CONTROL DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS. Ana Paulina Rosas Sepúlveda. Alma Viridiana Saavedra de Avila. UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SAN LUIS POTOSI Facultad de economía Modulo II 20 de Diciembre del 2013

INDICE CONTROL DE EXISTENCIAS E INVENTARIO Control de existencias normas contables de valoración La ficha control de existencias Métodos de valoración de existencias Valoración por el método PmP Valoración por el método FiFO registro de devoluciones y mermas El inventario: concepto y normativa Proceso del inventario físico Valoración del inventario.

OBJETIVO El objetivo de la gestión contable-administrativa del almacén es conocer en todo momento a cuánto asciende el valor de las existencias; para ello hay que registrar las unidades físicas y su equivalente en unidades monetarias. Estos registros se hacen adoptando criterios de valoración que reflejen la realidad, para evitar que la contabilidad pueda dar resultados ficticios. La mejor forma de controlar el stock es mediante inventario permanente, anotando las entradas y las salidas en el momento que se originan. Además, la empresa está obligada legalmente a presentar inventario

9.1. Control de existencias El control de existencias mediante inventario permanente. Se confecciona una ficha para cada artículo o referencia . Generalmente, las anotaciones se hacen con medios informáticos de esta forma podemos saber en todo momento el stock existente de cada artículo, modelo o referencia. El contenido de la ficha refleja: datos del artículo (nombre, composición del lote y código), lugar de ubicación, movimientos y existencias después de cada registro.

9.1.1. Normas contables de valoración El control de existencias a nivel administrativo y contable se realiza en unas fichas que reflejan información sobre las entradas, las salidas y las existencias, pero a nivel de unidades, precios e importes; pues el patrimonio empresarial se mide en unidades monetarias y bajo unas normas legales. El Plan General de Contabilidad, respecto a las normas de valoración, dice lo siguiente: • Los bienes y servicios comprendidos en las existencias se valorarán por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. • El precio de adquisición • El coste de producción

Cálculo del precio de adquisición La compra de mercaderías o materias primas conlleva una serie de gastos derivados, como son: envases, embalajes, portes, carga y descarga, seguros, aranceles, etc. El criterio más generalizado es imputar los gastos según las unidades y los precios, aunque el transporte se suele hacer con relación al peso o el volumen. • Gastos de envases y embalajes. • Gastos de transporte. • Gastos de carga y descarga. • Gastos de seguro y arancel.

9.2. La ficha control de existencias Esta ficha es el documento donde se registran los flujos que se producen en el almacén en unidades físicas y valor monetario, además informan de la inversión del stock almacenado después de cada movimiento. Los criterios de valoración que se utilizan para valorar los tres conceptos (entradas, salidas y existencias) son los siguientes:

Valoración de las entradas La entrada del producto en el almacén se refleja a precio de coste (coste de fabricación o coste de adquisición); cuando existan varios precios de adquisición hay que identificar las distintas partidas y darles un valor independiente. No obstante, si recibimos el mismo día dos partidas del mismo artículo procedente de diferentes proveedores y a distinto precio se reflejará su entrada a «coste medio».

Valoración de las salidas y las existencias Cuando todas las entradas de un artículo o referencia se han registrado al mismo valor de coste, las salidas se reflejan a ese precio y su registro no presenta ninguna dificultad. Pero, en la práctica, es muy difícil que se cumpla esta condición. Cuando las entradas de un artículo se han registrado a diferentes precios tenemos que buscar soluciones operativas y prácticas para valorar las salidas. El Plan General de Contabilidad respecto a los criterios de valoración de las salidas y el saldo de existencias, dice: «cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no sea identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el método del coste medio o precio medio ponderado (PMP). El métodos FIFO es aceptable y puede adoptarse si la empresa lo considera más conveniente para su gestión».

9.3. Métodos de valoración de existencias El método PMP (precio medio ponderado) consiste en hacer una valoración homogénea de todos los artículos; para ello se suman los importes de todas las entradas (cantidad x precio) y se divide entre la suma de las unidades. El método FIFO (First In, First Out) o PEPS (primera entrada, primera salida), consiste en valorar las salidas al coste de las mercancías más antiguas; es decir, se considera que las vendemos en el mismo orden en que fueron adquiridas.

9.3.1. Valoración por el método PMP El método de valoración PMP se suele utilizar para mercancías que por sus características no requieren una preferencia de salida o venta, artículos pero que es necesario mantener un control del stock por inventario permanente. Las entradas, procedentes de compras o fabricación de la propia empresa, se anotan a precio de coste y las salidas se registran al PMP que figura en la columna de existencias el día que se produce la expedición o venta.

9.3.2. Valoración por el método FIFO El método FIFO (primera entrada, primera salida) establece una hipótesis razonable sobre el flujo de las existencias; supone que las ventas se realizan siguiendo el orden de entrada; es decir, las primeras salidas corresponden a las existencias más antiguas. Este criterio es muy lógico y responde al movimiento físico real de un almacén de productos perecederos, cuya fecha de caducidad se refleja en el envase y en el embalaje.

Registro de devoluciones y mermas son operaciones derivadas de una compra o venta anterior y cuando las registramos tenemos que anotarlas al mismo precio de adquisición o coste que se reflejaron en su origen.

DEVOLUCION DE COMPRA se registran como salidas y se anotan al precio de coste o precio de adquisición que se registró su entrada. DEVOLUCION DE VENTAS son una entrada y se registran al precio de coste que se reflejó su salida en el momento de la venta. BAJAS (por rotura, deterioro, extravío) corresponden a artículos que no se pueden vender; en la ficha se registran como una salida al precio de coste de la partida correspondiente

RELACION ENTRE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EL ALMACEN Entrada Salida

COMPRA ENTRADA DE PRODUCTO DEVOLUCION DE COMPRA VENTA SALIDA DE PRODUCTO DEVOLUCION DE VENTA

INVENTARIO Es un estado detallado y estimativo, de carácter periódico, de los bienes, los derechos de cobro que posee y las cantidades que adeuda una empresa en un momento determinado Es un informe o relación detallada de los materiales, productos, mercancías..., que tiene la empresa almacenados y clasificados según categorías.

Objetivo del inventario Es conocer la situación exacta de los materiales, comprobar si coinciden las unidades físicas y las contables, localizar materiales obsoletos o deteriorados, concretar las necesidades de espacio e instalaciones, etc.

Cuenta de perdida y ganancia Balance final es el detalle de los gastos (pérdidas) e ingresos (ganancias) obtenidos por las actividades realizadas en las distintas secciones de la empresa durante un ejercicio económico. Cuenta de perdida y ganancia es la expresión estática del patrimonio de la empresa; los bienes que posee en un momento dado (cierre del ejercicio económico).

Normatividad legal del inventario El libro de Inventarios y Balance: Anualmente el inventario Balance del ejercicio Cuentas de resultados Artículo 46 (CC).- Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación.

Inventario permanente Tipos de inventarios Inventario contable Es el que se hace para llevar un control constante de las entradas y las salidas de cada uno de los artículos (modelo, talla, color, etc.). Inventario permanente Inventario extracontable Consiste en hacer un recuento físico de las existencias, para conocer las cantidades de stock al final de un período y valorar dichas existencias a precios de coste o de mercado. Inventario periódico Inventario final o inventario rotatorio

Ejercicio económico es un ciclo contable de periodicidad anual, que coincide o no con el año natural. Por ejemplo: para la mayoría de las empresas comprende desde el 1 de enero al 31 de diciembre; mientras que para un colegio sería el comprendido en un curso escolar.

Proceso de inventario físico El inventario físico se hace «in situ», mediante inspección ocular y recuento de los artículos almacenados, anotando el número de unidades, lotes, referencias, etc., que existen en el momento del recuento.

Inventario físico se ajusta a las siguientes operaciones: Establecer la época del inventario Informar al personal Preparar el almacén Programar las fechas de trabajo Preparar los impresos o formularios necesarios

Control por sectores El recuento por sectores es el más utilizado cuando la mercancía mantiene un orden de ubicación fi jo en un pasillo, estantería o estante del almacén o de la tienda.

Lado izquierdo: operario encargado de hacer el inventario anote las cantidades. Lado derecho: se anota las variaciones después de realizar la revisión física.

Control por cupones El control por cupones se utiliza cuando se desea también controlar la composición del stock, en función de las características de los artículos que componen la familia. Por ejemplo, supongamos un mayorista que comercializa ropa de hombre, mujer y niño; la clasifica por pantalones, faldas, abrigos, trajes, etc.; y añade una subclasificación por talla, color, tejido o modelo.

Control en rayados sinópticos Este tipo de inventario se utiliza para artículos que presentan múltiples variantes (tallas, modelos, colores, etc.), pero están valorados bajo un mismo precio. La principal finalidad del recuento es comprobar la cantidad y el valor de los artículos almacenados, pero este modelo también cumple la función de confirmar excesos o carencias de ciertas referencias (tallas, colores, modelos, etc.) y ajustar el stock a las necesidades.

VALORACION DEL INVENTARIO Después del recuento físico se lleva a cabo la valoración del inventario en el departamento de contabilidad. 1. se transcriben en el Libro de Inventarios o en un «impreso resumen» todas las anotaciones que figuren en los documentos y formularios utilizados durante el control e inspección ocular. 2. después de transcribir los datos al balance final debemos conservar todos los documentos y formularios utilizados para confeccionar el inventario.

CONCLUSIÓN Es indispensable contar con un inventario para llevar un registro de las entradas, salidas y existencias de mercancías para tener un control optimo. Para no tener perdidas es necesario registrar el flujo de mercancías para evitar la ruptura del producto y la inexistencia del mismo para poder abastecer la demanda requerida.

BIBLIOGRAFIA Ma. José Escudero Serrano (2011). ALMACENAJE DE PRODUCTOS (2ª ed. ),Madrid: Parafino, SA. Guerrero Salas, Humberto (2009). INVENTARIOS, (5ª ed.) Bogotá : Ecoe. Izar Landeta, Juan Manuel (2012) INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES (2ª ed.), México: Trillas Código de Comercio.