MANUAL DE OPERACION SISTEMA DE CARRILES PEATONALES LOBBY DE PLANTA BAJA

SISTEMA DE CARRILES DE ACCESO PEATONAL RECEPCION DE PLANTA BAJA UBICACIÓN: LOBBY DE PLANTA BAJA HORARIO: 24 HORASDIAS: 365 DEL AÑO DESCRIPCION El sistema de carriles de acceso peatonal para el control de flujo de los empleados y visitas, se localiza en la recepción principal, planta baja de Corporativo Polanco. Esta compuesto por un sistema central de captura y almacenamiento de datos, seis módulos o carriles que permiten el acceso peatonal, dos puertas de cortesía, un modulo de atención a empleados y visitas con sus respectivas terminales y tarjetas magnéticas de proximidad. El sistema central de captura y almacenamiento de datos permite a partir del software, recopilar la información que se genera en las terminales de atención de visitas, generar reportes de visitas por nombre o por periodos de tiempo, monitorear y analizar las terminales de atención. Los carriles peatonales son de puerta tipo bandera con lectores de tarjeta magnética en ambos extremos para dar el permiso de entrada y salida al aproximar la tarjeta magnética, estas puertas cuentan con un botón liberador para casos de emergencia o corte de suministro de energía eléctrica. Las puertas de cortesía, son dos ubicadas a cada extremo del núcleo de carriles, estas para dar acceso a personas en silla de ruedas, carriolas, maletas etc. El modulo de atención estará habilitado con las terminales de captura de datos para dar las altas de tarjetas magnéticas para el acceso de empleados, visitas y activaciones nuevas. Las tarjetas magnéticas de proximidad son el vínculo físico entre el sistema central y los carriles de acceso que darán el permiso de apertura de las puertas para ingresar al núcleo de elevadores, estas deberán ser personales e intransferibles, el uso de las tarjetas es responsabilidad de cada empresa.

RESPONSABILIDADES DE LAS EMPRESAS. A)Para la puesta en marcha del sistema, las empresas tendrán la RESPONSABILIDAD de solicitar por escrito a Corporativo Polanco, la cantidad de tarjetas magnéticas que correspondan a la plantilla activa de su personal; esta entrega será por única vez y sin costo. B)Cada empresa deberá solicitar oportunamente a la administración la o las tarjetas necesarias para su personal de nuevo ingreso que exceda al paquete original entregado. C)Las tarjetas que se requieran como adicionales a lo mencionado en el inciso “A” se solicitaran por escrito a la administración mediante formato que se anexa y tendrán un costo que deberá cubrir cada empresa, Corporativo Polanco emitirá la factura correspondiente a la razón social de la empresa que las solicite. D)La reposición de tarjetas magnéticas por extravío o daño será responsabilidad de cada empresa a través de los nexos con la administración mediante el formato que se anexa y tendrán un costo que deberá cubrir cada empresa, Corporativo Polanco emitirá la factura correspondiente a la razón social de la empresa que solicita la reposición. E)Cada empresa será responsable de la entrega, administración, control y buen uso que sus empleados den a las tarjetas magnéticas. F)Si por alguna razón propia de la empresa se da el caso de que la cantidad de tarjetas magnéticas entregadas sea superior a la plantilla del personal, las tarjetas magnéticas podrán quedar bajo custodia de la empresa, o bien solicitar su baja por escrito a la administración. G)Informar que, las tarjetas magnéticas que estén en activo serán intransferibles, el mal uso de estas será motivo de la cancelación de la tarjeta, la empresa será la única responsable de solicitar la reposición y realizar el pago correspondiente para su facturación a través del nexo correspondiente, los empleados de las empresas no podrán solicitar la reposición ni realizar pagos en forma directa a la administración, la administración no facturara a los empleados en forma directa. H)Informar que, las tarjetas magnéticas tendrán un ciclo que corresponde a un movimiento de entrada por uno de salida el cual no podrá ser alterado. Los elementos de recepción y seguridad interna no tienen la facultad para autorizar el acceso o el cierre de ciclo de la tarjeta. I)El daño por negligencia, ocasionado a los torniquetes por los empleados o visitas será responsabilidad de la empresa a la que pertenecen o visitan.

PROCEDIMIENTO DE ACCESO DE EMPLEADOS. A)ACCESO Y SALIDA CON TARJETA MAGNÉTICA. Las empresas deben de proporcionar a sus empleados las tarjetas magnéticas de proximidad para el sistema de control de acceso que fueron proporcionadas por Corporativo Polanco, los empleados de las empresas tienen la obligación de portar la tarjeta magnética de proximidad que le fue proporcionada por su empresa y presentarla frente a los lectores para tener acceso y salida a través de los carriles peatonales, los elementos de recepción y seguridad interna no tienen la facultad para autorizar el acceso o el cierre de ciclo de la tarjeta. B) OLVIDO O PERDIDA DE TARJETA MAGNÉTICA. El empleado que por olvido o perdida de tarjeta magnética, no pueda ingresar al edificio deberá pasar a la recepción de atención a visitas para que el elemento de recepción, coteje su identidad a través de los mecanismos internos que se tienen con cada empresa o con el nexo autorizado, el cual permitirá su acceso al edificio. El elemento de la recepción, previa autorización del nexo de la empresa, permitirá el acceso a través de los torniquetes al empleado que no porta la tarjeta; el empleado deberá solicitar de forma inmediata al nexo, el tramitar con la administración la reposición de la tarjeta magnética cubriendo el costo correspondiente. C) REPOSICIÓN DE TARJETA MAGNÉTICA. La reposición de tarjeta magnética de proximidad se realizara a través del nexo correspondiente de cada empresa, con el formato que se adjunta, y tendrán un costo que deberá cubrir cada empresa, Corporativo Polanco emitirá la factura correspondiente a la razón social de la empresa que solicita la reposición. D) OLVIDO DE TARJETA MAGNETICA REINCIDENTE En caso de que el empleado sea reincidente por olvido de tarjeta magnética, se pasara un reporte en el cual se estará manifestando esta reincidencia para que las instancias correspondientes de cada empresa tomen acciones preventivas en estos casos y así evitar generar molestias a los demás usuarios.

PROCEDIMIENTO DE ACCESO DE VISITAS. A)ACCESO Y SALIDA. Las visitas de las empresas deberán pasar al modulo de atención para realizar un primer registro, en el cual se les solicitara una identificación oficial para ser digitalizada y se tomaran datos como nombre, fotografía, huella digital (opcional), y se les preguntara la empresa a la que visitan. Se les entregara una tarjeta magnética con la cual tendrán el acceso al interior del condominio, presentando la tarjeta frente al lector de entrada del carril peatonal; para la salida deberán presentar la tarjeta frente al lector de salida del carril peatonal. Las tarjetas magnéticas de visitas deberán ser entregadas a la salida en el modulo de recepción. Las tarjetas magnéticas estarán identificadas por código de colores y rotuladas con el nombre de la empresa a la cual visitan. Si la visita ya esta dada de alta en el registro, podrá solicitar su pase en el modulo de atención y agilizar su acceso, mediante la digitación de su huella o dando su primer apellido al personal de recepción. B) VISITAS DISTINGUIDAS (VIP). Las empresas podrán enviar un embajador al lobby para que reciba a sus visitas distinguidas y se les apoyara con una tarjeta de cortesía previa solicitud a la administración. Las empresas enviaran a la administración con anticipación la solicitud con los nombres de sus visitas distinguidas para que el personal de recepción los identifique en el sistema, las visitas deberán presentar una identificación que servirá solo para el cotejo de nombres y entrega de la tarjeta magnética de acceso. En el caso de que la visita no presente identificación, un embajador de la empresa deberá bajar por su visita. C) OTROS CASOS. En los casos que no se tenga anunciada la visita o que por alguna razón especial de la empresa o de la visita sea necesario dar un trato especial para el acceso, el personal de la recepción y de seguridad no tiene la facultad de hacer estas excepciones, por lo cual se solicitara el apoyo vía telefónica de los nexos de cada empresa con la administración según corresponda, para que autoricen y/o atiendan a su visita.