Actualización de los proyectos del Plan de Desarrollo Institucional para el periodo 2013 – 2019

Objetivo Presentar la metodología para la actualización y presupuestación de los proyectos institucionales 2013 – 2019 del Plan de Desarrollo Institucional para su puesta en marcha.

Alcances del proceso Recordemos que el marco misional de la Universidad se definió de manera participativa, con más de 2.000 personas hacia una apuesta de la institución en su contribución a la transformación de la agenda pública del desarrollo con un horizonte de tiempo 2009 – 2019, definida a través del Plan de Desarrollo Institucional en su Direccionamiento Estratégico. El Plan desde su formulación estableció que los 29 proyectos institucionales tendrían un corte de acción al año 2012, con el fin de revisar los resultados y así realizar a nivel de proyectos una actualización y presupuestación con miras a perfilarlos para el período 2013 – 2019.

Fase 1 Aprestamiento Gerencia del Plan Secretaría técnica del plan de Desarrollo Participan: Coordinadores de objetivo Funcionarios de enlace Coordinadores de componente Responsables de proyectos por objetivo Producto: Metodología del proceso explicada y entregada con insumos Punto de partida: Análisis a la cadena de logro de cada objetivo (aporte actual de los proyectos al direccionamiento estratégico) Fases del Proceso Fase 2 Ajuste y presupuestación de proyectos Formulación y presupuestación del proyecto en la ficha Producto: Proyectos del PDI actualizados en la ficha técnica del proyecto con presupuesto plurianual Retroalimentación de los proyectos con decanos. Resp: Coordinadores de objetivo Entrega de proyectos para revisión técnica técnica de proyectos y consolidación . Of. Planeación y Vice. Administrativa Retroalimentación de los proyectos con actores externos El proyecto requiere concertación con actores externos (público – privados) Si No Auditoria Control Interno Fase 3 Aprobación Gerente del Plan (Rector) Comité Técnico de Planeación Apoya: Secretaría técnica Producto: Proyectos institucionales aprobados para el período 2013 - 2019 Consejo Académico Consejo Superior Actualización del portafolio de proyectos Fase 4 Construcción planes operativos por facultad Decanos con sus profesores Responsable: Equipos técnicos por objetivo Apoyo: Oficina de Planeación Producto: Planes operativos por cada facultad (9) Ejercicio de corresponsabilidad

Fases del Proceso para aprobación de proyectos actualizados 2013-2019 Análisis de cadena de logro Aprestamiento Actualización y presupuestación de proyectos: 3.1 Coordinador de objetivo y su equipo de trabajo realiza propuesta de proyectos actualizados y presupuestados de manera preliminar. 3.2 Jornada trabajo con Decanos como piloto de un objetivo institucional para presentación del objetivo y retroalimentación de propuesta de actualización. 3.3 Jornada de trabajo con Decanos para presentación de objetivos faltantes y retroalimentación de cada propuesta de actualización. 3.4 Entrega de proyectos para revisión técnica y consolidación Oficina de Planeación y Vice. Administrativa 4. Aprobación por instancias decisorias 4.1 Gerencia del Plan 4.2 Comité técnico de Planeación 4.3 Consejo Académico 4.4 Consejo Superior.

¿Quiénes participan del proceso? Consejo Superior Consejo Académico Gerencia del Plan - Comité Técnico de Planeación- Instancias decisorias - Coordinadores de objetivo - Funcionarios de enlace Coordinadores de componente Coordinadores de proyecto Equipos de trabajo por objetivo institucional Verificación de la gestión - Control Interno - Vicerrectoría administrativa - Profesionales de apoyo oficina de planeación Soporte metodológico Decanos Grupo de trabajo decanaturas Facultades

Coordinadores objetivos institucionales y equipos de trabajo Cronograma Fase Actividades Responsables Fecha (2012) Aprestamiento Reuniones por objetivo para la presentación de la metodología de actualización a los proyectos institucionales Oficina de Planeación 4, 5 y 6 de junio Actualización y presupuestación de proyectos Diligenciamiento y presupuestación de proyectos en la ficha técnica Coordinadores objetivos institucionales y equipos de trabajo 7 de junio al 9 de julio Retroalimentación de los proyectos con decanos Coordinadores de Objetivo y Decanos 10 al 25 de julio Retroalimentación de los proyectos con actores externos (si se requiere) Coordinadores de Objetivo Entrega a la Oficina de Planeación de los perfiles de proyectos presupuestados y con ajustes Coordinadores de objetivo 31 de julio Revisión técnica de los proyectos institucionales y consolidación para revisión con Gerente del Plan. Oficina de Planeación, Vicerrectoría Administrativa . Del 1 al 6 de agosto

Cronograma Fase Actividades Responsables Fecha (2012) Aprobación de los proyectos institucionales 2013 - 2019 Recomendación por parte del CTP y la Gerencia Rector y Comité Técnico de Planeación 7 al 13 de agosto Recomendación por parte del Consejo Académico Consejo Académico 14 al 17 de agosto Aprobación por parte del Consejo Superior Consejo Superior 20 al 31 de agosto Construcción de planes operativos por facultad Presentación del proceso de abordaje a los decanos. Coordinadores de Objetivos Apoya: Oficina de Planeación Por acordar su desarrollo Sensibilización equipos de trabajo facultades sobre el plan Decanos Funcionario de enlace objetivos Construcción de planes operativos por facultad y retroalimentación con objetivos institucionales. Decanos y equipo de trabajo de facultad Consolidación de planes operativos y recomendaciones. Funcionarios de enlace y Oficina de Planeación. Entrega de planes operativos

Descripción de los aspectos técnicos para la formulación del proyecto

Reglamentación del proceso Acuerdo 30 del 03 de octubre de 2006 Del proceso para la formulación de proyectos(Art. 24): Los proyectos contendrán como mínimo: Marco lógico del proyecto • Fines, Propósito, Componentes, Actividades, Indicadores: Línea base y Meta, Medios de verificación, Supuestos • Costo por actividades, Tiempo estimado por actividad Presupuesto detallado (formatos establecidos por la Vicerrectoría Administrativa para la prespuestación de proyectos). Fuentes de financiación Análisis del impacto ambiental Descripción de Beneficios Sociales y Económicos del Proyecto Datos Generales del Proyecto: • Nombre del proyecto • Responsable del proyecto, Grupo de trabajo y Equipo Técnico. • Objetivo Institucional • Componentes institucionales. • Otras instancias o dependencias participantes Diagnóstico del Problema o necesidad • Identificación del problema, necesidad u oportunidad. • Descripción del proyecto • Justificación • Caracterización población objetivo (Beneficiarios)

INSUMOS PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS PDI 2013 - 2019 Insumos del proceso Se dan las herramientas metodológicas para el perfilamiento de los proyectos institucionales y su presupuesto plurianual. Igualmente el manual para la actualización de los proyectos Metodológicos INSUMOS PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS PDI 2013 - 2019 Técnicos Financieros Documentos de interés sectoriales o por temáticas sobre información institucional y del contexto, como base para el ajuste técnico a los proyectos Revisión cadena de logro de los Objetivos Información relacionada con presupuesto institucional y posibles fuentes de financiación de los proyectos institucionales del Plan Ver insumos

La cadena de logro del PDI Nivel estratégico Direccionamiento estratégico 2008 - 2019 Nivel táctico Nivel operativo Proyectos institucionales

La cadena de logro de los proyectos Fines del proyecto Corresponde a los indicadores del nivel de propósito del objetivo institucional que se van a mover con el proyecto Corresponde a los componentes del objetivo institucional que se van a mover con el proyecto Propósitos de proyecto Corresponde a los planes operativos necesarios para lograr los propósitos del proyecto Componentes del proyecto Actividades del proyecto Son las actividades a realizar por plan operativo

La ficha metodológica del proyecto Para la actualización de los proyectos de Plan de Desarrollo Institucional se utilizarán los parámetros establecidos por el acuerdo 30 de 2006, los cuales se encuentran incorporados en la ficha técnica de formulación de proyectos. La ficha técnica posee los siguientes formatos: PDI 01. Información básica del proyecto PDI 02. Diagnóstico del problema/necesidad/oportunidad PDI 03. Matriz de Marco Lógico PDI 04. Presupuestación básica plurianual y fuentes de financiación (Formato presupuesto Vicerrectoría Administrativa) PDI 05. Análisis de impacto ambiental PDI 06. Descripción de beneficios sociales y económicos del proyecto PDI 07. control de los cambios a los proyectos PDI 08. Planes de gestión por facultad (proceso por definir una vez se actualicen los proyectos) Ver Ficha técnica