TEMA: ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA NOCTURNA PRESENTADO POR Laura Valderrama Laura López Liz Hernández Jeison Gonzáles

¿Qué es la auditoria nocturna? Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.

Actividades involucradas de la auditoria nocturna

Procedimiento de control Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado. Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos. Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente. Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria. Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos. Verificar el balance. El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.

Revisión contable de las operaciones Es la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos mayores (recepción, alimentos y bebidas, banquetes, etc.) y los menores (lavandería, teléfonos, etc.) a excepción de habitaciones que por su desarrollo, requiere de una persona exclusiva para ello. En la auditoria general el ciclo de trabajo viene dado por la comparación de los documentos generados por los departamentos operativos, los cuales se revisan minuciosamente y se cotejan con todos los registros que estén en el sistema de FRONT OFFICE del hotel.

Reporte de las actividades de los cajeros En algunos hoteles el recepcionista o el cajero es responsable de recolectar los reportes diarios departamentales. En esos casos el efectivo y los vouchers de tarjeta de crédito son sumados al reporte de turno del cajero de recepción. Se incluyen en ese reporte las cantidades de efectivo y cheques de tarjeta de crédito recibidos y aplicados a cuentas por cobrar. Cada reporte de cajero es verificado contra los reportes diarios departamentales.

Análisis detallado de los cargos Esto depende un poco del número de habitaciones que tenga el hotel. Para hacerte una idea, en un hotel hay 4 grandes áreas alojamiento, alimentación y bebidas, comercial y administración.

Alojamiento Dependiendo del DIRECTOR/A DE ALOJAMIENTO hay 3 Departamentos: Recepción - Jefe/a de Recepción (Coordinar la recepción, los turnos, las tarifas, precio medio,... ) - 2º Jefe/a de recepción - Personal de recepción: Recepcionistas, auxiliares, botones, portero. Pisos (Limpieza de habitaciones, salas y zonas comunes) - Gobernanta (Coordinar a las camareras y supervisar el trabajo de las subgobernantes) - Su gobernanta (Supervisar el trabajo de las camareras) - Camareras de pisos reservas (Cogen las reservas y aplican tarifas en función de la ocupación) - Jefe de reservas - Personal de reservas Mantenimiento (se ocupan de reparar cualquier tipo de avería o desperfecto del hotel) - Jefe de mantenimiento - técnicos de mantenimiento

Alimentación y bebidas En este puesto se dirige las funciones relacionadas con el proceso de producción como son: elegir la materia prima, buscar el proveedor, cuidar del proceso de elaboración, regular la frecuencia de compra de materia prima, existencia y disponibilidad de los alimentos cuando sean solicitados. Además de las reglas de seguridad e higiene las correspondientes a las del código alimentario abarcarían los ambientes que siguen: almacén cocinas restaurantes y cafeterías salones de fiestas mayordomía

Comercial Hay 2 departamentos: Comercial externo (se encarga de captar clientes) - jefe/a de Ventas - ejecutivos comerciales Comercial Interno (Se encarga de organizar la estancia del cliente en el hotel - habitaciones y reuniones) - jefe/a de CCI (Convenciones congresos e incentivos) - coordinadores/as comerciales

Administración La seguridad e higiene, la seguridad contra robos y la prevención de incidentes comprenderían lo que sigue: recepción promoción y ventas relaciones publicas departamento económico y financiero La situación de carácter humano obedecen a los hábitos y costumbres del personal que formara parte de la organización; la seguridad investigara permanentemente a todo implicado y trabajador potencial con el fin de asegurarse de sus hábitos de limpieza e higiene , lealtad , grado de cultura honorabilidad honestidad rendimiento en el trabajo de esta manera garantiza la seguridad de la instalación y su huésped desde el punto de vista de la higiene , la atención y la seguridad de las personas y sus vienes.

Se establece claramente la condición fundamental para realizar una labor eficaz en materia de prevención de accidente , la seguridad hotelera como concepto abarca la seguridad física de la instalaciones , la seguridad externa de cara el entorno la prevención de accidente laborales y de riesgos , la prevención de riesgos para los usuarios la seguridad de los bienes de los usuarios la comunidad ambiental, la higiene alimentaría, la seguridad contra incendios y catástrofes.