2ª SESIÓN DE FORMACIÓN A EMPRESAS PARTICIPANTES EN LA INICIATIVA e- PROCESOS

2ª Sesión de formación a empresas participantes en la Iniciativa e-Procesos Prof. José María Berenguer Director del Programa TEMIS Vitoria, 10 de octubre de 2001

Orden de la sesión Algunas precisiones sobre la Iniciativa e-Procesos. Metodología de selección de procesos Lista de verificación del liderazgo de la Iniciativa por parte de las empresas participantes. Presentación de la página web de la Iniciativa. Ruegos y preguntas. Resolución de problemas específicos de cada participante.

Algunas precisiones sobre la Iniciativa e-Procesos ¿En qué es diferente la Iniciativa de otros programas de calidad (ISO 9000, QS 9000, Kaizen, Baldrige)?. Proyectos que pueden enmarcarse en la Iniciativa. La respuesta de las empresas participantes en la Iniciativa después de la 1ª semana.

¿En qué es diferente la Iniciativa de otros programas de calidad (ISO, QS, Kaizen, Baldrige)? Es más una estrategia de negocio que un programa de calidad. Participar en la Iniciativa no va en contra de las iniciativas de calidad que se hayan emprendido con anterioridad. La Iniciativa es una acción continua de mejora de los procesos de negocio y del mismo negocio. La Iniciativa es diferente porque al basarse en Six Sigma: –simplifica el método estadístico, manteniendolo riguroso y disciplinado. –se aplica de forma muy versátil (desarrollo de una cultura de mejora continua, solución de problemas concretos, estrategia de mejora de procesos). –la Voz del Cliente orienta la mejora. –tiene impacto positivo en la cuenta de resultados.

Proyectos que pueden enmarcarse en la Iniciativa Análisis global de los procesos, selección de uno y diseño de una solución de mejora utilizando tecnologías de la información (TIs). Mejora de un proceso seleccionado de antemano y diseño de una solución basada en TIs. Resolución de problemas concretos detectados en un proceso. Auditoría de la definición de procesos en vigor. Implantación de una solución informática de mejora de un proceso que ha sido seleccionada de antemano. Análisis de la medida en que la Iniciativa puede reforzar acciones de process management previamente emprendidas.

La respuesta de las empresas participantes en la Iniciativa después de la 1ª semana Doce empresas (80%) ha interpretado adecuadamente el concepto de la Iniciativa. En el caso de las tres restantes (20%) se considera necesario aclarar sus características diferenciales. Diez empresas (66,6%) se van a centrar en la mejora de un proceso concreto. De ellas, tres (20%) lo han definido y siete (46,6%) están pendientes de definirlo. Otras cuatro empresas (26,6%) van a empezar por un análisis global del negocio. Una empresa (6,6%) no ha definido aún su rampa de acceso. Las quince empresas han definido con claridad su champion. En catorce empresas el monitor ha definido su encaje como bueno. Sólo uno de los monitores considera que su encaje está aún por definir

Metodología de selección de procesos Objetivos que persigue la metodología. Las nueve etapas de selección características de la Iniciativa. Las herramientas de la selección de procesos.

Objetivos que persigue la metodología Un proyecto de mejora bien seleccionado y definido = mejores resultados en menor tiempo. Un proyecto debe asegurar varios equilibrios: –Significativo vs. Manejable. –Eficiencias y ahorro de costes vs. Beneficios para el cliente. –Resultados a corto vs. Cambio de cultura a largo.

Las nueve etapas de selección características de la Iniciativa 1ª.- Definir el nivel de análisis y evaluar restricciones de partida. 2ª.- Elaborar una lista de: 1) expectativas de los clientes, 2) objetivos estratégicos del negocio y 3) necesidades de los empleados. 3ª.- Aplicar QFD para definir las Áreas Clave de Mejora (ACM). 4ª.- Elaborar una Lista de Características CTQs como filtro de las ACMs. 5ª.- Elaborar una Lista de Proyectos Alternativos de Mejora por cada una de las ACMs seleccionadas. 6ª.-Elaborar una Lista de Criterios Críticos Six Sigma (CC6σ) como filtro de estas alternativas de proyectos. 7ª.- Aplicar una matriz causa-efecto de proyectos para obtener una Lista Ponderada de Proyectos 6σ. 8ª.- Evaluar con el champion la oportunidad de los proyectos mejor calificados y seleccionar uno o dos. 9ª.- Crear un dossier de Ideas de Proyectos con los no elegidos.

Las herramientas de la selección de procesos Quality Function Deployment (QFD), que también recibe el nombre de The House of Quality por la forma de la matriz, es una herramienta que puede ser usada para definir lo que debe hacerse para atender las necesidades de los clientes (o en general de los stakeholders) de un proceso. Con su ayudase asignan prioridades y se traducen los requisitos de los clientes en términos de procesos. La matriz causa-efecto es una herramienta que puede ser usada para asignar prioridades a proyectos alternativos de mejora de procesos en función de unas determinadas características críticas que deben ser garantizadas.

Lista de verificación del liderazgo de la Iniciativa por parte de las empresas participantes Evaluar el grado de compenetración de la Alta Dirección de la empresa con la Iniciativa y contestar lo siguiente: –El champion está suficientemente apoderado SI NO –La Alta Dirección está informada de la Iniciativa SI NO –La Alta Dirección tiene una visión clara de la Iniciativa SI NO –La Alta Dirección va a participar en la Iniciativa SI NO –El champion ha recibido objetivos claros SI NO –Se va a hacer una acción de marketing de la Iniciativa SI NO –La Alta Dirección es una ferviente defensora de la Iniciativa SI NO

Nuevo sitio web de la Iniciativa de e-Procesos www. unav.es/econom/sea/ Nueva dirección de información acerca de la Iniciativa, en donde se irán colocando documentación e información general sobre la Iniciativa, así como todas las novedades relacionadas con la misma.