Gestión del proyecto Equity-LA II I Encuentro de Investigadores Principales, Bogotá, 23 de agosto 2013

Contenido Para iniciar el proyecto: algunos puntos pendientes Informes a presentar a la CE durante el curso y al final del proyecto Informe de resultados (deliverables/productos) Informe de progreso: informe técnico y informe financiero Informe final del proyecto Informes internos Para facilitar la comunicación interna Página web Equity-LA II Información básica sobre el presupuesto

1. Para iniciar el proyecto: algunos puntos pendientes Comité de ética Asignar roles en el Participant Portal: Participant contact (max. 5) Task manager Team member Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN)  concedido por LEAR; para firma electrónica del Form C Participant Contact: dar de alto por coordinador (CSC) Comité de ética, recibido: Argentina, Colombia, Bélgica FSIGN: persona de la organización que esta autorizada para firmar el Form C; se añade esta rol en “Organizational Roles” LEAR: Legal Entity Appointment Representative Form C y Direct Cost Explanation

2. Informes a entregar a la CE (durante el curso del proyecto) Informes de resultados (deliverables / productos) Plantilla (Deliverable_template) Plan de seguimiento Informes de progreso (informes periódicos) Informe técnico Descripción del trabajo realizado y recursos empleados de acuerdo a cada WP Plantilla (Project_reporting) Contenidos: Informe detallado del progreso realizado Explicación del uso de recursos empleados Resultados específicos obtenidos Desviaciones del programa y modificaciones Informe financiero Plantilla (Form C – Anexo VI) Incluye certificados de auditoría firmados (cuando aplique) See: Guidance Notes on Project Reporting

Informe de resultados (deliverables/productos) Nombre del producto WP Líder Fecha entrega D1.1 Plan de investigación y marco de análisis 1 6 D1.2 Aprobación ética por los comités de los países participantes D2.1 Plan de análisis final del estudio cualitativo 2 14 D2.2 Resultados del estudio de base cualitativo 19 D2.3 Resultados del estudio de base cuantitativo 24 D3.1 Diseño de las intervenciones y plan de implementación 3 22 D3.2 Informe sobre el proceso de las intervenciones 31 D4.1 Plan comparativo por países 4 38 D4.2 Resultados finales sobre la evaluación de las intervenciones por países 45 D5.1 Plan analítico comparativo entre países 5 50 D5.2 Resultados de los análisis entre países 57 D6.1 Página web del proyecto D6.2 Estrategias de capacity building D6.3 Informe sobre las actividades de capacity building 27 D6.4 Guía para formuladores de políticas nacionales e internacionales 58 D6.5 Informe de buenas prácticas D6.6 Artículos en publicaciones revisadas por pares 60 Plan de seguimiento (intranet): Envío recordatorio por el coordinador Borrador listo un mes antes Versión definitiva una semana ante de la entrega Entrega el coordinador y envío a la CE

Informes de progreso (técnico y financiero) 15 ago. 2018 60 55 4 15 feb. 2018 54 37 3 30 sept. 2016 15 ago. 2016 36 19 2 31 marzo 2015 18 1 Reporting period del mes al Fecha límite entrega al coordinador Fecha lí mite entrega a la CE * 15 feb. 2015 31 marzo 2018 31 sept. 2018 Enviar a la CE dentro de los 60 días al final del reporting period --> El coordinador recopilará los informes de los socios y enviará a la CE un único informe Envío a la CSC para hacer la revisión Firma digital: introducir a la plataforma * Informe técnico: envío por los coordinadores Informe financiero (Form C): envío por cada socio

Informe final del proyecto Se envía a la CE dentro de los 60 días de la finalización del proyecto Plantilla (Project_reporting) Contenidos: Informe resumen para su publicación Plan para el uso y difusión de los resultados Informe con las implicaciones sociales (cuestionario)

(informes periódicos) 3. Informes internos Informes de progreso (informes periódicos) Cada 6 meses para el control Informe técnico Informe financiero Nueva versión cronograma!! See: Guidance Notes on Project Reporting Cronograma:

Muy importante … Informe técnico Seguir los puntos de la guía on Project Reporting (plantilla) Preciso y corto Si hay desviaciones de lo planificado → explicar razones y posible impacto en otras actividades, en recursos y en planificación, y soluciones previstas Guidance Notes on Project Reporting

Muy importante … Informe financiero (1) Leer la Guía Financiera para los proyectos del 7º PM Incluir únicamente los costes elegibles No se acepta: el IVA o impuestos indirectos como gasto del proyecto, pérdidas por cambio de moneda, gastos excesivos o irresponsables, ni gastos de otros proyectos Imputar exclusivamente gastos de investigación relacionado con el proyecto Tener actualizadas las time-sheet; con ellas se justifican los gastos de personal Negociar costes indirectos = overhead con las instituciones Solicitar auditoría cada año para evitar errores (recomendando) Los países que tengan que pasar la Auditoría podrían pasarla cada año y no esperar hasta cumplir los 2 o 3 años. De esta manera se pueden ir puliendo errores y además tienen a alguien a quien consultar cosas sobre el informe financiero. Nosotros lo hemos hecho así y en la primera auditoría y aprendimos mucho!  

Muy importante … Informe financiero (2) Para justificar los gastos de los viajes se deben guardar las tarjetas de embarque (?) y las facturas de los gastos realizados (hotel, restaurante, billetes aéreos, tickets taxis) Los gastos del trabajo de campo deben justificarse mediante facturas bien diferenciadas que incluyan gastos solo del proyecto Guardar las facturas de cada uno de los gastos realizados dentro del proyecto (durante los 5 años posteriores a la finalización del proyecto), para su justificación

Muy importante ... Cumplir con el plan de trabajo del Anexo I del Grant Agreement y las especificaciones de las Condiciones Generales que se detallan en el Anexo II del Grant Agreement (obligaciones de los socios, pagos, auditorías, etc.) Entregar los informes redactados en un muy buen inglés muy bien redactado Entregar los informes con puntualidad Informar con anterioridad sobre los posibles retrasos y responder a todas las comunicaciones Anotar y documentar las actividades realizadas: capacitaciones, actas de reuniones, seminarios, presentaciones, notas de prensa, publicaciones, folletos Mantener la información actualizada

4. Para facilitar la comunicación interna Intranet como medio de comunicación entre socios para el envío de los informes técnicos y financieros al CSC para compartir bibliografía, informes, productos Endnote? Mendely? Ref Work? para compartir las referencias

5. Página web Equity-LA II Ventajas de la plataforma PLONE + gratuita + las modificaciones son gratuitas y por cada uno; + sirve para el Intranet (intercambio de documentación) + fácil para entender Desventajas - estático, poco creativo (no hay flexibilidad en el diseño de la página) - complejo para poner información (links) Enseñar página web: www.equity-la.eu adaptar (diseño) o abrir nueva? Noticias de la web: - en español, inglés, portugués (traducido por Brasil) - elaborado por todos los socios - publicado por CSC (administrador de la web) Uso de otros medios de comunicación (Twitter? Facebook?)

¡MUCHAS GRACIAS!