Control de información y cumplimiento legal en Exchange Server 2010 Joshua Sáenz G. www.saenzguijarro.com

Agenda Amenazas en la gestión de la información ¿Porque es importante el cumplimiento legal? Novedades en el control de información Políticas y etiquetas de retención Archivo personal Moderación de buzones Integración con AD RMS e-Discovery y auditoría

Amenazas en la gestión de la información

Amenazas en la gestión de la información Fuga de información Falta de control interno Pérdida de datos Espionaje industrial Incumplimiento de normativas y legalidad Ataques deliverados

Amenazas en la gestión de la información Impacto legal y financiero El incumplimiento legal puede tener como consecuencia multas que pueden ascender a millones de € Costes en juicios, indemnizaciones y abogados Cada vez hay más regulación y es más estricta a nivel nacional e internacional Impacto en la credibilidad y la imagen Daño en la imagen pública de la organización La información filtrada al exterior puede poner en serios aprietos a la organización Pérdida de competitividad La fuga de información de planes puede suponer una pérdida de inversionistas y cotización en bolsa Pérdida de capital intelectual, resultados de investigaciones u otros datos importantes para el negocio.

Amenazas en la gestión de la información ¿Como se gestionan los datos de los clientes? ¿Existen políticas para proteger dichos datos? ¿Se transmite la información de forma confidencial cuando se hace uso del correo electrónico? ¿Hay control sobre quien puede ver información confidencial y a donde se puede enviar? ¿Se cumple con los requisitos legales? ¿Existen leyes que prohiban expresamente la comunicación entre diferentes grupos de la organización? ¿Existe la obligación de almacenar o eliminar la información pasado cierto tiempo?

¿Porque es importante el cumplimiento legal?

¿Porque es importante el cumplimiento legal? Las organizaciones deben proporcionar evidencias de litigio o documentación diversa a los organismos reguladores si se les solicita (incluidos los mensajes de correo electrónico). Un incumplimiento podría suponer una fuerte sanción, incluso la apertura de un proceso penal contra los responsables. Por ello deben considerar el cumplimiento legal como parte de sus planes de infraestructuras, incluyendo el correo electrónico.

¿Porque es importante el cumplimiento legal? Las organizaciones multinacionales deben considerar la legislación de cada país en donde tienen una sede. Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX) Security Exchange Commission Rule 17a-4 (SEC Rule 17 A-4) National Association of Securities Dealers 3010 & 3110 (NASD 3010 & 3110) Gramm-Leach-Bliley Act (Financial Modernization Act) Financial Institution Privacy Protection Act of 2001 Financial Institution Privacy Protection Act of 2003Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act of 2001 (Patriot Act) European Union Data Protection Directive (EUDPD) Japan’s Personal Information Protection Act Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

Novedades en el control de información

Características de control disponibles en Exchange Server 2010 Políticas y etiquetas de retención Archivo personal Moderación de buzones Integración con AD RMS e-Discovery y auditoría Registro en diario (Journaling) Bases de datos Buzón Carpetas administradas

Políticas y etiquetas de retención Políticas de retención (Retention Policies) Directivas personalizadas que definen que se debe hacer con una clase de mensaje determinado pasado cierto tiempo Tienen vinculadas etiquetas de retención (Retention Tags) en donde se definen los tiempos, la acción y el destino de los mensajes. El servicio de Messaging Records Management (MRM) es el que se encarga de aplicar las directivas configuradas con una frecuencia programada Complementan a las carpetas administradas introducidas en Exchange Server 2007

Políticas y etiquetas de retención En Exchange 2010 se pueden crear 3 tipos de etiquetas de retención Retention Policy Tag (RPT) Default Policy Tag (DPT) Personal Tags (PT) Las acciones disponibles son Mover al archivo personal (Move to Archive) Mover a la carpeta de elementos eliminados Eliminar y permitir la recuperación Eliminar permanentemente Marcar que el límite de retención ha expirado

Archivo personal El almacenamiento de mensajes antiguos siempre ha sido un problema para las organizaciones. Cumplimiento legal Copias de seguridad Control de la información Los almacenes .pst en el cliente Outlook no solucionan el problema. No están controlados Aumento en costes de auditoría No se pueden aplicar políticas de retención Riesgo de pérdida de información Riesgo de fuga o robo Dispersión de la información Para aquellas organizaciones que necesiten controlar, almacenar y auditar la información antigua, Exchange 2010 incorpora el Archivo personal.

Archivo personal Solución básica de archivo del lado del servidor. Se elimina el uso de .pst distribuidos y difíciles de controlar. Con la misma experiencia para el usuario. Accesible desde Outlook 2010 y OWA 2010 Puede ser un destino de las políticas de retención. Requiere que el buzón de archivo esté en la misma base de datos que el buzón principal. La cuota del archivo personal es independiente de la cuota del buzón principal.

Moderación de buzones Proporciona un control humano de los mensajes que llegan a ciertos buzones o listas de distribución Hasta ahora la forma de controlar el flujo de mensajes era mediante las restricciones de envío o recepción. Integrado en las reglas de transporte Escenarios: Control de mensajes enviados a grupos de distribución Control de mensajes enviados a buzones ejecutivos Control de mensajes enviados a contactos externos (socios de negocio)

Moderación de buzones Importante: Si el mensaje se envía a un Hub Transport Server de Exchange 2007, se ignora el proceso de moderación. Opciones de moderación: Aceptar Rechazar Rechazar con comentarios Más información y demo completa en webcast: Exchange Server 2010. Revisión general de mejoras y nuevas características http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032421495&EventCategory=5&culture=es-ES&CountryCode=ES

Integración con AD RMS La tecnología IRM (Information Rights Management) permite proteger de forma persistente los mensajes y adjuntos enviados desde Exchange Server Las aplicaciones deben soportar AD RMS para poder crear o leer contenido protegido IRM ayuda a lo siguiente: Previene que los destinatarios autorizados para leer el mensaje pueda reenviar, modificar, copiar, guardar, imprimir o enviar por fax dicho mensaje y sus adjuntos. También se previene el uso de capturas de pantalla Se pueden establecer fechas de caducidad del mensaje

Integración con AD RMS Múltiples puntos de protección Manualmente desde Outlook Manualmente desde Outlook Web App Automáticamente desde Outlook 2010 Automáticamente desde los servidores de transporte

Integración con AD RMS Exchange 2010 permite el descrifrado del contenido protegido por motivos de políticas internas, cumplimiento de legalidad, auditorías, investigaciones internas, etc. Descifrado a nivel de transporte Descifrado de informes de registro de diario (Journal) Descifrado en búsquedas multi buzón (e-Discovery) Para ello se requiere agregar el buzón Federated Delivery Mailbox al grupo de superusuarios en AD RMS Para conprobar el funcionamiento Test-IRMConfiguration

Integración con AD RMS Agentes de transporte relacionados con IRM Event o Función RMS Decryption agent OnEndOfData (SMTP) & OnSubmittedMessage Descifra los mensajes para permitir el acceso a los agentes de transporte, Transport Rule agent OnRoutedMessage Señala los mensajes que coinciden con una regla para que se le aplique protección IRM por el agente de cifrado RMS. RMS Encryption agent Aplica protección IRM a los mensajes señalados y vuelve a cifrar los mensajes descifrados por el transporte. Pre-Licensing agent Adjunta una pre-licencia a los mensajes protegidos con IRM Journal Report Decryption agent OnCategorizedMessage Descifra los mensajes IRM adjuntos a un informe de registro de diario e incluye una versión en texto claro junto con el mensaje original cifrado.

e-Discovery y auditoría Muchas organizaciones requieren disponer de acceso a mensajes y documentos por motivos de auditorías internas, investigaciones criminales, requisitos legales, juicios o demandas. La capacidad de búsqueda en múltiples buzones de Exchange Server 2010 ofrece un cumplimiento de dichos requisitos, sin afectar ni interrumpir al usuario final. Se basa en la capacidad de indexación del servicio Exchange Search. El acceso se realiza mediante Exchange Control Panel y está completamente integrado con los permisos granulares de control de acceso basado en roles (RBAC).

e-Discovery y auditoría El grupo Discovery management consiste en dos roles: Mailbox Search: Permite realizar las búsquedas Legal Hold: Permite configurar un buzón en un estado de mantenimiento legal La búsqueda incluye el buzón principal, el archivo personal y las conversaciones de IM

e-Discovery y auditoría Los resultados se almacenan en un buzón especial denominado Discovery Mailbox. Selección segura y filtrada del buzón de resultados desde ECP Cuota de almacenamiento de 50 GB por defecto Seguro por defecto Cuenta deshabilitada Permiso de acceso otorgado de forma explícita El envío a este tipo de buzón está prohibido por restricciones de entrega Se pueden crear desde el Shell New-Mailbox SearchResults -Discovery -UserPrincipalName SearchResults@contoso.com

DEMOS

Recursos técnicos Políticas de mensajes y cumplimiento legal http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa998599(EXCHG.140).aspx Messaging Records Mamagement http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb123507(EXCHG.140).aspx Retention Policies http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955(EXCHG.140).aspx Búsquedas en múltiples buzones http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd335072(EXCHG.140).aspx Archivo personal http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd979795(EXCHG.140).aspx Principales leyes internacionales de protección de datos http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa998649(EXCHG.140).aspx Seminarios Hands On Lab www.microsoft.com/spain/seminarios/hol.mspx Blog del equipo de desarrollo de Exchange www.msexchangeteam.com Mi Blog personal (Josh Sáenz G.) www.saenzguijarro.com

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