HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS PARA LA AUDITORÍA – BÁSICO Ing. Jorge E. Cortez

OBJETIVO DE APRENDIZAJE Generar documentos y reportes básicos utilizando herramientas Word y Excel, para dinamizar procesos administrativos e informes de auditoría de acuerdo a las políticas de la Contraloría General del Estado. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Reajustar documentos textuales utilizando estilos de Microsoft Word. Generar comunicaciones masivas automáticas a través de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Utiliza funciones básicas de Excel para tratamiento de información y generar reportes de manera efectiva. Obtener reportes automáticos en Excel utilizando herramientas para el tratamiento de datos. Analizar datos mediante filtros y tablas dinámicas de Excel de acuerdo a las necesidades institucionales.

Portadas DISEÑO DE PORTADAS Informes, folletos, manuales, etc. Requieren una portada que permita al lector conocer “de qué se trata”, además de brindar un aspecto formal al documento.

Pasos a seguir para crear una portada: PASO 1: Establecemos como primer elemento de nuestro documento, la portada establecida en el acuerdo 026 del 2012, para ello debemos diseñar en una hoja en blanco este formato. En Microsoft Word, se puede utilizar diversas estrategias para lograr una portada (saltos de línea, tabulaciones, espacios), sin embargo, demanda tiempo y sobre todo la paciencia de hacer una nueva portada por cada documento que se realice. Microsoft Word en sus diversas versiones, incluye una herramienta muy útil que permite establecer portadas prediseñadas o generar una personalizada.

PASO 2: Seleccionar el contenido que queremos guardar como portada. Formato 1 Formato 14 Acuerdo 026-2012 .

PASO 3: Para establecer la portada nos dirigimos a: Clic en menú “Insertar”, Clic en el ícono “Portada”, allí encontrará además portadas por defecto de Word que están a consideración para uso en documentos personales. Clic en “Guardar selección en una galería de portadas”.

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PASO 4: Una vez abierto el cuadro de diálogo “Crear nuevo bloque de creación” configuramos los datos establecidos en: “Nombre”, que será el identificativo de la portada. “Descripción”, detalle particular de la portada. Los demás quedan como están sin ser modificados y para finalizar presionamos “ACEPTAR”.

PASO 5: Cada vez que necesite la portada, estará disponible en la sección de portadas

PASO 6: Para mantener la portada disponible en Word, al cerrar el documento aparecerá un mensaje que informa que se ha modificado estilos o portadas. Hacer clic en guardar para guardar la portada creada.

MODIFICAR Y ELIMINAR PORTADAS Para modificar la plantilla creada, realizamos los cambios en el documento base del formato de acuerdo, seleccionamos toda la hoja y volvemos a presionar “Guardar selección en una galería de portadas”. Debemos escribir el mismo nombre con el fin de que se remplace la nueva plantilla, presionamos aceptar para generar el cambio. Para eliminar la portada debemos realizar: Ingresamos a “Portada”. En una de las plantillas, hacemos “Clic derecho”. Clic en “Organizar y eliminar”. Clic en la portada a eliminar. Clic en eliminar. Confirmar su deseo de eliminar. Clic en “Cerrar”.

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SALTOS DE PÁGINA Y SECCIÓN En documentos realizados en procesadores de texto, es importante evitar separar párrafos de una página a otra utilizando la tecla “ENTER”. El motivo es que al querer modificar luego páginas anteriores, dichos cambios pueden alterar el documento y principalmente donde se separó párrafos de una página a otra utilizando “Enter”. 2 1 Para reconocer en qué lugares de un documento se ha utilizado “ENTER”, se visualiza a través del símbolo ¶. Para observar debemos realizar: 1. Clic en “Inicio”. 2. Clic en el símbolo “¶”.

En el documento podrá observar el símbolo “¶” en los lugares donde se realizó un “ENTER”.

En el ejemplo a continuación, se quiere ubicar un título en el inicio de una página utilizando la tecla “ENTER” para lograr el objetivo. En la segunda imagen se muestra que se puede realizar sin dificultad, sin embargo, en la tercera imagen observamos lo que pasaría si modificamos un párrafo de la primera página. Título que se desea ubicar en la siguiente página

En el gráfico anterior se puede observar que no se mantuvo el título de la segunda página; ese es el problema que podemos encontrar si utilizamos “ENTER” para pasar un texto a otra página.

SALTO DE PÀGINA 4. Clic en “Página”. 3. Clic en “Saltos”. Para evitar que un documento de Word se altere como paso en el ejemplo anterior, los saltos de página son la solución para obtener un documento integro, manteniendo los cambios realizados. 1. Ubicar el cursor donde se determine el final del texto de la página. De esta manera lo que está después del cursor pasará a la página siguiente. 2. Clic en “Diseño de Página”. 3. Clic en “Saltos”. 4. Clic en “Página”.

SALTO DE SECCIÓN En el documento Word, posiblemente necesitamos presentar texto, gráficos o tablas en una sola página pero con una orientación distinta a las demás. También puede requerirse tener diferentes tipos de numeración en un documento o quizá encabezados o pies de página únicamente en algunas páginas. Los saltos de sección permitirán brindar un formato distinto, pero bastante útil al momento de realizar informes.

A continuación se presenta un ejemplo en un documento con páginas numeradas, donde ubicaremos una tabla presentada en página horizontal y con numeración distinta. 1. Ubicar el cursor donde se determine el final del texto de la página. De esta manera lo que está después del cursor pasará a la página siguiente. 2. Clic en “Diseño de Página”. 3. Clic en “Saltos”. 4. En Salto de sección, clic en “Página Siguiente”.

Queremos que el documento este numerado, pero la página de la tabla debe tener una numeración distinta al resto de páginas. PASO 1: Numeramos las páginas del documento.

En el ejemplo, la tabla está en el número “2”, junto al número, al lado derecho está una etiqueta “Igual que el anterior”, indica que la numeración de la página continuará conforme el número de la página anterior.

PASO 2: Para mantener independiente a la página donde se encuentra la tabla: 1. Hacer clic en la etiqueta “Igual que el anterior de la página”. 2. Clic en “Diseño”. 3. Clic en “Vincular al anterior”.

PASO 3: Realizamos el mismo procedimiento para la siguiente página, en el caso del ejemplo es el número 3. Con esta acción la página posterior será independiente de la anterior (página de la tabla) y mantendrá la numeración.

PASO 4: Finalmente, cambiamos la orientación de la página donde se encuentra la tabla: 1. Clic en “Diseño de página” 2. Clic en “Orientación” 3. Clic en Horizontal.

Documento finalizado, a través de saltos de sección se consiguió que la página de la tabla sea independiente del resto del documento, estableciendo orientación horizontal y en vez de la numeración, se identifica con letras mayúsculas.

Estilos en MS Word Un estilo es una combinación predefinida de un tipo de fuente, un color y un tamaño de letra que puedes aplicar en cualquier texto del documento. Aplicar un estilo puede ayudarte a mejorar el diseño y la presentación  de tu documento.

Cómo aplicar un estilo Paso 1: Selecciona el texto al que quieres aplicarle el estilo. Paso 2:En la pestaña Inicio encontrarás la Barra de estilos. Haz clic en la flecha que está en una esquina de la barra.

Paso 3: Se desplegará el menú de estilos Paso 3: Se desplegará el menú de estilos. Selecciona el estilo que quieres usar y el texto que hayas seleccionado cambiará.

Crear y modificar un estilo Paso 1: Haz clic en el botón de flecha que está en la esquina derecha de la Barra de estilos de la pestaña de Inicio. Flechas de la Barra de estilos.

Paso 2:Se abrirá un menú. Allí selecciona la opción Crear un estilo.

Paso 3: Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debes nombrar el estilo que estás creando y hacer clic en el botón Modificar para ajustar el formato que le quieras dar a tu estilo. Paso 4: Una vez que termines de seleccionar el formato del estilo que estás creando, haz clic en el botón Aceptar para guardar todos los cambios que hayas efectuado.

Modificar un estilo:

Temas de Word Un tema es la combinación de colores, fuentes y efectos que determinan cómo se verá un documento. Todos los documenos de Word tienen un tema, aunque tú no lo sepas. Aprender a manejarlos te permtirá cambiar fácilmente la manera en que se ve todo tu documento. 

Cómo cambiar de tema en Word Paso 2: Se desplegará un menú en donde podrás elegir el tema que quieras usar. Haz clic sobre el tema que le quieras aplicar al texto. El documento cambiará inmediatamente de formato, de estilos y de colores. Paso 1: En la pestaña Diseño, haz clic en el comando Temas.

Control de Cambios Esta herramienta te permite conocer las modificaciones efectuadas y aceptar o rechazar estas modificaciones. Pero, previamente deberás activar la función control de cambios.  Cuando el control de cambios está activado, Word utiliza una marca especial para señalar las modificaciones realizadas. 

Para activar control de cambios Abre Word Haz clic en el menú “Herramientas” y selecciona “Control de cambios” (o Ctrl + Mayús + E)

Combinación de correspondencia La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Abrimos Microsoft Word 

Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinación, como se muestra en la imagen en los espacios enrojo. Nota: el archivo se guarda con el nombre ejemplo ( carta modelo):

Modelo de la Carta del Taller Pomasqui junio 2017 Señor <"Espacio para la combinación"> Cordial Saludo, Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el propósito de manifestarle que usted participará en el curso <"Espacio para la combinación"> desde el día martes 13 de junio de 2017 y por medio de este comunicado queremos hacerle saber el gusto que será contar con su presencia para este evento, por tal razón le sugerimos que se acerque l alas instalaciones de la dirección de Capacitación Agradecemos la atención prestada a la presente. Atentamente, _______________________________ Ing. Jorge Cortez Facilitador

Paso seguido abrimos Microsoft Excel Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta:

ESPACIOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinación como se muestra en la imagen: ESPACIOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

Seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar para este ejemplo seria cartas Seguir los pasos del asistente

Seleccione el documento inicial para nuestro ejemplo documento actual Seguir los pasos del asistente

Seleccione los destinatarios Clic en examinar

Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir

Archivo generado en Excel Clic

Hay que considerar que se presenta la primera hoja del libro en el cual se genero la base de datos que se generara la combinaciones correspondencia Nota si el libro de Excel tendría otra hoja y ahí están los datos a ser combinados hay que elegir la hoja correspondiente

Paso seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de Excel y damos Aceptar. CLIC

Observe como se habilitan estas opciones Si realizamos todos los pasos hasta aquí en este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente: Observe como se habilitan estas opciones

Acceder al menú correspondencia Escoger la opción insertar campo combinado

Campos insertados de la base de Excel

a) Clic en editar cartas individuales Ultimo paso del aistente

En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar Se visualiza los documentos de acuerdo al numero registros que se tenga en la base de datos

En la combinación de correspondencia de puede hacer con respecto a varios programas

G R A C I A S