11 Tipos de variables Formato Usar para mostrar Texto
Valores alfanuméricos, breves, como un apellido o una dirección. Tenga en cuenta que empiezan en Access 2013, han cambiado a texto corto de nombre de los tipos de datos de texto. Número Valores numéricos, como la distancia. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente de moneda. Moneda Valores monetarios. Sí/No Sí sin valores y campos que contengan uno de dos valores. Fecha y hora Valores de fecha y hora para los años 100 y 9999.

12 Formato Usar para mostrar Texto enriquecido Texto o combinaciones de texto y números que se pueden dar formato mediante controles de fuente y color. Campo calculado Resultados de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. ¿Usar el generador de expresiones para crear el cálculo. Tenga en cuenta que los campos calculados se introdujo por primera vez en Access 2010. Datos adjuntos Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos para los registros de la base de datos, similar a adjuntar archivos a mensajes de correo electrónico. Hipervínculo Texto o combinaciones de texto y números almacenan como texto y utilizan como una dirección de hipervínculo. Memorando Grandes bloques de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una descripción detallada del producto. Tenga en cuenta que empiezan en Access 2013, Memo tipos de datos se ha cambiado a texto largo. Búsqueda Muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta o un conjunto de valores que especificó al crear el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un campo de búsqueda es el texto o el número, dependiendo de las opciones que se realicen en el asistente. Campos de búsqueda tienen un conjunto de propiedades de campo, que se encuentran en la ficha de búsqueda en el panel Propiedades de campo adicional.

13 Formato Usar para mostrar Fecha corta Mostrar la fecha en un formato corto. Depende de la configuración de hora y fecha regional. Por ejemplo, 14/3/2001 para Estados Unidos. Fecha mediana Mostrar la fecha en formato medio. Por ejemplo, 3-Abr-09 para Estados Unidos. Fecha larga Mostrar la fecha en un formato largo. Depende en que está regional de la fecha y la hora de configuración. Por ejemplo, el miércoles 14 de marzo de 2001 para Estados Unidos. Hora a.m./p.m. Mostrar la hora usando solo un formato de 12 horas que se responde a cambios en la fecha regional y la configuración de hora. Hora mediana Mostrar la hora seguida de AM/PM. Hora 24 horas Mostrar la hora usando solo un formato de 24 horas se responde a los cambios en la fecha regional y la configuración de hora

14 Tipo de datos Usar para mostrar Casilla de verificación Casilla de verificación. Sí/No Opciones de sí o No. True o False. Activar o desactivar Activar o desactivar las opciones.

15 Reglas de Validación Para incluir elementos que... Use este criterio
Resultado de la consulta Contengan la fecha en curso Date() Devuelve los elementos que tengan la fecha del día en curso. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos cuyo campo de fecha esté definido en 2 de febrero de 2012. Contengan la fecha de ayer Date()-1 Devuelve los elementos que tengan la fecha del día anterior. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al 1 de febrero de 2012. Contengan la fecha de mañana Date() + 1 Devuelve los elementos que tengan la fecha del día de mañana. O sea, si hoy es el 2 de febrero de 2012, verá los elementos fechados el 3 de febrero de 2012. Contengan fechas correspondientes a la semana en curso DatePart("ww", [SalesDate]) = DatePart("ww", Date()) and Year( [SalesDate]) = Year(Date()) Devuelve los elementos que tengan fechas correspondientes a la semana en curso. En Access, la semana empieza el domingo y acaba el sábado. Contengan fechas correspondientes a la semana anterior Year([SalesDate])* 53 + DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53 + DatePart("ww", Date()) - 1 Devuelve los elementos que tengan fechas correspondientes a la semana anterior. En Access, la semana empieza el domingo y acaba el sábado.

16 Para incluir elementos que...
Use este criterio Resultado de la consulta Contengan fechas correspondientes a la semana siguiente Year([SalesDate])* 53+DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53+DatePart("ww", Date()) + 1 Devuelve los elementos que tengan fechas correspondientes a la semana siguiente. En Access, la semana empieza el domingo y acaba el sábado. Contengan una fecha que entre dentro de los últimos 7 días Between Date() and Date()-6 Devuelve los elementos que tengan fechas correspondientes a los últimos 7 días. Si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al intervalo comprendido entre el 24 de enero de 2012 y el 2 de febrero de 2012. Contengan una fecha del mes en curso Year([SalesDate]) = Year(Now()) And Month([SalesDate]) = Month(Now()) Devuelve los elementos con fecha del mes en curso. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes a febrero de 2012. Contengan una fecha del mes anterior Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) - 1 Devuelve los elementos con fecha del mes anterior. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes a enero de 2012. Contengan una fecha del mes siguiente Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) + 1 Devuelve los elementos con fecha del mes siguiente. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes a marzo de 2012.

17 Para incluir elementos que...
Use este criterio Resultado de la consulta Contengan una fecha que entre dentro de los últimos 30 o 31 días Between Date( ) And DateAdd("M", -1, Date( )) Devuelve los elementos de un mes. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos del período comprendido entre el 2 de enero de 2012 y el 2 de febrero del 2012. Contengan una fecha del trimestre en curso Year([SalesDate]) = Year(Now()) And DatePart("q", [SalesDate]) = DatePart("q", Now()) Devuelve los elementos del trimestre en curso. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al primer trimestre de 2012. Contengan una fecha del trimestre anterior Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = Year(Date())*4+DatePart("q",Date())- 1 Devuelve los elementos del trimestre anterior. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos del último trimestre de 2011. Contengan una fecha del trimestre siguiente Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = Year(Date())*4+DatePart("q",Date())+1 Devuelve los elementos del trimestre siguiente. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al segundo trimestre de 2012. Contengan una fecha del año en curso Year([SalesDate]) = Year(Date()) Devuelve los elementos del año en curso. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al año 2012.

18 Para incluir elementos que...
Use este criterio Resultado de la consulta Contengan una fecha del año anterior Year([SalesDate]) = Year(Date()) - 1 Devuelve los elementos del año anterior. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al año 2011. Contengan una fecha del año siguiente Year([SalesDate]) = Year(Date()) + 1 Devuelve los elementos con fecha del año siguiente. O sea, si hoy es el 2/2/2012, verá los elementos correspondientes al año 2013. Contengan una fecha comprendida entre el 1 de enero y hoy (elementos del año hasta la fecha) Year([SalesDate]) = Year(Date()) and Month([SalesDate]) <= Month(Date()) and Day([SalesDate]) <= Day (Date()) Devuelve los elementos fechados entre el 1 de enero del año en curso y hoy. Si la fecha de hoy es el 2/2/2012, verá los elementos fechados entre el 1 de enero de 2012 y el 2 de febrero de 2012. Contengan una fecha ya pasada < Date() Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior a hoy. Contengan una fecha del futuro > Date() Devuelve los elementos cuya fecha sea posterior a hoy.

19 Fecha o un rango de fechas distintas de la fecha actual
Para incluir elementos que... Use este criterio Resultado de la consulta Coincidan exactamente con un valor, como #2/2/2012# Devuelve únicamente los elementos cuya fecha sea 2 de febrero de 2012. No coincidan con una fecha, como Not #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha no sea el 2 de febrero de 2012. Contengan valores previos a una fecha determinada, como < #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al 2 de febrero de 2012. Si desea ver elementos cuya fecha sea anterior al 2 de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha, use el operador <= en vez del operador < . Contengan valores posteriores a una fecha determinada, como > #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha sea posterior al 2 de febrero de 2012. Si desea ver elementos cuya fecha sea posterior al 2 de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha, use el operador >= en vez del operador >. Contengan valores comprendidos en un intervalo de fechas (entre dos fechas) >#2/2/2012# and <#2/4/2012# Devuelve los elementos que tienen una fecha comprendida entre el 2 de febrero de 2012 y el 4 de febrero de 2012. Nota: También puede usar el operador Between para filtrar según un intervalo de valores, incluidos los extremos. Por ejemplo, Between #2/2/2012# and #2/4/2012# es lo mismo que >=#2/2/2012# and <=#2/4/2012#.

20 Para incluir elementos que...
Use este criterio Resultado de la consulta Contengan fechas que están fuera de un intervalo <#2/2/2012# or >#2/4/2012# Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al 2 de febrero de 2012 o posterior al 4 de febrero de 2012. Contengan una de dos fechas, como o #2/2/2012# or #2/3/2012# Devuelve los elementos fechados en el 2 de febrero de 2012 o 3 de febrero de 2012. Contengan una o más de varias fechas In (#2/1/2012#, #3/1/2012#, #4/1/2012#) Devuelve los elementos cuya fecha sea 1 de febrero de 2012, 1 de marzo de 2012 o 1 de abril de 2012. Contengan una fecha de un mes específico (independientemente del año), como diciembre. DatePart("m", [SalesDate]) = 12 Devuelve elementos fechados en diciembre de cualquier año. Contengan una fecha de un trimestre específico (independientemente del año), como el primer trimestre. DatePart("q", [SalesDate]) = 1 Devuelve elementos fechados en el primer trimestre de cualquier año. Filtren valores nulos (o que falten) Is Null Devuelve los elementos cuya fecha no se haya especificado. Filtren valores no nulos Is Not Null Devuelve los elementos cuya fecha se haya especificado.

21 Fechas nulas (que faltan) o no nulas
Para incluir elementos que... Use este criterio Resultado de la consulta Filtren valores nulos (o que falten) Is Null Devuelve los elementos cuya fecha no se haya especificado. Filtren valores no nulos Is Not Null Devuelve los elementos cuya fecha se haya especificado.