Jornadas de Capacitación en Administración y Manejo de Condominios TEMAS: 3) Cómo registrar las decisiones tomadas en el Libro de Actas. 4) Programación de los actos de conservación y mantenimiento del edificio. Por: Rafael Ángel Viso Ingenuo

Tema 3: Cómo registrar las decisiones tomadas en el Libro de Actas de la Junta de Condominios. Lo que establece el art. 20, literal “g” de la Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela. ¿Quién debe llenar el libro de actas: la Junta o el Administrador? La necesidad de un Secretario de la Junta La presencia del Administrador como ente especializado. Lo que no dicen en sus contratos de servicios, ni hacen los administradores hoy día. ¿Qué significa llevar el Libro de Actas: llenarlo, tenerlo o custodiarlo? Interpretando lo que quiere la ley: la presencia del administrador en las reuniones de la Junta. La seguridad de la información del libro de Actas: ¿cómo lograrla? La autenticación de toda su información y su resguardo digital.

Continuación Tema 3: 3) La elaboración de las agendas de debate y minutas de los resultados de las reuniones de la Junta. ¿Cómo se prepara la agenda de debate? ¿Quién la distribuye entre los miembros de la Junta? ¿Cuándo y cómo se distribuye previa a su tratamiento? La elaboración de la minuta digital en tiempo real, al momento de reunirse la Junta. Su firma, archivo y control de seguimiento. Su transcripción definitiva en el Libro de Actas de la Junta. 4) Metodología para transcribir el Acta en el Libro: Transcripción de la minuta que previamente han revisado y firmado los miembros de la Junta. Estructura del contenido de la minuta: fecha, encabezado: Lugar, hora y miembros presentes; número de reunión; cuerpo: el primer punto fijo de toda minuta: la lectura del acta anterior y el resto de los puntos (todos en una columna; y en la columna paralela, anotación de los resultados del debate de cada uno; las observaciones finales (si las hubiere); y la firma de la minuta o aprobación vía correo electrónico desde la dirección registrada de cada uno de sus miembros principales. El registro de la voz de los miembros suplentes de la Junta.

Tema 4: La programación de los actos de conservación y mantenimiento del edificio. Definición de acto de conservación o mantenimiento preventivo; mantenimiento correctivo y mantenimiento predictivo. La importancia de planificar todos los mantenimientos en el condominio. Como factor de ahorro sostenido en el tiempo. Como factor de revalorización de los apartamentos o locales. Como herramienta de combate de la ruina y de la mora de propietarios.

3) ¿Cómo programar los mantenimientos en el Condominio? Continuación Tema 4: 3) ¿Cómo programar los mantenimientos en el Condominio? Elaboración de Tabla en Excel: contenido básico: determinación de áreas y bienes comunes; frecuencia; responsables de ejecutarlos; recursos humanos y materiales necesarios; supervisión de su realización; reportes de su realización; control de los reportes por la Junta, etcétera. La programación financiera de los distintos tipos de mantenimientos: Los gastos fijos derivados de los mantenimientos preventivos Los mantenimientos correctivos (reparaciones menores o mayores) aprobados por la Junta. Referencia a los mantenimientos predictivos y su incidencia financiera. 4) Utilidad del control de los mantenimientos: Actualización del inventario de bienes o cosas comunes y su valor. Garantía de buen funcionamiento de las cosas comunes. Actualización y mantenimiento de la relación comercial con los proveedores y su importancia.

Conclusiones: Los mantenimientos son indispensables para la existencia y cumplimiento de los fines de la estructura física y del urbanismo por el cual fue diseñado el condominio. Las Juntas de Condominios y los administradores inmobiliarios son los responsables legales de velar porque se realicen tales mantenimientos, so pena de responsabilidades civiles y penales. El mejor ahorro en el condominio es la inversión en todos los mantenimientos que requiere su estructura. A mayor ejecución de un correcto mantenimiento, mayor será la revalorización económica de las unidades susceptibles de apropiación particular. Hay tipos de mantenimientos que no tienen que ser aprobados legalmente por la Asamblea de Propietarios.