Programa de Adecuación a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) Octubre de 2005
Contenidos Introducción Definiciones Ficheros de titularidad EASP y Ficheros de Proyectos Ficheros declarados en la Agencia Española de Protección de Datos (AGPD) Siguientes pasos
Introducción En la realización de nuestro trabajo diario es frecuente que se manejen datos personales a través de las diferentes aplicaciones corporativas o en el desarrollo de proyectos. Desde hace más de un año la Escuela viene desarrollando un programa de adecuación a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) en el cual se han llevado a cabo múltiples acciones: inventario de ficheros, inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos, redacción del documento de seguridad para cada fichero, mejora de las infraestructuras tecnológicas de seguridad de la Escuela, redacción de las cláusulas para contratos con terceros, etc. El presente documento pretende describir la situación actual de dicho proyecto de adecuación, y los pasos pendientes por realizar para que cada uno de los profesionales que formamos la EASP tengamos la información y herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación española actual en materia de protección de datos, aumentando de esta manera la calidad de muchos de los procesos que realizamos y evitando las posibles infracciones derivadas de su incumplimiento.
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Definiciones A continuación se describen los conceptos clave relacionados con el tratamiento de datos de carácter personal: Datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. Se entenderá por dato de carácter personal cualquier información que nos aporte datos sobre una persona concreta o que mediante esa información podamos identificar. Existen diferentes niveles de datos, que determinarán una mayor o menor protección de los mismos. Todos aquellos datos relativos a salud son de nivel alto, el cual exige la máxima protección. Fichero de datos de carácter personal (fichero): Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. (Artículo 3 LOPD). Un fichero de datos de carácter personal puede corresponderse en la práctica con uno o varios ficheros digitales, bases de datos o archivos en papel. Responsable del fichero: persona física o jurídica de naturaleza pública o privada u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. (Artículo 3 LOPD). En nuestro caso este rol recae sobre la gerencia para aquellos ficheros de titularidad de la EASP.
Definiciones Responsable Propietario del fichero: persona física u órgano específico de la Escuela, que por delegación del Responsable del Fichero tiene bajo su responsabilidad todo lo concerniente a la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, visualización, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias de los ficheros de datos de carácter personal. Mantiene contacto diario con la aplicación, conoce su funcionamiento, vela por la seguridad de la misma y trabaja en coordinación con el Responsable de Seguridad. Para la Escuela esta figura se concreta en los responsables o coordinadores de las Unidades, Áreas, Servicios o Proyectos que tienen bajo su control específico datos de carácter personal cualquiera que sea su formato. Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos por cuenta del Responsable del Fichero. (Artículo 3 LOPD). Profesionales de la Escuela que manejan datos de carácter personal en el desarrollo de sus actividades diarias. También se consideran encargados del tratamiento aquellos terceros contratados por la Escuela para hacerlo. Todas las empresas contratadas por la Escuela así como los contratos por arrendamiento de servicio que dispongan de cualquier base de datos de la Escuela para el trabajo que tienen que realizar, tienen la consideración de Encargados del Tratamiento, y requieren que se haya recogido contractualmente la asunción de las responsabilidades establecidas en la LOPD.
Definiciones Responsable de seguridad: cuyas funciones serán las de coordinar y controlar las medidas definidas en el documento de seguridad, sirviendo al mismo tiempo de enlace con el Responsable del Fichero y los Responsables Propietarios de los ficheros, sin que esto suponga en ningún caso una delegación de la responsabilidad que corresponde a los anteriores. (Artículo 16 RD 994/1999). En nuestra organización este rol recae en el Responsable de Sistemas de Información.
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Ficheros de titularidad EASP y Ficheros de Proyectos Ficheros EASP: son aquellos ficheros en los que la Escuela ejerce como Responsable del Fichero, tiene bajo su responsabilidad todo lo concerniente a la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, visualización, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias de los datos de carácter personal. Ejemplos: Usuarios de la biblioteca, alumnos de cursos, registro de cáncer, etc. Ficheros de Proyectos: ficheros de datos en los que la Escuela actúa como cesionario de una información suministrada por el verdadero Responsable de los mismos. Esto ocurre cuando el SAS, un Distrito, o cualquiera de nuestros clientes nos proporcionan ficheros con datos personales de su propiedad para la realización de proyectos. Ejemplos: Estudio de la Situación General de Salud de la Población de Huelva, Efectividad de un modelo de gestión de casos en atención domiciliaria, etc
Resumen protocolo de actuación para ficheros LOPD A continuación se muestra de manera esquemática el protocolo a realizar para el uso de ficheros con datos de carácter personal EASP y de Proyectos: Actividad Ficheros EASP Ficheros Proyectos 1. Alta del fichero en el inventario de la Escuela X 2. Inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos 3. Determinación de medidas de seguridad técnicas y organizativas de acuerdo con el nivel de protección requerido 4. Redacción del Documento de Seguridad del Fichero
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Ficheros declarados en la Agencia Española de Protección de Datos (AGPD) A continuación se enumeran los ficheros de titularidad de la Escuela, declarados actualmente en la Agencia Española de Protección de Datos: Absys: usuarios de la biblioteca BAS: gestión de personal Déjalo y gana: concurso déjalo y gana GESOL: gestión de solicitudes de cursos MEHIB: participantes de talleres sobre drogas Oleada: estudio de la Situación General de Salud de la Población de Huelva Pixelware: consultantes del CADIME Cooperación: consultores, asesores y colaboradores de cooperación Pubmail: clientes del servicio de publicaciones EPIC: estudio prospectivo europeo sobre dieta, cáncer y salud. INCAR: registro de cáncer de la provincia de Granada CRM: proveedores, clientes y contactos de la Escuela
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Siguientes pasos Si estás trabajando con ficheros que contengan datos de carácter personal que no estén en la lista de ficheros declarados mostrada anteriormente, es necesario que te pongas en contacto con el área de Sistemas de Información para notificarnos dicha situación y que te indiquemos qué hacer, tanto para ficheros de titularidad EASP como para ficheros de Proyectos. Se va a enviar por email el Documento de Seguridad de la Escuela. La sucesivas actualizaciones del mismo estarán disponibles en nuestra intranet. A través de las distintas direcciones de línea se os hará llegar un protocolo de actuación a aplicar en el comienzo de proyectos en los que esté previsto trabajar con datos de carácter personal. Se van a celebrar una serie de sesiones formativas cuyas fechas se anunciarán en breve.
Gracias por tu colaboración