Programa de Formación de Auditores Internos Modulo II Muestreo Estadístico Aplicado a la Auditoría Prof. Simón Cabrera

INTRODUCCIÓN Según las Normas Generales de Auditoria: “El auditor debe mantener su competencia técnica, con la actualización constante en materia de normas, procedimientos y técnicas aplicables a la auditoria y en las demás disciplinas afines a la función". Uno de los instrumentos con los que cuenta el auditor para realizar el trabajo de auditoría es el empleo de métodos de muestreo, los cuales le brindan la oportunidad de reducir la cantidad de datos por revisar detalladamente, para la obtención de evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

OBJETIVO DEL TALLER Proporcionar a los participantes los elementos estadísticos básicos para aplicar planes de muestreo en el trabajo de auditoría.

CONSIDERACIONES GENERALES Conceptos Básicos del Muestreo Estadístico Universo.- Es el conjunto o totalidad de los elementos o unidades acerca de los cuales se desea obtener información. Un ejemplo de universo sería el total de facturas de venta en una entidad, conjunto de todas las cuentas en un banco. Población.- Es cualquier grupo de elementos o unidades del universo con alguna característica común. Es decir, cada una de las variables en estudio constituye una población que viene dada por el conjunto de valores que ella toma en las unidades que conforman el universo. Un ejemplo de población podrían ser todas las partidas en el saldo de una cuenta o las facturas de venta correspondientes al período de enero a junio de 2014.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Muestra.- Es el conjunto de elementos (o unidades) de una población que se selecciona para examen. Puede ser: 1) A Juicio, donde se decide previamente los criterios para la inclusión de un elemento en la muestra. 2) Aleatoria o al Azar, donde cada elemento de la población debe tener una probabilidad conocida de ser seleccionado, siendo esta distinta de cero.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Unidad de Muestreo.- Es cada una de las partidas individuales que componen la población. El auditor deberá definir la unidad de muestreo para obtener una muestra efectiva y eficiente que le permita alcanzar el objetivo particular de auditoría. La población puede ser dividida en unidades de muestreo en diversas formas. Por ejemplo, si el auditor tiene por objetivo comprobar la validez de las cuentas por cobrar en una entidad, se podría definir la unidad de muestreo como los saldos de clientes o como las facturas individuales de clientes. En el ejemplo anterior, cada factura de venta del período señalado constituye un elemento de esa población.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Atributo.- Es cualquier característica que pueden o no poseer los elementos de la población. En auditoría, los atributos son características que proporcionan evidencia de que efectivamente se realizó un control. Cuando un elemento de muestra no tiene uno o más atributos, este se clasifica como una desviación. Por ejemplo, si una factura de venta cuenta o no con los datos del comprador. El hecho de contar con estos datos es un atributo de la factura. Cuando un atributo es medible (en valores numéricos) se llama variable. El importe de la factura es, por consiguiente, una variable.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Tasa de Error Esperada (T.E.E).- Es el porcentaje de error que el auditor cree que encontrará como resultado de una prueba. Para estimar la tasa de error el auditor deberá considerar algunos aspectos tales como: Resultados de una auditoría previa, documentada en sus papeles de trabajo Con base en su experiencia con pruebas similares Por un estudio preliminar Por una pequeña muestra piloto Tasa de Error Real (T.E.R).- Es el porcentaje de error que el auditor realmente encontró en la muestra.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Precisión.- Es la tolerancia máxima que el auditor va a aceptar que se desvíe el resultado que se obtenga, en relación con el que se espera. Es la amplitud (generalmente expresada con más o menos un porcentaje dado) dentro del cual debe estar comprendida la respuesta verdadera sobre las características de la población en estudio (errores, por ejemplo), con un nivel de confianza específico. Nivel de Confianza.- Es la probabilidad de que el valor de la muestra no difiera del verdadero valor de la población. Dicho de otra manera, puede considerarse como el grado en el que es justificado estimar que una muestra indica el verdadero valor de la población y generalmente se expresa en porcentaje. Los niveles de confianza de uso más común en auditoria son del 90% y 95%.

CONCEPTOS BÁSICOS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO Intervalo de Confianza.- Es aquel que indica dentro de que valores se encuentra el verdadero parámetro poblacional. Se suele definir diciendo que es el intervalo que se obtiene sumando y restando la precisión al promedio o proporción obtenido en la muestra. Muestreo.- Son técnicas basadas en la teoría de las probabilidades para seleccionar una muestra a partir de una población. De esta manera, al escoger un grupo pequeño de la población (muestra) se puede tener un grado conocido de confiabilidad de que ese pequeño grupo efectivamente posee los atributos del universo o población que se está revisando.

VENTAJAS DEL USO DEL MUESTREO Economía.- El tiempo necesario para revisar sólo una parte de la población es menor al requerido para examinar la totalidad; hay un ahorro en costos en comparación con el examen exhaustivo. Oportunidad.- La revisión de un menor número de elementos se refleja en una menor inversión de tiempo, lo que permite al auditor emitir su informe en forma más oportuna para la adecuada toma de decisiones. Minuciosidad en la revisión.- El examen exhaustivo de un número considerable de elementos semejantes hace prácticamente imposible la minuciosidad por la monotonía del trabajo y la formación inconsciente de hábitos al irlo efectuando. Al reducirse el número, se hace posible que cada elemento sea examinado, procesado y analizado de modo más completo y satisfactorio.

PROBLEMAS A LOS QUE SE ENFRENTA EL MUESTREO ¿ Cuánto hay que revisar? ¿ Qué elementos (partidas, transacciones, etc.) deben ser revisados ? ¿ Qué significa el resultado obtenido ?

PRINCIPIOS DEL MUESTREO A) Basar sus opiniones sólo en las poblaciones de donde se extrajeron las muestras. B) Permitir que cada elemento de la población tenga una probabilidad igual de ser seleccionada.

CLASIFICACIÓN DEL MUESTREO Dentro del muestreo en auditoría existen dos grupos que representan cada uno de ellos corrientes de aplicación que pueden llevarse a la práctica atendiendo al propio criterio, juicio y discernimiento del auditor y a los resultados que espera de su trabajo. Estos dos grupos son: Muestreo Dirigido (A juicio). Muestreo Estadístico. Ambos tipos de muestreo responden a las preguntas formuladas anteriormente, ya que el dirigido las resuelve mediante el discernimiento del auditor; en tanto que el estadístico, aunque requiere del criterio, provee de elementos de cuantificación para dar respuesta a dichas preguntas.

EL MUESTREO ESTADÍSTICO EN LA AUDITORIA Definición: El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoría a una muestra de una población por revisar, en donde se estiman las características y/o valores de esa población a partir del diseño, selección y evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades.

EL MUESTREO ESTADÍSTICO EN LA AUDITORIA Según la NIA 530: “El muestreo en la auditoría consiste en la aplicación de procedimientos de auditoría a menos de 100% de las partidas que integran el saldo de una cuenta o clase de transacciones de tal manera que todas las unidades de muestreo tengan una oportunidad de selección. Esto permitirá al auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre alguna característica de las partidas seleccionadas para formar o ayudar en la formación de una conclusión concerniente a la población de la que se extrae la muestra”.

ETAPAS FUNDAMENTALES A) Diseño de la muestra.- Consiste básicamente en la definición de los objetivos de la prueba, la población que se pretende comprobar, la naturaleza de los valores o atributos que deben identificarse y la determinación del tamaño apropiado de la muestra. B) Selección de la muestra.- Se refiere a la identificación y selección de los elementos por examinar. C) Examen.- Realización de procedimientos de auditoría sobre los elementos seleccionados. D) Evaluación de la muestra.- Es la formación de conclusiones en cuanto a los objetivos de las pruebas, con base en los resultados del examen de los elementos muestreados.

VENTAJAS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO EN LA AUDITORÍA Implica un mayor conocimiento del área por examinar, ya que se requiere la cuantificación de situaciones existentes. Proporciona bases de cuantificación objetivas para la determinación del tamaño de la muestra, su selección y evaluación. Los resultados de la muestra pueden ser justificados objetivamente. Proporciona un medio para conocer con anticipación el tamaño máximo de muestra necesario. Suministra una estimación de la magnitud del riesgo de que la muestra pueda no ser representativa de toda la población.

AREAS DE APLICACIÓN DEL MUESTREO No es conveniente aplicar el muestreo a todas las situaciones; los métodos estadísticos son más efectivos en aquellas áreas donde es valiosa la evaluación de cierto tipo de información en términos matemáticos.   Además, un examen normal consta de numerosas pruebas y sucede que los requisitos del muestreo pueden ser a menudo muy rígidos y su aplicación a todas las pruebas es demasiado costosa por el tiempo empleado, obteniendo resultados que en muchas ocasiones no compensen el costo y el esfuerzo.

AREAS DE APLICACIÓN DEL MUESTREO De manera general, el muestreo estadístico puede ser aplicado en los siguientes casos: Selección de cuentas por cobrar. Es particularmente efectivo en los casos en que hay un gran número de clientes y/o saldos muy pequeños. Selección de los comprobantes que se deben examinar en las pruebas a los procedimientos de nóminas, adquisiciones, etc.  Selección de órdenes de pago, compra, servicios.  Verificación de un lote de mercancía en el proceso de control perceptivo.  En las pruebas a los procedimientos de nómina. En las tarjetas de inventario de almacén.

CONDICIONES PARA EL USO DEL MUESTREO ESTADÍSTICO A) Masividad.- Es requisito propio del cálculo de probabilidades, puesto que las leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos. B) Homogeneidad.- No deben existir en la población elementos que, con respecto a la característica analizada, se diferencien en forma notable del resto, dado que la inclusión de algunos de ellos en la muestra podría provocar serias distorsiones en el resultado de la estimación. Si ello sucediese, seria necesario subdividir la población en grupos de elementos homogéneos. (estratificación) C) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Sólo así es posible garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados.

RIESGOS EN LA AUDITORÍA A) Riesgo de error de muestreo.- Este el es riesgo de que la conclusión del auditor con base en una muestra pueda ser diferente de la conclusión en la cual llegaría si examinara todos los elementos en la población total. En auditoría este riesgo se relaciona con la posibilidad de extraer de la población una muestra que verdaderamente no sea representativa de tal población. B) Riesgo que no es de muestreo.- Cada aplicación de muestreo también está sujeta al riesgo de error que no es de muestreo, que deriva básicamente del uso de métodos y técnicas inapropiadas, de la definición inadecuada de la población, de errores en la selección de la muestra y de la aplicación de procedimientos inapropiados de auditoría.

TAMAÑO DE MUESTRA El comportamiento del tamaño de las muestras está en función de las estimaciones que haga el auditor sobre los conceptos antes explicados, así como de su identificación con los conceptos que tradicionalmente se han usado en auditoria para determinar los alcances de las pruebas, es decir: A mayor tamaño de la población mayor tamaño de la muestra A mayor nivel de confianza mayor tamaño de la muestra A mayor precisión mayor tamaño de la muestra A mayor tasa de error esperada mayor tamaño de la muestra

PREGUNTAS PARA DISCUSIÓN Mencione algunas diferencias entre el muestreo no estadístico (de juicio) y el muestreo estadístico. Describa la diferencia entre riesgo de muestreo y riesgo de no muestreo. ¿Qué relación existe entre el nivel de confianza y la precisión? Sería una práctica aceptable que el auditor utilizara tanto el muestreo a base de juicio como el muestreo estadístico en una misma auditoria. Al verificar los meses y las declaraciones, el auditor examina las claves de las facturas y las cantidades, los pagos en efectivo, la suma, la clave del cliente y la fecha. ¿Cuántas poblaciones está verificando?