DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS SERVICIO FARMACEUTICO

OBJETIVO Proceso que permite la devolución de medicamentos y dispositivos médicos. Por fecha de vencimiento o por cercanía a ésta, así como las actividades para dar de baja a los productos que lo requieran.

ALCANCE El proceso inicia con la determinación de los medicamentos y dispositivos médicos que deberán ser dados de baja. Este proceso compromete exclusivamente al Director(a) Técnico(a) y al personal del Servicio Farmacéutico.

Director Técnico del Servicio Farmacéutico, Auxiliar de Farmacia. RESPONSABLES Director Técnico del Servicio Farmacéutico, Auxiliar de Farmacia.

CONCEPTOS Área de no conforme: Es el área de la farmacia donde se ubican aquellos medicamentos que no se pueden dispensar por su fecha de vencimiento, por signos de deterioro físico-químico o por presentar avería.

CONCEPTOS Averiado: Aquel medicamento cuya estabilidad físico – química se ha visto alterada o por accidente su envase se encuentra en mal estado.

CONCEPTOS Vencido: Producto farmacéutico cuya fecha de vencimiento ha superado la vital útil indicada por el fabricante. Se considera como fecha de vencimiento el 1er día del mes que se indica en la etiqueta si esta no está claramente indicada.

PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN Y BAJA DEL INVENTARIO. El coordinador y/o Director Técnico del punto de entrega debe considerar si el motivo es por vencimiento, por cambio en la estabilidad o por avería.

Motivos de devolución y baja Fecha de vencimiento. Con 3 a 4 meses de anterioridad se debe notificar al proveedor mediante oficio sobre la existencia de estos medicamentos, luego se seguirán las directivas de éste sobre el manejo de los mismos de acuerdo a las políticas de devolución establecidas con los proveedores.

Motivos de devolución y baja Inestabilidad físico – química de los medicamentos. Se debe revisar el proceso de almacenamiento, si se considera necesario se solicita una inspección técnica por parte de la Dirección Técnica quien tomará las medidas correspondientes.

Motivos de devolución y baja Averías y/o reportes de Farmacovigilancia y tecnovigilancia Accidente laboral que produzca la avería de algún medicamento : Evaluar si la eventualidad genera un accidente de trabajo para notificar al área administrativa. Se debe realizar los procedimientos indicados al manejo de los residuos, en todos los casos se debe conservar los datos de la etiqueta del medicamento.

Motivos de devolución y baja Ruptura accidental de algún medicamento: Polvo para reconstituir, soluciones inyectables y líquidos para administración oral, nasal, tópica u oftálmica. Recoger los restos del producto : Utilizar implementos de protección necesarios. Inactivación, recoger con una escobilla y recogedor los residuos y recoléctelos en una bolsa de color rojo. Los restos de vidrio deben ser arrojados en el guardián de objetos cortopunzantes.

Motivos de devolución y baja En caso de rupturas y/o averías de medicamentos de control especial, se debe informar al Director Técnico del servicio. Se deberán tomar las fracciones del vial o ampolla y almacenarlas en el mueble de medicamentos de control especial en la zona de averías y/o rechazos, debidamente identificadas. Se debe relacionar en el libro como una salida.

Motivos de devolución y baja Cuando se encuentren no conformidades con medicamentos de control especial, los medicamentos deben ser llevados al área de cuarentena de dichos medicamentos llenando el formato para su devolución o su destrucción según sea el caso.

Motivos de devolución y baja El Auxiliar de Farmacia debe informar al Director Técnico para gestión con el proveedor respectivo (cambio del medicamento), en caso de vencimiento, el Director Técnico tramitará con el Fondo Nacional de Estupefacientes una eliminación programada.

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: SE IDENTIFICA LA NECESIDAD DE LA DEVOLUCION DEL MEDICAMENTO RESPONSABLE: LA ENFERMERA JEFE. DESCRIPCION: IDENTIFICANDO SI HAY MEDICAMENTOS O INSUMOS CON CARACTERISTICAS (TURBIOS CAMBIO DE COLOR VENCIDOS CRISTALIZADOS, NO LEGIBLE EL NOMBRE O FECHA DE VENCIMIENTO) MEDICAMENTO SUSPENDIO PACIENTE, REMITIDO O FALLECE, SOBRANTE O CAMBIO DE MEDICAMENTOS. DOCUMENTO QUE SE GENERA : NO APLICA.

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: DILIGENCIAR FORMATO DE DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS RESPONSABLE: LA ENFERMERA JEFE. DESCRIPCION : ELABORANDO EL FORMATO DE DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS SEGÚN INSTRUCTIVO EN FISICO SI NO HAY SISTEMA. REGISTRANDO NOMBRE DE PACIENTE , NUMERO DE CAMA,NUMERO DE HISTORIA CLINICA NUMERO DE INGRESO, SERVICIO, FECHA Y HORA, Y RELACIONANDO LOS MEDICAMENTOS CON EL NOMBRE, FORMA FARMACEUTICA, CONCENTRACION, CANTIDAD MOTIVO DE DEVOLUCION Y COLOCANDO EL NOMBRE COMPLETO DE LA ENFERMERA QUE DILIGENCIA EL FORMATO. DOCUMENTO QUE SE GENERA : FORMATO DE DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS INSTITUCIONAL

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: ENTREGAR LOS MEDICAMENTOS CON EL FORMATO DE DEVOLUCION AL SERVICIO FARMACEUTICO. RESPONSABLE: LA ENFERMERA JEFE. DESCRIPCION: DIRIGIENDOSE AL SERVICIO FARMACEUTICO CON LOS MEDICAMENTOS A DEVOLVER Y EL FORMATO COMPLETAMENTE DILIGENCIADO Y HACER ENTREGA AL PERSONAL DEL SERVICIO FARMACEUTICO. DOCUMENTO QUE SE GENERA : NO APLICA

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: RECIBIR LOS MEDICAMENTOS. RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIO FARMACEUTICO. DESCRIPCION: RECIBIENDO Y VERIFICANDO CADA MEDICAMENTO SEGÚN SEA LA CAUSA DE LA DEVOLUCION Y REGISTRANDO EN EL FORMATO LA VERIFICACION DEL ESTADO Y FECHA DE VENCIMIENTO DE CADA UNO. DOCUMENTO QUE SE GENERA : NO APLICA

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: ENTREGAR COPIA DE RECIBIDO A ENFERMERA JEFE. RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIO FARMACEUTICO. DESCRIPCION: REALIZANDO LA ENTREGA DE FORMATO CON NOMBRE COMPLETO Y SELLO DE RECIBIDO A LA ENFERMERA JEFE. DOCUMENTO QUE SE GENERA : NO APLICA

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTIVIDAD: ARCHIVAR COPIA DE DEVOLUCION EN HISTORIA CLINICA. RESPONSABLE: ENFERMERA JEFE. DESCRIPCION: ANEXANDO LA COPIA DE DEVOLUCION DE MEDIACEMNTOS O INSUMOS O REPORTE DE MEDICAMENTOS PENDIENTES POR DEVOLVER EN LA HISTORIA CLINICA. DOCUMENTO QUE SE GENERA : NO APLICA

QUE NO SE REALICE LA DEVOLUCION A FARMACIA OPORTUNAMENTE RIESGO QUE NO SE REALICE LA DEVOLUCION A FARMACIA OPORTUNAMENTE ACCION PREVENTIVA: DILIGENCIAR EL FORMATO Y HACER DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS INMEDIATAMENTE QUE SE PRESENTE EL MOTIVO DE DEVOLUCION.

QUE SE HACE EN EL SERVICIO FARMACEUTICO CON LAS DEVOLUCIONES Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento: Área especial Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles.

QUE SE HACE EN EL SERVICIO FARMACEUTICO CON LAS DEVOLUCIONES Condiciones para la reubicación Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones: 1. Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones. 2. Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante.

QUE SE HACE EN EL SERVICIO FARMACEUTICO CON LAS DEVOLUCIONES 3. El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido. 4. Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacéutico para autorizar su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. 5. Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser destruido o desnaturalizado.

REGISTRO E IDENTIFICACIÓN Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe identificarse y consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos devueltos por los pacientes no se deben devolver al inventario, sino que deben ser destruidos o desnaturalizados