Abril del 2010

Quienes Somos? Somos la mas grande Asociación de Viajes Corporativos con mas de 4,500 miembros activos Travel Managers Proveedores de la Industria Estudiantes Prensa 80% de la empresas en Fortune son miembros Basada en los Estados Unidos, con miembros de mas de 30 países

Por que NBTA? Información Herramientas de Administración Networking Educación

Informacion Investigación de la Industria Papeles de Trabajo Aviación Protección de Información Distribución Industria en General Hotel Administración Estratégica de Grupos (Strategic Meeting Management SMM) Tecnología NBTA Directorio de Miembros y Guía de Compradores

Herramientas de Administracion Solicitudes de propuestas (RFPs) Aerolíneas Tarjeta Corporativa Transportación Terrestre Hotel Agencia de Viajes Corporativa

Networking Interact Listserv NBTA Socios Globales NBTA USA NBTA México NBTA Asia Pacifico Socios de ABGEV Socios de Paragon Convención Internacional y Exposición NBTA 2009 San Diego

Educacion Fundamentals of Business Travel Management (CTE) Certified Corporate Travel Executive Program (CCTE) Global Leadership Program (GLP) Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Houston

Convención Internacional y Exposición NBTA 2010 Huston El evento Premier de los Viajes de Negocio del año Mas de 5,600 participantes 35 países 400 expositores 40 sesiones educativas

Que es la Administracion de riesgo en Viajes? ... Es un proceso bien definido para identificar los riesgos, preparar los viajeros antes del viaje, monitorear las amenazas y responder a incidentes que puedan surgir. Los beneficios incluyen: Empleados mas productivos y preparados Reduccion del numero de costosos “incidentes” Reduccion del costo de respuesta Reduccion de la responsabilidad

Introduccion a la administracion de riesgo The risks arising from natural disasters, accidents, illness, and terrorism are nothing new – they are as old as time. However, business disruptions impact more businesses globally today than ever before. (Speak about trending, not about specific travel manager responsibility yet.) In addition, there is more media awareness today about not only the types of threats, but also their increasing frequency and severity. We must realize and deal with the “new normal”. Desde 911, las organizaciones han tenido que lidiar tanto con la percepción y la realidad de que hay mayores riesgos a sus empleados y operaciones de negocios en todo el mundo 10

Analisis de la realidad Cuales son las probabilidades? Morir en un accidente de avión = 1 en 10,871 millones (25 principales compañías aéreas) 1 Morir por ahogarse con los alimentos = 1 en 4,2932 Morir por la exposición al humo o fuego = 1 en 1,1672 Morir por ahogamiento accidental = 1 en 1,1402 Morir en un accidente de vehículo de motor = 1 en 842 Morir en un ataque terrorista= 1 en 9,3 million3 Unfortunately, the media has created a sensationalistic awareness about risk and emphasizes the worst case scenarios in the headline news. While there is a strong emphasis on terrorism and global crisis, there are many other ways that travelers can be negatively effected while traveling. The top three things that actually happen are: weather/environment, health issues/accidents, and petty theft. When we develop a risk management plan we must think of these more realistic issues and be prepared to address them in a plan, as well as for the being prepared for the worst case scenario. 1 OAG Aviation & PlaneCrashInfo.com accident database, 1985 - 2009 2 National Safety Council (2004) – Riesgo en una vida 3 National Safety Council – Probabilidades historicas 11

Tipos de Riesgo Riesgo para el personal Riesgo de Operaciones / Productividad Riesgo para los datos / equipos Riesgo Financiero / Legal Riesgo para la reputación All of the these are enterprise risk. Examples for discussion: Personnel: building fire, flu pandemic Operations/Productivity: flood, power failure, supply chain failure Data/Equipment: Data loss, computer virus, theft Financial/Legal: executive malfeasance, patent infringement Reputation: product failure, scandal Generally, travel would fall under the category of “operational risk”. Meetings are a different because, in this case, all of the above risk types usually apply. The very fact the a meeting may publicize a specific date/time/place, increases the risk profile. 12

Las Interrupciones impactan a toda la empresa Costos : Perdida de Ingreso Mitigacion Responsabilidad Respuesta/Recuperacion Control & Cumplimiento Discuss how disruptions can impact business continuation and cost to a company. The longer it takes you to respond to an incident, the greater the cost to the organization. The objective is to minimize cost – and the only way to do this is to address preparedness. 13

Optimizacion del Tiempo de Respuesta “Optimal Response” Reduciendo el riesgo & el costo= competitividad Having a plan and the ability to respond to any disruption quickly can have a dramatic effect on the cost impact to your company. Example: A cigarette thrown into a trash can causes a fire. If it is put out right away (throw coffee on it), then it is a minor local incident. If the fire suppression system kicks in, people are evacuated, but the fire is put out fairly quickly, then it is an emergency, but not a crisis. If the fire suppression system is inactive, escape routes are blocked, etc., contributing to a lack of response that results in property loss, injury, and/or death, then this becomes a crisis. 14

Definicion del Viaje de Negocio Toda vez que un empleado sale de la oficina en comisión de servicio Aereo, hotel, renta de auto, tren, barco Ambos domestico e internacional Manejando de una oficina a otra Utilizando transporte publico How do you define travel? Discuss. Unfortunately, insurance is often purchased in a vacuum without engaging travel and meetings managers in the process. How does your travel accident insurance define “travel”? Some define it as being 100 miles or more away from your office, while others define it as any time you are away from the office on official business. Talk to your insurance people to find out where and what your insurance covers and if there are any exclusions. Insurance companies will typically offer baseline coverage to minimize their potential payout. Sometimes, for little additional cost, you can obtain enhanced coverage. Also, some corporate credit cards include insurance coverage, so more may not be needed. 15

Programa de Administracion de riego en viajes corporativos y grupos Proactiva Planeacion Reactiva Entrenamiento Respuesta a Incidentes Monitoreo24x7 Retroalimentacion There are two strategies to mitigating risks in travel risk management: Proactive and Reactive. Proactive strategies encompass 4 stages: Planning and training of human assets (employees, travelers, and expats); Real time (24/7/365) monitoring of global situations and cultivating the intelligence of impacted destinations; Locating impacted travelers, employees (assets); Communicating with impacted traveler, employees (assets). Planning/Monitoring: Strikes, civil unrest, typhoons/hurricanes – why would you knowingly want to walk into a situation with an elevated risk? Training: Offers the highest ROI. It’s about changing behaviour. (“I’m more worried about Bin Drinkin’ than Bin Laden.”) Incident Response is identified in the Reactive strategy. Finally, when a reaction is required (i.e. incidence response), it becomes the new baseline that feeds planning and training. Any effective system incorporates feedback to provide the input to improve and change future behaviors and outcomes. How can we change our travel policy and train to reduce risk? John’s example: Most incidents occurred in the early morning hours (2 a.m.), so they implemented a midnight curfew. 16

Seguridad del viajero continua Training Todos los empleados Equipo de Gestion Proteccion personal Secuestros & riesgos Pais/Region especifica Pre-Trip Administracion de plan de crisis Politica/cumplimiento Comunicacion Interna Acceso a la informacion Viajeros Gestoria (push) Avaluar los Riesgos y establecer valoraciones Pre-viaje (pull) Durante el viaje Rastreo de Empleados Perfil del empleado Automatizado y verificado Alerta en Tiempo Real Opciones de comunicacion Servicios de Seguridad Proteccion Ejecutiva Acompanantes Guardias Evacuacion Servicio Medico En el pais, Hotline 24 x 7 Una sola llamada Protocolo Especifico Viajes, seguridad y salud Travel Risk Management is “a process, not an event”. Discuss the components of the continuum above, with emphasis on reviewing each component on a regular basis to keep the process current and frequently communicated within the appropriate management circles, as well as to the travelers. 17

Soporte de funciones cruzadas critica para el exito Viajes Consolidacion Globar de datos y reportes Monitoreo del cumplimiento Entrenamiento Pre-viaje HR/Legal Estandares de atencion Sistemas Auditables Divulgacion del riesgo Bajar la responsabilidad Politica y procedimientos Programas de seguros corporativos Seguridad Evaluacion del Riegos y la inteligencia predictiva Notificacion de Incidentes Planes de Crisis y evacuacion Respuesta Cordinada Medica Planeacion de la salud pre-viaje Vacunas Asistencia Medica y Evacuacion para viajeros internacionales Use this slide to discuss how company departments can participate in the process of developing a plan. Who should be driving this? As travel manager, you are an important component and likely to be the champion to drive the process, but you can’t do it alone. Communication within all cross-functional areas of the company is critical to having a successful plan. And getting buy-in from management is essential. (The resource checklist can help participants begin to think about their internal and external resources.) Las unidades necesitan una plataforma operativa comun 18

Travel Risk Management Maturity Model (TRM3) Definiendo TRM3TM Travel Risk Management Maturity Model (TRM3) El modelo TRM3TM establece una base para evaluar todos los riegos del programa de viajes a cualquier nivel. Este modelo ayuda a describir la madurez del programa de una organizacion basada en una seria de areas de proceso clabe (key process areas KPAs) que requieren para soportar e implementar una adecuada gestion del riesgo. Su proposito es proporcionar una orientacion estructurada sobre la manera de mejorar el programa de una organizacion a traves del tiempo. Read. How do you figure out where you are? How to you figure out where to focus your limited resources (both money and manpower)? TRM3 is a trademark of iJET International, Inc. 19

Midiendo el nivel de madurez de su programa Optimizado (5) Programa integrado a traves de la organizacion. Metricas recolectadas y revisadas por soporte cruzado de la organizacion. Administrado (4) Proactivo (3) Ejecucion consistente del proceso de gestionamiento de riesgo de viaje. Level 3 is the acceptable baseline. This is as far as you, as a travel manager, can go on your own. Level 4 gets into a larger corporate risk management program. Gestion de riesgo de viaje basico politicas definidas y documentadas. El enfoque primordial es la respuesta a incidentes. Definido (2) Pocas politicas. Existe caos en caso de una emergencia Reactivo (1)

TRM3TM – las 10 areas clave del proceso (KPAs) Administracion de datos Valoracion del Riesgo Politicas/Procedimientos Entrenamiento Notificacion Comunicacion Divulgacion del Riesgo Mitigacion del Riesgo Monitoreo del Riesgo Respuesta KPAs Globales Administracion de los KPAs Infraestructura de los KPAs These KPAs drive the program, and each can be running at a different level. This standard model can be applied to both travel and meetings and event risk. TRM3 is a trademark of iJET International, Inc. 21

Areas Clave del Proceso (Globales) Politicas & Procedimientos: El proceso de elaboración, implementación y mantenimiento de sus políticas y procedimientos Entrenamiento: Tres areas especificas deben ser consideradas – Entrenamiento del viajero, Entrenamiento del arreglador de viajes y entrenamiento al equipo de administracion de crisis Now let’s begin to review briefly each of the KPAs in the TRM program. Policy & Procedures: This is more than just having them. This is a continual process. You should perform an annual review of your policies, procedures, insurance, etc. Training: There is typically a training gap when it comes to meetings. Usually, the only person to receive training is the planner/advisor. Seldom (if ever) are the attendees trained. Training must also be a continual process. When it comes to crisis management team training, when is the last time the team got together? Do you do drills or table-top exercises? 22

Areas Clave del Proceso (Administracion) Valoracion del Riesgo: Asegurarse que en cada viaje o asignacion sea evaluado el riesgo como parte del proceso de desicion Divulgacion del Riesgo: Asegúrese de que cada actor entiende la naturaleza de la amenaza, su impacto, y qué debe hacerse para mitigar el riesgo Mitigacion del Riesgo: Estrategias y soluciones que se traducirá en un nivel de riesgo que sea aceptable para todas las partes Monitoreo del Riesgo: todo el día (24 / 7) proceso para supervisar la actual amenaza el medio ambiente Respuesta: Proveer a los viajeros de un proceso para reportar problemas y obtener asistencia Risk Assessment: Example of Bruce going to the Antarctic. He will need appropriate clothing, food, shelter. Does he realize that it’s going to be really cold? Risk Monitoring: There is a storm coming. Do we pull Bruce out or deal with the storm? When monitoring indicates that there is a need to act, are you ready to respond? 23

Areas Clave del Proceso (Infraestructura) Notificacion: Asegúrese de que las personas apropiadas estén informados de cualquier información sobre el riesgo del viaje antes, durante e incluso después de un viaje Administracion de datos: En general el proceso de identificar, obtener, almacenar accesar y mantener la informacion de riesgos en los viajes Comunicacion: Asegurarse que cada componente entiende el programa y su papel en este Notification: I know about some bad things. Who do I tell and how? What if the person I need to contact isn’t there? Is there a backup? Data Management: If only 80% of the travel data is collected and 20% is missing or inaccurate, that 20% is likely where the problem will be. Contact information is often an issue. Do you know where they are staying? Do you know who they are visiting? Every time something happens in the world (earthquake, storm, bombing) that is an opportunity for you, as a travel manager, to reinforce what should be done should that type of event occur. 24

10 razones por la que las cosas fallan Como evitarlas? 25

#10 La compania no sabe que hacer en una emergencia No sea reactivo. Tenga un plan basico y este seguro de donde obtener ayuda. 26

#9 Datos de contacto no actualizados Obtenga los datos de contacto (celular, casa, oficina, email, etc.) para las personas que necesite para una emergencia. Periodicamente solicite su verificacion y actualizacion. 27

#8 Persona de primer contacto no esta disponible Esto sucede frecuentemente. Trate de obtener varios contactos solicite datos de personas que normalmente esten disponibles. 28

#7 Los celulares no siempre sirven Nos estamos convirtiendo en totalmente dependientes de los teléfonos celulares. (Sólo trate de encontrar un teléfono público!) Los empleados deben tener una tarjeta telefonica, saber utilizar de texto (SMS) y disponer de un teléfono satelital para las tareas rurales. 29

#6 Los terceros no siempre saben lo que esta pasando Hable con sus proveedores involucrelos en su plan y haga ejercicios y simulacros 30

#5 No sabemos a quien recurrir ¿A quién le recurrir en busca de un secuestro? ¿Qué tal una amenaza contra uno los empleados? Una emergencia médica? Un accidente de coche? Un incidente durante las vacaciones? Haga una lista de tipos de incidentes y responder a la pregunta "¿Quién debo de recurrir?" 31

#4 Los protocolos no se mantienen Companias necesitan revisar periodicamente sus planes y protocolos, al menos una vez al ano. 32

#3 El Protocolo or procedimiento es muy complejo Muchas veces los planes y procedimientos son demasiado complejos. Mira para agilizar el proceso. En el caso de una emergencia, usted sólo tiene tiempo para los fundamentos . 33

#2 Inconsistente nivel de competencias dentro del equipo La gestion de Crisis emergencias no es la actividad primordial de las companias. Obtenga entrenamiento de equipos especializados que podran ser llamados en caso de una emergencia. 34

#1 La sensibilidad de los costos retraza la respuesta Averigue de donde vendran los costos y quien debera pagarlos ANTES del evento. Un retraso en la respuesta aumenta los costos e incluso pueden costar vidas . 35

En conclusion Su programa debe: Identificar y evaluar el riesgo Identifique sus recursos Establezca un nivel aceptable de riesgo Desarrolle un plan para mitigar el riesgo Eduque y omunique el plan Monitore los resultados Often, the traveler will be complacent and won’t be concerned, but perhaps the corporation might (or should). You are the last bastion of defense to make sure that bad things don’t happen! Your target should be a Level 3 baseline program. 36

Fuente Travel Risk Management Maturity Model (TRM3TM) NBTA Foundation’s Managed Travel Index & Benchmarking Tool (includes travel risk management self-assessment) – now FREE to NBTA members Certified Corporate Travel Executive (CCTE) Core Week II module Webinars Further resources being developed by NBTA’s Travel & Meetings Risk Management Committee Don’t forget to provide travel manager resource checklist. TRM3 is a trademark of iJET International, Inc. 37

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