Metodología de Implementación de Sistemas ERP Gestión de Sistemas de Información

Fases del proyecto Planificación del proyecto Definición de Procesos de Negocio Desarrollo y Confirmación Preparación Final Producción y Mantenimiento

Fases del proyecto Planificación del proyecto 8. Kickoff meeting 7. Preparación de Project Charter 6. Plan de Proyecto 5. Facilities, instalaciones y soporte técnico 4. Selección de team de proyecto 3. Definición de métricas 2. Definición de alcance 1. Acuerdo de expectativas

Fases del proyecto Definición de Procesos de Negocio Instalación del sistema (Entornos) Entrenamiento al equipo de proyecto Revisión y definición de procesos de negocio Configuración del Sistema (en base a los procesos de negocio definidos) Definición de desarrollos, interfaces y conversiones

Desarrollo y confirmación Fases del proyecto Desarrollo y confirmación Desarrollo de modificaciones/agregados al software. Interfaces y conversiones Selección de casos de prueba Realización de pruebas unitarias Realización de prueba de integración Preparación de materiales de entrenamiento para usuarios finales

Fases del proyecto Preparación final Definición de Cut-Over Plan Entrenamiento a usuarios finales Documentación Preparación de entorno de producción Ejecución de Cut-Over Plan Ejecución de conversiones

Fases del proyecto Producción y mantenimiento Go live Soporte Post-Implementación Monitoreo Conclusiones y lecciones aprendidas Refinamiento del sistema y mejora continua

SELECCIÓN DE ERP – Request for proposal (RFP) Gestión de Sistemas de Información

RFP (Request for proposal) 1 5 Introducción al proceso de selección Especificaciones de requerimientos funcionales 2 6 Introducción a la compañía Especificaciones de requerimientos técnicos 3 7 Situación actual de IT Nivel de apertura de cotizaciones – templates y formularios 4 8 Situación futura de IT Criterios de evaluación de propuestas

RFP (Request for proposal) 1 Introducción al proceso de selección Narrativa de los antecedentes que llevaron a realizar esta selección y descripción del proceso. Debe incluir: Motivación del Proyecto. Objeto de la Selección: Aplicación, implementación/Servicios, Plataforma. Introducción al Proyecto: Etapas, Alcances a Alto Nivel, Estimación de Plazos Totales. Componentes de alto nivel que deberá incluir la propuesta. Descripción del proceso de selección: Períodos de consulta, modalidades de consulta y respuesta, plazos para entrega de propuestas, selección de finalistas (si aplicara), modalidad de comunicación de resultados, y fecha de finalización del proceso de selección. Datos de Contacto.

RFP (Request for proposal) 2 Introducción a la compañía La descripción resumida de la compañía, debe incluir: Historia de la compañía Descripción del negocio Organización actual de la empresa Alcance geográfico, sites (oficinas, centros de distribución, almacenes, tiendas, plantas de producción) Métricas que le permitan al proveedor dimensionar la escala de las operaciones de la compañía

RFP (Request for proposal) 3 Situación actual de IT La información sobre la situación actual de IT en la compañía debe incluir: Sistemas de aplicación Plataforma de IT – Infraestructura Telecomunicaciones Cuestiones de integración de aplicaciones Métricas de IT (número de usuarios, data centers, volumen de transacciones, tiempos de respuesta, tamaño de bases de datos principales) Descripción de principales problemas actuales Incluir mapas y diagramas que detallen los puntos anteriores. Si se incluyen siglas o abreviaturas propias de la empresa (por ejemplo, para el nombre de los sistemas actuales), incluir un glosario que explique en detalle su significado.

RFP (Request for proposal) 4 Situación futura de IT La descripción del modelo futuro deseado de IT y del proceso para llegar a él, deberá incluir: Objetivos Modelo futuro de sistemas de aplicación, infraestructura e integración Descripción detallada del proceso para llegar al modelo futuro desde la situación actual: etapas, alcances, hitos y tiempos Incluir mapas y diagramas que detallen los puntos anteriores.

RFP (Request for proposal) 5 Especificaciones de requerimientos funcionales Especificación a nivel funcional de los requerimientos que se necesitan de parte del sistema. Los mismos serán evaluados durante el proceso de selección del ERP. En las propuestas, las soluciones sugeridas por los proveedores para cada requerimiento deben estar clasificadas en: Contemplado en el ERP de manera standard Contemplado en un módulo adicional del ERP de manera standard Contemplado en un sistema/paquete separado que se puede implementar junto con el ERP Requiere desarrollo a medida dentro del ERP (estimar magnitud) No contemplado Las soluciones propuestas por los proveedores para estos requerimientos deben ser validadas por la empresa.

RFP (Request for proposal) 6 Especificaciones de requerimientos técnicos Especificación de los requerimientos técnicos para el ERP. Se deben Incluir aspectos tales como: Metodología de implementación Sizing (Dimensionamiento) Hardware Sistema operativo Base de datos Indicación de características de puestos de trabajo y dispositivos móviles existentes (si aplica) Arquitectura de LAN/WAN existente Tiempos de respuesta para clientes locales y para clientes remotos Aspectos de integración/middleware Versión del ERP Landscape (conjunto de entornos y sus funciones)

RFP (Request for proposal) 7 Nivel de apertura de cotizaciones – templates y formularios Apertura de costos a solicitarle a los proveedores como respuesta al RFP. Para esto se deben entregar los templates y formularios modelo, conteniendo ítems como los siguientes: Costos de plataforma (si aplica). Costos de licencias de otros productos: Inversión inicial y mantenimiento anual. Costos de licencias del ERP: Inversión inicial, mantenimiento anual y precio unitario para usuarios adicionales/futuros.

RFP (Request for proposal) 7 Nivel de apertura de cotizaciones – templates y formularios Apertura de costos a solicitarle a los proveedores como respuesta al RFP. Para esto se deben entregar los templates y formularios modelo, conteniendo ítems como los siguientes: Costos de servicios de implementación, entre otros: Asesoramiento y definición de procesos de negocio Parametrización y configuración del sistema ERP Desarrollos de software Integraciones (interfaces, configuración de middleware) Implementación de productos de terceros si los hubiera Instalación de plataforma Definición e implementación de seguridad Servicio de Quality Assurance Capacitación En estos ítems se debe requerir un detalle de horas hombre por perfil, tipo de tarea y etapa del proyecto

RFP (Request for proposal) 8 Criterios de evaluación de propuestas Se debe incluir la lista de ítems que conformará la matriz de ponderación a utilizarse para la evaluación de las propuestas: Requerimientos funcionales y técnicos Cotizaciones del proveedor Antecedentes del proveedor en otros proyectos similares Experiencia y nivel de soporte local y global del proveedor Resultados de visitas a otros clientes actuales y pasados del proveedor

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