AUDITORÍA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS presentado por el Instituto de Auditores Internos de Argentina Buenos Aires – Argentina Junio 2005

Licenciado Daniel Codner Facilitador Licenciado Daniel Codner Instituto de Auditores Internos de Argentina

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA ADEMAS DE LA ADECUACION DE LOS SUPUESTOS, OBJETIVOS, PRESUPUESTOS Y POLITICAS DADAS POR LA ALTA DIRECCION PROPONGO QUE SE VERIFIQUE LA EFICIENCIA DEL HACER, PARA LO QUE NO SE DEBE PERDER DE VISTA LO SIGUIENTE

OBSTACULOS PARA LA OBTENCIÖN DE CALIDAD EL NO SABER Capacitacion Objetivos Comunicacion

NO DIRIGIR BIEN Participacion Delegacion Autocontrol Confianza Responsabiidad cooperacion

NO QUERER HACER BIEN LAS COSAS Motivacion Liderazgo Sinergia Clima laboral/organizacional

EVITABLES (se eliminan mediante medidas adecuadas) FIABILIDAD FORMAL EVITABLES (se eliminan mediante medidas adecuadas) No se presentan Riesgos Totales INEVITABLES Sí se presentan 25% 10% PERDIDAS REALES RESIDUALES (fallo humano) .......................... 75% 90% Números de casos Pérdidas Económicas

Los errores que generan productos o servicios de mala calidad son errores humanos discriminables en tres categorías: Errores Técnicos: ... en el planeamiento del proyecto ... en la fabricación de los materiales Durante la ejecución ... ... en el uso ... en el mantenimiento Errores de Gestión: ... en la definición de responsabilidades. ... en la información ... en las comunicaciones. ... en la contratación. Errores Personales: ... por falta de información. ... por falta de motivación. ... por negligencia. ... por exceso de confianza intencionales

EMPLEADOS / OBREROS RECUROS HUMANOS CAPITAL HUMANO CAPITAL INTELECTUAL

Estas potenciales insatisfacciones son conocidas como factores de higiene o factores de mantenimiento en el trabajo, porque su presencia es necesaria para un razonable nivel de satisfacción en los empleados, esto es, para ser mantenidos. Su ausencia causa malestar, pero su aumento continuo, no necesariamente provoca un incremento en la motivación. Hay 8 factores de mantenimiento: 1. Políticas de la compañía y administración. 2. Supervisión técnica. 3. Relaciones interpersonales con los subordinados. 4. Salarios. 5. Seguridad. 6. Vida personal. 7. Condiciones de trabajo. 8. Estatus

Otro grupo de condiciones de trabajo opera primariamente para construir fuertes motivaciones y alta satisfacción en el trabajo. Su ausencia sin embargo, raramente promueve insatisfacciones o desagrados, estas condiciones son conocidas como factores motivacionales, motivadores o satisfactores. Los estudios de Herzberg revelaron seis factores motivacionales: 1. Logro. 2. Reconocimiento. 3. Progreso o Avance. 4. El trabajo en sí mismo. 5. Posibilidad de crecimiento. 6. Responsabilidad.

EL PARADIGMA SISTEMA SISTEMA ORGANIZACIÓN INTERACCIÓN

ORDEN DESORDEN INTERACCIÓN ORGANIZACIÓN

ALGUNAS DEFINICIONES SISTEMICAS Sistema es el conjunto de partes que interactuan de manera tal que todas influyen sobre las otras y en cuya interaccion adquieren sentido en el cual el todo será más que la suma de las partes. Subsistema es una unidad de interaccion identificable con identidad propia dentro de un sistema Estructura es la parte invariante de un sistema Organizacion es la manera en que estan distribuidas las partes de un sistema y que determina las interacciones

ORDEN: ESTABILIDAD CONSTANCIA REGULARIDAD REPETICIÓN ESTRUCTURA ORDEN: ESTRUCTURA QUE ORGANIZA

DEFINICIONES DE ORGANIZACION EN GENERAL ES UN CONJUNTO DE RELACIONES Y REGULACIONES INTERNAS QUE PRESERVAN LA AUTONOMIA DEL SISTEMA Y ASEGURAN SU CONTINUIDAD

UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PUEDE SER DIVIDIDA EN 3 DOMINIOS DE LAS RELACIONES ENTRE LOS PARTICIPANTES PROPOSITOS CAPACIDADES EXISTENTES

CADA UNO DE LOS DOMINIOS DEFINIDOS A SU VEZ TIENE UNA LOGICA UN LENGUAJE MODO TECNOLOGICO

ORGANIZACIÓN ES: ESFUERZO COORDINADO OBJETIVOS COMUNES DIVISIÓN DEL TRABAJO JERARQUÍAS O AUTORIDAD FUNCIÓN INTEGRADORA Definimos Organización como: la coordinación planificada de las actividades de un grupo para procurarse el logro de objetivos explícitos y comunes por medio de la división del trabajo y funciones a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad

Sistema 1. Sistema autoritario y fuerte Sistema 1. Sistema autoritario y fuerte. Consiste en un ambiente de desconfianza hacia los subordinados, en el que hay poca comunicación y se hace énfasis en recompensas o castigos ocasionales. Las decisiones están centralizadas en la cúpula de la organización. Sistema 2. Sistema autoritario benévolo. Consiste en un clima de confianza condescendiente (típica del amo hacia el esclavo) en el que hay poca comunicación, castigos potenciales, poca interacción humana y algunas decisiones está centralizadas, y se basan en prescripciones y rutinas. Sistema 3. Sistema participativo consultivo. Consiste en un ambiente en el que hay más confianza, aunque todavía no es total. Existen algunas recompensas, hay interacción humana moderada, pequeña vinculación individual y una apertura relativa de directrices, y permite que se tomen ciertas decisiones en la base de la organización.

ESTRUCTURA SISTEMAS ESTRATEGIA OBJETIVOS CUADROS JERÁRQUICOS ESTILO DE CONDUCCIÓN

ESTRUCTURA ESTRATEGIA SISTEMAS VALORES COMPARTIDOS ESTILO HABILIDADES PERSONAL

ATRIBUTOS DE LAS MEJORES EMPRESAS 1. PREDISPOSICIÓN PARA LA ACCIÓN 2. ACERCAMIENTO AL CLIENTE 3. AUTONOMÍA Y ESPÍRITU EMPRESARIAL 4. PRODUCTIVIDAD POR EL PERSONAL 5. MOVILIZACIÓN ALREDEDOR DE UN VALOR CLAVE 6. ZAPATERO A TUS ZAPATOS 7. ESTRUCTURA SIMPLE Y POCO PERSONAL 8. FLEXIBILIDAD Y RIGOR SIMULTÁNEOS

REGLAS Y PROCEDIMIENTOS Eficiencia: utilizar recursos como se hace. Eficacia: alcanzar resultados y objetivos, para que se hace y que se persigue, que se logra. Estrategia: arte de dirigir. Táctica: como se distribuye para obtener un fin. OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLÍTICAS EFICIENCIA EFICACIA REGLAS Y PROCEDIMIENTOS ACCIÓN RESULTADOS

MODELO DE SPENCER & SPENCER The ice Model Skill Self - Concept Visible Skill Knowledge Trait Motive Self-Concept Trait Motive Attitudes, Values Hidden Knowledge Core Personality: Most difficult to develop Surface: Most easy develop

INVESTIGACIÓN DE MERCADO DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO ALIMENTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SELECCIÓN INTEGRACIÓN

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS PLANEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS HUMANOS APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PLAN DE CARRERAS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS PLAN DE BENEFICIOS SOCIALES MANTENIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO RELACIONES LABORALES

DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO ORGANIZACIONAL CAPACITACIÓN DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS BASE DE DATOS CONTROL DE RECURSOS HUMANOS SISTEMA DE INFORMACIÓN AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

DEFINICION DE AUDITORIA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS ES EL EXAMEN DE LA GESTION DE LOS RRHH CON EL PROPOSITO DE EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA UTILIZACION Y APLICACIÓN DE LOS RECURSOS, EN FUNCION DE LAS METAS FIJADAS, POR LAS DEFINICIONES DE LA ALTA DIRECCION, TANTO EN LOS RESULTADOS ECONOMICOS, COMO EN LOS SOCIALES, CUIDADO DE LAS CORE COMPETENCES DEFINIDAS Y APLICACION DE TODOS LOS RECURSOS EN FUNCION DE LA MISION Y DE LA VISION DE LA EMPRESA Vamos a seguir a Chiavenato (ver bibliografia) en cuanto a los items a ser tomados en cuenta Haremos enfasis en los puntos que nos parecen fundamentales para poder entender Como funciona el Area y para comprender que en esta esta el Alma de la organizacion,.

ITEMS A SER TOMADOS EN CUENTA Analisis y descripcion de cargos Especificaciones de los cargos Cuestionarios de personal y tablas de requisitos Costos del analisis de cargos

RECLUTAMIENTO Aplicacion de los cuestionarios de solicitud de empleos y check lists Numeros de candidatos por fuentes Anuncios Otros Costo de reclutamiento por fuente o medios

SELECCION Y COLOCACION BASES PARA LA SELECCION (requisitos) Registro de seguimiento y desarrollo Legajos personales Costos de entrevistas y seguimiento

ENTRENAMIENTO Numero de empleados entrenados por clases de entrenamiento Grados y resultados del entrenamiento Costo por capacitacion Costo por empleado

PLANES DE PROMOCIONES Por Area Por nivel Costos de evaluaciones Premios y estimulos

CLIMA LABORAL Actos disciplinarios y medidas aplicadas Incidentes y conflictos Accidentologia Nivel de estres Indicadores de salud

SALUD Y SEGURIDAD Numero de visitas medicas Enfermedades por tipo Dias perdidos por enfermedad Registros de accidentes por frecuencia, tipo, sector etc (ver más adelante) Planes de contigencia Planes de prevensión Examen medico obligatorio de ley y ART (ver mas adelante)

CONTROL DE PERSONAL Registro de empleados Ecuaciones cantidad/dias/horas Rotacion del personal Planes de promocion Adecuacion a normas legales y sindicales Deteccion de disfunciones

ADMINISTRACION DE SALARIOS Datos de los pagos efectuados Composicion de los mismos Verificacion con organigrama Equilibrio y criterios de equidad Aportes, contribuciones y demas temas de la seguridad social Verificacion de tiempos y formas

RELACIONES SINDICALES Listado de sindicalizados Convenios colectivos vigentes Situaciones especiales Asesoramiento juridico

ORGANIGRAMA EL ORGANIGRAMA ES LA REPRESENTACION GRAFICA SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA FORMAL DE HA ADOPTADO UNA ORGANIZACION

HAY DIFERENTES FORMA DE MOSTRAR EL ORGANIGRAMA

LO QUE PERMITE DETECTAR EL ORGANIGRAMA FALLAS DE CONTROL INTERNO (Falta de controles cruzados o de incompatibilidades que hacen a la seguridad) DEPARTAMENTALIZACION INADECUADA que es cuando a un cargo se asignan funciones o incompatibles o forzadas FALTA DE UNIDAD DE MANDO O CRITERIOS DE CADENAS DE DELEGACIONES Y RESPONSABILIDADES SUPERPOSICION DE FUNCIONES RELACIONES DE DEPENDENCIA CONFUSAS FALTA DE DISCRIMINACION EN LOS NIVELES CONFUSION SOBRE TIPO DE AUTORIDAD (PUEDE SER LINEAL, ASESORA, FUNCIONAL) INDEFINICIONES ESTRUCTURALES INADECUACION EN LA ASIGNACION DE NIVELES Y SALARIOS

ANALISIS DE CARGO Su descripcion por medio de planillas deberia incluir por lo menos: Nombre del cargo, ubicacion dentro del organigrama (nivel,supervision,subordinacion y contactos colaterales) Contenido, esto es tareas o atribuciones y su periodicidad Responsabilidades y relaciones con cliente interno y externo Requisitos intelectuales (instruccion, experiencia, iniciativa etc) Requisitos fisicos (contextura corporal, concentracion etc) Contexto donde se desarrolla ESTO ES: QUIEN, QUE, DONDE, CUANDO, POR QUE Y COMO

METODOS DE TRABAJO SON 3 ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA GENERACION DE EXCELENTES CONDICIONES LABORALES FISIOLOGIA DEL TRABAJO ERGONOMIA METODOS

UTILIZACION DE DIAGRAMAS SU UTILIZACION DEPENDE DE LA ACTIVIDAD Y EL FOCO SE PONE EN FUNCION DE: Proceso de produccion Proceso de servicios Centrados en criterios de atencion al cliente interno/externo

QUE OBSERVAR EN LOS ESTUDIOS REALIZADOS Que se hace, debe hacerse o no En donde, tiene que ser alli o puede hacerse en otro lugar Cuando se hace Como se hace Estudios de tiempo

SEGURIDAD DE LAS PERSONAS LA SEGURIDAD DE LAS PERSONAS INCLUYE LA PREVENCION Y LA PROTECCION. ESTO REQUIERE NORMAS DE SEGURIDAD, SEÑALIZACION E INSTRUCCION EQUIPAMIENTO Y UNIFORMES ADECUADOS ES FUNDAMENTAL CONTAR CON PLANES DE EVACUACION

Bibliografía Administración de Recursos Humanos - Idalberto Chiavenato - Mc Graw Hill 1994 Competence at Work - Lyle M. Spencer, Jr., Signe M. Spencer - Wiley 1993 El Capital Intelectual (el principio activo de las empresas del tercer milenio) - Annie Brooking - Paidós 1999 En Busca de la Excelencia - Thomas J. Peters y Robert H.Waterman, Jr. - Atlantida 1982 Formación de Formadores - Michael Birkenbihl - Paraninfo 2000 Gerenciamiento de las Fuerzas de Ventas (formación, dirección y administración) - Carlos Facci - Ugerman 2002 Gestión del Talento - Pilar Jericó - Prentice Hall 2001 Identidad de la Organizaciones - Jorge Etkin y Leonardo Schvarstein - Paidós 1992 La Esencia de la Comunicación - Ron Ludlow y Fergus Panton - Prentice Hall 1997 Las Empresas como Sistemas Culturales (ritos y rituales de la vida organizacional) - Terrence E. Deal y Allan A. Kennedy - Sudamericana 1985 Los Organigramas - Raul H. Saroka - Carlos A. Ferrari Etchetto - Macchi - 1971 Manual de Autoevaluación de la Fundación Ducker - Peter F. Drucker - Granica 1999 Personas, Desempeño y Pago (compensación dinámica para el nuevo entorno de negocios) - Thomas Flannery, David Hofrichter, Paul Platten - Paidós 1997 Planificación Estratégica de los RRHH (del marketing interno a la planificación) - Francisco Javier Barranco - Pirámide 1993 Psicología de la Organización - Edgar H. Schein - Prentice Hall 1982 Recursos Humanos (como pueden los RRHH cobrar valor y producir resultados) - Dave Ulrich - Granica 1997 Tratado de Auditoría Tomo I - Enrique Fowler Newton - Contabilidad Moderna 1980 Tratado de Auditoría Tomo II - Enrique Fowler Newton Contabilidad Moderna 1980 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen I (La actividad laboral en su contexto) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis S.A. 1996 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen II (Aspectos psicosociales del trabajo) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis S.A. 1996

Preguntas y Respuestas

Para mayor información: Instructor , CIA, CISA daniel@codner.com.ar Instituto de Auditores Internos de Argentina Progresar compartiendo www.iaia.org.ar