Tecnología de la Información y Comunicaciones. UCLA Especialización Tecnología de la Información y Comunicaciones. UCLA SISTEMAS AVANZADOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL Estp es una prueba Carlos Primera Barquisimeto Abril 2002

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN “Una organización es un sistema administrado, diseñado y operado para alcanzar un conjunto específico de objetivos”. Bateman y Snell. 2001 Estructura social estable y formal que obtiene recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos (Laudon y Laudon, 1996).

OBJETIVOS GENERALES DE LAS ORGANIZACIONES Lograr una utilidad para sus propietarios. Suministrar a sus clientes bienes y servicios. Proporcionar un ingreso a sus empleados. Incrementar el nivel de satisfacción para todos los involucrados. Bateman y Snell. 2001

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO Bienes Servicios Materia Prima Recursos Humanos Energía Recursos Financieros Información Equipos Organización Procesos de Transformación S E Retroalimentación Bateman y Snell. 2001. Pág. 16

Jerarquía Gerencial de acuerdo al tipo de operación y decisión Estratégico administración conocimiento operativo Director o administradores de nivel superior Gerentes o administradores medios Trabajadores de conocimiento y la información Gerentes operativos Laudon y Laudon. P. 14 Ventas, Manufactura, Fianzas, Contabilidad, Recursos Humanos Sistemas II Prof. Nohemy Rodríguez

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FORMAL Presidente Vicepresidentes Gerentes Divisionales Gerentes Departamentales TRAMO DE ADMINISTRACIÓN Tomaado de Koont y Weihrich 1998 Pág. 247

ORGANIZACIÓN INFORMAL Presidente Vicepresidentes Gerentes Divisionales Gerentes Departamentales Tomaado de Koont y Weihrich 1998

GESTIONAR LA ORGANIZACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias GESTIÓN EMPRESARIAL Organización Negocio, Departamentos, RR.HH. Información, Conocimientos, Entorno, Económico, Financiero, Proyectos... Bienes Servicios Materia Prima Recursos Humanos Energía Recursos Financieros Información Equipos S E Retroalimentación

“ 1. Acción y Efecto de Gestionar. 2. Acción y Efecto de Administrar” GESTIÓN “ 1. Acción y Efecto de Gestionar. 2. Acción y Efecto de Administrar” Diccionario de la Lengua Española. Vigésima Edición

GESTIONAR LA ORGANIZACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias GESTIÓN EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN Bienes Servicios Materia Prima Recursos Humanos Energía Recursos Financieros Información Equipos Organización (Procesos, Personas, Recursos) S E Retroalimentación

LA ADMINISTRACIÓN Y SUS FUNCIONES “La Administración es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales con eficacia y eficiencia”. PLANEACCIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL Ensamblar y coordinar recursos Responsabilidades Crear condiciones Objetivos Acciones Planes Estimular desempeño elevado Dirigir y motivar Comunicación Monitorear progreso. Realizar cambios Asegura metas Adaptado de Bateman y Snell. 2001

GERENTE EL GERENTE Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DIRECCIÓN PLANEACCIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL Ensamblar y coordinar recursos Responsabilidades Crear condiciones Objetivos Acciones Planes Estimular desempeño elevado Dirigir y motivar Comunicación Monitorear progreso. Realizar cambios Asegura metas GERENTE Adaptado de Bateman y Snell. 2001. Pág: 7 -8

GERENTES NIVEL ALTO     Se le conoce como Gerentes Estratégicos. Se centran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y eficacia de la organización. Son responsables de la Administración general. También de la interacción de la organización y su ambiente externo.   ü      Cargos: Director General (CEO, Chief Executive Officer), Director Ejecutivo (COO, Chief Operating Officer), presidente de la empresa, vicepresidentes, y miembros comité directivo. ü      ¿qué hacen?: formulan recursos de estrategia y control, arquitectos estratégicos, líderes organizacionales. ü      Funciones Cambiantes: De asignadores de recursos a líderes institucionales.   Bateman y Snell. 2001. Pág: 11-13

GERENTES NIVEL MEDIO Gerentes Tácticos.     Gerentes Tácticos. Traducen objetivos, metas y planes estratégicos en objetivos, metas y actividades más específicas para las unidades de negocio. Son controladores administrativos y asesores de sus subordinados.   Facilitan comunicación interna, alta dirección hacia abajo, y la canalización y traducción de información procedente de los niveles inferiores hacia arriba. Garantizan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratégicos a largo plazo Funciones Cambiantes: De controladores administrativos a asesores de apoyo.     Bateman y Snell. 2001

GERENTES NIVEL BÁSICO     Son Gerentes Operativos, Supervisores o Gerentes de Apoyo. Supervisan las operaciones de la organización. Enlace entre el personal administrativo y el que no lo es. Se involucran directamente con los empleados e implementan los planes específicos desarrollados por los gerentes medios. Funciones cambiantes: de implementadores operacionales a empresarios agresivos.     Bateman y Snell. 2001

HABILIDADES GERENCIALES Técnicas. Capacidad desempeño tarea especializada con método o proceso particular. Conceptuales y Toma de Decisiones. Capacidad reconocer aspectos complejos. Analizar factores resolver problemas. Consideran objetivos, estrategias.... Interpersonales y de Comunicación. Habilidad para tratar personas y comunicarse eficazmente. Ser líder, motivar. Adaptado de Bateman y Snell. 2001. Pág: 25-26

Características personales que atraen a los demás. FUENTES DE PODER REFERENTE Características personales que atraen a los demás. La gente cumple por admiración. LEGÍTIMO Por derecho FUENTES DE PODER RECOMPENSA Controla Recompensas COERCIÓN Controla castigos PERICIA Cuenta con experiencia o conocimiento Bateman y Snell. 2001. Pág:437-439

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO Materia Prima Recursos Humanos Energía Financieros Información Equipos Sistema Procesos De Negocios Sistema Tecnológico (TIC´s) Bienes, Servicios, Utilidades, Satisfacción, Integración metas S E Sistema Humano Sistema Administrativo Sistemas de Manejo de Información Retroalimentación Adaptado de Koont y Weihrich 1998. Pág. 260

CONCEPTO DE PROCESO “UN GRUPO DE TAREAS LÓGICAMENTE RELACIONADAS EJECUTADAS PARA LOGRAR UNA SALIDA DEFINIDA DEL NEGOCIO”. Davenport y Short (1990). “UN GRUPO ESTRUCTURADO DE ACTIVIDADES DISEÑADAS PARA PRODUCIR UNA SALIDA ESPECIFICA PARA UN CLIENTE EN PARTICULAR O UN MERCADO. ESTO IMPLICA UN FUERTE ÉNFASIS EN CÓMO EL TRABAJO ES REALIZADO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN”. Davenport (1993).

Representa la actividad medular, fundamental o NEGOCIO Representa la actividad medular, fundamental o primaria de la organización. P.e: E. Manufactura (Elaborar producto). Gobierno (crear condiciones para mejorar la calidad de vida…)

NEGOCIO Y TECNOLOGÌA DE INFORMACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN TECNOLOGIAS de INFORMACIÓN

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN “ Componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución” Tomado de Laudon y Laudon 1996.

SISTEMA DE INFORMACIÓN? ¿PORQUÉ SE CONSTRUYEN SISTEMA DE INFORMACIÓN? PARA SER MÁS EFICIENTES: Ahorrar dinero, disminuir fuerza detrabajo, mayor control de sobre personal y gastos. PERMANECER ACTIVOS EN LOS NEGOCIOS: Mejorar toma de decisiones, coordinar grupos de trabajo. BUSCAR BENEFICIOS COMPETITIVOS. AMBICIONES DE GRUPOS EN LA INSTITUCIÓN. CAMBIOS EN EL AMBIENTE. PARA LA CREACIÓN, MANTENIMIENTO Y DIFUSIÓN DE CONOCIMIENTOS Tomado de Laudon y Laudon 1996.

FACTORES A SER TOMADOS EN CUENTA EN LOS PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. EL MEDIO AMBIENTE. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CULTURA Y POLÍTICA. TIPO DE INSTITUCIÓN. APOYO DE LA ALTA DIRECCIÓN. NIVEL ORGANIZACIONAL AL QUE OPERA EL SISTEMA. GRUPOS DE INTERÉS AFECTADOS POR EL SISTEMA. TIPOS DE TAREAS Y DECISIONES. SENTIMIENTOS Y ACTITUDES DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA. HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Adaptado de Laudon y Laudon 1996.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA INTERACCIÓN ENTRE ORGANIZACIÓN Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (T.I.) ¿Cuáles sistemas?, ¿Qué harán?. ¿Cómo se implantarán? ORGANIZACIÓN T.I. Entorno Cultura Estuctura Procedimientos Est. Políticas Decisiones Adm. Productos (impactos) Cambios: quién es el dueño y quién controla la información, quién tiene derecho a.. Quién, cuando y cómo toma la decisión? Adaptado de Laudon y Laudon 1996.

NEGOCIO Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN La combinación de tecnologías informáticas y tecnologías de telecomunicaciones. Incluyen los ordenadores, periféricos, las redes, fax, telefonía, impresoras inteligentes y otros dispositivos tecnológicos que apoyan el proceso de informaciones y las comunicaciones de la empresa Whitten, Bentley y Barlow. 1996.

NEGOCIO Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Tecnología de Comunicaciones. Incluye el HW y SW utilizado para interconectar la tecnología de datos y los procesos en diferentes lugares. Whitten, Bentley y Barlow. 1996.

DIRECCIÓN DEL NEGOCIO Organización PLAN DEL NEGOCIO E N T Misión, O S Procesos del Negocio PLAN DEL NEGOCIO E N T O R Administrativos, Satisfacción del cliente, Diseño y Desarrollo, Planificación, Producción y Distribución, Recursos Humanos.... Misión, Visión, Valores, Metas, Objetivos, Estrategias S E Necesidades de Información Financieras, Recursos Humanos, Manufactura, Servicio y soporte, Calidad,Control,Mercadeo, Investigación y desarrollo, Sistemas de Información (todas las relac. Con Procesos del negocio) Adaptado de Information Systems Strategic Planing. Cassidy A. 1998.

¿PROBLEMAS EN LA DIRECCIÓN DEL NEGOCIO? Organización Procesos del Negocio PLAN DEL NEGOCIO E N T O R Administrativos, Satisfacción del cliente, Diseño y Desarrollo, Planificación, Producción y Distribución, Recursos Humanos.... Misión, Visión, Valores, Metas, Objetivos, Estrategias S E Necesidades de Información Financieras, Recursos Humanos,Manufactura, Servicio y soporte, Calidad,Control,Mercadeo, Investigación y desarrollo, Sistemas de Información (todas las relac. Con Procesos del negocio) ? Adaptado de Information Systems Strategic Planing. Cassidy A. 1998.

¿PROBLEMAS EN LA DIRECCIÓN DEL NEGOCIO? PLAN DEL NEGOCIO Misión, Visión, Valores, Metas, Objetivos, Estrategias Procesos del Negocio Necesidades de Información ¿Alineado con el plan del negocio?, ¿eficientes? NO ¿Alineadas con el plan del negocio? NO Aplicarle mejora de proceso o reingeniería Criterios: Impacte positivamente al cliente externo/interno, Impacte la calidad del servicio o producto, Impacte la rapidez del proceso (+DESARROLLO ORGANIZACIONAL) Desarrollar Proyecto de Sistema De Información (+DESARROLLO ORGANIZACIONAL) Adaptado de Information Systems Strategic Planing. Cassidy A. 1998.

PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN 3. DESARROLLAR NUEVO SISTEMA 2. MODIFICAR SISTEMA EXISTENTE 1. HACER NADA 4. ADAPTAR PAQUETE PREELABORADO Laudon y Laudon 1996

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENO PROGRAMACIÓN Y PRUEBA DISEÑO ANÁLISIS Laudon y Laudon. 1996.

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS INSTITUCIONES Tecnología Tarea Persona Estructura Fuente: Leavitt, 1965 citado por Laudon y Laudon. 1996. P. 129

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS INSTITUCIONES Tecnología RETOS Administrar el Cambio. Encuadre de la T.I con la organización. 3. Comprensión limitaciones de T.I. Tarea Persona Estructura Fuente: Leavitt, 1965 citado por Laudon y Laudon. 1996. P. 129-131

TEORÍAS ACERCA DE LA RESISTENCIA DE LOS USUARIOS A UNA INNOVACIÓN TEORÍA ORIENTADA A LAS PERSONAS Factores internos de los usuarios como personas. TEORÍA ORIENTADA A LOS SISTEMAS Factores inherentes al diseño. TEORÍA DE LA INTERACCIÓN Interacción de las personas y factores sistémicos. Laudon y Laudon. 1996. P. 542 Markus, 1983; Davis y Olson, 1985

ESTRATEGIAS PARA VENCER LA RESISTENCIA DE LOS USUARIOS A UNA INNOVACIÓN TEORÍA ORIENTADA A LAS PERSONAS Educación, Cohersión, Persuación, Participación de usuarios. TEORÍA ORIENTADA A LOS SISTEMAS Educación, Mejoras interfase/sistema, Participación, Modificación paquete según procedimientos de la organización. TEORÍA DE LA INTERACCIÓN Resolver problemas institucionales, Reestructurar incentivos, reestructurar relación usuarios-diseñadores, promover participación de usuarios. Laudon y Laudon. 1996. P. 542

Teoría del Cambio. Kurt Lewin Status Quo Fuerzas Impulsoras Conflicto Fuerzas Restrictivas Si al cambio!! No al cambio!! Maritza Torres

MODELO DEL CAMBIO PLANEADO DE LEWIN. Recongelamiento Descongelamiento Cambio en sí Cambio Guízar R. 1998, P. 28-30

                                                                                                                                   Maritza Torres

1 2 5 3 6 4 7 Una Estrategia para manejar exitosamente el Cambio. En los cambios, las personas, y los grupos necesitan desarrollar un sentido de pertenencia y propiedad, e involucrarse activamente en la planificación de los cambios. Son necesarias prácticas que faciliten la transformación de los cambios en hábitos para alcanzar su interiorización efectiva Schwartz Comunicación Eficaz 1 Involucrar al personal y estimular la participación. 2 5 Suministrar retroalimentacion Suministrar capacitación en nuevos valores y comportamiento. 3 6 Establecer sistema de retribuciones. 4 Sintonizar emocionalmente . 7 Desarrollar nuevas normas grupales y una nueva declaración de misión Maritza Torres http://www.calidad.org/public/articles/1010186283_alexis.htm

BIBLIOGRAFÍA Bateman y Snell. 2001 Bateman T., Snell S., 2001. Administración. Una Ventaja Competitiva. Cuarta Edición. McGRAW-HILL INTERAMERICANA. México. Guizar R. 1998. Desarrollo Organizacional. Primera Edición. McGraw-Hill. México. Koontz H., Weihrich H., 1998. Sexta Edición. McGRAW-HILL INTERAMERICANA. México. Laudon y Laudon. 1996. Administración de Sistemas de Información. Prentice-Hall. México. Capítulo 4. Bateman y Snell. 2001