IDENTIFICACIÓN DE PASIVOS E INFORMACIÓN CONTABLE EN EL AJUSTE FISCAL Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia IDENTIFICACIÓN DE PASIVOS E INFORMACIÓN CONTABLE EN EL AJUSTE FISCAL Para terminar este taller sobre normas de disciplina fiscal y ajuste territorial vamos a analizar brevemente cual es el papel que cumplen los sistemas de información contable (SIC) en las entidades territoriales en relación con el ajuste fiscal fundamentalmente desde dos enfoques (la información vista como herramienta para observar la situación fiscal de una entidad territorial y su evolución financiera y por otro lado concebir los programas de saneamiento como programas integrales que propenden por el mejoramiento del SIC).

Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia SANEAMIENTO FISCAL Reconociendo que el SIC de una entidad en ajuste es un elemento que interviene en todas las etapas de su saneamiento fiscal, ha sido incorporado en las dinámicas del acompañamiento realizado por la DAF. Reconocimiento inicial o diagnóstico - Se busca tener un bosquejo del SIC (como es y como funciona) identificando: - Como es la estructura contable de la entidad (en relación con los órganos sin pj (integrada, indep), dependencias, áreas o funcionarios responsables o no existen, asesor para rendir informes trimestrales a la CGN - Como es la administración de la información (manual o en aplicativo, registro de las operaciones, consolidación y producción de informes) - Establecer si son adecuadas estructura y administración (referencia al régimen de contabilidad publica) - Hacerse una idea del grado de confiabilidad de la información financiera , si reflejan en forma fidedigna la situación financiera de la entidad - Con conocimiento de lo anterior lectura de estados financieros para determinar cual es la situación financiera Formulación:- ¿Qué mejorar, en que medida y como hacerlo? Estructura, procesos, calidad, resultados financieros, variación de indicadores (pasivos, reservas, activos líquidos, ingresos, gastos) Seguimiento:- en si mismo del mejoramiento del SIC y a través del SIC evalúa el programa ¿si se adoptaron las acciones y si están generando resultados esperados?

Estructura contable y procesos financieros Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia VARIABLES Estructura contable y procesos financieros Veracidad y confiabilidad de la información Resultados financieros En resumen podemos identificar tres tipos de variables a evaluar en los procesos de ajuste fiscal asociadas a la información contable. Referencia o marco normativo lo constituyen – régimen de contabilidad, estatuto orgánico de presupuesto, estatuto et, Régimen de contabilidad publica, el actual adoptado en la Resolución 222 julio de 2006, conformado por : Plan General de Contabilidad Pública Manual de procedimientos Doctrina contable publica Nos vamos a detener mas adelante en las ultimas dos se ha enfocado la metodología utilizada por la DAF

INSUMOS Y FUENTES Libros de contabilidad, presupuesto y tesorería (SH) Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia INSUMOS Y FUENTES Libros de contabilidad, presupuesto y tesorería (SH) Manuales de procesos y procedimientos (ET) Informes de ejecución presupuestal (SH y CGR) Estados contables (SH y CGN) Información extracontable (funcionarios, dependencias, comités, externos) Libros los saldos de estados contables deben ser son tomados de los libros de contabilidad Establece la obligatoriedad de presentar la información contable a la CGN de cada trimestre tanto para el sector central y el descentralizado por servicios del orden territorial Resolución 250/03 Los órganos sin personería jurídica (órganos de control, corporaciones publicas, otros) deben enviar su info al sector central para ser agregada o consolidada Recursos humanos, oficina jurídica, planeación

Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ESTADOS CONTABLES Información Financiera, Económica y Social (Formato CGN 96-001: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, cuentas cero, cuentas de orden) Balance (activos, pasivos, patrimonio) Estado de actividad financiera, económica y social (ingresos, gastos) Notas a los estados contable Informe de evaluación del control interno Principales estados contables ….

VERACIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia VERACIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN ¿En un análisis financiero porque nos interesa consultar y analizar informes contables y no solo presupuesto? Como mecanismo de confrontación de la información presupuestal (ingresos y gastos), podemos cuestionar la veracidad de la información presupuestal tanto en la etapa de diagnóstico, como en la formulación y seguimiento de un programa de saneamiento fiscal. Complementa el análisis presupuestal, en tanto nos permite ir mas allá de los resultados fiscales de la actual o ultima vigencia para identificar la incidencia de las operaciones realizadas año tras año por la entidad en su situación financiera actual (acumulación de rentas por cobrar , acumulación de pasivos, grado de liquidez, composición de los activos etc.), esto es relevante tanto en el diagnóstico como en la formulación y el seguimiento. Es así como, la info contable revela el nivel, naturaleza y exigibilidad del pasivo, muestra el disponible actual para cubrir exigibilidades inmediatas y provee info para estimar los disponibles que la entidad va a requerir frente a futuras exigibilidades) Como ya identificamos que aspectos generales de la situación fiscal de una ET son revelados por la información contable y por tanto a donde queremos llegar al analizar los estados contables, debemos empezar por tener una idea del grado de razonabilidad de la información contable reportada por la entidad territorial y para ello necesariamente tenemos que referirnos a los resultados que la ET tuvo que haber obtenido del saneamiento contable.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia CUENTAS CERO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Ingresos Totales 0211 / 0223 a 0229 RECAUDOS EN EFECTIVO 0315 / 0350 a 0355, 0436, 0438, 0630 a 0647 GASTOS COMPROMETIDOS 0322 / 0360 a 0365, 0440, 0442, 0655 a 0672 OBLIGACIONES CONTRAIDAS 0330 / 0370 a 0375, 0444, 0446, 0730 a 0747 PAGOS EN EFECTIVO DE LA VIGENCIA 0333 / 0378, 0747 a 0772 EJECUCIÓN SIN FLUJO DE EFECTIVO Gastos Totales Reservas Presupuestales 0315 / 0350 a 0355, 0436, 0438, 0630 a 0647 GASTOS COMPROMETIDOS 0322 / 0360 a 0365, 0440, 0442, 0655 a 0672 OBLIGACIONES CONTRAIDAS Cuentas por pagar

<= = = = = PRUEBAS DE CONSISTENCIA EN LA INFORMACIÓN CONTABLE = Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PRUEBAS DE CONSISTENCIA EN LA INFORMACIÓN CONTABLE Ejecución presupuestal = Cuentas de planeación y presupuesto Resultado presupuestal Cuentas por pagar = <= 032200 OBLIGACIONES CONTRAIDAS 200000 PASIVO Reservas presupuestales No hacen parte = 031500 GASTOS COMPROMETIDOS 200000 PASIVO CAJA BANCOS INVERSIONES TEMPORALES Menos ACREEDORES VARIOS Estado de tesorería = DISPONIBILIDADES - EXIGIBILIDADES =

RESULTADOS FINANCIEROS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia RESULTADOS FINANCIEROS

METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Composición y clasificación de activos. Composición y clasificación de pasivos. Determinación de pasivos no financieros de vigencias anteriores. Análisis de solvencia y liquidez Pasivos contingentes.

ACTIVOS : INFORMACION CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ACTIVOS : INFORMACION CONTABLE EFECTIVO INVERSIONES RENTAS POR COBRAR DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE OTROS ACTIVOS

ACTIVOS : INFORMACION CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ACTIVOS : INFORMACION CONTABLE DEPARTAMENTIO: XXXXXXXXXXXXXX MUNICIPIO: XXXXXXXXXXXXXXX CGN-001/96 ENTIDAD: XXXXXXXXXXXX FECHA DE CORTE CATALOGO DE CUENTAS VALORES EN MILES CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA CORRIENTE NO CORRIENTE TOTAL SALDO 100000 ACTIVO 1.348.297.061 4.318.869.577 5.667.166.638 110000 EFECTIVO 284.401.245 - 120000 INVERSIONES 7.214.005 82.333.551 89.547.556 130000 RENTAS POR COBRAR 64.726.600 4.545 64.731.145 140000 DEUDORES 986.811.732 3.376.691 990.188.423 150000 INVENTARIOS 880.696 160000 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 238.487.192 170000 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO 3.715.898.014 180000 RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE 1.747.972 190000 OTROS ACTIVOS 4.262.783 277.021.612 281.284.395

Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ACTIVOS LIQUIDOS Atrás

PASIVOS : INFORMACION CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PASIVOS : INFORMACION CONTABLE OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO OBLIGACIONES FINANCIERAS CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS OTROS BONOS Y TITULOS EMITIDOS OTROS PASIVOS

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PASIVO NO FINANCIERO DE VIGENCIAS ANTERIORES Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PASIVO NO FINANCIERO DE VIGENCIAS ANTERIORES Atrás

ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ INDICADOR DESCRIPCION RANGO RESULTADO Razón Corriente Activo Corriente/Pasivo Corriente >= 1.2 5.28 Liquidez de primer grado Disponible/Pasivo Corriente 1.11 Prueba Ácida Activos Líquidos/Pasivos Corrientes 1.64 Atrás - Siguiente

ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ

ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ

ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ANALISIS DE SOLVENCIA O LIQUIDEZ

RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS Activos líquidos (-) Cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia anterior (-) Reservas presupuestales constituidas al final de la vigencia anterior (=) Disponible o faltante para financiar pasivo de vigencias anteriores (-) Pasivo no financiero de vigencias anteriores (=) Disponible o faltante final

RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS OPCION 1: Después de cubrir cuentas por pagar de la vigencia y las reservas presupuestales, resultan excedentes para financiar el pasivo de vigencias anteriores Justificación de la existencia de pasivo no financiero de v. a. Análisis de fuentes y usos (destinaciones específicas) Baja ejecución presupuestal Oportunidad de financiar mayor inversión

RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS OPCION 2: Los activos líquidos alcanzan a cubrir solo las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia y las reservas presupuestales Justificación de la existencia de pasivo no financiero de v. a. Análisis de fuentes y usos (destinaciones específicas) Análisis de vencimiento de las obligaciones Grado de judicialización

RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia RESPALDO DE PASIVO NO FINANCIERO Y RESERVAS EN ACTIVOS LÍQUIDOS OPCION 3: Los activos líquidos alcanzan a cubrir solo las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia Justificación de la existencia de pasivo no financiero de v. a. Análisis de fuentes y usos (destinaciones específicas) Análisis de vencimiento de las obligaciones Grado de judicialización ¿Puedo llegar a acuerdos de pago? Atrás

ANALISIS DE CONTINGENCIAS Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ANALISIS DE CONTINGENCIAS PASIVO CONTINGENTE Pasivo estimado (270000) Cuentas de orden acreedoras (900000) PASIVO CIERTO Y EXIGIBLE Las contingencias a valorar son las derivadas de: Operaciones de Crédito Público Contratos Administrativos Sentencias y Conciliaciones Se deben valorar a partir del momento en que se perfeccionan.

Estructura contable y procesos financieros Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia VARIABLES Estructura contable y procesos financieros Veracidad y confiabilidad de la información Resultados financieros

Procedimiento de Control Interno Contable Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia Procedimiento de Control Interno Contable (Resolución 357 de 2008) Implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.

ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE Reconocimiento Identificación Clasificación Registro y ajustes 2. Revelación Elaboración de los estados, informes y reportes contables Análisis, interpretación y comunicación de la información IDENTIFICACION Determinación de la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica y social. CLASIFICACION Determinación de la ubicación dentro del catálogo de cuentas de la operación de acuerdo a su naturaleza REGISTRO Y AJUSTES Elaboración de comprobantes de contabilidad y registros contables. También la verificación de la consistencia y confiabilidad de la información y determinar ajustes ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Deben contener la información necesaria para la interpretación cuantitativa y cualitativa de las operaciones registradas ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN Lectura de los estados contables para concluir sobre su situación, resultado y tendencia. Para ello es fundamental el cálculo de los indicadores

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Depuración contable permanente y sostenibilidad. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. Registro de la totalidad de las operaciones. Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Reconocimiento de cuentas valuativas. Actualización de los valores. Soportes documentales. Conciliaciones de información. Libros de contabilidad. Estructura del área contable y gestión por procesos. El Procedimiento de Control Interno Contable tiene como objetivo garantizar la generación de información contable enmarcada en dos aspectos fundamentales que son la razonabilidad y la oportunidad. Cada uno presenta los siguientes elementos mínimos: Razonabilidad: Registro totalidad de operaciones individualización bienes, derechos y obligaciones Reconocimiento cuentas valuativas (nuevos cálculos de los bienes, depreciación y actualización del valor) Ajuste valores reales Soportes documentales Conciliaciones de información Libros de contabilidad (principales y auxiliares) Estructura del area contable y gestión por procesos Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable Responsabilidad de los contadores Actualización permanente y formación continuada 2. Oportunidad Responsabilidad en la continuidad del proceso Eficiencia de los sistemas de información Celeridad en el flujo de documentos Fundamentos para el cierre contable Elaboración y presentación de informes y estados contables Análisis, interpretación y comunicación de la información Coordinación entre las diferentes dependencias Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Responsabilidad de los Contadores de las entidades públicas que agregan información. Actualización permanente y continuada. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. Eficiencia de los sistemas de información. Cierre contable. Elaboración de estados, informes y reportes contables. Análisis, interpretación y comunicación de la información. Coordinación entre las diferentes dependencias. El Procedimiento de Control Interno Contable tiene como objetivo garantizar la generación de información contable enmarcada en dos aspectos fundamentales que son la razonabilidad y la oportunidad. Cada uno presenta los siguientes elementos mínimos: Razonabilidad: Registro totalidad de operaciones individualización bienes, derechos y obligaciones Reconocimiento cuentas valuativas (nuevos cálculos de los bienes, depreciación y actualización del valor) Ajuste valores reales Soportes documentales Conciliaciones de información Libros de contabilidad (principales y auxiliares) Estructura del area contable y gestión por procesos Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable Responsabilidad de los contadores Actualización permanente y formación continuada 2. Oportunidad Responsabilidad en la continuidad del proceso Eficiencia de los sistemas de información Celeridad en el flujo de documentos Fundamentos para el cierre contable Elaboración y presentación de informes y estados contables Análisis, interpretación y comunicación de la información Coordinación entre las diferentes dependencias Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional

ALTERNATIVAS DEPURACION PASIVO Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia ALTERNATIVAS DEPURACION PASIVO Análisis información contable Verificación documentos soportes Identificación posibles acreedores Cruce información entidades de seguridad social, parafiscales y demás entidades del orden nacional y/o territorial. Inventario de procesos jurídicos en contra Identificación de riesgos y contingencias Insistir que el éxito del proceso depende de la calidad de información contable que se genere, teniendo en cuenta los procesos de saneamiento en acompañamiento del Ministerio, por falta de una adecuada depuración siguen apareciendo pasivos, representando altas contingencias en especial con aquellas deudas a las cuales se les reconoce intereses por ley, como las de seguridad social.

PRELACIÓN DE PAGOS PROGRAMA DE AJUSTE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PRELACIÓN DE PAGOS PROGRAMA DE AJUSTE Clasificación Antigüedad Exigibilidad - Judicialización Monto Costos asociados

PRELACIÓN DE PAGOS PASIVO NO FINANCIERO Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia PRELACIÓN DE PAGOS PASIVO NO FINANCIERO Mesadas pensionales Obligaciones Laborales Prestaciones sociales Servicios personales Indemnizaciones Contribuciones de Nómina Previsión social Aportes parafiscales Otros Pasivos Transferencias Proveedores bienes y servicios

OTROS INSUMOS PARA FORMULAR PROGRAMAS DE AJUSTE Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia OTROS INSUMOS PARA FORMULAR PROGRAMAS DE AJUSTE Identificación de acreedores que son deudores (Cruce de cuentas) Análisis cuentas por cobrar Venta de activos y/o daciones en pago

SEGUIMIENTO Composición y clasificación de activos. Ministerio de Hacienda y Crédito Público República de Colombia SEGUIMIENTO Composición y clasificación de activos. Composición y clasificación de pasivos. Determinación de pasivos no financieros de vigencias anteriores. Análisis de solvencia y liquidez Pasivos contingentes Consistencia de la información (caja, por cobrar seguro e inversiones, por que no conviene incluir las rentas por cobrar) (variable a tener en cuenta con la capacidad de endeudamiento).