SOFTWARE EMPRESARIAL ERP

Lisette Sarrias Gallego Contadora Publica Especialista en Gerencia de Proyectos Experiencia en procesos de implementación, soporte y mejoramiento continuo del ERP Ofima Especialista en módulos comerciales y contables

Metodología de Capacitación Aclaración de Dudas

PRESUPUESTO ADMINISTRATIVO

TEMARIO PRESUPUESTO Definición Configuración Presupuesto de contabilidad Presupuesto de ventas Presupuesto de compras Flujo de caja

Presupuesto Administrativo Herramientas de planeación y control de la actividad económica de las empresas; Ingresar los diferentes datos presupuestados Informes comparativos entre lo presupuestado y realmente ejecutado * contabilidad, facturación y compras.

Configuración Nombre Cía Nit. de la Compañía Bodega en que Presupuesta

Presupuesto de Contabilidad Responsables Jefe de Presupuesto Jefe de Contabilidad Auditor Periodicidad El ingreso del Presupuesto de contabilidad es una labor que debe ser realizada anualmente.

Presupuesto de Contabilidad Pasos a seguir 1. Defina las cuentas contables auxiliares a las cuales se les desea ingresar el presupuesto. 2. Verifique que las cuentas contables existan en el plan de cuentas y sean cuentas auxiliares. 3. Verifique en el plan de cuentas cuales de ellas requieren centro de costos. 4. Defina los centros de costos correspondientes a las cuentas contables a las cuales se le ingresará el presupuesto. 5. Defina el valor anual presupuestado para cada una de las cuentas auxiliares y centros de costos. 6. Defina por cada cuenta y centros de costos el valor mensual presupuestado. 7. Identifique en cada una de las cuentas la naturaleza de las mismas. 8. Ingrese el Presupuesto de Contabilidad en el sistema. 9. Verifique los valores presupuestados para cada mes. 10. Modifique aquellos valores presupuestados de acuerdo al análisis realizado. 11. Genere el Informe de Presupuesto por Cuentas y el Informe de Presupuesto por Centro de Costos, para verificar la correcta digitación de la información. 12. Una vez verificados los informes anteriores, g genere un Balance de Prueba que permita analizar lo presupuestado, lo ejecutado y la diferencia entre los dos a nivel de cuentas. 13. Genere un Estado de Ganancias y Pérdida que permita identificar la diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado a nivel de resultados o el Estado de Ganancias y Pérdidas por Centro de Costos en caso de requerirlo. 14. Archive cada uno de los informes generados para dejarlos como soporte de la información ingresada en el sistema 15. Genere cada uno de los informes requeridos para el Gerencia General y el Jefe de Contabilidad de la compañía.

Presupuesto de Ventas Pasos a seguir Dependiendo de los requerimientos de cada empresa, defina sobre cuales maestros involucrados en la facturación se les generará el presupuesto. 2. De acuerdo al maestro seleccionado, defina el código al cual se le ingresará el presupuesto. 3. Defina la cantidad anual presupuestada correspondiente al código seleccionado. 4. Determine la cantidad presupuestada para cada uno de los meses. 5. Determine por cada código el valor anual presupuestado. 6. Defina el valor presupuestado para cada uno de los meses. 7. Determine por cada código el costo anual presupuestado. 8. Defina el costo presupuestado en cada uno de los meses. 9. Ingrese el presupuesto de ventas en el sistema. 10. Si ingreso la información por la opción Vendedor - Producto Genere el Informe de Vendedor por Producto para su correspondiente revisión. 11. Una vez verificado el informe de Vendedor por Producto, realice el Proceso de llenado automático del Presupuesto para las líneas, sublíneas, grupos, vendedores y producto, partiendo de la información ingresada en la opción de Presupuesto Vendedor – Producto. 12. Genere el Informe de Presupuesto de Facturas de cada uno de los maestros y códigos seleccionados, para verificar la correcta digitación de los datos.

Presupuesto de Ventas Pasos a seguir 13. Realice las correcciones pertinentes de acuerdo al análisis realizado y genere nuevamente el Informe de Presupuesto de Facturas para su verificación final. 14. Genere el Informe de presupuesto comparativo para el análisis de los valores, cantidades y costos presupuestados, ejecutados y la diferencia entre ambos. 15. Realice en el sistema el Proceso de Actualización de los Costos de Facturas. 10 16. Genere un Informe de Presupuesto Costeado, que permita determinar el margen de utilidad que se obtendría si se alcanzara a vender lo presupuestado. 17. Compare el informe anterior con el Informe de Presupuesto Comparativo Costeado, para la fijación de estándares en los precios de ventas. 18. Genere el Informe Comparativo Vendedor por Producto, para comparar mensualmente por cada vendedor las cantidades, valores y costos presupuestado y reales de cada uno de los productos 19. Archive cada uno de los informes generados para dejarlos como soporte de la información ingresada en el sistema. 20. Genere cada uno de los informes requeridos para el Gerencia General y el Gerente de Ventas de la compañía.

Presupuesto de Compras Pasos a seguir 1. Dependiendo de los requerimientos de cada empresa, defina sobre cuales maestros involucrados en la compra se les generará el presupuesto. 2. De acuerdo al maestro seleccionado, defina el código al cual se le ingresará el presupuesto. 3. Defina la cantidad anual presupuestada correspondiente al código seleccionado. 4. Determine la cantidad presupuestada para cada uno de los meses. 5. Determine por cada código el valor anual presupuestado. 6. Defina el valor presupuestado para cada uno de los meses. 7. Ingrese el presupuesto de compras en el sistema. 8. Genere el Informe de Presupuesto de Compras de cada uno de los maestros y códigos seleccionados, para verificar la correcta digitación de los datos. 9. Realice las correcciones pertinentes de acuerdo al análisis realizado y genere nuevamente el Informe de Presupuesto de Compras para su verificación final. 10. Genere el Informe de presupuesto comparativo para el análisis de las cantidades y valores presupuestados, ejecutados y la diferencia entre ambos. 11. Archive cada uno de los informes generados para dejarlos como soporte de la información ingresada en el sistema 12. Genere cada uno de los informes requeridos para el Gerencia General y el Jefe de Compras de la compañía.

Presupuesto de Flujo de Caja Pasos a seguir 1. Determine si se generará el Flujo de Caja de Ingresos o de Egresos. 2. Si selecciona el Flujo de Caja de Ingresos: Defina si necesita transferir desde el Módulo de Cartera toda la información sobre las facturas pendientes de cobro. Defina hasta que fecha se desea transferir las facturas pendientes de cobro del Módulo de Cartera. Determine si desea realizar mantenimiento a la información ya existente a las facturas de venta ya canceladas y actualizar los valores en caso de haberse presentado abonos. Defina hasta que fecha se desea realizar el mantenimiento a las facturas de venta. Defina la información adicional de ingresos pendientes que no existan en Cartera. Defina que documentos ingresados manualmente en el proceso anterior se les realizará mantenimiento.

Presupuesto de Flujo de Caja Pasos a seguir Si selecciona el Flujo de Caja de Egresos: - Defina si necesita transferir desde el Módulo de Cuentas por Pagar toda la información sobre compras o gastos pendientes de pago. - Defina hasta que fecha se desea transferir las facturas pendientes de pagar del Módulo de Cuentas por Pagar. - Determine si desea realizar mantenimiento a la información ya existente a las facturas de compras o gastos ya canceladas y actualizar los valores en caso de haberse presentado abonos. - Defina hasta que fecha se desea realizar el mantenimiento a las facturas de compras o gastos. - Defina la información adicional de ingresos pendientes que no existan en Cuentas por Pagar. 3 - Defina que documentos ingresados manualmente en el proceso anterior se les realizará mantenimiento.

Presupuesto de Flujo de Caja Pasos a seguir 4. Genere el Flujo de Caja en el Sistema e ingrese la información adicional de ingresos pendientes que no existan en Cartera o egresos que no existan en Cuentas por Pagar, según sea el caso. 5. Verifique la información transferida desde los Módulos de Cartera o Cuentas por Pagar y realice las correcciones pertinentes. 6. Genere el Informe de Flujo de Caja para verificar la correcta digitación de los datos. 7. Realice las correcciones pertinentes de acuerdo al análisis realizado y genere nuevamente el Informe de Flujo de Caja para su verificación final. 8. Archive cada uno de los informes generados para dejarlos como soporte de la información ingresada en el sistema 9. Genere un Flujo de Caja para la Gerencia General de la compañía y el área de Tesorería.