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FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos

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TOMEMOS CONCIENCIA Seamos ordenados y utilicemos menos papel

información archivo digital archivo físico

La solución para Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar Depurar Digitalizar archivos FileStorage S.A.

Instalaciones Quito: San Isidro del Inca, Calderón y Granados Guayaquil: Vía Daule

Servicios Seguridad Capacidad Capacitación Seguro Facturación detallada Acceso vía web Consultas ARCHIVOS

Instituciones públicas y privadas Bancos y entidades financieras Aseguradoras Industrias Importadores Farmacéuticas Empresas de servicios Comercios Clientes+250

Gracias a todos

Archivos

Problemas Falta de control de los documentos y su localización Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Invertir tiempo

Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores

Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

Empaque

Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción

Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL

Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado

Herramientas

Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja

Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

Consultas

Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas Normales Consultas Urgentes Consultas en File Revisión personal Entregas o retiros programados Consulta Consulta FAX

Solicitud de Cajas ARCHIVO Solo Personas autorizadas

Recomendaciones No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias

Preguntas Agenda PREGUNTAS

FIN MUCHAS GRACIAS