Lenguajes y gestión de información El dilema entre diacronía y sincronía en la clasificación archivística Javier Barbadillo Alonso Archivero Municipal de Guadalajara SEDIC, Instituto Cervantes I Jornada Profesional “Lenguajes y gestión de información” Madrid: 17 de junio de 2010

Argumentos principales La comprensión del documento de archivo depende del contexto en que se produce y se utiliza. Depende, sobre todo, de su procedencia orgánica. En consecuencia... La procedencia orgánica se ha empleado como criterio principal de clasificación. Sin embargo, el criterio orgánico no siempre permite clasificaciones estables a lo largo del tiempo. Las dificultades se presentan tanto a la hora de determinar los fondos de un archivo... Como en la división interna de cada fondo.

Diacronía y sincronía del archivo

Términos y conceptos básicos Un archivo es una agrupación de documentos de archivo. Un documento de archivo es un documento generado y guardado como testimonio de las actividades, derechos y obligaciones de alguien. La institución o persona que custodia un archivo es un agente o centro de archivo. Sistema de archivo es el conjunto de medios y procesos que contribuyen a cumplir los fines de un agente de archivo.

El punto de partida El agente de archivo debe garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de todos los documentos que constituyen el archivo que custodia. Una documento disponible es un documento que puede ser localizado, identificado, consultado y comprendido. El grado de disponibilidad de un documento de archivo depende de su grado de descripción. Es necesario describir el documento y sus relaciones con otros documentos y con los agentes, normas y funciones que intervienen en su generación.

El problema esencial Normalmente no es posible describir con detalle y uno por uno todos los documentos que forman un archivo. La archivística debe proporcionar una estrategia para alcanzar un grado suficiente de descripción de los documentos de archivo en todos los casos posibles. Una estrategia para los documentos existentes y una estrategia para los documentos futuros. Para los documentos de papel y los documentos digitales. La estrategia archivística se basa en la determinación de agrupaciones documentales.

División lógica (y clásica) del archivo Un archivo puede dividirse en fondos. Un fondo puede dividirse en divisiones de fondo, secciones o grupos de series. Una serie está formada por unidades documentales del mismo tipo producidas por un mismo agente a lo largo del tiempo. Una unidad documental está formada por uno o varios documentos. La descripción archivística necesita mostrar el conjunto al que pertenece cada documento.

División lógica del archivo

Un ejemplo de información archivística Centro Fondo División Sección Grupo Serie Unidad Archivo Municipal de Guadalajara Ayuntamiento de Usanos Administración financiera Contabilidad Gestión presupuestaria Expedientes de presupuestos 1963

Dos problemas de taxonomía A continuación estudiaremos los criterios que se usan para determinar: - La división de un archivo en fondos. - La división de un fondo en secciones. Comenzaremos con el famoso principio de procedencia...

La división del archivo en fondos La procedencia orgánica de las unidades documentales que forman un archivo determina la división de éste en fondos. Fondo es el conjunto de unidades documentales producidas o recibidas y conservadas por una organización o una persona como testimonio de su propias actividades, derechos y obligaciones. El fondo es el dominio de clasificación de las series documentales. Por tanto, el fondo también es el dominio preferente de búsqueda y recuperación de la información archivística.

Archivo Municipal de Guadalajara Fondos públicos Ayuntamiento de Guadalajara Ayuntamiento de Taracena Juzgado de Taracena […] Fondos privados Ateneo Caracense y Centro Volapükista Español Miguel Mayoral y Medina [...]

Crítica del principio de procedencia El principio de procedencia establece una relación de uno a uno entre una entidad productora y un fondo. Pero esta relación biunívoca no existe en el caso de fondos complejos que acumulan unidades documentales producidas por diversos agentes a lo largo del tiempo. Por ejemplo, un Ministerio o una Consejería. Existen fondos que han sido formados por más de un productor. La relación es diacrónica y de muchos a muchos entre el fondo y las entidades productoras.

Diacronía de un fondo (Krawczyk, 1999)

El caso del Ministerio de Fomento El Ministerio de Fomento fue creado en 1851. La Secretaría de Fomento General del Reino, que lo precede, data de 1832. El reparto sucesivo de las competencias del Ministerio de Fomento da lugar a la mayor parte de los ministerios posteriores que forman la Administración general. Pero el Ministerio de Fomento no figura en el cuadro de fondos del Archivo General de la Administración. El cuadro de fondos del AGA no revela la procedencia de los fondos.

Límites de la clasificación orgánica El cuadro de fondos del AGA no muestra la procedencia diacrónica de los fondos. En realidad, no puedo hacerlo. Porque la clasificación orgánica sólo puede mostrar un estado de la evolución del archivo. La clasificación orgánica es siempre sincrónica. Muestra un momento del tiempo. La división orgánica debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales para establecer las divisiones superiores de los archivos.

Organización de fondos de los archivos históricos provinciales, Madrid: Anabad, 1994, p 38. Pedro López Gómez, coordinador.

La división del fondo en subfondos La segunda cuestión... Un fondo puede dividirse en agrupaciones denominadas subfondos, divisiones de fondo, secciones de fondo o grupos de series. Una división de fondo puede establecerse mediante la aplicación de criterios orgánicos y funcionales. “Secretaría General” es una división orgánica del fondo de un ayuntamiento. Pero “Contratación” es una división funcional.

Limitaciones de la división orgánica Supongamos que debemos establecer la organización de la información administrativa de una web municipal. Puede establecerse una clasificación basada en las delegaciones del alcalde o concejalías. Pero las concejalías cambian con cada cambio en la composición del gobierno local. Incluso a lo largo de un mismo mandato. Como los ministerios y las consejerías. Es preferible una clasificación funcional de la información administrativa: una clasificación estable.

Clasificación funcional de una web administrativa El punto de partida es una lista de las funciones principales o funciones marco de una organización. Una función puede dividirse en sub-funciones o servicios. Una función o una subfunción puede dividirse en actividades. Una actividad se desarrolla mediante uno o varios procedimientos. Un procedimiento es el modelo que regula una secuencia de acciones. Una tipo de acción se registra en un tipo de documento.

Un ejemplo de clasificación funcional El urbanismo es una función marco. La función urbanística se puede dividir en dos subgrupos funcionales: administración general y prestación de servicios urbanos. La administración general urbanística incluye tres tipos de actividad: planificación, gestión y disciplina urbanística. La actividad de disciplina urbanística incluye el procedimiento de concesión de licencia de obras. El procedimiento de concesión de licencia de obras incluye solicitudes, informes, resoluciones, etc.

El modelo relacional La adopción de un criterio funcional otorga estabilidad a la clasificación de los documentos. Pero oculta su procedencia orgánica. Es preciso completar la información sistemática proporcionada por la clasificación funcional mediante el establecimiento de relaciones con los agentes responsables de los documentos. El sistema mono-jerárquico de información archivística, ya sea orgánico o funcional es siempre insuficiente. Necesitamos desarrollar sistemas relacionales.

Otras relaciones Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (2009) Basado en el Proyecto de investigación SPIRT (1998-1999) de la Universidad de Monash (Australia)

Temas de debate Necesitamos trabajos de conjunto para limitar la subjetividad de la clasificación funcional. Las agrupaciones funcionales superiores pueden no ser entendidas por los usuarios de la clasificación si son demasiado abstractas o demasiado generales. La clasificación funcional requiere el desarrollo de un sistema complejo de relaciones con los agentes productores a lo largo del tiempo. El coste de un sistema relacional es mucho mayor que el de un sistema mono-jerárquico.

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