Sistema de Gestión de Archivos de Andalucía

2 Índice 1. Antecedentes 2. Objetivos y Alcance 3. Organización 4. Interlocución 5. Planificación 6. Tecnología 7. Conectividad

3 Índice 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos 1.2 Herramientas para la Gestión de Archivos ACTA v1.x MsAccess

4 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos (1/2) El Sistema Andaluz de Archivos se configura como una red de centros formada por un conjunto de órganos y de archivos que se integran, a su vez, por razón de su titularidad y gestión, en subsistemas y redes. Estas redes y subsistemas se caracterizan por tener una organización jerárquica (archivos de oficina, archivos centrales, archivos intermedios, archivos históricos) por la que fluye la documentación mediante transferencias debidamente regladas. LEY 3/1984, de 9 de enero, de Regulación de los Archivos. (BOJA nº 4, de 10 de enero; corrección de errores en BOJA nº 11, de 28 de enero).

5 1. Antecedentes 1.1 Sistema Andaluz de Archivos (2/2) Archivos de Gestión Archivos Centrales de las Consejerías Archivos Intermedios e Históricos Flujo de la Documentación Generación: Motores de Tramitación Papel Digitalización

6 1. Antecedentes 1.2 Herramientas para la Gestión de Archivos ACTA v1.x El programa de Administración, Control y Tratamiento de Archivos (ACTA) constituye una herramienta informática que desde 1998 se utiliza en el Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud (SAS) como sistema integrado para la gestión de los documentos y el trabajo de archivos, y que también ha sido instalado posteriormente en las Consejerías de Economía y Hacienda, Medio Ambiente, Igualdad y Bienestar Social, Cultura, Justicia y Administración Pública y en el Instituto Andaluz para la Administración Pública La tecnología en la que se desarrolló el sistema está actualmente obsoleta MsAccess Se utilizan bases de datos en Access, diseñadas por los distintos técnicos de cada uno de los Archivos, por lo que no existe ningún tipo de normalización en el desarrollo de las mismas ya que cada técnico la personaliza sus necesidades puntuales de gestión o información Los Archivos Históricos utilizan una aplicación desarrollada en MsAccess por los archiveros de Castilla y León, que les permite gestionar los usuarios del Archivo y el control de préstamos y consultas

7 Índice 2. Objetivos y Alcance 2.1 Promotores Comité de Usuarios ACTA v1.x Comité de Usuarios de los Archivos Históricos Consejería de Justicia y Administración Pública 2.2 Objetivos 2.3 Alcance Archivos de Gestión. Archivos Centrales Archivos Intermedios e Históricos 2.4 El Sistema

8 2. Objetivos y Alcance 2.1 Promotores Comité de Usuarios ACTA v1.x Servicio Andaluz de Salud Consejería de Economía y Hacienda Consejería de Medio Ambiente Comité de Usuarios de los Archivos Intermedios e Históricos Responsables de los Archivos Intermedios e Históricos de la Junta de Andalucía Consejería de Justicia y Administración Pública Dirección General de Administración Electrónica y Calidad de Servicios

9 2. Objetivos y Alcance 2.2 Objetivos Actualización tecnológica del Sistema de Gestión de Archivos de la Junta de Andalucía Desarrollo de un Sistema Único para la Gestión de los Archivos de la Junta de Andalucía Plena integración con el Proyecto El Archivo como último eslabón de la tramitación administrativa

10 2. Objetivos y Alcance 2.3 Alcance Archivos de Gestión Se entiende como tal el que se forma en la unidad productora de los documentos. Tienen como función esencial la conservación de la documentación mientras dure su trámite o la necesidad de utilización sea constante Archivos Centrales Cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía ha de tener un Archivo Central, cuyos fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura del organismo de que se trate Archivos Intermedios e Históricos Archivos intermedios: Sus fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde los distintos Archivos Centrales de los Organismos que integran la estructura de la Administración de que se trata Archivos Históricos: Recibirán la documentación que se ha de conservar permanentemente. Sus funciones fundamentales son las de describir, conservar y difundir la documentación que custodian

11 2. Objetivos y Alcance 2.4 El Sistema Gestión de Ingresos Gestión de Salidas Módulo de Descripción (ISAD(G)) Módulo de Accesos Administración del Sistema Estructuras Básicas Tesauro Gestión de Cuadros Multifondos Mapa de Depósitos Módulo de Explotación de Datos Módulo de Búsqueda de Documentación Actividades Culturales Instrumentos de Descripción

12 Índice 3. Organización

13 3. Organización Director del Proyecto Grupo Técnico Grupo de Usuarios Equipo de Desarrollo

14 Índice 4. Interlocución 4.1 Foros Plutón 4.2 Cuestionarios y Entrevistas

15 4. Interlocución 4.1 Foros Plutón URL:

16 4. Interlocución 4.2 Cuestionarios y Entrevistas a Usuarios Se remitirá un cuestionario a todos los usuarios para que lo cumplimenten con sus consideraciones sobre el sistema Se recogerán los requisitos del Sistema mediante entrevistas personales y en grupo Se destaca la importancia de las entrevistas y la colaboración de todos para llevar a buen término este proyecto

17 Índice 5. Planificación

18 5. Planificación

19 Índice 6. Tecnología

20 Base de datos Incluirá una capa de accesos a base de datos que permitirá la conexión con cualquier SGBD, ya sea propietario o de software libre Lenguaje de desarrollo 6. Tecnología

21 Índice 7. Conectividad

22 7. Conectividad

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