Outlook 2003

Introduction Outlook Screen

Elements in Outlook Title Bar Muestra el programa que está abierto, con el folder que está activo. Menu Bar Muestra los menú que están disponible en la pantalla donde se encuentra. El menú muestra una serie de comandos que la aplicación puede ejecutar. Standard Toolbar Son botones de rápido acceso que cuando se presionan ejecutan comandos. Navigation Pane Panel de Navegación que provee acceso al contenido de los folders que están disponibles en Outlook. Alt + F1(Single Commnad)

Elements in Outlook Item Es la información que se muestra. Va a cambiar dependiendo del folder donde este ubicado. Status Bar Muestra todos los items que están disponible en el folder que está activo. Reading Pane En el folder Inbox, muestra la información del mensaje que está seleccionado. View Pane Es el panel donde se ven los resultados de la opción que tenga seleccionada en el Navigation Pane.

Vocabulary Distribution List - Lista de contactos relacionados a un tema en especifico. Timeslot – Es el item en el calendario donde se entran los eventos (events), reuniones(meetings), etc… Attachments – son archivos electrónicos que se pueden añadir a los correos electrónicos ó instant messaging. Attach – Insertar, anejar. Log on (sign in) – entrar el usuario y contraseña para poder acceder a un sitio seguro. Vcard – es el contacto de la persona guardado en un file. Meeting – reunión Appointment – cita Event - evento

Navigation Pane Navigation Pane Areas: Favorites Folders – Carpetas favoritas Inbox – Todos los mensajes recibidos por . Unread Mail – Mensajes no leídos For Follow Up – Mensajes que hay que darle seguimiento. Sent Items – Mensajes que se enviaron.

Navigation Pane Navigation Pane Areas All Mail Folders - Tiene todos los mensajes de correo electrónico. Deleted Items – Mensajes Borrados Drafts – Mensajes que han sido guardados para ser revisados y enviados después. Inbox – Todos los mensajes recibidos Junk – Mensajes que no se desean recibir.

Navigation Pane Navigation Pane Areas All Mail Folders - Tiene todos los mensajes de correo electrónico Outbox – Mensajes que están esperando a ser enviados por el servidor de mensajería. Sent Items – Mensajes que han sido enviados. Search Folders – Búsquedas que han sido guardadas. Crea folders virtuales que contienen el resultado de la búsquedas.

Navigation Pane Navigation Pane Areas Botones - Accesos rápidos a diferentes carpetas de Outlook Mail – Te lleva al Inbox y muestra las carpetas usadas para enviar y recibir s (correos electrónico). Calendar - Muestra el calendario Contacts - Muestra el área de contactos. Almacena los nombres, números de teléfonos, direcciones y otra información relacionada de personas con las que se desea comunicar.

Navigation Pane Navigation Pane Areas Botones - Accesos rápidos a diferentes carpetas de Outlook Task - Muestra las tareas que ha configurado. Estas pueden ser de negocios o personales. Notes – Muestra las notas ó mensajes que ha creado Folder - Muestra todas las carpetas que ha creado en el sistema. Se usan para organizar la información. Shortcut – Muestra enlaces a archivos y carpetas, donde se pueden acceder rápidamente.

Reading Pane Se puede hacer download de los attachment Se pueden aceptar Meetings Se activa View Reading Pane Tiene 3 Opciones Right – Muestra la pantalla a mano derecha del mensaje Bottom – Muestra la pantalla debajo del mensaje Off – Desactiva el Reading Pane

Create New Items En Outlook se pueden crear diferentes items: message, appointment, contact entry, task, note, etc… Para crear un mensaje se presiona en el toolbar el botón New. Para crear otros items se presiona la flecha del botón New y sale un menú con las diferentes opciones que se pueden crear. Las opciones del botón New pueden cambiar dependiendo del folder donde se encuentre.

Create New Items Items en Outlook Contacts – Son las personas que están guardadas en su correo electrónico. Se accede por: Navigation Pane: presione el botón Contacts Toolbar: Presione el botón New Message – Son los documentos que envían (outbox) y recibe (inbox) por correo electrónico. Se acede por: Navigation Pane: presione el botón Message Toolbar: Presione el botón New Calendar – Es el calendario donde se registran eventos/citas y reuniones. Se accede por: Navigation Pane: presione el botón Calendar Toolbar: Presione el botón New

Create New Items Items en Outlook Task – Son tareas que tiene que ejecutar. Se accede por: Navigation Pane: presione el botón Task Toolbar: Presione el botón New Notes – Son notas que uno configura. Se accede por: Navigation Pane: presione el botón Notes Toolbar: Presione el botón New

Create New Items Tiene 5 tabs: General Información general de la persona Lugar donde se entra el Nombre, teléfonos, correo electrónico, dirección, etc. Contact - New Contact Dialog Box

Create New Items Tiene 5 tabs: Details Información más detallada de la persona Se configura Información departamental y personal como: apodo (nickname) cumpleaños, aniversario, etc… Contact - New Contact Dialog Box

Create New Items Tiene 5 tabs: Activities Actividades que se han generado desde outlook Contact - New Contact Dialog Box

Create New Items Tiene 5 tabs: Certificates Certificados que tiene la persona. Permiten que la transferencia de información sea segura Contact - New Contact Dialog Box

Create New Items Tiene 5 tabs: All Fields Campos que se pueden añadir ó configurar para poder usarse en otras áreas Contact - New Contact Dialog Box

Create New Items 1.Navigation Pane: Presione el botón Contact 2.Toolbar: Presione el botón New 3.Llene la información que aplique en los diferentes tabs 4.Presione el botón Save and Close Contact - Create New Contact from Contact Folder

Create New Items Ejercicio: Full Name: Eugenio Lugo Job Title: Instructor Lead Company: IBC Business: Mobile: Address: 654 Plaza Suite Munoz Rivera Avenue Hato Rey, PR IM: Crear un Contacto con la siguiente información

Create New Items Ejercicio: Full Name: Lorraine Leoteau Job Title: Instructor Company: PRTC Business: Mobile: Address: 654 Plaza Suite Munoz Rivera Avenue Hato Rey, PR Crear un Contacto con la siguiente información

Create New Items To A quien se le va a enviar el mensaje. CcCarbon Copy, Persona que recibe la información a modo de copia BccBlind Carbon Copy, recibe la información sin que se enteren los que están recibiendo el SubjectDe que trata el mensaje, debe ser breve Body Se escribe el detalle del mensaje Send Botón usado para enviar el mensaje New Message Definition Dialog box

Create New Items Create new item from any Outlook folder: 1.En el toolbar, haga clic en la flecha del botón New 2.En el menú que sale haga clic en la opción que va a crear 3.Ejecute los pasos correspondiente en las pantallas que le salgan. Estas cambiaran dependiendo de la opción seleccionada

Create New Items Create a new message 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Toolbar: Presione el botón New 3.En el campo To, presione el botón, seleccione la persona y presione el botón OK ó escriba la dirección 4.En el subject escriba la informacion 5.En el body escriba la información 6.Presione el botón Send

Create New Items Ejercicio: Create a New Message Create a new message to Eugenio Lugo with the subject MOS Exam and the text Cuando vamos a tomar el examen. Send the document Procedimiento 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Toolbar: Presione el botón New 3.En el campo To, escriba Eugenio Lugo 4.En el subject escriba Examen 5.En el body escriba Cuando vamos a tomar el examen de Word 6.Presione el botón Send

Create New Items 1.Vaya al toolbar y presione el botón Address Book 2.En la sección Name del Address Book dialog box, seleccione el contacto ó el distribution list a quien va a enviar el mensaje 3.Haga clic en el botón New Message 4. En el Untitled Message Dialog Box, llene la información correspondiente 5.Presione el botón Send To create a message from the Address Book

Creando Eventos Citas SubjectEl asunto ó tema del evento Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas LocationLugar donde se va a realizar el evento Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas LabelClasificación del evento Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Start Time - Fecha de comienzo del evento End Time - Fecha de finalización del evento All day event – Indica que el evento va a durar todo el día. Si se selecciona solo muestra la fecha Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Reminders Cantidad de minutos que el sistema la va avisar sobre el evento Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Show Time As (Free/busy Status) - Muestra el estatus del evento como Free, busy, tentative, out of office Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Contacts Permite hacer link (unir) del contacto de una persona Para hacer link(añadir) al contacto: 1.Presione el botón 2.En el dialog box que aparece, busque y seleccione a la persona 3.Presione el botón OK Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Categories - Botón que se utiliza para clasificar el evento. Añadir el evento a una categoría 1.Presione el botón categories 2.Haga clic en las categorías 3.Presione el botón OK Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Private – Muestra el evento como privado. Las personas que tienen acceso al calendario, solo pueden ver que el horario está ocupado Para poner el evento como privado haga clic en la opción Private Calendar - Dialog Box Definition

Creando Eventos Citas Dismiss AllCierra todos los reminders Open ItemAbre el evento que tiene seleccionado DismissCierra el reminder del evento seleccionado SnoozeVuelve a aparecer el reminder con los minutos que se configure Calendar – Reminders Dialog Box Pantalla que sale avisando que tiene un evento. Esta se configura al momento de crear el evento

Creando Eventos Citas Calendar Create New Item (Appointment/event) in the calendar: 1.Navigation pane: Presione el botón Calendar 2.View pane: Haga clic en el timeslot de la fecha seleccionada 3.Escriba la información correspondiente 4.Para terminar, haga clic fuera 5.Para hacer cualquier modificación al appointment, haga dos veces clic. Para finalizar presione el botón Save and Close ó la X roja

Creando Cita a Reunión 1.Navigation Pane: Presione el botón Calendar 2.Toolbar: Presione la flecha del botón New y seleccione la opción Meeting Request 3.En el tab Appointment presione el botón To Calendar – Create meeting request

4.En la sección Name del Select Attendees and Resources dialog box seleccione la(s) persona(s) 5.Presione el botón que aplique: Required – La(s) personas que van asistir Optional – Persona que se invita pero no es obligación asistir Resources – Recursos que se necesitan para la reunión. 6.Presione el botón OK Calendar – Create meeting request Creando Cita a Reunión

7.Llene la información del Subject 8.Llene la información en Location 9.Seleccione las fechas del presionando las flechas del Start and End time 10.Llene ó configure cualquier otra información que aplique 11.Presione el botón Save and Close Calendar – Create meeting request Creando Cita a Reunión

Ejercicio: Create a new meeting request with the subject Repaso de Exámen strategy Schedule for 1:30 pm on May 31, 2006 invite Lorraine Leoteau as required and Marisol de Jesus as optional attendee. Send the meeting request

Adjuntado un documento a la reunión 1.Navigation Pane: Presione el botón Calendar 2.Cree o abra un meeting request (llene la información correspondiente) 3.En el toolbar del dialog box presione el botón Insert File 4.En el insert file dialog box busque y seleccione el documento 5.Presione el botón Insert 6.Presione el botón Save and close Calendar – Add document (attachment) to Meeting Request

Create New Items 1.Navigation Pane: Presione el botón calendar 2.Busque la fecha que tiene el item que va a modificar 3.Haga dos veces clic en el item, le saldrá la pantalla del evento ó meeting 4.Haga las modificaciones correspondientes 5.Presione el botón Save and Close Modificar items (appointment/events, meetings) en el calendario

Create an appointment from the message 1.En el Inbox View (Navigation pane: Mail icon), seleccione el mensaje 2.Haga un drag al calendar icon del Navigation pane 3.Llene la información que aplique 4.Presione el botón Save and Close Create an appointment from the message

Create New Items Notes - New Notes Dialog Box Es un notes stick electrónico Se entra la información y se hace clic afuera Muestra la fecha y hora en que fue creado

Create New Items Notes – Create New Notes from Notes Folder 1.Navigation Pane: Presione el botón Notes 2.Toolbar: Presione el botón New 3.Haga clic afuera o presione el botón azul X Ejercicio: Create a note with the text: Teléfono de IBC-Guayama

Create New Items Notes – Change the Color to an Notes 1.Navigation Pane: Presione el botón Notes 2.Notes View: Seleccione la nota a la que le va a cambiar el color 3.Presione el botón derecho del mouse 4.Seleccione la opción Color 5.De la lista de colores seleccione el color que aplique

Addressing and Sending a New Message Diferentes vías de enviar un mensaje: Persona, Cc (Carbon Cortesy); Bcc (Blind Carbon Copy) Bcc – recibe el mensaje sin que las otras personas se enteren Las personas que están en el Bcc no reciben los Reply a los mensajes Para incluir mas de una persona, separa los nombres con semicolon(;) ej: Marisol De Jesus;Lorraine Leoteau Para enviar(address) el mensaje siempre hay que presionar el botón Send

Addressing and Sending a New Message Activar el Bcc en el New Message Dialog box 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Toolbar: Presione el botón New 3.Toolbar: Presione la flecha de la opción Options 4.Seleccione la opción Bcc

Create a Message in Html format(Crear mensaje en formato Html 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Standard Toolbar: Presione el botón New 3.Standard Toolbar: Presione la flecha del botón Message format 4.Seleccione la opción Html 5.En el campo To escriba la(s) direccion(es) de las personas que van a recibir el mensaje 6.En el campo Subject escriba la información correspondiente 7.En el campo Body escriba el contenido del mensaje 8.Presione el botón Send

Addressing and Sending a New Message 1.Navigantion Pane: Presione el botón Mail 2.Standard Toolbar: Presione el botón New 3.Standard Toolbar: Presione la flecha del botón Options 4.Seleccione la opción Options Configure the message to request a read and send receipt Opción que aplica a New Message, Reply and Reply to all

Addressing and Sending a New Message 5.En la sección Voting and Tracking Options del message Options dialog box, haga clic en las opciones: Request a Delivery receipt … Request a Read receipt … 6.Presione el botón Close 7.Llene la información correspondiente del mensaje 8.Presione el botón Send Configure the message to request a read and send receipt

Handling Messages You Receive Se pueden contestar mensajes en diferentes formas: Reply – Le contesta solo a la persona que envío el mensaje Reply to all – Le contesta a las personas que están en el To y en Cc Forward – Envía el mensaje a personas que no están incluidas en el mensaje original. En el comienzo del titulo del dialog box aparecerá las letras FW: La opción Reply no envía ningún archivo (file ó attachment) que este en el mensaje original

Handling Messages You Receive 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Inbox View: Seleccione el mensaje 3.Standard Toolbar: Presione el botón Reply 4.Si aplica añada personas en el To y Cc 5.En el Body entre la información correspondiente 6.Presione el botón Send Reply to only the message sender

Handling Messages You Receive 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Inbox View: Seleccione el mensaje 3.Standard Toolbar: Presione el botón Reply to all 4.Si aplica añada personas en el To y Cc 5.En el Body entre la información correspondiente 6.Presione el botón Send Reply to all Recipients

Handling Messages You Receive 1.Navigation Pane: Presione el botón Mail 2.Inbox View: Seleccione el mensaje 3.Standard Toolbar: Presione el botón Foward 4.En el To escriba la dirección de la persona que va a recibir el mensaje 5.En el Body entre la información correspondiente 6.Presione el botón Send Foward a message

Attach files to items 1.Moverse al Inbox View 2.Cree (botón new) ó conteste(botón: reply, reply to all ó foward) un mensaje 3.Llene la información que aplique 4.Presione el botón Insert File Create a message with attachment

Attach files to items 5.En el Insert File Dialog Box busque y seleccione el archivo 6.Presione el botón Insert. El new message dialog box aparece con el attachment 7.Presione el botón Send Create a message with attachment

Attach files to items Ejercicio: Attach file 1.Create a new message 2.Address the message to Marisol De Jesus with the subject Documento de Prueba and the body Este es un documento de prueba 3.In My document\Outlook\O03C-1-2\ folder select the word document Attachfile 4.Send the message

Attach files to items Send a file through an instant message: 1.Haga sign on en el instant messaging 2.Toolbar: Presione el botón Send Files ó Menú: File - Send a File or Photo 3.Seleccione la persona a la cual le va a enviar el archivo 4.Busque y seleccione el archivo que va a enviar 5.Presione el botón Insert

Create and Modify a Personal Signature for Messages signatures – son firmas electrónicas que permiten personalizar los mensajes que se envían Estas firmas se pueden añadir automática ó manualmente Las firmas van aparecer al final del mensaje Las firmas pueden incluir cualquier texto. Normalmente incluyen Nombre, título, compañía, dirección, etc…

Create and Modify a Personal Signature for Messages 1.Menú Bar: Tools – Options 2.Presione el tab Mail Format 3.Presione el botón Signatures Create a default signature

Create and Modify a Personal Signature for Messages 4.Presione el botón New 5.En el paso 1 del Creating New Signature Dialog box escriba el nombre que le va a dar a la firma. Ej. Negocios 6.Presione el botón Next Create a default signature

Create and Modify a Personal Signature for Messages 7.En la sección Signature Text escriba la información correspondiente. 8.Para darle formato al texto utilice los botones font, paragraph, advanced edit Create a default signature

Create and Modify a Personal Signature for Messages 9.Para añadir un vcard, en la sección Vcard Options, haga uno de lo siguiente: Presione la flecha y seleccione el vcard Presione el botón New Vcard from Contact, seleccione la persona, presione el botón Add, presione el botón OK 10. En el Edit Signature dialog box, presione el botón Finish Create a default signature

Create and Modify a Personal Signature for Messages 11. En el Create Signature dialog box, presione el botón OK 12. En el Options dialog box presione el botón Ok Al finalizar este procedimiento la firma va aparecer automáticamente añadida en el campo Signature for New Message y va a estar unida a la cuenta con la que creó la firma Create a default signature

Create and Modify a Personal Signature for Messages Ejercicio Create a new signature named Personal with the text Con amor y cariño, (Accept all default settings) Procedimiento 1.Menú Bar: Tools – Options, presione el tab Mail Format 2.Presione el botón Signatures, presione el botón New 3.Escriba Personal, presione el botón next 4.Escriba Con amor y cariño 5.Presione el boton Finish 6.Presione el botón OK

Create and Modify a Personal Signature for Messages Ejercicio Create a signature for new messages, replies and forwards named Business with the text Saludos Cordiales (Accept all other default settings) Procedimiento 1.Menú Bar: Tools – Options, presione el tab Mail Format 2.Presione el botón Signatures, presione el botón New 3.Escriba Business, presione el botón next 4.Escriba Saludos Cordiales. Presione el boton Finish, Presione el botón OK 5.En el campo Signature for New Message, presione la flecha y seleccione Business 6.En el campo Signature for reply and forwards, presione la flecha y seleccione Business

Create and Modify a Personal Signature for Messages 1.Menú Bar: Tools – Options 2.Presione el tab Mail Format 3.En el campo Signature for New Message de la sección Signatures presione la flecha 4.Seleccione la opción None 5.Presione el botón OK Deselect(Eliminar) el default Signature

Modify Message Settings and Delivery Options Follow-up flag – Es una marca que se le pone al mensaje, indicando que necesita respuesta ó acción Cuando se envía un mensaje se puede: enviar los mensajes en diferentes formatos Configurar la importancia (low, high y priority) Opciones de delivery, sensitividad del mensaje, etc…

Modify Message Settings and Delivery Options Flagging an Message for Follow-Up Flag – es una bandera que va a salir al lado del mensaje Los flags vienen en 6 colores Se pueden ver todos los mensajes con flag, En el inbox, expandiendo la opción Search Folder Seleccionando la opción For Follow-up En el inbox el flag aparece a mano derecha del mensaje con una bandera color gris El flag color gris indica que está inactivo

Modify Message Settings and Delivery Options Ponerle flag a un mensaje recibido (To flag a received message for follow-up:O) 1.Seleccione el mensaje 2.Haga clic en la bandera gris (inactive Flag Status) que está al final de la línea del mensaje. 3.La flecha se volverá roja.

Modify Message Settings and Delivery Options 1.Seleccione el mensaje con la bandera roja 2.Ponga el mouse encima de la bandera roja 3.Presione el botón derecho del mouse 4.Seleccione la opción Add Reminder Añadir recordatorio(reminder) a un mensaje con flag

Modify Message Settings and Delivery Options 5.En el dialog box presione la flecha del campo Flag to: y seleccione el tipo de Flag 6.Presione la flecha del campo Due By y seleccione la fecha y el tiempo 7.Presione el botón OK Añadir recordatorio (reminder) a un mensaje con flag Ejercicio: Añadir un reminder para Dicembre 30, 2006, con el color azul y con el flag call