16 de junio - Región de Antofagasta Modelo de Gestión Documental Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD-RTA) 16 de junio - Región de Antofagasta

Red de Transparencia y Acceso a la Información y Creación del MGD

Misión Generar un espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre autoridades en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública. Visión Ser un referente en el intercambio y aprendizaje en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública que contribuye a la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la gestión pública.

Sus miembros La RTA actualmente cuenta con 23 miembros representantes de 14 países, entre los que se cuentan organismos autónomos de fiscalización, entidades de gobierno responsables de coordinar la implementación de legislación de acceso a la información pública y entidades internacionales. PAÍSES Argentina Brasil Bolivia Costa Rica Chile Colombia Ecuador España El Salvador Guatemala Honduras México Perú Uruguay ORGANISMOS INTERNACIONALES Programa de Cooperación Regional EUROsociAL Organización de Estados Americanos, OEA

Objetivo de la creación del Modelo de Gestión Documental de la RTA Desarrollar un Modelo de Gestión Documental con la finalidad de que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos. Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de archivística y gestión documental. Proyecto en alianza Órganos Garantes – Archivos Nacionales

Modelo de Gestión Documental de la RTA Productos comprometidos del Modelo de Gestión Documental y administración de archivos de la RTA Documento Marco, explicativo del MGD. Guías de Implementación Directrices Anexo con Cuestionario de Autoevaluación, que permite a cada organización conocer su nivel en cada proceso Anexo con un Diagnóstico por país. Anexo de Glosario de términos.

Generación de un Modelo de Gestión Documental 2015 2014 Generación de un Modelo de Gestión Documental 2015 Proceso de Implementación piloto por los distintos países

Desafíos del Modelo de Gestión Documental de la RTA Capacitar Difundir Implementar

El modelo de gestión documental de la rta

Gestión Documental y Administración de Archivos ¿Por qué es importante la Gestión Documental para acceder a la Información Pública? Gestión Documental y Administración de Archivos Transparencia Activa Datos Abiertos, Transparencia Proactiva, Reutilización de la Información Soporte para: Transparencia Pasiva Respuestas a Solicitudes de Acceso a la Información

Opinión: Archivos, la “pata coja” de la transparencia (La Tercera, 9 de octubre 2012) Desafíos: Disponibilizar información fiable, oportuna y rápida al ciudadano Enfoque de Procesos en la Gestión Documental y Administración de Archivos para responder a Solicitudes de Acceso a la Información Gestión Documental y Archivos como soporte a Políticas de Acceso a la Información, Transparencia y Gobierno Abierto

Realidad Chilena: Principales diagnósticos Formación archivística Normas de descripción archivística Planes de contingencia frente a siniestros Procedimiento de eliminación documental Localización de archivos

Finalidad del Modelo de Gestión Documental Convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de distintas organizaciones, así como garantizar la accesibilidad a los documentos. Normalizar los procesos de gestión documental y archivo Contribuir y garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos Ser soporte de las políticas de transparencia, acceso a la información y gobierno abierto de las organizaciones públicas.

Contribución del Modelo de Gestión Documental de la RTA El MGD-RTA permite y facilita el desarrollo de la gestión documental como SOPORTE básico para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública. El MGD/RTA aporta a la creación de «valor público», contribuyendo a la eficiencia de los procesos de gestión documental y archivos, a fin de dar respuesta a Solicitudes de Acceso a la Información de manera fiable, oportuna y rápida a la ciudadanía.

Características del Modelo Contempla un modelo de implementación modular, gradual y flexible Abierto y en continua mejora: la implementación del MGD en distintos contextos facilitará los procesos de retroalimentación y que el modelo se enriquezca a partir de los mismos. Tiene en cuenta las necesidades generales de las instituciones de los países de la región latinoamericana, recogidas a partir de encuestas. Está basado en normas y buenas prácticas internacionales.

Modular Gradual Flexible

Se articula a través de una serie de compromisos agrupados en torno a líneas de actuación temáticas plasmadas en guías, por otro lado contiene directrices que facilitan la adopción de esos compromisos. Modular Cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la consecución de los compromisos: básico, intermedio y avanzado. Gradual El modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la diversidad de la organización, su legislación, reglamentos vigentes entre otros aspectos. Flexible

Aplicación del Modelo Puede aplicarse durante toda la vida del documento (ciclo de vida) y, por tanto, sirve para toda clase de archivos (administrativos, históricos etc.) Para todo tipo de documento, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades.

Destinatarios del Modelo «Transversal» Alta dirección Coordinadores Técnicos Usuarios internos Usuarios externos

Estructura y Componentes del Modelo Modelo de Gestión Documental Política de Gestión Documental Gobierno Abierto y Transparencia Administración Electrónica Valoración Control intelectual y de representación Control de acceso Control físico y conservación Guía de servicios de archivo Modelo de Gestión Documental: http://mgd.redrta.org La Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) dispone este sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD). 3 Guías Gerenciales 5 Guías Operacionales

Sitio web http://mgd.redrta.org/

Sitio Web: Descarga de Documentos

Sitio Web: Guías de Implementación

Sitio Web: Directrices

Sitio Web: Cuadro de Compromisos de Cumplimiento

Sitio Web: Anexos

Cuestionario de autoevaluación: Checklist

GUIAS Y DIRECTRICES «GERENCIALES» Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para diseñar e implantar una política de gestión de documentos y archivo de la organización, que permita implementar el MGD-RTA

Guías y Directrices Gerenciales Planes estratégicos G01/D01/G POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G   Normalización y análisis de procesos G01/D02/G Roles, responsabilidades y competencias G01/D03/G Requisitos para un SGD G01/D03/G Indicadores de evaluación G01/D05/G La finalidad de esta Guía es proporcionar líneas de actuación para articular una correcta Política de gestión de documentos y archivos dentro de la institución, que permita sentar las bases en esta materia. Algunos Productos: Política de Gestión Documental – Determinación de Roles y Responsabilidades – Formación Continua (Capacitaciones)

Relevancia de una Política de Gestión Documental dentro de las instituciones

Guías y Directrices Gerenciales Acceso a los documentos públicos G02/D01/G GOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA G02/G   Transparencia activa y datos abiertos G02/D02/G Reutilización de la información G02/D03/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G Esta Guía de implementación proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las políticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de participación pública y colaboración). Algunos Productos: Estrategias de Transparencia Activa y Datos Abiertos – Instancias de Participación en el Archivo

Guías y Directrices Gerenciales Interoperabilidad G03/D01/G ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA G03/G   Seguridad de la información G03/D02/G Administración de documentos electrónicos G03/D03/G Esta Guía proporciona una metodología a través de recomendaciones técnicas para una adecuada implementación de la administración electrónica de los documentos. Algunos productos: Política de Seguridad de la Información – Procesos de Digitalización normalizados

GUIAS Y DIRECTRICES «OPERACIONALES» Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del Modelo de gestión de documentos de la RTA.

Guías y Directrices Operacionales CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN G04/O   Algunos Productos: Cuadros de Clasificación Documental Descripción Documental Identificación y clasificación G04/D01/O Descripción G04/D02/O Algunos Productos: Plan de Transferencias Documentales Planes de Eliminación Documental Instrumentos para la valoración G05/D01/O VALORACIÓN G05/O   Transferencia de documentos G05/D02/O Eliminación de documentos G05/D03/O

Guías y Directrices Operacionales Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O CONTROL DE ACCESO G06/O   Algunos Productos: Procedimientos de Control de Acceso a los documentos Gestión de las solicitudes de acceso G06/D02/O Restricciones y controles de acceso G06/D03/O Plan Integrado de conservación G07/D01/O CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN G07/O   Algunos Productos: Programa de Conservación Plan de Contingencias Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O Gestión de contingencias G07/D03/O

Guías y Directrices Operacionales Atención a la Administración G08/D01/O GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO G08/O   Algunos Productos: Servicios de Atención al Usuario (interno/externo) Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O Difusión G08/D03/O

¿Cómo se avanza de un nivel a otro en el MGD? El Modelo plantea 3 niveles: El Modelo sugiere compromisos dependiendo del Nivel en que se encuentre la institución. A medida que se cumplen los compromisos, se puede avanzar de forma escalable.

Desafíos Medidas a implementar Considerar la Gestión Documental como un elemento estratégico de las instituciones públicas Comprender la importancia de la GD para la institucionalización de una cultura de transparencia Medidas a implementar Políticas de Gestión Documental, planes estratégicos y normalización de procesos Capacitación y formación a funcionarios Administrar/gestionar los documentos físicos y electrónicos Realizar control intelectual y valoración documental Establecer planes de control de acceso, control físico y conservación documental

ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Y SU APORTE AL GOBIERNO ABIERTO Y LA INNOVACIÓN

Estrategias para implementar el MODELO de gestión documental

Fases de la Implementación Definición Planificación Ejecución Evaluación Diagnóstico Detección de Necesidades Establecer compromisos Determinar objetivos Formalizar Equipo de Trabajo Multidisciplinario Elaborar Carta Gantt Determinar Planes de Acción Levantar indicadores de monitoreo o seguimiento Identificar Guías del MGD-RTA necesarias para la implementación Ejecutar actividades Reportar avances Reuniones periódicas del equipo de trabajo Cerrar Planes de Acción Evaluar resultados Proyectar continuidad y nuevos alcances del MGD

¿Cómo deben ser los objetivos de la implementación? Mensurables Concretos Realistas Ajustados en el tiempo Consensuados

Tips para la implementación La participación de al menos un representante de la Alta Dirección de la institución Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto por una diversa gama de profesionales: Abogados, Bibliotecólogos Documentalistas, Administradores Públicos, Ingenieros, Informáticos, Archiveros, técnicos etc.) Definir y planificar la implementación de manera gradual, flexible y modular (principios del MGD/RTA), tomando en cuenta las necesidades detectadas dentro de la organización.

Estrategias a considerar Oportunidad de implantar la gestión documental en las instituciones como un elemento/soporte fundamental para garantizar el derecho de acceso a la información Cambio discurso y planes estratégicos en Gestión Documental (compromiso de la alta autoridad plasmado en una política de Gestión documental) Enfoque de Procesos – Considerar/integración normas ISO asociadas: ISO 15489 Generalidades de Gestión de Documentos ISO 9001 Gestión de calidad ISO 30300 Sistemas de Gestión Documental Entre otros

Ciclo de Implementación MGD Diagnóstico en Gestión Documental Determinar compromisos, actividades o productos Revisión Guías MGD Elaborar Plan de Trabajo y determinar plazos Ejecutar actividades / elaborar productos Evaluar

Casos prácticos Problemática Guía / Directrices del MGD Producto / Actividad ¿Cómo declarar la Gestión Documental como un compromiso estratégico en mi institución? G01/G: Política de Gestión Documental Política de Gestión Documental ¿Cómo prevenir el daño de documentos ante una catástrofe? G07/O: Control físico y conservación G07/D03: Gestión de las Contingencias Plan de contingencia Para sistemas de información y documentos electrónicos ¿Qué medidas de seguridad debo poseer? G03/G: Administración electrónica G03/D03/G: Seguridad de la información Plan de Seguridad de la información ¿Qué instrumentos puedo utilizar para elaborar procesos de control intelectual y valoración documental? G04/O: Control intelectual y representación G05/O: Valoración Cuadro de clasificación documental Tablas de descripción documental Procedimiento de eliminación de documentos ¿Cuáles son las condiciones óptimas para conservar el depósito de archivo? G07/D02/O: Custodia y control de las instalaciones Reacondicionamiento de depósito de archivo

Diagnóstico y necesidades Elaboración de Planes de Acción Ejemplo Práctico Diagnóstico y necesidades Revisión de Guías MGD Elaboración de Planes de Acción Productos Capacitación y nivelación de los conocimientos del personal Implementar procesos transversales de GD Consolidar un cambio en la cultura organizacional Reconocer la relevancia del documento como recurso estratégico dentro de la institución G05/O Valoración G01/G Política de Gestión Documental G02/G Gobierno Abierto y Transparencia G03/G Administración Electrónica Plan de Valoración Documental Plan de Formación Continua Plan de Requisitos de un SGD Plan de Administración Electrónica Elaboración y validación de CCD y TRD Proceso de Valoración Capacitaciones Revisión de metadata, vocabulario y semántica. Diseño de interoperabilidad externa.

Ejemplo Ficha de Proyecto Ficha Proyecto Modelo de Gestión Documental 2016   Actividad o Plan Plazo para cumplimiento (mes) Producto(s) o medio de verificación (si corresponde) Guía del MGD asociada 1 2 3 4 … CARTA GANTT   Actividad o Plan Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 2 3 4 …

Ficha Proyecto Modelo de Gestión Documental 2016   Actividad o Plan Plazo para cumplimiento (mes) Producto(s) o medio de verificación (si corresponde) Guía del MGD asociada 1  Elaboración Política GD Noviembre Resolución que aprueba Política GD G01/G – Política GD 2  Plan de Contingencia Septiembre  Resolución que aprueba Plan G01/D03/O – Gestión de Contingencias 3 Reacondicionar Dep. Archivo Fotografías  G07/O - Control Físico y Conservación 4  Proceso de Valoración Doc. Documento “Proceso de Valoración”  G05/o – Valoración Documental  … CARTA GANTT   Actividad o Plan Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1  Elaboración Política GD 2  Plan de Contingencia 3  Reacondicionar Depósito de Archivo 4  Proceso de Valoración Documental …

MGD/RTA: Gobierno abierto, transparencia e Innovación

Ver Guía MGD-RTA “Gobierno Abierto y Transparencia” G02/G Dassen y Ramirez-Alujas (2012) señalan que el Gobierno Abierto hace referencia a 3 principios: i) Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información mediante la apertura de datos públicos y la reutilización de la información del sector público ii) Facilitar la participación de la ciudadanía en el diseño y la implementación de las políticas públicas (e incidir en la toma de decisiones) iii) Favorecer la generación de espacios de colaboración entre los diversos actores, particularmente entre las administraciones públicas, la sociedad civil y el sector privado, para co-diseñar y/o co-producir valor público Transparencia Participación Colaboración Ver Guía MGD-RTA “Gobierno Abierto y Transparencia” G02/G http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-gobierno-abierto-y-transparencia/mgd/2015-01-26/154502.html

El Gobierno Abierto Fuente: http://democratieouverte.org/

Compromisos OGP Chile (2014-2016) Responsable(s) 1. Implementación del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal. Consejo para la Transparencia 2. Estrategia de Datos Abiertos y Reutilización Consejo para la Transparencia/Unidad de Modernización del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 3. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilización de Información Pública con Foco Ciudadano. 4. Portal de Transparencia 5. Desarrollar un modelo de gestión en archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública. 6. Proceso de seguimiento de los compromisos Presidenciales Ministerio Secretaria General de la Presidencia División de Coordinación Interministerial. 7. Fortalecimiento de los mecanismos de participación ciudadana (Ley 20.500) Unidad de Modernización y Gobierno Digital Ministerio Secretaría General de Gobierno 8. Campaña de mejoramiento de trámites y servicios entregados a la ciudadanía (Chile sin papeleo) Unidad de Modernización y Gobierno Digital, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 9. Constitución del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil MINSEGPRES 10. Portal de atención ciudadana de Salud MINSAL 11. Implementación y monitoreo de la ley de lobby. Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 12. Fortalecimiento de la democracia ambiental Ministerio del Medio Ambiente *OGP es la “Alianza para el Gobierno Abierto”, por sus siglas en inglés www.opengovpartnership.org Plan de Acción de Chile ante la Alianza para el Gobierno Abierto: http://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/2015/07/Plan-de-Accion-2014-16-CHILE-OFICIAL.pdf

Innovación en los Archivos La innovación en los archivos se puede contemplar principalmente desde dos criterios: Implantación de un sistema de innovación en la organización Productos y servicios innovadores, participativos y colaborativos *(Archivo 2.0)   Ver: Directrices – Participación pública y colaboración: Archivo 2.0. Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) http://mgd.redrta.org/directrices-participacion-publica-y-colaboracion-archivo-2-0/mgd/2015-01-27/170039.html

Innovación y participación en los Archivos Promoción del intercambio, colaboración y apertura Giro participativo en la doctrina archivística Archivo 2.0 Ejemplos: “Archivo Histórico Municipal Colaborativo”  Participación e Interacción con la comunidad – Contribución ciudadana al Archivo Consultas e interacción en línea  Uso de Redes Sociales para la toma de decisiones en el Archivo

Gestión Documental y la creación de Valor Público Transparencia: Gestión de solicitudes de Acceso a la Información (SAI) y Transparencia Activa (TA) Gestión de Documentos y Administración de Archivos Creación de Valor Público La satisfacción del usuario/ciudadano ante la respuesta del Servicio aporta a la creación de Valor Público Gestión de Documentos y Archivos aporta a la entrega fiable, oportuna y rápida de información solicitada por la ciudadanía