CONTROL EXTERNO Víctor Rivera Olguín Jefe Auditoría e Inspección Contraloría Regional de Magallanes.

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1 CONTROL EXTERNO Víctor Rivera Olguín Jefe Auditoría e Inspección Contraloría Regional de Magallanes

2 Función de Auditoría Cumplimiento ordenamiento jurídico Cumplimiento ordenamiento jurídico Protección y debido uso patrimonio público Protección y debido uso patrimonio público Probidad de funcionarios Probidad de funcionarios Fidelidad y transparencia información Fidelidad y transparencia información

3 Procesos de Control Auditoría de Estados Financieros Auditoría de Estados Financieros Examen de cuentas de Ingresos y Gastos Examen de cuentas de Ingresos y Gastos Evaluación de Control Interno Evaluación de Control Interno Auditoría de obra pública Auditoría de obra pública Revisión contable-financiera Revisión contable-financiera Controles administrativos de personal Controles administrativos de personal

4 Otras materias de control Investigaciones especiales Investigaciones especiales Sumarios administrativos Sumarios administrativos Investigaciones sumarias por uso indebido de vehículo fiscal. Investigaciones sumarias por uso indebido de vehículo fiscal.

5 Cobertura Fiscalización Municipalidades y corporaciones (12) Municipalidades y corporaciones (12) Servicios Nacionales (66) Servicios Nacionales (66) Servicios Regionales (10) Servicios Regionales (10) Tribunales y Juzgados (13) Tribunales y Juzgados (13)

6 Principales observaciones Deficiencias Control Interno Deficiencias Control Interno Relacionadas con Ingresos y gastos Relacionadas con Ingresos y gastos Incumplimiento Normas legales y reglam. Incumplimiento Normas legales y reglam. Falta respaldo documental Falta respaldo documental Incumplimiento de contratos Incumplimiento de contratos Error cálculos e imputación Error cálculos e imputación Incumplimiento normativa contable Incumplimiento normativa contable Incumplimiento trámite Toma de Razón Incumplimiento trámite Toma de Razón Incumplimiento bases de Licitación Incumplimiento bases de Licitación

7 Observaciones Control Interno Falta unidad de auditoría interna. Falta unidad de auditoría interna. Unidad auditoría interna no realiza controles deliberados, sin plan de trabajo. Unidad auditoría interna no realiza controles deliberados, sin plan de trabajo. Falta segregación de funciones Falta segregación de funciones No se hacen conciliaciones bancarias No se hacen conciliaciones bancarias Falta de Manuales de funciones y procedimientos. Falta de Manuales de funciones y procedimientos. Sistemas información a través de excel. Sistemas información a través de excel.

8 Falta de Inventarios Falta de Inventarios Carencia de garantías Carencia de garantías Incumplimiento ley 19.886. Incumplimiento ley 19.886. Comprobantes sin visación. Comprobantes sin visación. Adquisiciones sin contar con tres cotizaciones. Adquisiciones sin contar con tres cotizaciones.

9 Observaciones Examen cuentas Déficit financiero Déficit financiero Adquisición de sistemas no compatibles Adquisición de sistemas no compatibles Fondos usados para fines distintos Fondos usados para fines distintos Atraso en pagos de imposiciones Atraso en pagos de imposiciones Combustible en vehículos particulares Combustible en vehículos particulares Falta de pólizas de fianza Falta de pólizas de fianza Obras sin plan de prevención de riesgos Obras sin plan de prevención de riesgos Pago de obras no ejecutadas Pago de obras no ejecutadas

10 Planos de obras distintos a los aprobados Planos de obras distintos a los aprobados Exceso del límite de personal a contrata. Exceso del límite de personal a contrata. No presentación de cuenta pública No presentación de cuenta pública No entrega de información al Concejo No entrega de información al Concejo Declaración de Int. Y Patrimonio no presentadas Declaración de Int. Y Patrimonio no presentadas Viáticos pagados en exceso Viáticos pagados en exceso Uso indebido de vehículo fiscal Uso indebido de vehículo fiscal Prórroga de contratos fuera Ley 19.886. Prórroga de contratos fuera Ley 19.886. Falta Rendición de Cuentas Falta Rendición de Cuentas Pagos improcedentes por gastos de representación Pagos improcedentes por gastos de representación

11 Uso indebido del vehículo fiscal Utilizar el vehículo para fines que no sean propios del ente público. (compras personales, ir a la playa, mandar dejar alguien a su casa, niños al colegio, irse de vacaciones.) Utilizar el vehículo para fines que no sean propios del ente público. (compras personales, ir a la playa, mandar dejar alguien a su casa, niños al colegio, irse de vacaciones.) Desviarse del trayecto directo Desviarse del trayecto directo Circular sin distintivo (salvo excepciones) Circular sin distintivo (salvo excepciones) Guardar el vehículo en lugar distinto al indicado por la autoridad. Guardar el vehículo en lugar distinto al indicado por la autoridad. Circular sin rendir caución. Circular sin rendir caución.

12 Gastos de Representación Clasificación presupuestaria 22.12.003 Clasificación presupuestaria 22.12.003 Corresponde a gastos por inauguraciones, aniversarios, presentes, atención de autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos en representación del Organismo. Corresponde a gastos por inauguraciones, aniversarios, presentes, atención de autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos en representación del Organismo.

13 Los gastos sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del Organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente. Los gastos sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del Organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente.

14 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 37857, del 29 septiembre de 2000. Dictamen 37857, del 29 septiembre de 2000. Se consideran como gastos de representación si son realizados con motivo de celebraciones relacionadas con funciones del Organismo respectivo y a las cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o Ministerio corespondiente. Se consideran como gastos de representación si son realizados con motivo de celebraciones relacionadas con funciones del Organismo respectivo y a las cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o Ministerio corespondiente. Servicios de café, almuerzos y comidas. Servicios de café, almuerzos y comidas.

15 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictámenes 26.345 y 32.296 de 1994. Dictámenes 26.345 y 32.296 de 1994. El pago de propinas constituye una erogación voluntaria de la persona que la otorga, distinta del Estado, por lo que no puede ser considerada como gasto por no ajustarse a la Normativa. El pago de propinas constituye una erogación voluntaria de la persona que la otorga, distinta del Estado, por lo que no puede ser considerada como gasto por no ajustarse a la Normativa. Propinas Propinas

16 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictámenes 16.561/14 de junio 1984 Dictámenes 16.561/14 de junio 1984 Dictamen 8129/ 27 marzo 1984 Dictamen 8129/ 27 marzo 1984 Dictamen 11.315/ 16 mayo 1985. Dictamen 11.315/ 16 mayo 1985. Los gastos asociados a Fiestas de Navidad o Fiestas Patrias, no deben considerarse como gastos de representación ya que tales celebraciones no corresponden a funciones netamente institucionales. Los gastos asociados a Fiestas de Navidad o Fiestas Patrias, no deben considerarse como gastos de representación ya que tales celebraciones no corresponden a funciones netamente institucionales. Gastos de celebración Fiestas Patrias, Navidad. (traslados del personal, regalos, almuerzos, cóctel, etc) Gastos de celebración Fiestas Patrias, Navidad. (traslados del personal, regalos, almuerzos, cóctel, etc)

17 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 11.315, de 16 de mayo 1985. Dictamen 11.315, de 16 de mayo 1985. Los gastos inherentes a estas celebraciones no constituyen gastos de representación, ya que son reuniones que no corresponden a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades. Los gastos inherentes a estas celebraciones no constituyen gastos de representación, ya que son reuniones que no corresponden a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades. Gastos relacionados con el Día del Niño, Día de la Secretaria, Día Internacional de la Mujer (Regalos, alimentación, arriendos, etc.) Gastos relacionados con el Día del Niño, Día de la Secretaria, Día Internacional de la Mujer (Regalos, alimentación, arriendos, etc.)

18 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificador Presupuestario Clasificador Presupuestario En general estos gastos deben estar asociados al ítem presupuestario correspondiente, no obstante, podrán considerarse como gastos de representación, si se realizan en representación del Organismo. En general estos gastos deben estar asociados al ítem presupuestario correspondiente, no obstante, podrán considerarse como gastos de representación, si se realizan en representación del Organismo. Atención autoridades Sector Privado (gastos de pasajes, alimentación) Atención autoridades Sector Privado (gastos de pasajes, alimentación)

19 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictámenes 16561/8129 de 1984. Dictámenes 16561/8129 de 1984. Los obsequios a funcionarios no deben considerarse como gastos de representación toda vez que no constituyen una función propia del servicio. Los obsequios a funcionarios no deben considerarse como gastos de representación toda vez que no constituyen una función propia del servicio. Obsequios o presentes institucionales por reconocimiento funcionario Obsequios o presentes institucionales por reconocimiento funcionario

20 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 16561/14 de junio 1984 Dictamen 16561/14 de junio 1984 Dictamen 8129/ 27 de marzo 1984 Dictamen 8129/ 27 de marzo 1984 Los gastos por concepto de regalos a funcionarios constituyen una erogación no atribuible a las funciones propias de la institución, por lo tanto, no corresponde clasificarla como gasto de representación. Los gastos por concepto de regalos a funcionarios constituyen una erogación no atribuible a las funciones propias de la institución, por lo tanto, no corresponde clasificarla como gasto de representación. Tarjetas de regalo de supermercado, fin de año o canasta familiar. Tarjetas de regalo de supermercado, fin de año o canasta familiar.

21 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificador presupuestario Clasificador presupuestario Los presentes a autoridades pueden ser catalogados como gastos de representación, siempre que se realicen en representación del Organismo. No obstante, se requiere identificar las personas beneficiadas a objeto de acreditar el gasto. Los presentes a autoridades pueden ser catalogados como gastos de representación, siempre que se realicen en representación del Organismo. No obstante, se requiere identificar las personas beneficiadas a objeto de acreditar el gasto. Presentes a autoridades Presentes a autoridades

22 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificar presupuestario Clasificar presupuestario En general, este tipo de gastos deben clasificarse en el subt.22, ítem 07, Publicidad y difusión, del Clasificar Presupuestario, no obstante, si éstos están asociados a un aniversario o manifestación de exteriorización del servicio y se cumple con los requisitos que contempla el clasificar presupuestario para gastos de representación, pueden ser considerados como tales. En general, este tipo de gastos deben clasificarse en el subt.22, ítem 07, Publicidad y difusión, del Clasificar Presupuestario, no obstante, si éstos están asociados a un aniversario o manifestación de exteriorización del servicio y se cumple con los requisitos que contempla el clasificar presupuestario para gastos de representación, pueden ser considerados como tales. Gastos de impresión de folletos, dípticos, trípticos, pendones. Gastos de impresión de folletos, dípticos, trípticos, pendones.

23 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificador presupuestario Clasificador presupuestario Estos desembolsos no corresponden a gastos de representación por no cumplir con los requisitos de exteriorización del servicio y que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente. Estos desembolsos no corresponden a gastos de representación por no cumplir con los requisitos de exteriorización del servicio y que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente. Gastos relativos a reuniones del jefe del servicio con subalternos. Gastos relativos a reuniones del jefe del servicio con subalternos.

24 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificador presupuestario Clasificador presupuestario En general, estos gastos no corresponden a gastos de representación por no contar con la participación de integrantes de otros poderes del Estado y/o con expertos y autoridades, según lo señala el Clasificador presupuestario. En general, estos gastos no corresponden a gastos de representación por no contar con la participación de integrantes de otros poderes del Estado y/o con expertos y autoridades, según lo señala el Clasificador presupuestario. Ágapes y coffe break en cursos internos del servicio. Ágapes y coffe break en cursos internos del servicio.

25 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Clasificador presupuestario Clasificador presupuestario No corresponde a gastos de representación por lo que debe ser registrado según el clasificador presupuestario. No corresponde a gastos de representación por lo que debe ser registrado según el clasificador presupuestario. Arriendo de salas y alimentación por capacitación interna y externa. Arriendo de salas y alimentación por capacitación interna y externa.

26 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 11315, 16 mayo 1985. Dictamen 11315, 16 mayo 1985. No corresponde ser clasificados como gastos de representación toda vez que no son atribuibles a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades. No corresponde ser clasificados como gastos de representación toda vez que no son atribuibles a causas netamente institucionales, aún cuando concurran autoridades. Gastos por actuaciones musicales en el día de la secretaria. Gastos por actuaciones musicales en el día de la secretaria.

27 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 37857/29 septiembre 2000 Dictamen 37857/29 septiembre 2000 Aún cuando el evento corresponda a causas institucionales, los gastos relacionados no se aceptan como de representación, toda vez que no se cumple con el requisito de asistencia de autoridades superiores del Gobierno o Ministerio. Aún cuando el evento corresponda a causas institucionales, los gastos relacionados no se aceptan como de representación, toda vez que no se cumple con el requisito de asistencia de autoridades superiores del Gobierno o Ministerio. Gastos relacionados con eventos internos del servicio, que no asisten autoridades superiores. Gastos relacionados con eventos internos del servicio, que no asisten autoridades superiores.

28 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 37.857/ 29 sept.2000 Dictamen 37.857/ 29 sept.2000 Estos gastos son procedentes, dado que los jefes regionales deben ejercer debidamente sus funciones y contar con recursos financieros para las actividades específicas que conlleva asumir la representación del organismo. Estos gastos son procedentes, dado que los jefes regionales deben ejercer debidamente sus funciones y contar con recursos financieros para las actividades específicas que conlleva asumir la representación del organismo. Gastos de representación de Directores Regionales Gastos de representación de Directores Regionales

29 Gastos/Normativa/Jurisprudencia Dictamen 22.909/ 24 junio 1999. Dictamen 22.909/ 24 junio 1999. Dictamen 28.852/ 13 diciembre 1985. Dictamen 28.852/ 13 diciembre 1985. La cuenta pública de un organismo a la que asisten autoridades parlamentarias, cumple con los requisitos para ser considerado gastos de representación, por estar relacionados con actividades institucionales y participación de autoridades superiores y parlamentarias. La cuenta pública de un organismo a la que asisten autoridades parlamentarias, cumple con los requisitos para ser considerado gastos de representación, por estar relacionados con actividades institucionales y participación de autoridades superiores y parlamentarias. Gastos originados por la Cuenta Pública con presencia del Jefe de Servicio y Senadores. Gastos originados por la Cuenta Pública con presencia del Jefe de Servicio y Senadores.

30 RENDICIÓN DE CUENTAS CONCEPTO: Ley 10.336, Art.85 Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos públicos, rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determina la ley.

31 Características Íntegra: Contener la totalidad de la información requerida para respaldar los montos utilizados. Fidedigna: Se ajuste a los principios de juridicidad Oportuna: Presentada de acuerdo al marco que la regula, que sea reciente. Coherente: Los fondos rendidos tengan relación con el objetivo por el cual se entregaron.

32 Marco regulatorio Ley 10.336, Art. 85 y siguientes. D.L. 1.263/75, Art. 51, 52 y 54. Resoluc. 759/2003, CGR, Fija normas sobre rendición de cuentas. Normas Especiales, contratos, convenios, acuerdos, etc.

33 Generalidades Encargado de rendir cuenta: Unidades operativas, departamentos de Finanzas. Alcance: Totalidad de operaciones Contenido: Comprob. De ingresos, egresos, traspasos, respaldos. Almacenamiento: En la sede de las unidades operativas.

34 Plazo Rendición de Cuentas Dentro de los 5 días hábiles siguientes al mes que corresponda. El plazo que disponga el acuerdo, convenio, contrato o documento que formalice la transferencia.

35 Soporte de la documentación auténtica Soporte Papel Documento original, Ley 10.336, art.95, Ley 1.263/75, art.55. Documentos digitalizados, se consideran copias.

36 Soporte de la documentación auténtica Soporte electrónico (Resolución 759/2003 Requiere asegurar el acceso a sus sistemas automatizados de tratamiento de información, previa autorización de la CGR. Los documentos con formato digital deben contar con niveles de resguardo y seguridad para garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

37 GRACIAS