Gestión y Desarrollo de la Práctica Odontológica 5º Curso Odontología

Gestión y Desarrollo de la Práctica Odontológica TEMA 13. AGENDA DE PACIENTES. ORGANIZACIÓN DE LAS CITAS

ORGANIZACIÓN DEL LIBRO DE CITAS El libro de citas es un instrumento de gran importancia para la gestión eficaz de la consulta. El tipo de consulta que hemos planificado conformará, en gran medida, la forma sobre cómo distribuir nuestro tiempo. La consulta privada será muy diferente de la consulta pública, y no hay dos consultas cuya situación sea igual.

TIEMPO NO PRODUCTIVO El factor más destructivo de una clínica es aquella hora de trabajo en la que no ganará nada de dinero en absoluto. Existe un cierto porcentaje aceptable de tiempo no productivo. Debemos evitar que ese porcentaje supere los límites determinados en nuestra planificación estratégica.

PRODUCCIÓN HORARIA Coeficiente horario eficaz (CHE): CHE = 100 x nº horas de trabajo / nº horas de presencia El valor óptimo del CHE es el que se aproxima al 70% Número de horas de presencia al año (HPR): HPR = A x B x (52 – C) A = nº de horas de trabajo al día B = nº de días laborales a la semana C = nº de semanas de vacaciones al año El valor óptimo de HPR se encuentra entre 500 y 1.500 horas

PRODUCCIÓN HORARIA Número de horas de trabajo real (HTR): HTR = HPR x CHE (CHE = 0,7) El valor óptimo de HTR se encuentra entre 600 y 800 horas

CAUSAS DEL TIEMPO NO PRODUCTIVO Tiempo no programado. “Huecos” en el libro de visitas. Son grandes bloques de tiempo o muchos bloques pequeños. Visitas anuladas. Debemos saber identificar a aquellos pacientes que tienen el hábito de anular sus visitas con poca anticipación. Debemos informar a nuestros pacientes de la necesidad de comunicar la anulación siempre que sea posible. Pacientes que no acuden.

MEDIDAS PARA DISMINUIR EL TIEMPO NO PRODUCTIVO Los pacientes que tienen la costumbre de cancelar visitas o no acudir a ellas se deben identificar con un rotulador de color sobre su ficha. Envíe un recordatorio a todos esos pacientes sistemáticamente. Envíe un recordatorio similar a cualquier paciente que tenga concertada una cita larga. Programar visitas cortas en vez de largas.

MEDIDAS PARA DISMINUIR EL TIEMPO NO PRODUCTIVO Anime a estos pacientes a que paguen sus honorarios por adelantado, siempre que sea posible. De esta forma es más probable que lleguen a tiempo a su cita. Citar uno (o más) pacientes cortos (urgencia…) al mismo tiempo que una visita larga concertada para un paciente poco cumplidor.

ORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS El libro de citas es un instrumento de gran importancia para la gestión eficaz de la consulta. La organización de las citas se puede hacer por dos métodos: método analítico: asigna un tiempo determinado a cada intervención sin tener en cuenta el caso particular método intuitivo: asigna el tiempo según cada caso particular

ORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS Al organizar el libro de citas debemos tener en cuenta: las necesidades y deseos del paciente. las necesidades y deseos del dentista. las necesidades y deseos de la recepción. Las variaciones y preferencias individuales son tan enormes que es inútil intentar establecer unas normas generales.

PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS Impedir que la agenda diaria quede colapsada con tareas de baja productividad. Permitir que las tareas de alta productividad se acomoden fácilmente. Utilizar al máximo su tiempo de trabajo.

PAUTAS PARA ORGANIZAR EL LIBRO DE CITAS Emplear al máximo el tiempo de no trabajo. Posibilitar dar citas a pacientes de urgencia. Equilibrar los diferentes tipos de trabajo durante la semana o el día. Los pacientes de alto riesgo se citarán al final de la consulta.