COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Este Esta presentación, que se recomienda ver en modo de presentación, muestra las nuevas funciones de PowerPoint. Estas diapositivas están diseñadas para ofrecerle excelentes ideas para las presentaciones que creará en PowerPoint 2010. Para obtener más plantillas de muestra, haga clic en la pestaña Archivo y después, en la ficha Nuevo, haga clic en Plantillas de muestra.

MARCO LEGAL Coordinación de Administración de Documentos DISPOSICIÓN DOCUMENTAL INFRAESTRUCTURA HISTORIA ARCHIVO SANTA ROSA CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Coordinación de Administración de Documentos

Marco Legal Base Legal para el manejo de archivos

Base Legal para el manejo de archivos Ley Archivos Generales del Estado y Municipios de Guanajuato; p.o. 96, 3° parte de decretos 72, 15 de junio 2007. Los artículos 17 de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato y 21 del Reglamento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato para el Poder Ejecutivo, se elabora y valida el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Salud e Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato. Reglamento de Archivos Generales del Estado de Guanajuato, 2° parte p.o. 2 de noviembre de 2007   Reglamento Interior de la Ley Orgánica del Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato. DECRETO Gubernativo Número 230, Periódico Oficial de la Federación, Número 154, 25 de septiembre del 2012.

Base Legal para el manejo de archivos Reglamento Interior de la Secretaria de Salud, articulo 11, fracción XIX, y articulo 32 fracciones II, X y XI:   Artículo11. Corresponde al Subsecretario de Administración y Finanzas. Fracción XIX. Coordinar el sistema de administración de documentos y archivos de la Secretaría y proporcionar la información institucional derivada de éste a las unidades administrativas que lo requieran.

Base Legal para el manejo de archivos Articulo 32. Corresponde a la Dirección General de Tecnologías de la Información.   Fracción II. Establecer los políticas y la normatividad técnica aplicables para el uso innovador de las tecnologías de la información y el manejo de documentos y archivos de la Secretaria, así como sus órganos desconcentrados y promover su establecimiento en los organismos descentralizados agrupados en el sector coordinado y en los Servicios Estales de Salud. Fracción X. Representar a la Secretaría ante órganos normativos del Gobierno Federal en materia de archivos y administración de documentos y ser el enlace con el Archivo General de la Nación. Fracción XI. Normar los procedimientos conducentes a la identificación, acopio, la disposición final de la documentación institucional generada por las unidades administrativas centrales y órganos desconcentrados y someterlos al Comité de Información.

Infraestructura Tipos de cajas de archivo , anaqueles , requerimientos

LO IDEAL EN INFRAESTRUCTURA DE ARCHIVO

SECRETARÍA DE SALUD INSTALACIÓN DE ARCHIVOS El lugar en que esta ubicado el archivo es un edificio de más de 50 años de antigüedad. Ubicado en un ambiente boscoso en la Sierra de Santa Rosa de Lima, Guanajuato

SECRETARÍA DE SALUD Por ser un edificio antiguo se han realizado trabajos de mantenimiento continuo, de pintura de paredes exteriores como interiores, impermeabilización de techo y fumigación mensual.

SECRETARÍA DE SALUD No había seguridad la 24 horas , ni extintores y la fumigación se realizaba esporádicamente . Ahora existe dos vigilantes para las 24 horas , divididos en turnos de 24 X 24; se cuenta con extintores manuales y fumigación cada mes. La instalación eléctrica original del edificio estaba por dentro, los focos eran los tradicionales de bombilla. Actualmente se utilizan lámparas de barra de luz, la instalación eléctrica ha sido renovada, expuesta y entubada.

SECRETARÍA DE SALUD No se disponía de instrumentos para medir la temperatura, había humedad en techos, pisos y paredes . Esta en proceso de compra del Termo Higrómetro para medir y registrar la temperatura . El edificio fue pintado. Anteriormente no se contaba con racks . No había ni escalera ni aspiradora. Ahora se cuenta con una escalera, aspiradora y se hicieron modificaciones para meter soportes en las estanterías y la introducción de racks nuevos .

SECRETARÍA DE SALUD No existía un habito de abrir las ventanas para que existiera una buena ventilación dentro de las instalaciones . Ahora se ventila diariamente el acervo manteniendo las ventanas abiertas por periodos durante el día. La limpieza a fondo de realiza cada dos semanas, en el pasado no había personal que se encargara de esto y se hacia esporádicamente . Ahora ya se cuenta con una aspiradora para ello que apoya las labores de mantenimiento.

SECRETARÍA DE SALUD

SECRETARÍA DE SALUD

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Definición , tipos, vigencia

En el manejo y control adecuado de archivos institucionales, además de su correcta organización operativa son necesarios dos instrumentos técnicos que garanticen por igual, el flujo de los documentos, el acceso oportuno a los mismos y los tiempos de conservación. En este caso presentamos Catalogo de disposición documental. Los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos, y que especifica los valores documentales, los plazos de conservación, l a vigencia documental, la clasificación de reserva e histórico y el destino final.   Este instrumento de consulta y control archivístico, tiene como base el ciclo vital del documento, por lo que comprende desde la creación del mismo, como resultado de una actividad de gestión o tramite administrativo, hasta el momento en el que se resuelve su eliminación.

Definición de Archivo El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a: El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. El lugar donde se custodia dicho fondo. La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Tipos de archivo Archivo vertical:  Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva. Archivo lateral:  Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal:  Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos:  activos, semiactivos e inactivos. Archivos activos:  Aquél donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo:  Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo:  Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

Administración de documentos Administración de documentos. Conjunto de métodos y practicas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Archivística. Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración de documentos. Archivo de concentración. Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los archivos de tramite y los conserva de manera precautoria hasta que cumplen su vigencia.  

Archivo de trámite. Unidad archivística responsable de procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso constante. Conserva archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere a un archivo de concentración. Archivo electrónico. Cualquier información registrada de tal forma que solo se puede ser procesada por la computadora y que tiene calidad de documento de archivo (ver documento electrónico de archivo). Archivo histórico. Unidad archivística responsable de la conservación y divulgación de archivos con valor permanente que previamente han sido valorados y transferidos por elarchivo de concentración. También puede recibir donaciones, depósitos o adquirir por compra archivo.

Baja documental. Eliminación de aquellos archivos cuyos valores administrativos, legales o contables hayan prescrito y que no contengan valor histórico. Catalogo de posición documental. Registro general y sistemático que establece los periodos durante los cuales un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios. Ciclo vital de archivos electrónicos. Etapas por las que cursan los archivos en medios electrónicos: diseño del sistema que conservarlos archivos, creación y mantenimiento del sistema que incluye preservación y uso. Ciclo vital de los documentos. Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa : uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de tramite; etapa semiactiva: uso esporádico por el área generadora con valores primarios, archivo de concentración; etapa histórica: valores permanentes, uso público, archivo histórico.

Documentos de archivo Documento: que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o ene el ejercicio de su actividad o función. Documentos de archivo Aquel que tiene carácter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o función, son exclusivos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan con otros. Principio de respeto al orden original. Principio básico de la archivonomía que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

Valor contable. de los documentos que sirven de explicación, justificación comprobación de las operaciones contables y financieras. Valor histórico. el que se posee un documento con fuente primaria para la historia. Valor jurídico. Es el valor que tiene los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. Valor legal. Aquél que se pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley. Valor primario. Aquél que tiene el documento a partir de su creación o recepción , puede ser legal, jurídico , administrativo y contable.

Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social. Se entiende por documento de archivo al documento que sin importar su forma o medio, ha creado, recibido manejado y usado por un individuo u organización en el cumplimiento de sus obligaciones legales o ejercicio de su actividad o función. El documento de archivo tiene carácter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o función, es único, tiene autoridad, es estático y se interrelaciona entre sí.

Los archivos contienen información que se constituye en un recurso valioso y en un archivo importante de las instituciones que permiten a estas: Conducir sus funciones de manera ordenada, eficiente y transparente Prestar servicios de forma consistente y equitativa   Fundamentar y documentar el desarrollo de políticas y la toma de decisiones administrativas 

Las vigencias documentales de archivos se establecen con propósito de: para los archivos Las vigencias documentales de archivos se establecen con propósito de: Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional y optimo de los mismos

Archivo de Concentración Valor documental primario VIGENCIAS DOCUMENTALES GENERALES Valores Primarios Vigencia documental Vigencia Archivo de trámite Archivo de Concentración Administrativo 6 años 2 años 4 años Contable y/o Fiscal Legal y/o Jurídico 12 años 10 años Valor documental primario Ejemplos Administrativo Planes de trabajo, expedientes de personal, proyectos, programas, expedientes clínicos, bitácoras de obra, informes de labores. Contable Nóminas, cuentas por liquidar certificadas, facturas, pólizas, contra recibos, cheques, pagarés, créditos hipotecarios. Fiscal Comprobantes de pagos por derechos, productos y aprovechamientos, impuestos federales y locales (Pagos de ISR, pagos de IVA, impuestos sobre nómina). Legal Leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, códigos, compilaciones jurídicas, convenios, tratados, actas constitutivas, bases de coloración. Jurídico Denuncias, juicios sucesorios, amparos, faltas, notificaciones, demandas, amparos, peculados, entre otros. CATLOGO Y CARATULA

FORMATO DE CONTROL DE ARCHIVO INACTIVO INSTITUTO DE SALUD PÚBLICA DEL ESTADO DE GUANAJUATO ORGANIZACIÓN Y DEPURACIÓN DEL ARCHIVO INACTIVO 1 2 No. de Caja Área Generadora Fecha de Inicio del Documento Fecha de Termino del Doc No. Control Cantidad Documento Tipo de Docuemento Contenido del Documento Original Copia 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12   1.- SE ANOTARA LA DIRECCION GENERAL A QUE PERTENECE DICHO ARCHIVO 2.- SE ANOTARA LA SUBDIRECCION O DEPARTAMENTO 3.- NUMERO CONSECUTIVO DE ORDEN DE CAJA ( ESTO LO DESIGNARA, CONTROL DE ARCHIVO INACTIVO ) 4.- NOMBRE DE LA DIRECCION, SUBDIRECCION O DEPARTAMENTO QUE GENERA EL DOCUMENTO EN REFERENCIA 5.- FECHA DE EMISION DEL DOCUMENTO 6.- FECHA DE TERMINO DEL DOCUMENTO ( NOTA SI NO SE CUENTA CON FECHA DE TERMINO SE ANOTARA UNICAMENTE S/F ) 7.- SE ANOTARA EL FOLIO, SI SE TIENE, O EN SU CASO EL NUMERO DE CONTROL QUE SE LE ASIGNE AL DOC. 8.- SE ANOTARA EL NUMERO UNIDAD QUE CORRESPONDA. 9.- CRUZA CON UNA X LA CASILLA QUE CORRESPONDE 10.- CRUZA CON UNA X LA CASILLA QUE CORRESPONDE 11.- SE ANOTARA EL TIPO DE DOCUMENTO O UNIDAD ( FOLDER, CARPETA, LEGAJO, PAQUETE, SOBRE, CAJA ETC. ) 12.- SE ANOTARA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO EN FORMA BREVE Y PRECISA, DE TAL MANERA QUE AL LEERLO SE PUEDA DETERMINAR LA ESCENCIA DEL MISMO. ( NO SE ANOTARA LA PALABRA VARIOS )

Clasificación archivística Clasificación, identificación y agrupación de expedientes

En el manejo y control adecuado de archivos institucionales, además de su correcta organización operativa son necesarios dos instrumentos técnicos que garanticen por igual, el flujo de los documentos, el acceso oportuno a los mismos y los tiempos de conservación.

El Cuadro General de Clasificación, como instrumento técnico y simplificado permitirá utilizar un esquema de ordenamiento homogéneo en los archivos de la Secretaria de Salud e Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato ; su estructura jerárquica, por lo que se encuentra integrado por los niveles de Fondo, Subfondo Secciones, Subsección y Series Institucionales.   La clasificación es el proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base a la estructura orgánica

Ejemplo de clave archivística FONDO = SECRETARÍA DE SALUD SUBFONDO = INSTITUTO DE SALUD PÚBLICA DEL ESTADO DE GTO. SECCION = COORDINACION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBSECCION= DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACCIÓN SERIE= NÚMERO PROGRESIVO TEMA RELACIONADO CON EL ASUNTO DEL EXPEDIENTE POR ÁREA SEGÚN SEA EL CASO. CLAVE ARCHIVÍSTICA (SERIE) SS.ISAPEG/CGAyF/DGA.1 CATALOGO MANUAL

gracias. Jorge Flores Ibarra Coordinador de Administración de Documentos POR SU ATENCION GRACIAS gracias.