“ MATRICULA 2012” DRA. CATALINA BELLO VIDAL JEFA DE OCRACC OFICINA CENTRAL DE REGISTROS ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO Universidad Nacional Federico Villarreal

Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros documentos académicos. VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina inspirada en altos valores éticos y morales, con personal proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de calidad en la gestión de la información académica. MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo académico- administrativo y tiene como propósito fundamental administrar los registros académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los procesos de matrícula. VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo. VRAC-OCRACC

19/09/2016VRAC-OCRACC 3 Universidad Nacional Federico Villarreal Vicerrectorado Académico Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo Oficina de Servicios Oficina de Servicios Oficina de Registros Oficina de Procesamiento ORGANIZACIÓN

LA OCRACC Y LOS COMPONENTES DE SU ESTRUCTURA : Oficina de Servicios Oficina de Registros Oficina de Procesamiento Oficina de Archivo VRAC-OCRACC

OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.. Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A) Ω Asistencia Técnica a las facultades Ω Coordinación del Proceso de Matrícula Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación). Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios Ω Obtención del Orden de Mérito

MARCO LEGAL: Ley Universitaria Estatuto de la UNFV Reglamento General de la Universidad Compendio de Normas Académicas modificado RR Nº Resolución R. Nº CU-UNFV de fecha ; que aprueba el Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas Reglamento General de Matrículas, RR Nº385 -CU 2012 Calendario Académico. MATRICULA 2012 VRAC-OCRACC

PROCESO DE MATRICULA 2011 VRAC-OCRACC 7 OCRACC FACULTAD ALUMNOS BANCO Material de Matrícula Carpeta de Matrícula Solicitud de Matrícula Información de Matrícula efectuada Voucher de Pago Obligaciones de Pago (Ficha de Solicitud, Record Académico y Obligaciones de Pago) Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

PROCESO DE MATRICULA 2012 OPERADORES OSA - OCRACC 8 OCRACC FACULTADFACULTAD BANCOS Carpeta de Matrícula (Alumno) Solicitud de Matrícula DOCENTES CONSEJEROS Voucher de Pago Obligaciones de Pago (Ficha de Solicitud, Record Académico Obligaciones de Pago) Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA ALUMNOS El docente Consejero Entregará un padrón de alumnos atendidos

1.Entrega de materiales de matrícula 2.Coordinación del Proceso de Matrícula. Procesos Coordinados desde la OCRACC con las OSAS VRAC-OCRACC OCRACC FACULTAD

1.La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de Asignaturas para el Año Académico 2012, profesor responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro de la matrícula. 2.Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información que es cargada en el SUM-OCRACC. 3.OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería. Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS VRAC-OCRACC

4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2012 y Ficha Técnica del Estudiante La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada. 6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA) Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS VRAC-OCRACC

7. La OSA OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el padrón de consejería. 8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera. Envío de registros de matrícula a OCRACC Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS VRAC-OCRACC

OCRAC PROCESO DE MATRICULA 2012

19/09/2016VRAC-OCRACC 14 Universidad Nacional Federico Villarreal 1. Facultad de Administración Levantó observaciones de matrícula al 95% ( Obs./1734) Se han impreso las Actas Definitivas 2011, a excepción de la especialidad de Administración de Empresas. Se están procesando las actas Facultad de Arquitectura y Urbanismo Levantó observaciones de matrícula al 100% ( obs./675) Se han impreso las Actas Definitivas 2011 Se ha reprocesado un acta definitiva 3. Facultad de Ciencias Económicas Levantó observaciones de matrícula al 100% ( obs./1392) Se han impreso las Actas Definitivas 2011 Actas Definitivas ; se encuentran OK. Actas Definitivas se están revisando para OK. SITUACIÓN ACTUAL FACULTADES

19/09/2016VRAC-OCRACC 15 Universidad Nacional Federico Villarreal 4. Facultad de Ciencias Financieras y Contables Levantó observaciones de matrícula al 100% ( obs. /1673) Se han impreso las Actas Definitivas 2011-A Se ha entregado el Material de Matrícula Facultad de Ciencias Naturales y Matemáticas Levantó observaciones de matrícula al 80% ( obs./ 718) No han remitido las pre-actas Facultad de Ciencias Sociales Levantó observaciones de matrícula al 85% ( obs./933) Se han impreso Actas Definitivas 2011; de las Escuelas Profesionales de Ciencias de la Comunicación y Trabajo Social. Se ha entregado el Material de Matrícula 2012 de las Escuelas Profesionales de Ciencias de la Comunicación y Trabajo Social.

19/09/2016VRAC-OCRACC 16 Universidad Nacional Federico Villarreal 7. Facultad de Derecho y Ciencias Políticas El , se ha recepcionado el oficio que levanta las observaciones realizadas a la matrícula ( obs. 1457) No ha remitido las pre-actas Facultad de Educación Levantó observaciones de matrícula al 90% ( obs./1315 Se están verificando las pre-actas para la impresión de las actas. 9. Facultad de Humanidades Levantó observaciones de matrícula al 85% obs./661) Se han impreso las actas definitivas 2011; a excepción de 40 pre- actas con menos 8 alumnos matriculados.

19/09/2016VRAC-OCRACC 17 Universidad Nacional Federico Villarreal 10. Facultad de Ingeniería Civil Levantó observaciones de matrícula al 90% (2011 – 150 obs./869) El se ha recepcionado el oficio levantando las observaciones pendientes Se han impreso las actas definitivas Facultad de Ingeniería Electrónica e Informática Levantó observaciones de matrícula al 100% ( obs/ 809) Se han impreso las Actas Definitivas 2011 Se ha entregado el Material de Matrícula Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas Levantó observaciones de matrícula al 90% ( obs./ 2189) El se ha recepcionado el oficio levantando las observaciones pendientes.

19/09/2016VRAC-OCRACC 18 Universidad Nacional Federico Villarreal 13. Facultad de Ingeniería Geográfica, Ambiental y Ecoturismo Levantó observaciones de matrícula al 98% ( obs./1215) Se han impreso las Actas Definitivas Se esta verificando oficio de levantamiento de observaciones pendientes. 14. Facultad de Medicina “Hipólito Unanue” Levantó observaciones de matrícula al 85% ( obs./1576) Se han impreso actas definitivas de la Escuela Profesional de Nutrición. Se esta verificando oficio de levantamiento de observaciones pendientes. 15. Facultad de Oceanografía, Pesquería y Ciencias Alimentarias Levantó observaciones de matrícula al 85% ( obs./698) No han remitido las pre-actas 2011

19/09/2016VRAC-OCRACC 19 Universidad Nacional Federico Villarreal 16. Facultad de Odontología Levantó observaciones de matrícula al 10% ( obs./632) No han remitido las pre-actas Facultad de Psicología Levantó observaciones de matrícula al 100% ( obs./1309) Se han impreso las Actas Definitivas 2011 Actas se encuentran con OK 18. Facultad de Tecnología Médica Levantó observaciones de matrícula al 85% ( obs./955) No han remitido las pre-actas 2011

19/09/2016VRAC-OCRACC 20 Universidad Nacional Federico Villarreal NUDO CRITICO POR RESOLVER EN EL No se respetan las fechas establecidas en el Calendario Académico. 2.El levantamiento de las observaciones, se realiza en forma simultánea con la remisión de las pre-actas y el inicio de la matrícula. 3.No se respetan los reglamentos académicos vigentes. 4.Las pre-actas tienen las siguientes observaciones: Alumnos no matriculados Alumnos con reserva de matrícula Nombres de los profesores errados o carecen del mismo No se registran las notas de aplazados en el sistema Error en el promedio final Enmendadura No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

Elementos CLAVE para auditar OCRACC- OSA auditar OCRACC- OSA ☼ ACTAS FÍSICAS ☼ ACTA ELECTRÓNICAS ☼ PRE ACTAS FISICAS ☼ EXPEDIENTES DE INGRESANTES ☼ DOCUMENTACION INFORMATIVA ☼ CERTIFICADOS DE ESTUDIOS EMITIDOS ☼ OTROS

EJEMPLO: CRITERIOS PARA AUDITAR PRE ACTA

☻ Si usted no conoce su Oficina ☻ No puede medir lo que se hace en ella. ☻ Si usted no puede medir lo que hace ☻ No puede controlarlo. ☻ Si usted no puede controlar su oficina ☻ Es probable que no puede dirigirlo. ☻ Si usted no puede dirigirlo ☻ Es seguro que no puede mejorarlo. ☻ Si usted no puede mejorarlo ☻ Esta usted atentando contra la calidad del servicio!!!! PARA RECORDAR

Algunos consensos OCRACC-OSAS en el marco del Seminario Taller sobre Criterios e Indicadores 1.Mejorar la Coordinación OSA-OCRACC 2.Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC 3.Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC 4.Reuniones periódicas de coordinación, 1 vez por mes. 5.Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC 6.Sostener mesas de trabajo para resolver casos.

Sé firme en tus actitudes y perseverante en tu ideal. Procura no ser impaciente, sobre todo si las cosas no te llegan de inmediato, porque debes aprender, que es más sabio ir a buscarlas, que sentarte a esperar por ellas…

Dra. Catalina Bello Vidal