FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL MÓDULO V MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL MÓDULO V INDICADORES Y FUENTES DE VERIFICACIÓN Guatemala febrero 2010 Instructores: Licda. Alma Irene González – Coordinadora General Especialista FyEdeP. e Innovación y Mercadeo - Asesoría Técnica Profesional MAF. Lic. Ezrra Israel Orozco - Especialista Formulación de Proyectos MSc Arq. Edgar Juárez – Especialista Formulación de Proyectos

LA MATRIZ DE DISEÑO DEL PROYECTO (MARCO LÓGICO). El formato del Marco Lógico, es una matriz de “doble entrada” que contiene cuatro columnas y cuatro filas. 1 2 3 4 1 2 3 4 MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 31

LAS COLUMNAS DE LA MATRIZ DE DISEÑO PROVEEN INFORMACIÓN SOBRE: Resumen Narrativo del proyecto (jerarquía de objetivos.) Indicadores Verificables Objetivamente. Fuentes o Medios de Verificación. Hipótesis/Supuestos. 32

RESUMEN NARRATIVO DEL PROYECTO Conceptos importantes: - Separar la causa del efecto - Usar frases sencillas y breves - Eliminar múltiples objetivos ¿Cuál es la finalidad del proyecto? (los beneficios, el impacto a nivel sectorial) ¿Por qué se lleva a cabo el proyecto? (impacto directo, resultado de utilizar los componentes) ¿Qué debe ser producido por el proyecto? ¿Cómo se producirán los Componentes? Objetivo General Objetivo Específico Se recomienda explicar esta lámina de abajo hacia arriba. Resultados o Componentes Actividades

OBJETIVOS EN EL MARCO LÓGICO Qué son: Logros Exitos Metas cumplidas No son: Trabajos a realizar Tareas a cumplir Esta lámina se dirige a una importante “convención” del Marco Lógico. Es importante establecer la diferencia entre “aeropuerto construido” y “construir un aeropuerto”. El primero nos lleva a especificar el aeropuerto en términos de su capacidad, si es internacional o no, su capacidad de pasajeros, etc., es decir, el producto o resultado que se busca, no el proceso. El segundo nos lleva a especificar las actividades o tareas que habría que realizar para construir el aeropuerto. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Se recomienda leer esta lámina de abajo hacia arriba. OBJETIVOS DEL PROYECTO Objetivo General - ¿Para qué se lleva a cabo el proyecto? Cómo contribuirá a solucionar el problema a nivel sectorial, regional o nacional. Objetivo Específico - ¿Por qué se lleva a cabo el proyecto? Impacto directo (efecto) obtenido de la utilización de los Componentes. Resultados o Componentes - ¿Qué debe producir el proyecto? Bienes y servicios que debe producir el ejecutor según contrato. Actividades - ¿Cómo se producirán los Componentes? Las que el ejecutor lleva a cabo para producir cada Componente. Se colocan, para cada Componente, en orden cronológico. Se recomienda leer esta lámina de abajo hacia arriba.

JERARQUÍA DE OBJETIVOS Notar: El Objetivo Específico debe contribuir significativamente al logro del Objetivo General. Los Componentes//Resultados son necesarios para lograr el Objetivo Específico. Objetivo General Específico Componente Actividades

SE SUGIERE HACER EL EJERCICIO DE HIPÓTESIS VINCULADAS RELACIÓN ENTRE OBJETIVO ESPECÍFICO Y COMPONENTES Objetivo Específico: Productividad en el cultivo de arroz incrementada. (Factores no controlables por el proyecto. Señala el cambio o impacto que se busca.) Objetivo Específico Técnicas e infraestructura agrícola mejoradas. (Factores controlables por el proyecto.) Componentes: 1. Sistema de riego mejorado ha sido introducido. 2. Red de comercialización de insumos y productos agrícolas establecida. 3. Labranza mínima desarrollada e introducida. Esta lámina es importante para explicar otro concepto crítico del Marco Lógico: EL PROPÓSITO ES LA HIPÓTESIS CENTRAL DEL PROYECTO. Pero es una hipótesis, es decir, es un resultado no controlable por el ejecutor. Es lo que debería ocurrir como resultado directo de utilizar los Componentes. En la columna a la izquierda, el propósito propuesto no es una hipótesis, es meramente un título para los Componentes. En cambio, en la segunda columna, el propósito propuesto sí es una hipótesis sobre lo que resultaría si se utilizan los Componentes. Es importante “atreverse” a formular una hipótesis -- decimos esto porque no controlamos este resultado. ¿Por qué contruimos una carretera entre A y B? No diríamos “infraestructura vial incrementada”, porque no encierra hipótesis. SE SUGIERE HACER EL EJERCICIO DE HIPÓTESIS VINCULADAS

EJEMPLO DE HIPÓTESIS VINCULADAS Objetivo General Contribuir a la reducción de enfermedades causadas por impurezas en el agua. Objetivo Específico La población rural sigue prácticas higiénicas. Componentes 1. Comunidades en la región occidental abastecidas de agua potable. 2. Personal de servicios de salud pública capacitados. Actividades 1.1 Seleccionar sitios para pozos. 1.2 Organizar a los trabajadores de campo. 1.3 Excavar pozos. 2.1 Desarrollar el curriculum. 2.2 Reclutar al personal de servicios de salud. 2.3 Realizar los cursos de capacitación. Se sugiere examinar esta lámina de abajo hacia arriba.

LAS FILAS DE LA MATRIZ DE DISEÑO PROPORCIONAN INFORMACIÓN DE LOS CONCEPTOS ANTERIORES, EN CUATRO MOMENTOS DE LA VIDA DEL PROYECTO: Objetivo General Objetivo Especifico Resultados Entregados durante la ejecución del proyecto (productos). Actividades Requeridas para completar los resultados a ser entregados. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 33

OBJETIVO GENERAL: (SÓLO UNO). Es el para qué del proyecto Indica cómo el proyecto contribuirá a la solución del problema, pero sin resolverlo Provee la razón de ser del proyecto. Se vincula a los grandes problemas del país. Significa el impacto del proyecto Se alcanza en el largo plazo, cuando el proyecto ya está en operación (5 a 10 años) MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 35

IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL Conocer metas trazadas por autoridades magisteriales, técnicas y de planificación, así como las agencias financiadoras Una cartera de proyectos puede estar orientada a un mismo objetivo general El objetivo general describe el programa global al que apunta el proyecto y otros proyectos más.

OBJETIVO ESPECÍFICO: (SÓLO UNO). Es el ¿por qué? del Proyecto. Establece la contribución que el proyecto realizará para el logro del Objetivo General. Significa el efecto del proyecto, el encuentro entre oferta y demanda Se alcanza en el mediano plazo (3 a 5 años), cuando el proyecto está en operación 35

SOBRE EL OBJETIVO ESPECÍFICO Describe la utilización de los resultados del proyecto. Describe cómo operará la institución en forma diferente, por haber ejecutado el proyecto. Frecuentemente el cambio es en el comportamiento de los beneficiarios. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

DEFINIR EL OBJETIVO ESPECÍFICO Se debe especificar UN SOLO objetivo específico (sentido práctico, no lógico) Especifica razón de los resultados, pero no indica otros posibles efectos del proyecto Está fuera de la responsabilidad del equipo ejecutor El equipo asume la responsabilidad por los resultados, pero no por lo que las instituciones harán con ellos

Ejemplo: el proyecto produce los resultados Escuelas construidas y funcionando Material educativo producido y distribuido Programa de capacitación de maestros realizado Pero no se responsabiliza por: Cambio de tecnología educativa Indice de repitencia Variaciones en la cobertura educativa

RESULTADOS Recomendable de 3 a 7 Productos específicos, resultantes de las actividades: obras, servicios, asistencia técnica y capacitación, que se requieren durante la ejecución del proyecto. Establecen la estrategia para lograr el Objetivo Específico. Se expresan en trabajo terminado, en forma mensurable. 36

RESULTADOS Por ellos se hace responsable el equipo de trabajo. Deben describirse verbos de acción, que indiquen claramente lo que se requiere (acciones terminadas o completadas en el futuro). Describen lo que el proyecto va a producir. 36

GUÍA PARA DETERMINACIÓN DE RESULTADOS ¿Resultados concretos y medibles? ¿Se pueden obtener durante la ejecución del proyecto? ¿Contribuyen a alcanzar los objetivos? ¿Se obtendrán todos los resultados con las actividades previstas? MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

ACTIVIDADES Las necesarias para completar cada uno de los resultados del proyecto. Indicarse como procesos. Anotar únicamente las más importantes y correlacionarlas numéricamente con los resultados. Determinan el presupuesto que se requiere. Definen cómo se va a llevar a cabo el proyecto. 37

IDENTIFICAR ACTIVIDADES CLAVE Usar de 3 a 5 actividades para un resultado Lo suficiente para esbozar lo requerido para lograr el resultado Son base para una desagregación mayor en un plan de ejecución Sirven para determinar el presupuesto MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

IDENTIFICAR ACTIVIDADES CLAVE Deben incluir acciones del equipo ejecutor- administrador: Sistema de seguimiento e informes Plan de evaluación Programa de reuniones y revisiones del equipo MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

GUÍA PARA LA DETERMINACIÓN DE ACTIVIDADES ¿Son suficientes estas actividades para obtener los resultados previstos? ¿Indican estas acciones la estructura básica y la estrategia del proyecto? ¿Corresponden estas actividades a los resultados planteados? MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

INSUMOS Recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la ejecución de las actividades, la obtención de resultados y el logro de los objetivos previstos. Deben redactarse en términos de personal, bienes y costos. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

GUÍA PARA LA DETERMINACIÓN DE INSUMOS ¿Se incluyen todos los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitan? ¿Está claramente definido a qué participante le corresponde aportar los insumos? ¿ La descripción permite determinar si son adecuados? ¿Se especifica el tipo, monto y contenido de los insumos previstos? ¿Se establecen para cada actividad los insumos que se necesitan?

INDICADORES Conceptos importantes: Objetivo General Conceptos importantes: Si lo podemos medir, lo podemos administrar. Los indicadores deben expresarse en términos de cantidad, calidad y tiempo o plazo. Los indicadores a nivel de Objetivo Específico miden el impacto al terminar la ejecución del proyecto. Indicadores Objetivo Específico A. Cantidad, Calidad y Tiempo o Plazo (CCT) Cantidad --- ¿Cuánto? Calidad --- ¿De qué tipo? Tiempo --- ¿Para cuándo? Es importante señalar la dificultad que se tiene para establecer calidad, pero es necesario para tener algún tipo de comparabilidad a través del tiempo. B. ¿Cómo sabemos o nos enteramos que hemos tenido éxito? C. Necesario para forzar claridad en los objetivos. D. Importancia de proveer una base “objetiva” para la evaluación. E. Es necesario tener metas cuantificables, tanto para la gestión o administración del proyecto, como para evaluarlo. F. La necesidad de medir lo que es importante. G. La necesidad de que los indicadores estén acordados entre los diseñadores y los ejecutores del proyecto. H. Otros conceptos importantes para considerar: Lugar Grupo social Indicadores Componentes Resumen del Presupuesto Actividades

INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE Identifican lo que se quiere cambiar. Deben expresarse en términos de la cantidad, calidad y tiempo. Demuestran los resultados. Elementos que permiten medir el grado de avance o logro de resultados y objetivos en diferentes momentos. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 38

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE Pueden ser cualitativos y cuantitativos. Sirven de base para el monitoreo y la evaluación. Conviene hacer más de un indicador por resultado y objetivo. Deben ser concretos y reflejar aspectos esenciales. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS IVOS Deben ser Independientes en los diferentes niveles. Deben ser objetivos y reflejar evidencias de que lleguen a las mismas conclusiones. Deben ser verosímiles y que registren cambios atribuibles al proyecto. fundamentados en datos fácilmente disponibles o recopilables.

GUÍA PARA LA DEFINICIÓN DE INDICADORES ¿Permiten medir el grado de avance o logro de resultados en diferentes momentos? ¿Reflejan aspectos esenciales? ¿Reflejan evidencia que llevan a las mismas conclusiones? ¿Permiten registrar cambios atribuibles directamente al proyecto? ¿Se fundamentan en datos disponibles o recopilables?

MEDIOS DE VERIFICACIÓN ¿CÓMO OBTENEMOS LA EVIDENCIA? Objetivo General Conceptos importantes: Los indicadores y medios de verificación: - deben ser prácticos y económicos - proporcionan la base para supervisar y evaluar el proyecto Medios de Verificación Objetivo Específico La columna de Medios de Verificación debe ser abordada como “notas al pie” en un documento bien presentado, con indicación de fuentes exactas. A. Requiere que se considere la disponibilidad de la información Con frecuencia hay la tentación de escribir “datos del Ministerio de Agricultura” o “datos de cuentas nacionales”, sin determinar: si dicha información está disponible con la regularidad requerida; o con la actualización requerida; o con la desagregación requerida; o con la frecuencia requerida. B. Si es importante y no está disponible, hay que agregar una Actividad (o Componente) y presupuestarla. C. Es importante hacer las preguntas siguientes: ¿Quién lo necesita? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Con qué grado de detalle? Medios de Verificación Componentes Medios de Verificación Actividades

FUENTES DE VERIFICACIÓN Medios que permiten obtener la información necesaria sobre los indicadores para verificar si los resultados esperados se están logrando. Datos para determinar las fuentes de verificación: ¿Donde obtener la información necesaria? ¿Qué información obtener? ¿De qué forma se obtiene la información? ¿Quién debe obtener la información?

CARACTERÍSTICAS DE LAS FUENTES DE VERIFICACIÓN Indican en dónde encontrar la información para verificar el cumplimiento de los indicadores. Si no se pueden verificar los IVO, cambiarlos. Si las fuentes de verificación van a tener un costo e insumos, incluirlas en el Presupuesto y en el Plan de Ejecución. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL 39

PREGUNTAS CLAVE PARA FACILITAR SU ANÁLISIS: ¿Indican estas fuentes qué información obtener, donde, de qué forma y quién la obtiene? ¿Se cuenta por lo menos con una fuente de verificación para cada indicador? MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

SUPUESTOS Y FACTORES EXTERNOS ¿Cómo podemos manejar los riesgos? (Sustentabilidad). Objetivo General Conceptos importantes: Aclarar o refinar aquellos supuestos y riesgos que son demasiado generales. Analizar la importancia y probabilidad de los mismos. Hacer seguimiento y administrar los supuestos durante la ejecución. Supuestos Objetivo Específico A. Existen riesgos a cada nivel: Actividad -- fondos de contraparte disponibles; acuerdos con sindicatos y gremios; disponibilidad de insumos; etc. Componente -- clinicas rurales: personal médico dispuesto a vivir en zonas rurales. Propósito -- recuperación financiera de una empresa de servicios públicos: el gobierno no está dispuesto a cambiar la política de precios o tarifas. B. Tienden a ser más generales a nivel de Propósito y más específicos a nivel de Actividades. C. Se expresan como objetivos, en forma positiva -- es necesario que ocurran para lograr el nivel siguiente. D. Están fuera del control del ejecutor del proyecto. Supuestos Componentes Supuestos Actividades

HIPÓTESIS O SUPUESTOS Factores externos, como situaciones, acontecimientos o decisiones que afectan el proyecto, pero están fuera del control del mismo. Permite prever todos los riesgos y probabilidades de la dirección del proyecto y determinar las áreas que necesitan más información o investigaciones adicionales MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

SE RECOMIENDA HACER EL EJERCICIO DE SUPUESTOS SUPUESTOS: CÓMO ANALIZAR 1. ¿Es externo al proyecto? Sí No (no incluir ) 2. ¿Es importante? Sí No (no incluir) 3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra? No es probable Probable (=Supuesto) Muy probable (no incluir) Un miembro del Equipo de Proyecto sugiere un Supuesto. De ahí, se aplica este pequeño cuestionario. 1. ¿Es externo al proyecto (o está fuera del control del ejecutor)? Si la respuesta es No, no se incluye como Supuesto. 2. ¿Es importante? Esto se basa en un juicio de valor del Equipo de Proyecto. 3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra? Hay un rango de probabilidades que va de 0 (no ocurrirá) a 1 (certeza). Aquellos posibles supuestos cuya probabilidad de ocurrencia se aproxime a 0 ó a 1 se excluyen de la Matriz de Marco Lógico. Pero, si la probabilidad de ocurrencia se aproxima a 0, entonces habría que considerar si el proyecto puede ser rediseñado (o ajustado) para evitar que sea un “Supuesto Fatal”. SE RECOMIENDA HACER EL EJERCICIO DE SUPUESTOS 4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto? Sí (rediseñar el proyecto) No (supuesto fatal - Pare!)

IMPORTANCIA DE ESCLARECER LOS SUPUESTOS Los Supuestos pueden derivarse del Análisis de Involucrados, el árbol de objetivos o cualquier otra fuente de información sobre las condiciones del entorno del proyecto. Los Supuestos deben ser formulados como condiciones positivas (como un objetivo). Los Supuestos: no deben ser parte de la estrategia del proyecto; son importantes para el éxito del proyecto. Hacer explícitos los Supuestos ayuda a mejorar la comunicación entre la Gerencia del proyecto y la Superioridad. Los Supuestos identifican claramente lo que está fuera del control de la unidad ejecutora. Puntos fundamentales: 1. Los Supuestos que son muy generales no son útiles. 2. En la etapa de diseño de un proyecto, una vez que el Equipo de Proyecto decide colocar un Supuesto en la Matriz de Marco Lógico, debe considerar si habría alguna(s) Actividad(es) que pudiera(n) llevarse a cabo dentro del ámbito del proyecto, que aumentaría la probabilidad de que el Supuesto ocurra. 3. Los ejecutores del proyecto deben: velar siempre por el cumplimiento de los Supuestos; llevar a cabo las gestiones apropiadas tendientes a aumentar la probabilidad de ocurrencia de los Supuestos; y alertar a la Superioridad si parece que un Supuesto no va a ocurrir.

LÓGICA HORIZONTAL DE LA MATRIZ DE DISEÑO DEL PROYECTO Objetivo General Condiciones para sostenibilidad del Proyecto Objetivo Específico Condiciones Externas Resultados Condiciones Externas Actividades Condiciones Externas Condiciones previas 44

ESQUEMA DEL CONTENIDO DE LA MATRIZ DE DISEÑO DEL PROYECTO Los Objetivos El Entorno del Proyecto El Proyecto 41

ESQUEMA DEL CONTENIDO DE LA MATRIZ DE DISEÑO DEL PROYECTO Objetivo General Específico Factores Externos Factores Externos Resultados Factores Externos Actividades Factores Externos 42

PLAN DE EJECUCIÓN Insumos Resultados Actividades Respon- sable Cronograma Requisito previo Humano Material Financiero 45