TEORIA DEL CICLO ADMINISTRATIVO PRIMERA UNIDAD TEORIA DEL CICLO ADMINISTRATIVO Juan Antonio Mayen Montenegro jmayen@gestionpublica.net

LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES Familia ¿Técnica, Ciencia, Arte o Función? Gobierno Empresa Cooperativa http://www.compasslatam.com/publicaciones/ ensayo%20sobre%20la%20administraci%C3%B3n% 20como%20arte,%20ciencia%20o%20t%C3%A9cnica.pdf Iglesia

CONCEPTOS GENERALES Administración Conducción racional de las actividades de una organización, sea ella lucrativa o no lucrativa. Trata del planeamiento, de la organización, de la coordinación, de la dirección y del control de todas las actividades diferenciadas, por la división del trabajo que ocurre dentro de una organización.

PROPÓSITO Administración Interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través del planeamiento, organización, dirección y control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y en todos los niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

LAS FUNCIONES UNIVERSALES DE LA ADMINISTRACIÓN Planeación Organización Dirección Coordinación Control

LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Planeación Conocer el cambio a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización Estructurar técnicamente las funciones y actividades de recursos tanto humanos como materiales buscando eficiencia y productividad Medir si los propósitos, planes y programas se están cumpliendo y buscar correctivos en las variaciones Presupuesto Organización Control Guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa Dirección Coordinación

EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PIRÁMIDES EGIPTO CIUDAD DE VENECIA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL PRIMEROS EMPRENDIMIENTOS ORGANIZADOS (dirigir personas,planear, etc) SIGLO XV (similitud con línea de montaje, sistema de inventario) ACONTECIMIENTOS PREVIOS ALS XX

EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN 1776 - ADAM SMITH LIBRO: La riqueza de las naciones REVOLUCIÓN INDUSTRIAL 1780 DIVISIÓN DEL TRABAJO ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO PODER DE LAS MÁQUINAS PRODUCCIÓN EN MASA TRANSPORTE EFICIENTE

Frederick Winslow Taylor ESCUELA CLASICA Henry Fayol (1841 – 1925) Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)

A comienzos del siglo XX , dos ingenieros desarrollaron trabajos pioneros sobre administración, uno, el estadounidense Frederick Winslow Taylor, inició la llamada administración científica, que busca aumentar la eficiencia de la empresa mediante la racionalización del trabajo del obrero.

El otro, el europeo Henry Fayol, desarrolló la llamada teoría clásica, que se ocupa del aumento de la eficiencia de la empresa mediante la organización y aplicación de principios científicos generales de administración.

Aunque los dos autores no se comunicaron entre sí y partieron de puntos de vista diferentes, e incluso opuestos, sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásico de la administración, cuyos postulados dominaron el panorama administrativo de las organizaciones durante las cuatro primeras décadas del siglo XX.

LA OBRA DE TAYLOR Taylor empezó su estudio con operarios en el nivel de ejecución , analizando las tareas de cada operario, descomponiendo sus movimientos y procesos de trabajo para perfeccionarlos y racionalizarlos.

Comprobó que el operario corriente producía mucho menos de lo que era capaz y concluyó que si el operario más productivo percibe que obtiene la misma remuneración que su colega menos productivo, pierde el interés y reduce su capacidad. De allí surge la necesidad de crear condiciones para pagar más al operario que produzca más.

CONTRIBUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA La línea moderna de montaje arroja productos terminados a mucha mayor velocidad de la que Taylor podría haber imaginado jamás. Este “milagro” de producción es sólo uno de los legados de la administración científica. Además, sus técnicas para la eficiencia han sido aplicadas tanto a organizaciones industriales o de servicios.

LIMITACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA Si bien los métodos de Taylor produjeron un notable aumento de la productividad y mejores sueldos , los trabajadores y los sindicatos empezaron a oponerse a este enfoque, por temor al hecho de trabajar más y a mayor velocidad agotaría el trabajo disponible y conduciría a los recortes de personal.

La importancia concedida a la productividad y la eficiencia, hizo que algunos gerentes explotaran a los trabajadores, en consecuencia, aumentó la cantidad de trabajadores que se sindicalizaron y con ello reforzaron el patrón de desconfianza que ensombreció las relaciones obrero-patronales durante muchos decenios.

LA OBRA DE FAYOL Henry Fayol (1841-1925), creador de la Teoría clásica nació en Constantinopla y falleció en París. Vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y, más tarde la Primera Guerra Mundial. Se graduó en ingeniería de minas e ingresó a una empresa metalúrgica y carbonífera, donde desarrolló toda su carrera.

FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPESA SEGÚN FAYOL administrativas Funciones contables Funciones técnicas Funciones de seguridad Funciones comerciales Funciones financieras

Funciones básicas según Fayol Fayol argumentaba que ninguna de las primeras cinco funciones mencionadas tienen la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar los esfuerzos ni armonizar sus acciones. Estas atribuciones constituyen otra función, designada con el nombre de administración.

Funciones del administrador: conceptos Planeación: adelantarse al futuro y trazar el programa de acción. Organización: construir las estructuras material y social de la empresa. Dirección: guiar y orientar al personal. Coordinación: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos. Control: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas.

Conceptos y diferencias entre administración y organización Fayol define al acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Según él, la administración constituye un todo, del cual la organización es una de las partes. La organización se refiere sólo a la definición de la estructura y la forma; en consecuencia es estática y limitada.

Los 14 principios generales de la administración según Fayol División de trabajo: especialización de las tareas y personas para aumentar la eficiencia. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho a dar órdenes y obtener obediencia; la responsabilidad es una consecuencia de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Disciplina: obediencia y respeto a las normas establecidas.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan de actividades con un determinado objetivo. Subordinación de los intereses individuales a los generales.

Remuneración del personal: un pago justo y garantizado para los empleados de la organización. Centralización: concentración de autoridad en la cúpula jerárquica de la organización. Cadena escalar: conocido como principio de mando, es la línea de autoridad desde el escalón más alto al más bajo.

Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, es decir orden material y humano. Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal. Estabilidad del personal: evitar la rotación de personal, cuanto más tiempo permanezca una persona en el cargo, tanto mejor para la empresa.

Iniciativa: capacidad para visualizar un plan y asegurar su éxito. Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen una fortaleza para la organización.

LA OBRA DE WEBER A comienzos del siglo XX, el sociólogo alemán Max Weber, publico una bibliografía a cerca de las grandes organizaciones de su época, a las que denomino burocracia. El modelo burocrático de organización surgió como reacción en contra de la crueldad, el nepotismo y los juicios tendenciosos y parcializados típicos de las practicas a comienzos de la revolución industrial.

TEORÍA DE LA BUROCRACIA Se puso en práctica en la Administración en 1940. Existía fragilidad y parcialidad de la teoría clásica y de las relaciones humanas, que eran extremistas e incompletas. Era necesario un modelo de organización racional que involucrara tanto a las organizaciones como a sus empleados.

TEORÍA DE LA BUROCRACIA El creciente tamaño y la complejidad de las empresas exigía modelos organizacionales mejor definidos. Se puede pagar a un hombre para que actúe y se comporte de manera predeterminada, la cual debe explicársele con exactitud, sin permitir por ningún motivo que sus emociones interfieran en su desempeño (Max Weber) La sociología de la burocracia propuso un modelo de organización.

VENTAJAS: Racionalidad Precisión en la definición del cargo y de la operación Rapidez en las decisiones Interpretación unívoca Uniformidad de rutinas y procedimientos Continuidad de la organización Reducción de la fricción entre las personas Coherencia Subordinación de los mas nuevos a los mas antiguos Confiabilidad.

DESVENTAJAS: Interiorización de las normas y apego extremo a los reglamentos Formalismo y papeleo excesivos Resistencia al cambio Despersonalización de las relaciones Jerarquización como base del proceso decisorio Conformidad con rutinas y procedimientos Exhibición de símbolos de autoridad Dificultad en la atención a clientes y conflictos con ellos

EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTIFICA TEORIAS ADMINISTRATIVAS ENFOQUE CAMBIO ESTRATEGICO CLASICA COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL ENFOQUE DE CONTINGENCIA ENFOQUE SISTEMICO

ANALISIS MECANICISTA Y DINAMICO DE LA ADMINISTRACION SEGUNDA UNIDAD ANALISIS MECANICISTA Y DINAMICO DE LA ADMINISTRACION

En todo momento de la vida de una organización, los diversos aspectos de la administración, se dan, complementándose, influyéndose mutuamente, e integrándose. EL PROCESO TRATIVO ADMINIS PREVISIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

EL PROCESO TRATIVO ADMINIS PREVISIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL Todo proceso administrativo, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo simultaneamente.

LA OBRA DE LYNDALL URWICK Lyndall Urwick (3 de marzo de 1891 - 5 de diciembre de 1983), fue un consultor de negocios y uno de los pensadores más influyentes del Reino Unido. Reconocido por la integración de las ideas de los primeros teorizantes como Henri Fayol, en una teoría comprensiva de la administración, escribió un libro llamado los elementos de administración del negocio (The Elements of Business Administration) el cual fue publicado en 1943.

Etapas de la administración según Urwick. a) Mecánica (estructuración). b) Dinámica (operación).

PLANEACIÓN DIRECCIÓN ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN (URWICK) Fase PREVISIÓN CONTROL Fase Dinámica Fase Mecánica PLANEACIÓN DIRECCIÓN INTEGRACIÓN ORGANIZACIÓN

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA MECANICA ADMINISTRATIVA PREVISION (Qué puede hacerse?) Etapas: 1. Objetivos (Fijar fines) 2. Investigaciones (Medios con que se puede contar) 3. Cursos alternativos (Distintas posibilidades de acción)

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA MECANICA ADMINISTRATIVA PLANEACION: (Qué se va a hacer?) Etapas: 1. Políticas (Principios para orientar la acción) 2. Procedimientos (Secuencia de operaciones o métodos) 3. Programas (Fijación de tiempos requeridos) 4. Presupuestos (Costos)

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA MECANICA ADMINISTRATIVA ORGANIZACIÓN: (Cómo se va a hacer?) Etapas: 1. Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes. 2. Funciones: Determinar las actividades necesarias para lograr el objetivo. 3. Obligaciones: Las responsabilidades que tiene cada unidad de trabajo.

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA DINAMICA ADMINISTRATIVA INTEGRACION: (Con qué) Etapas: 1. Selección: Escoger los elementos necesarios. 2. Introducción: Articulación a la organización. 3. Desarrollo: Mejora contínua de los elementos.

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA DINAMICA ADMINISTRATIVA DIRECCION: (Ver que se haga) Etapas: 1. Mando o autoridad. Ejercerlo y delegarlo. 2. Comunicación: Horizontal y vertical. 3. Supervisión: Ver si las cosas se están haciendo.

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION GENERAL ELEMENTOS DE LA DINAMICA ADMINISTRATIVA CONTROL: (Cómo se ha realizado?) Etapas: 1. Normas. 2. Controles. 3. Resultados

FASES ETAPAS Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PREVISIÓN OBJETIVOS INVESTIGACIONES CURSOS ALTERNATIVOS FASE MECÁNICA POLÍTICAS PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS PRESUPUESTOS PLANEACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO JERARQUÍAS FUNCIONES OBLIGACIONES ORGANIZACIÓN CONVOCATORIA SELECCIÓN INTRODUCCIÓN DESARROLLO DE PERSONAS DE TECNOLOGÍA DE COSAS INTEGRACIÓN AUTORIDAD (TOMA DE DECISIONES) COMUNICACIÓN MOTIVACIÓN SUPERVISIÓN FASE DINÁMICA DIRECCIÓN ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES SU OPERACIÓN E INTERPRETACIÓN CONTROL