PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AGOSTO 2008

PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION CONCEPTO SUJETO RESPONSABLE DEL GASTO TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA - JURISPRUDENCIA RENDICION DE GASTOS CONTROL DE LOS GASTOS DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

1.- CONCEPTO y AMBITO DE APLICACION DE GASTOS DE REPRESENTACION DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

GASTOS DE REPRESENTACIÓN 1.- Sin obligación de rendir cuenta Origen : DL 773 de 1974, art. 3° 2.- Sujeto a la obligación de rendir cuenta Origen : Presupuesto anual para cada Servicio DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

Ley de Presupuesto : Clasificador Presupuestario M. Hacienda GASTOS DE REPRESENTACIÓN, PROTOCOLO Y CEREMONIAL Ley de Presupuesto : Clasificador Presupuestario M. Hacienda Subtítulo 22, item 12, asignación 003 Requisitos - manifestaciones - inauguraciones - ágapes - fiestas de aniversarios - presentes recordatorios 1.- Que guarden relación con las funciones del organismo respectivo 2.- Que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA - atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del Servicio gastos por causas netamente institucionales y excepcionales gastos que demande la realización de reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas o privadas. DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS LEY 18575, artículo 28°, Orgánica Constitucional de las Bases Generales de la Administración del Estado. - Los servicios públicos estarán a cargo de un jefe superior denominado Director, quien será el funcionario de más alta jerarquía dentro del respectivo organismo. - A los jefes del servicio les corresponderá dirigir, organizar y administrar el correspondiente servicio; controlarlo y velar por el cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestión y desempeñar las demás funciones que la ley les asigne. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3.- TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA – JURISPRUDENCIA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1) Servicio de Café Almuerzos , Comidas.  Dictamen 037857 / 29 de septiembre de 2000 Se consideran como gastos de representación si se realizan con motivo de celebraciones relacionadas con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del gobierno o ministerio correspondiente. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

2) Propinas   Dictámenes: N°s 26.345 y 32.296, de 1994. El pago de propinas, constituye una erogación voluntaria de la persona que la otorga, distinta del estado, no puede ser considerada como gastos de representación ya que no se ajusta a la norma.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3) Gastos celebración de Navidad y fiestas patrias (traslados del personal, regalos, almuerzos, cóctel, etc.) Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984 08129 / 27 de marzo de 1984 011315 / 16 de mayo de 1985 Los gastos asociados a fiestas de navidad y fiestas patrias no deben considerarse como gastos de representación ya que tales celebraciones no corresponden a funciones netamente institucionales. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

4) Gastos relacionados con el Día del niño, Día de la Secretaria, Día Internacional de la Mujer (regalos, alimentación, arriendos, etc.)  Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985 Los gastos inherentes a estas celebraciones no constituyen gastos de representación ya que son reuniones que no corresponden a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 5) Atención autoridades Sector privado (gastos de pasajes, alimentación) Clasificador Presupuestario: En general, este tipo de gastos deben asociarse al Subtítulo correspondiente del Clasificador presupuestario, no obstante, podrán considerarse como gastos de representación, si se realizan en representación del organismo. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

6) Obsequios o presentes institucionales por reconocimiento funcionario   Dictámenes 016561 / 08129 de 1984 Los obsequios a funcionarios no deben considerarse como gastos de representación toda vez que no constituyen una función propia del servicio

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 7) Tarjetas de regalo de supermercado de fin de año o canasta familiar Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984 08129 / 27 de marzo de 1984 Los gastos por concepto de regalos a funcionarios constituyen una erogación no atribuible a las funciones propias de la institución, por lo tanto no corresponde clasificarla como gasto de representación. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

8) Presentes a autoridades   Clasificador Presupuestario: código 22.12.003 Los presentes a autoridades pueden ser catalogados como gastos de representación, siempre que se realicen en representación del organismo. No obstante, se requiere identificar las personas beneficiadas a objeto de acreditar el gasto.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 9) Gastos de impresión de folletos, dípticos, trípticos, pendones. Clasificador Presupuestario En general, este tipo de gastos deben clasificarse en el Subtítulo 22, item 07 “Publicidad y difusión”, del Clasificador presupuestario, no obstante, si éstos están asociados a un aniversario o manifestación de exteriorización del servicio y se cumpla con los requisitos que contempla el clasificador presupuestario para gastos de representación, pueden ser considerados como tales. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

10) Gastos relativos a reuniones del jefe del servicio con subalternos Clasificador Presupuestario: código 22.12.003   Estos desembolsos no corresponden a gastos de representación por no cumplir con los requisitos de exteriorización del servicio y que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente, de conformidad con lo establecido en el clasificador presupuestario.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 11) Ágapes y coffe break en cursos internos del Servicio Clasificador Presupuestario: código 22.12.003 En general, estos gastos no corresponden a gastos de representación por no contar con la participación de integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras, como lo señala el clasificador presupuestario. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

12) Arriendo de salas y gastos de alimentación por capacitación interna y externa Clasificador Presupuestario: c ódigo 22.12.003 No corresponde a gastos de representación por lo que debe ser registrado con cargo a los subtítulos de acuerdo a la naturaleza del gasto.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 13) Gastos por actuaciones musicales en el día de la Secretaria Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985 No corresponde clasificar estos gastos como representación toda vez que no son atribuibles a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

14) Gastos relacionados con eventos internos del servicio al cual no asistieron autoridades superiores del gobierno o Ministerio  Dictamen 037857 / 29 de septiembre de 2000 Aún cuando el evento corresponda a causas institucionales, los gastos relacionados no se aceptan como de representación toda vez que no se cumple con el requisito de la asistencia de autoridades superiores del gobierno o ministerio correspondiente.

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 14) Gastos de representación de directores regionales Dictamen 37.857 / 29 de septiembre de 2000 Estos gastos son procedentes, ya que para que los jefes regionales ejerzan debidamente sus funciones, deben contar con los recursos financieros para realizar las actividades especificas que conlleva asumir la representación del organismo DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

15) Gastos originados por la Cuenta Pública de un servicio con presencia del jefe de servicio y senadores  Dictamen 22.909 / 24 de junio de 1999 Dictamen 28852 / 13 de diciembre de 1985 La Cuenta Pública de un organismo a la cual asisten autoridades parlamentarias, cumple con los requisitos copulativos que se requieren para clasificar los gastos asociados como de representación. Tales requisitos dicen relación con actividades institucionales y participación de personeros o autoridades superiores de gobierno o del ministerio, jefes de servicios y parlamentarios, atendida su elevada función e investidura.

4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION Ley 10.336 Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República Artículo 85°: Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos, rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo, en la forma y plazos legales. Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contraloría, no presente debidamente documentado el estado de las cuentas de los valores que tenga a su cargo, se presumirá que ha cometido sustracción de dichos valores. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION Resolución N° 759, 23 diciembre de 2003, de la Contraloría General de la República Toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan. Dictamen 37857/2000, y 8129/1984 Los directores rendirán cuenta de sus gastos adjuntando a cada egreso la documentación de respaldo pertinente en original de factura y/o boleta, indicando al dorso el motivo del egreso y la investidura de las autoridades que asistieron al gasto de que se trate. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION Decreto 250 /2004 Ministerio de Hacienda Aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios Artículo 10, número 7, letra b Cuando los gastos se financien con recursos de gastos de representación, en conformidad a las instrucciones presupuestarias correspondientes, procede la licitación privada o el trato o contratación directa. DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION Atributos que al validarlos, eventualmente podrían derivar en responsabilidades civiles y/o administrativas: Legalidad Documentación de Respaldo Acreditación Vinculación al servicio DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2008

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