UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN   ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN EN TIEMPO REAL Y AUTOMATIZADA DEL INVENTARIO DEL CENTRO DE EXPERIENCIA MOVISTAR BUENAVENTURA. IVERT FERNANDO ANDRADE POTES ENERO 21 DE 2013

OBJETIVOS   General. Desarrollar un sistema que permita tener actualizado en tiempo real el inventario de la bodega del centro de experiencia, para que se agilice el cierre administrativo diario del Centro de Experiencia. Específicos. Establecer la cantidad de equipos celulares y SIM Card que salen a diario de la bodega. Definir por cual concepto salen los equipos y SIM de la bodega; es decir, por reposición o venta y si son para planes en pre pago o post pago. Detectar al analista que genera la salida de elementos de la bodega.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA   El área de la compañía acerca del cual se va a desarrollar el proyecto corresponde a servicio al cliente. Los Centros de Experiencia de Movistar (C.E) son los puntos destinados para atención y ventas, y pertenecen a servicio al cliente. Cada C.E a nivel nacional debe realizar cierre administrativo diario, el cual involucra cierre de caja, inventario, nivel de servicio y ventas realizadas. El cierre de inventarios es un tanto dispendioso porque el analista de inventario debe realizar un listado manual de la series que libera para que sean activadas, el nombre del analista de servicio que realiza la activación y el concepto por el cual se activa la serie; luego, al final de la jornada debe ingresar al sistema de activaciones para validar que cada una de las series ha sido asociada a un numero celular de un cliente existente. Este proceso ocasiona que el analista ocupe por lo menos una hora después del cierre de atención al público para realizar el informe de cierre de su bodega. Para determinar que tan necesario es automatizar este proceso y cuál sería el impacto para la compañía al realizar la actualización, se entrevistó a 16 coordinadores de C.E y 17 analistas de inventario, los cuales pertenecen a la regional Sur Occidente. Del estudio realizado con las 17 tiendas de la regional se pudo concluir que: Es imperativo que se automatice el proceso de cierre diario para que sea ágil. La actualización en tiempo real ayudaría a que se detecten fraudes de manera rápida. Con la automatización del cierre se puede generar un análisis eficiente de la rotación del inventario ya que también se podría revisar cuales son las marcas y referencias que más salen del inventario. Por lo tanto se puede asegurar que el 100% de las personas involucradas en el cierre de inventario consideran que sería de gran utilidad diseñar la herramienta que les permita automatizar el proceso.

JUSTIFICACIÓN   La importancia de este proyecto radica en que se agilizará un proceso que normalmente requiere de mucho tiempo en la ejecución, también permitirá facilitar la auditoría diaria en las salidas de existencia, además de prevenir o detectar en tiempo real si se presenta alguna inconsistencia en la entrega de equipos a los clientes. Las condiciones expuestas en el párrafo anterior impactan directamente al analista de inventario porque se le puede mejorar el clima laboral reflejado directamente en tiempo de calidad en el trabajo. También se impacta la labor del coordinador del C.E porque le facilita llevar el control en el movimiento de sus equipos, al mismo tiempo en que se puede realizar un análisis de rotación de equipos para determinar cuáles referencias necesitan mayor énfasis en la promoción, a su vez le ayuda al coordinador a tener claridad en cuanto a la productividad comercial de los analistas de atención y ventas. Todo lo mencionado redunda en una mejor toma de decisiones a nivel compañía porque la información se puede revisar de manera oportuna y se reduce el margen de error en los informes de cierre diario.

FACTIBILIDAD   La factibilidad económica es del 100% ya que para su implementación no se requiere inversión adicional de dinero, la compañía cuenta con los insumos necesarios para la ejecución del proyecto. La factibilidad técnica está garantizada porque Movistar cuenta con las licencias de software necesarias para la implementación de bases de datos y también tiene un sistema de administración de inventarios, en la implementación del proyecto se debe sincronizar la información del sistema de inventarios de la compañía con el sistema de cierre diario propuesto. Factibilidad operativa, Esta consiste en la disponibilidad que se requiere de parte del analista del inventario para facilitar la información y participar activamente en el proyecto; teniendo en cuenta que el proyecto se ejecutará inicialmente en el C.E del cual estoy a cargo, puede esperarse total participación para hacer realidad esta propuesta.

ALCANCE   El área de cobertura del proyecto es inventario, este hace parte de la operatividad del C.E, que a su vez integra la dirección de clientes en la compañía. Teniendo en cuenta el mapa mental presentado en la primera tarea de este curso, se está interactuando en el sub sistema CLIENTES. ROLES   Director del proyecto: se encargará de recopilar la información necesaria para orientar el proyecto, planear e implementarlo; además de conciliar con la compañía la facilitación de herramientas e insumos informáticos. Colaborador: El analista de inventario es la esta persona quien conoce mejor el funcionamiento del sistema de inventarios desde el enfoque operativo, por lo cual participará como consultor para determinar si el proyecto está bien enfocado y facilitará la información necesaria para el desarrollo e implementación del proyecto.

PROPUESTA DE DISEÑO.   El prototipo de diseño propuesto consiste en un sistema que permita el manejo de información de tal modo que automáticamente se produzca un cambio en el estado de una serie de la bodega, se almacenen los datos en la BD que realizará el cierre diario. Los datos más relevantes del sistema son: Marca, modelo y serie del equipo, analista que realiza la activación, atención que motivó la activación (renovación/reposición o venta), número celular en el cual se hizo el proceso. De acuerdo con lo anterior el modelo del diseño es el siguiente:

Al final de cada jornada laboral, la BD creada deberá arrojar la información como lo muestra la siguiente figura. Gracias!!!