A quién va dirigido este curso: Este curso esta diseñado para usuarios que tengan la necesidad de elaborar reportes mediante cuadros y gráficos estadísticos para realizar análisis de datos de los diferentes sub sistemas del área de Recursos Humanos. Estos usuarios pueden ser Gerentes, Jefes o Asistentes del área.

Aplicaciones en el área Capacitación Selección Nómina Cargas Familiares Absentismo Rotación Departamento Médico Accidentes Seguridad Industrial Evaluaciones de: Clima Laboral Desempeño Encuestas: Socio Económicas Servicios al personal Demografía Viáticos Uniformes Seguros privados Vacaciones Salud Ocupacional Balance Social

Procedimiento: La elaboración de un informe estadístico no depende exclusivamente de manejar muy bien Excel, realmente lo más importante es tener muy claro que es lo que se necesita presentar en el informe. Más que saber Excel se necesita tener un muy buen conocimiento de lo que se desea saber de los datos que se van a procesar. Hemos desarrollado un método de siete pasos que se deben seguir para poder elaborar un informe estadístico automatizado y reducir significativamente los tiempos en este tipo de procesos.

Primer paso: Detección de necesidades de Información El primer paso es definir la lista de cuadros y gráficos estadísticos que requiere la Gerencia de Recursos Humanos para el análisis estadístico de los diferentes sub sistemas del área para una toma de decisiones en base a la informacion estadística solicitada. Esta lista la debe proporcionar la gerencia para cada tema que se desee analizar ya que es la Gerencia o Jefatura la que va a utilizar la informacion.

Segundo paso: Diseño de la Base de Datos En base a los informes solicitados se debe diseñar la base de datos que se necesita para poder obtener el informe solicitado. Consiste en determinar el número de tablas/listas y que variables/campos van en cada lista o tabla.

Tercer paso: Determinar el origen de los datos Los datos se pueden encontrar en diferentes fuentes de datos: Sistemas de Recursos Humanos Hojas de cálculo de Excel Archivos de Texto Páginas Web Bases de ddatos como Access, SQL, Oracle, etc..

Cuarto paso: Crear Rangos Dinámicos Los rangos de las bases de datos deben ser dinámicos, es decir, los cuadros y gráficos estadísticos que se generen deben reconocer automáticamente cualquier cambio en el tamaño de la base de datos. No tiene sentido estar actualizando manualmente el rango de la base de datos cada vez que esta cambie al ingresar o eliminar registros. Esta actividad ocasiona pérdida de tiempo en el proceso de los datos.

Quinto paso: Automatizar la actualización del informe La actualización del informe completo debe ser automática si ocurre un cambio en el tamaño de alguna de las listas o si se realizan cambios en los datos de alguna de las listas de la base de datos Una tabla dinámica no se actualiza sola, esto debe ser automático .

Sexto paso: Elaborar el Informe estadístico El informe se lo debe hacer una sola vez, para esto se requiere un EXCELENTE manejo de Tablas Dinámicas, hay que dominarlas, no basta con un uso básico de esta potente herramienta. El informe por lo general es el mismo que se presenta mes a mes y generalmente hay muy pocos cambios de un mes a otro, por eso se lo realiza una sola vez.

Séptimo paso: Mantenimiento de la Base de datos La base de datos siempre debe estar actualizada, de esta manera el informe siempre estará listo. La actualización depende de la frecuencia con que cambien los datos en la base de datos.

Excel Aplicado a RRHH – Nivel II

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