Clínica Universidad de Navarra LA INFORMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EN EL AREA QUIRÚRGICA Micaela Sancho Supervisora Área Quirúrgica (1.) Buenos días; quiero agradecer a Sonsoles Martín, al Comité Organizador, y a todo el Complejo Hospitalario de Avila su invitación para acudir a éstas 25 Jornadas Nacionales de Enfermería en Cirugía Ortopédica y Traumatología y así tener la ocasión de exponer esta ponencia en tan bonita ciudad. Voy a desarrollar los siguientes puntos para poder explicar la utilidad de nuestra herramienta informática en el área quirúrgica de la Clínica Universidad de Navarra.

CLÍNICA UNIVERSIDAD DE NAVARRA 1-Características y Datos Generales de la CUN. 2-Gestion del Área Quirúrgica. 3-Gestión de turnos. 4-Registro de incidentes. (2) Primero daré unas breves pinceladas de la C.U.N. explicando sus características, actividad y datos generales. Contamos con un programa informático que nos permite gran flexibilidad y agilidad para la gestión del quirófano , gestión de turnos y registro de incidentes críticos. Hablaré un poco del AQ y su gestión. Les mostraré la pantalla informática de Gestión de turnos, que actualmente tenemos en proceso de implantación. Y por ultimo comentaré el registro de incidentes críticos ocurridos dentro del área. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra 2

Clínica Universidad de Navarra Valores… Respeto… Docencia… Excelencia… Trabajo en equipo… (3). La Clínica tiene como finalidad proporcionar cuidados, de óptimo nivel humano, científico y profesional, que respondan a las necesidades físicas, psíquicas y espirituales de cada uno de los pacientes. La atención excelente y personalizada al paciente, la función docente, la alta tecnología y el desarrollo de las líneas de investigación, son las máximas que definen el quehacer diario de la Clínica Universdad de Navarra. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

CARACTERÍSTICAS de la CUN Hospital universitario: forma parte de la Universidad de Navarra. Estrecha colaboración con: Facultad de medicina Escuela de enfermería Facultad de farmacia, ciencias... Hospital privado sin ánimo de lucro. Asistencia al paciente: Privada Conciertos: INSALUD, ACUNSA, mutuas, compañías de seguros... (4).CARACTERÍSTICAS DE LA CUN: La Clínica Universidad de Navarra forma parte de la Universidad de Navarra. Es, por tanto, un Hospital Universitario que trabaja en estrecha colaboración con la Facultad de Medicina, la Escuela Universitaria de Enfermería, las Facultades de Farmacia y Ciencias con las cuales se van desarrollando importantes líneas de investigación en las áreas de Oncología, Neurociencias, Terapia Génica en Hepatología y Fisiopatología de la pared vascular. Colabora también estrechamente con el CIMA (Centro de Investigación Médica Aplicada) para implantar los nuevos avances frutos de una investigación puntera. La CUN, no tiene un fin lucrativo, por esa razón los beneficios económicos se invierten, cada año, en la mejora de las tecnologías y en el desarrollo de la investigación. Pacientes CUN: Privado, ACUNSA, conciertos con los sistemas públicos de Salud, otros acuerdos. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

DATOS GENERALES de CUN Año 2008 Personal: 497 personal médico 2.345 personas 1.170 Personal de Enfermería 678 otro tipo de personal cualificado Camas: 400 Ingresos: 14.517 Estancia media: 6.0 Media de consultas: 143.704 . Centro que en los últimos 8 años ha crecido en el nº de cirugías un 60%. El B.Q. genera más del 25,7 % de los ingresos de CUN. La CUN cuenta con un programa informático exclusivo desde 2001. (5.)DATOS GENERALES DE LA CUN: La Clínica cuenta con 2345 trabajadores, de los cuales unos 500 son personal médico, unos 1200 personal de enfermería, y más de 600 corresponden a otro tipo de personal cualificado. Cuenta además con 400 camas, con más de 14000 ingresos. La CUN es un centro, que en los últimos 8 años ha crecido en el nº de cirugías alrededor del 60%. Contamos con un programa informático exclusivo desde 2001. El bloque quirúrgico genera aproximadamente el 26% de los ingresos. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra Área Quirúrgica (6.) El Área Quirúrgica cuenta con instalaciones totalmente renovadas .Es una parte importante de la CUN, debido a la elevada demanda asistencial de los departamentos médico-quirúrgicos. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

CLÍNICA UNIVERSIDAD DE NAVARRA 1-Características y Datos Generales de la CUN. 2-Gestion del Área Quirúrgica. 3-Gestión de turnos. 4-Registro de incidentes. (7.) Vamos a ver la utilidad del programa en la Gestión del AQ Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra 7

GESTIÓN DEL ÁREA QUIRURGICA Actividad, Infraestructura y Staff. Lista de espera. Unidad de Gestión y objetivos. Agenda de quirófano. (8.)GESTION DEL AREA QUIRURGICA: En la gestión del AQ debemos destacar 4 aspectos fundamentales. Nos situaremos en el departamento con una mención a la actividad, infraestructura y staff. Consideraremos la importancia de la ausencia de lista de espera para la buena atención de nuestros pacientes. Señalaremos los objetivos de la Unidad de Gestión así como las aportaciones del sistema informático a nuestro trabajo. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra ACTIVIDAD 8.260 intervenciones anuales con anestesia general 3.175 intervenciones con anestesia local Cirugías de media a elevada complejidad 58 trasplantes al año. Media de 953 intervenciones mensuales. Tiempo de utilización de quirófanos del 87%. (9.)Actividad: Realizamos más de 8000 intervenciones al año con AG y más de 3000 con AL. . Nuestras cirugías son de una media a elevada complejidad , en su mayor parte debido a procesos tumorales. . Registramos una media de 58 trasplantes anuales, y de más de 900 intervenciones mensuales. . El tiempo de utilización de nuestros quirófanos es del 87%. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra INFRAESTRUCTURA 15 Quirófanos 10 cirugía mayor 1 Urgencias 2 cirugía ambulatoria 1 Excimer Lasik-Lasek 1 Oftalmología 15 camas de URPA 8 Boxes de recuperación ambulatoria Esterilización central (10.) INFRAESTRUCTURA. Contamos con 15 quirófanos:11 de cirugía mayor, 2 de cirugía ambulatoria, 1 con Excimer-Lasik-Lasek y 1 de Oftalmología. Tenemos una URPA con 15 camas, 8 boxes de recuperación ambulatoria y además la UNIDAD de Esterilización central. .(( No existe quirófano de urgencias como tal. Esto dificulta en ocasiones, el cumplimiento de la programación real, pero favorece el rendimiento del A.Q. y en nuestro caso, nos inclinamos por la flexibilidad en la programación, en beneficio de los pacientes)). Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra STAFF 1 Gestor del Área Quirúrgica. 1 Supervisora del Área Quirúrgica. 1 Supervisora Quirófano. 1 Enfermera Responsable de Esterilización. 1 Enfermera Responsable de Anestesia. 45 Enfermeras especialistas en Quirófano. 17 Enfermeras especialistas en Anestesia. 13 Enfermeras en 1er y 2º curso de Especialidad de Quirófano y Anestesia. 25 Auxiliares de enfermería de AQ. (11) STAFF: El equipo de dirección del Area Quirúrgica está constituido por 4 personas: . 1 director-gestor del AQ. . 2 supervisoras del AQ. . 1 Jefe de Departamento ( Anestesia). El resto de plantilla lo componen: 2 Enfermeras Responsables de Area (Esterilización y Anestesia). 45 Enfermeras especialistas en Quirófano. 17 Enfermeras especialistas en Anestesia. Un grupo de enfermeras en formación en 1º y 2º curso de Especialidad de Quirófano y Anestesia, y 25 auxiliares de enfermería. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra LISTA DE ESPERA (I) ¿Qué entendemos por lista de espera? Propiamente en la CUN no existen listas de espera pues la exigencia de nuestros pacientes es la atención inmediata. Hay que considerar que cuando el paciente no está listo para el tratamiento no está incluido en una lista de espera. Para evitar que la atención a estos pacientes se demore innecesariamente se toman diversas medidas en AQ de CUN (12.)LISTA DE ESPERA(I): Vamos a considerar la importancia de la ausencia de lista de espera. Para ello debemos preguntarnos ¿qué entendemos por Lista de Espera?: Pues bien, propiamente en la CUN NO EXISTEN LISTAS DE ESPERA, ya que la Exigencia de nuestros pacientes es la ATENCIÓN INMEDIATA. ¿ Cómo conseguimos que la atención a nuestros pacientes no se demore?: Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra LISTA DE ESPERA (II) Para evitar las listas de espera se intenta maximizar el aprovechamiento. Asignación flexible de quirófanos. No existen quirófanos “en propiedad” Quirófanos “a demanda”. La asignación de algunos quirófanos depende de la demanda puntual existente. Revisión trimestral de las asignaciones. En función del aprovechamiento en ese periodo. (13.) LISTA DE ESPERA (II): En primer lugar, Maximizando el aprovechamiento, con una asignación flexible de quirófanos y descartando los quirófanos “en propiedad”. En segundo lugar , funcionando con algunos quirófanos “a demanda”. La asignación de éstos quirófanos depende de la demanda puntual existente.... En tercer lugar, Revisamos trimestralmente las asignaciones , en función del aprovechamiento en ese período... Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra LISTA DE ESPERA (III) Utilización de quirófanos de tarde. Oferta de huecos. Cuando hay cancelaciones que se conocen con antelación se reorganizan los partes quirúrgicos y se pregunta a los diversos Departamentos si tienen demandas. Prevención y detección de cancelaciones: A través de la consulta preanestésica. Folletos de preparación del paciente. Llamadas de confirmación. (14.)LISTA DE ESPERA (III): Además, utilizamos quirófanos de tarde, y ofertamos los huecos que surgen como consecuencia de cancelaciones. Y por último, intentamos prevenir y detectar cancelaciones, mediante la consulta preanestésica, a través de una correcta preparación del paciente, y con llamadas de confirmación. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra Unidad de Gestión (I) Objetivos definidos: Optimizar la utilización de los recursos del BQ. Atención en 24 horas de la demanda de quirófano para cirugías no urgentes. Información en tiempo real a familias, plantas y consultas. Sistema de Registro y Análisis de Incidentes Críticos. (15)UNIDAD DE GESTION (I): Todo ello obliga a la unidad de gestión a mantener unos objetivos bien definidos: . Optimizar la utilización de los recursos del B.Q. . Dar atención en 24 horas, a la demanda de quirófano para cirugías no urgentes. . Facilitar información en tiempo real, a familias, así como al personal que atiende a los pacientes desde Plantas y Consultas. . Utilizar un sistema de Registro y Análisis de Incidentes Críticos como herramienta de mejora. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra Unidad de Gestión (II) Sistema informático: Información en tiempo real ( a gestión, familia, equipos quirúrgicos, plantas...) Registro de incidentes críticos. (16.)UNIDAD DE GESTION (II): Para conseguir los objetivos necesitamos apoyarnos en un programa informático que nos facilite toda la información que necesitamos mediante una visión de conjunto. Sistema informático Para gestionar el área quirúrgica. Nos permite contar con información a tiempo real de los procesos, de la ocupación, del personal actual y con 48h de antelación. Como hemos dicho, necesitamos apoyarnos en un programa informático para contar con una información actual en tiempo real y con visión de conjunto. Nos permite obtener todos los datos necesarios para la gestión de forma ágil y flexible. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Sistema Informático: Agenda de quirófano Flexibilidad en la programación Información en tiempo real sobre el funcionamiento del Area Quirúrgica Reajuste de personal por actividad quirúrgica Información en tiempo real a las Unidades, pacientes y familiares Gestión de los datos estadísticos del Área Quirúrgica a corto plazo (17.) SISTEMA INFORMATICO, Agenda de quirófano: Nuestra Agenda de Quirófano nos permite como he dicho: -Flexibilidad en la programación. -nos proporciona Información en tiempo real : tanto a la unidad de gestión para el correcto funcionamiento del área , como a las unidades, pacientes y familiares. -a corto plazo nos ayuda a gestionar los datos estadísticos del Area Quirúrgica. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Se atiende fácilmente la demanda de quirófano al ver los huecos disponibles. (18.) Aquí podemos ver detenidamente, una página del sistema; corresponde a la actividad de 1 día en varios quirófanos: . Clic flecha: se despliega cada sala para poder comprobar las intervenciones previstas ese día, orden, hora aproximada, (comienzo/fin), código interno, personal asignado, así como los eventos que trascurren en el momento actual. De forma que se puedan detectar y avisar los espacios o tiempos muertos, cuando los hubiera. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

º GAP Coordinación (19).Nos permite ver rapidamente: 1.- El decalaje de tiempo desde la finalización de una cirugía y el comienzo de la siguiente 2.- La llamada de un paciente al finalizar la cirugía anterior 3.- Información horaria a la enfermera de hospitalización, lo que supone comunicación a la familia y preparación del siguiente paciente (19.) Es un programa muy sencillo que permite la agilidad del registro, porque cada proceso está delimitado y solo requiere dar un clic para pasar al siguiente. Es importante disponer de ordenadores en la zona operatoria para agilizar la utilización del sistema. Coordinación

Clínica Universidad de Navarra (20) .Permite visualizar a tiempo real la actividad en el área quirúrgica y por tanto la posibilidad de poder prever retrasos o adelantos de las cirugías, tanto para la organización del material y personal dentro del quirófano, como en las Plantas o en la UCI. Quiero destacar la profesionalidad del personal con el que contamos que quedó reflejada en el apoyo que demostraron para la introducción del sistema. Además, como objetivo prioritario de la clínica está la integración de los equipos en beneficio del paciente, y el personal está motivado a instrumentos que puedan facilitar este objetivo. Para cada grupo de profesionales se ha desarrollado una aplicación del sistema adecuada al uso que convenga, según el usuario. El gestor –Director de Area ha sido y sigue siendo una figura de estímulo. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

CLÍNICA UNIVERSIDAD DE NAVARRA 1-Características y Datos Generales de la CUN. 2-Gestion del Área Quirúrgica. 3-Gestión de turnos. 4-Registro de incidentes. (21). Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra 21

Clínica Universidad de Navarra (22). Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra Calendario y flechas de avance Vacaciones y ausencias Calendario laboral Información detallada del trabajador (23). Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra (24). Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

CLÍNICA UNIVERSIDAD DE NAVARRA 1-Características y Datos Generales de la CUN. 2-Gestión del Área Quirúrgica. 3-Gestión de turnos. 4-Registro de incidentes. (25) Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra 25

Registro y notificación de incidentes críticos (I) (26).REGISTRO Y NOTIFICACION DE INCIDENTES CRITICOS (I): Esta es la pantalla informática donde se registran los incidentes: La primera parte recoge la fecha y hora del incidente y el tipo de intervención: electiva, urgente o emergente En segundo lugar se registra los detalles del incidente: -lugar donde se produce -grupo de incidentes al que pertenece, y dentro de éste el incidente en concreto -después se registra una descripción detallada del incidente -hay un espacio para que la persona que notifica escriba cómo cree que el incidente se puede prevenir en el futuro En tercer lugar hay un apartado en el que se indica si el incidente alcanzó o no al paciente, y si alcanzó se debe precisar si le causó daño al paciente y qué tipo de daño (observación, tratamiento, intervención e incluso la muerte) Además se registra los profesionales relacionados con el evento y la categoría profesional de la persona que notifica. (26) Esta es la pantalla informática donde se registran los incidentes: Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (II) (27).Inc. Crit. (II). El profesional puede elegir entre 5 tipos distintos de grupos de incidencias: Incidencias clínicas, entre las que se pueden registrar..... Incidencia Quirúrgicas. Como........... Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (III) (28).INC. CRIT. (III): Otro grupo de incidencias son: -el fallo de equipos, con............ -daño físico para el paciente Y un último grupo de Miscelánea donde quedan englobadas la carencia de hemoderivados, errores de identificación de pacientes, etc....... Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (IV) (29). INC.CRIT.(IV): Esta es la pantalla informática que las supervisoras de Area Quirúrgica revisan diariamente y que el grupo de expertos utilizan para la evaluación mensual. Las notificaciones tienen 3 estados: enviada, aceptada y evaluada Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (V) (30). INC.CRIT.(V): Esta es un pantalla en la que podemos ver el registro de una notificación y que en la parte inferior los evaluadores han escrito unas observaciones del incidente que pueden ser vistas por la persona que ha notificado la incidencia. De este modo ya se realiza feed back con los profesionales. También los evaluadores han clasificado el incidente por categoría de gravedad y por área de responsabilidad. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (VI) OBJETIVOS: Disminuir la morbimortalidad de los pacientes derivada de la asistencia sanitaria Aprender de la experiencia. Carácter formativo Mejorar el clima de seguridad Analizar la información para identificar acciones que minimizarán los riesgos notificados Difundir las políticas o procedimientos que se generen a través de los sistemas de notificación (31).INC. CRIT. (VI): Los objetivos de esta herramienta son: - Aprender de la experiencia Tiene fundamentalmente carácter formativo, queremos conocer donde y en qué fallamos, cuáles son nuestros procesos más débiles para tener la oportunidad de mejorar - Mejorar el clima de seguridad, sin duda el hablar abiertamente y de manera transparente y con confianza de los incidentes y eventos con el único fin de mejorar aumenta la sensibilidad de los profesionales para la detección y prevención de errores. - Analizar la información para identificar acciones que minimicen los riesgos notificados y se produzcan cambios en los sistemas para hacerlos más fiables Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (VII) CARACTERÍSTICAS: No carácter punitivo Voluntario Confidencial Formato electrónico: sistema de información de la clínica universitaria (32). INC. CRIT.(VII): Las características del registro y notificación de incidentes son: No tiene carácter punitivo, no es lesivo, es voluntario, confidencial Para el registro de la notificación se utiliza una pantalla electrónica en el sistema de información de la clínica donde cada usuario entra con su password (palabra secreta). Si el evento tiene consecuencias para el paciente se estudia el caso Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (VIII) ANÁLISIS Y EVALUACIÓN (I): DIARIAMENTE las supervisoras de Área Quirúrgica revisan todas las notificaciones y activan estudios, RCA y acciones de mejora inmediatas si fueran necesarias SEMANALMENTE se evalúan todos los incidentes notificados por un grupo de expertos para estudiar los casos necesarios, distribuirlos en áreas de responsabilidad y establecer feed-back con el profesional que notifica (33). INC. CRIT. (VIII): El análisis y evaluación del registro de incidentes consiste en : diapositiva Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Registro y notificación de incidentes críticos (IX) ANÁLISIS Y EVALUACIÓN (II): SEMESTRALMENTE. Difusión de resultados: Elaboración de un INFORME DE RESULTADOS, se presenta a la Dirección del centro, responsables de áreas, profesionales de A.Q y Comisión de Calidad Elaboración de PROPUESTAS DE ACTUACIÓN derivadas de los resultados obtenidos en el informe (34). INC. CRIT.( IX): La difusión de los resultados se realiza mediante un informe trimestral que se presenta a los responsables de las áreas, los profesionales del área quirúrgica la dirección del centro Además se elaboran unas propuestas de actuación derivadas de los resultados del informe. Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra CONCLUSIONES El nivel de satisfacción del personal de qui´rófano con la nueva aplicación es muy elevado, dada la sencillez y accesibilidad del Programa Informático. El Registro de incidentes críticos es muy positivo como herramienta de mejora. El personal considera que sus opiniones “se tienen en cuenta”. Alta participación del personal y afán de mejora. El programa de turnos nos permite un mayor control y agilidad, y permite a RRHH estar informados en todo momento del estado de la plantilla. La herramienta informática con accesos permitidos o restringidos permite también a los miembros de la unidad de gestión atender los imprevistos y demandas desde cualquier ordenador de la CUN. Contamos en todo momento con el apoyo de la Dirección y de otros profesionales (Informática, Calidad, Mantenimiento…) (35). Conclusiones: El nivel de satisfacción del personal de qui´rófano con la nueva aplicación es muy elevado, dada la sencillez y accesibilidad del Programa Informático. El Registro de incidentes críticos es muy positivo como herramienta de mejora. El personal considera que sus opiniones “se tienen en cuenta”. Alta participación del personal y afán de mejora. El programa de turnos nos permite un mayor control y agilidad, y permite a RRHH estar informados en todo momento del estado de la plantilla. La herramienta informática con accesos permitidos o restringidos permite también a los miembros de la unidad de gestión atender los imprevistos y demandas desde cualquier ordenador de la CUN. Contamos en todo momento con el apoyo de la Dirección y de otros profesionales (Informática, Calidad, Mantenimiento…) Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra

Clínica Universidad de Navarra “Una empresa es conocida por su gente”. Anónimo “Nada, ni tan solo la tecnología más avanzada, es tan formidable como un grupo de personas trabajando con entusiasmo para conseguir un objetivo común…” United Technologies Corporation “Muchos han ido más allá de lo que creían porque alguien creyó que podían”. “Cuanta más tecnología tenemos a nuestro alrededor, más se necesita el toque humano”. John Naisbitt “Si lo puedes soñar, lo puedes hacer”. Walt Disney Mayo de 2009 Clínica Universidad de Navarra