Módulo contestador automático CA Poltys Presentación de la formación Módulo contestador automático CA Poltys

TDE, NCP and NS1000 series PBX Beneficios Descarga una gran cantidad de llamadas asistidas por el operador, manteniendo un alto nivel de satisfacción y retención del cliente Reduce los costos operativos globales Enrutamiento eficiente de llamadas Elimina las llamadas perdidas Aumenta la eficiencia del servicio Escalabilidad, se escala con facilidad Mejora la satisfacción del cliente Disponible 24/7, sin pago de las horas extras TDE, NCP and NS1000 series PBX

Módulo contestador automático - Contenido de la presentación Configuración Presentación general Características TDE, NCP and NS1000 series PBX

Sección 1 PRESENTACIÓN GENERAL

TDE, NCP and NS1000 series PBX Presentación general Funciona con CA PRO/ Supervisor / Consola Interfaz gráfica multi-idioma Mensajes de Recordatorio en varios idiomas Utiliza ASR (Reconocimiento Automático de Voz) y TTS (Texto a Voz) incluido en el MS 2008/2011 Preinstalado en el Dispositivo Poltys Conecta el interlocutor llamante al destinatario al pronunciar el nombre o introduciendo el número de la extensión TDE, NCP and NS1000 series PBX

Ejemplo de utilización - Modo PBX Contesta automáticamente a las llamadas, reconoce nombres, ofrece transferencias a la extensión o al buzón de voz ter Llamadas entrantes Call Every Entry in the List Agente Cliente CA Clientes Agente Cliente CA CA + TDE/NCP/NS1000 Clientes Contesta todas las llamadas Reproducir mensajes de saludo personalizados Reconoce el nombre o la extensión marcada Transfiere la llamada a la extensión apropiada o al buzón de voz SIP Dispositivo Contestador automático Poltys Clientes El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

Ejemplo de utilización - Servidor CA Contesta automáticamente a las llamadas, reconoce nombres, ofrece transferencias a la extensión o al buzón de voz Llamadas entrantes Agente Cliente CA Clientes NCP/TDE/NS1000 Agente Cliente CA Clientes Contesta todas las llamadas Reproducir mensajes de saludo personalizados Reconoce el nombre o la extensión marcada Transfiere la llamada a la extensión apropiada o al buzón de voz SIP Servidor CA Dispositivo Contestador automático Poltys Clientes El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

Dispositivo Dispositivo Poltys El módulo contestador automático viene preinstalado y preconfigurado en el dispositivo Poltys Beneficios para el usuario final - Fácil de asistir a distancia, fácil de reemplazar Beneficio para el comerciante - Fácil de instalar, configurar y conectar al PBX Panasonic Dispositivo Especificaciones Imágenes de muestra Puertos Micro-chasis Procesador Intel D2700MUD 2.13 GHz Atom D2700 de doble núcleo, 2GB RAM, unidad SSD de 60GB Dimensiones del dispositivo: 9” x 8” x 2.5” Embalaje: 13” x 11” x 4.5” Peso con embalaje: 6 libras 4 puertos SIP como máximo Perfil compacto 1U, para montaje en rack 19" Procesador de núcleo cuádruple I7 de 3.2 GHz, 4GB RAM, disco duro tipo empresarial 250GB, placa de base Supermicro X8STi, perfil compacto 1U, chasis para montaje en rack de 19” Dimensiones del dispositivo: 19” x 15” x 3.5” Embalaje: 22” x 19” x 7” Peso con embalaje: 16 libras 48 puertos SIP como máximo El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

Sección 2 CONFIGURACIÓN

Configurar el dispositivo Poltys El dispositivo Poltys se entrega con el servidor del contestador automático preinstalado Conecte los equipos al dispositivo según lo mostrado abajo Encienda el dispositivo, inicie la sesión usando MS Windows Conector para LAN (la misma red que el PBX) Teclado / ratón USB

Configurar el dispositivo Poltys El dispositivo Poltys viene configurado para funcionamiento como servidor DHCP Encuentre la dirección IP del dispositivo Poltys y anótela para referencia ulterior 1. Haga clic con el botón derecho en el icono de red en la bandeja de iconos de Windows y seleccione la opción "Open Network and Sharing Center" (Abrir el centro de redes y recursos compartidos) en el Dispositivo Poltys 3. Haga clic en botón "Details" (Detalles) 4. Anote la dirección IP para referencia ulterior 2. Seleccione "Local Area Connection" (Conexión de área local)

Configurar el dispositivo Poltys En el escritorio del dispositivo, inicie la aplicación de configuración del contestador automático Configuración del primer idioma Configuración del segundo idioma 1. Haga doble clic en el icono Auto Attendant Config (Configuración del Contestador automático) en el escritorio del Dispositivo Poltys. El módulo contestador automático CA soporta hasta dos idiomas simultáneamente

Configurar el dispositivo Poltys El dispositivo Poltys se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP Configure la primera extensión y el número de extensiones que se utilizarán por el contestador automático Modifique los parámetros predeterminados de la llamada (Número de reintentos y tiempo de espera) si desea Modifique los idiomas predeterminados y los mensajes predeterminados, si desea 1. Configure la dirección IP del PBX. 8. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto. 2. Configure la dirección IP del Dispositivo Poltys. 3. Establezca la primera extensión y el número de extensiones en intervalo. 4. Establezca el tipo de PBX: "NS1000", "TDE" o "NCP". 5. Establezca los parámetros de la llamada. 6. Modificar las indicaciones en Inglés. Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz Inglés Francés (CA) Francés Alemán Español Italiano Inglés (UK) 7. Modify French prompts.

Configurar manualmente las extensiones de transferencia de las llamadas Añada los agentes a los que serán transferidas las llamadas mediante la importación de lista (siguiente diapositiva) 3. Rellene los campos "First Name" (Nombre) y "Last Name" (Apellido). 4. Rellene la clave de acceso directo "Digit" (Dígito) si es necesario. 6. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto. 2. Rellene el campo "Phone Number" (Número de teléfono). 5. Rellene el campo "Language" (Idioma) que será utilizado por el motor de reconocimiento de voz. "Digit" es una tecla de tonos de acceso directo que permite que el llamante sea transferido rápidamente a la persona / grupo 1. Haga clic en el botón "Add" (Añadir) tantas veces como sea necesario.

Importar la lista de extensiones de transferencia de llamadas Añada los agentes a los que serán transferidas las llamadas mediante la importación de la lista (archivo CSV) 3. Seleccione el archivo CSV. 4. Haga clic en el botón "Open" (Abrir). 1. Haga clic en el botón "Import" (Importar). 2. Seleccione la opción "CSV files" (archivos CSV).

Formato del archivo de la lista de transferencias de llamadas Formato del archivo CSV Encabezado del archivo CSV. Idiomas disponibles para el motor de reconocimiento de voz Inglés Francés (CA) Francés Alemán Español Italiano Inglés (UK) 1. Rellene el campo "Phone Number" (Número de teléfono) a ser reconocido 2. Rellene el campo "Phone Number" (Número de teléfono) a ser reconocido 3. Rellene el campo "Last Name" (Apellido) a ser reconocido 4. Rellene la clave de acceso directo "Digit" (Dígito) 5. Rellene el campo "Language" (Idioma) que será utilizado por el Reconocimiento de voz

Inicie el servidor del contestador automático Inicie el servidor del contestador automático presionando el botón "START" 1. Haga clic en el botón "Start" (Iniciar)

Configuración del equipo PBX Panasonic 3.4 Configuración del PBX Panasonic (1) El dispositivo recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP de terceros. Configure el intervalo de extensiones SIP que se va a utilizar con el recordatorio de citas utilizando la consola de mantenimiento de Panasonic. (1) Instale la tarjeta virtual para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione la tarjeta “V-SIPEXT32” en la Web-MC. (Configuración -> Configuración de PBX -> 1.1 Espacio -> menú Virtual) 1. Seleccione V-SIPEXT32 2. Especifique el número de tarjetas que se utilizarán.

Configuración del equipo PBX Panasonic (2) Seleccione un modo de registro para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione “Manual Mode” (Modo manual) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Característica del sitio -> Pestaña principal) 1. Seleccione Manual

Configuración del equipo PBX Panasonic (3) Configure las opciones de la tarjeta de extensión. “Match the Extension Number and the Password” (Empareje el número de extensión y la contraseña) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Propiedad del puerto de la tarjeta V-SIPEXT32 correspondiente) La contraseña se debe establecer como 1234 1. Configure un intervalo compacto de extensiones SIP. 2. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto.

Configuración del equipo PBX Panasonic (4) Registre el dispositivo Poltys en el PBX. Conecte el dispositivo Poltys a la misma red con el equipo PBX solamente. 1. Compruebe que la dirección IP coincida con la del dispositivo Poltys. (5) Configuración de las llamadas salientes Permita que las extensiones SIP realicen llamadas salientes.

Configuración del equipo PBX Panasonic (6) Configuración del grupo de distribución de las llamadas Para utilizar el "Contestador automático", agrupe las extensiones SIP (Dispositivo Poltys) en un Grupo ICD. (Configuración -> Configuración del PBX -> 3.5.1 Configuración del grupo) A continuación, establezca la FEN del grupo ICD como el destino para las llamadas del Contestador automático. 3. Añada la lista de miembros. 1. Cree el grupo de distribución de las llamadas entrantes para el contestador automático. El contestador automático no funciona si el método de distribución se configura como "Ring" (señal de llamar). 2. Configure el método de distribución como "Priority Hunting" (Prioridad de salto) o "UCD".

Sección 3 CARACTERÍSTICAS

Iniciar el servidor del contestador automático El módulo Contestador automático se inicia haciendo clic en el botón "ACD Report" (Informe ACD) en Supervisor CA o Pro CA. 1. Haga clic en el botón "ACD Report" (Informe ACD) 2. Haga clic en "Auto Attendant" (Contestador automático)

Flujo de llamadas del contestador automático Guión principal del diagrama del flujo de llamada Transferir al diagrama de flujo de destino

Seleccione el idioma de la interfaz gráfica de la contestador automático El módulo contestador automático permite al cliente seleccionar su idioma preferida para la interfaz gráfica. 1. Haga clic en la opción "File" (Archivo) del menú 2. Seleccione la opción "Language" (Idioma) del menú 3. Haga clic en el botón de la lista desplegable. 4. Seleccione "Español" 5. Haga clic en el botón "OK" (Aceptar) y reinicie la aplicación

Conecte el módulo CA al dispositivo contestador automático El módulo contestador automático CA debe ser conectado al dispositivo Poltys 1. Haga clic en la opción "Settings" (Ajustes) del menú. 2. Seleccione la opción "Database Location" (Ubicación de base de datos) del menú. 3. Configure la dirección IP del dispositivo Poltys. 4. Haga clic en el botón "Save" (Guardar).

Características del módulo contestador automático Las acciones del contestador automático basadas en estados de presencia se pueden activar / desactivar por el usuario actual de CA 1. Active/desactive las acciones del Contestador automático

Características del módulo contestador automático El cliente puede agregar estados de presencia, saludos en el idioma específico y acciones en función de los estados de presencia de CA. El cliente puede transferir la llamada entrante al buzón de voz, teléfonos celulares, otra extensión, etc. Introduzca primero los números de teléfono 2. Introduzca los números de teléfono que se utilizarán para las acciones de transferencia. 1. Haga clic en el botón "Edit phones" (Editar teléfonos). 5. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar). 3. Puede añadir los números de teléfono que usted necesite. 4. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar).

Características del módulo contestador automático Añada estados de presencia, lenguaje, saludos y las acciones a realizar, según sea necesario 2. Seleccione el estado de presencia CA al que desea agregar acciones 2. Seleccione la acción que desea realizar cuando el estado de Presencia CA coincide con el valor del campo "User State" (Estado del usuario) 2. Seleccione la opción "Language" (Idioma) que será utilizado por el programa Texto-a-voz 3. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar). Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz Inglés Francés (CA) Francés Alemán Español Italiano Inglés (UK) 1. Haga clic en el botón "Add" (Añadir). Un elemento nuevo, blanco, se añade a la lista. 2. Introduzca el saludo personal que se reproducirá usando el "Language" (Idioma) cuando el estado de Presencia CA corresponde al valor del campo "User State" (Estado del usuario)

Características del módulo contestador automático El Contestador automático permite al cliente grabar los ID de los interlocutores llamantes de las llamadas entrantes mientras que CA tiene un estado específico de presencia cuando la “Acción” asociada está configurada a desconectarse. Ejemplo: 1. Active las llamadas de vuelta. 4. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar). 2. Establezca el estado de usuario como "Will Return Soon" (Volveré pronto). 3. Establezca la acción como "Disconnect" (Desconectar). 5. Establezca el estado de presencia a "Will Return Soon" (Volveré pronto). 6. Haga clic en "Show Callback" (Mostrar llamadas de vuelta) para ver todos los IDs de los interlocutores llamantes registrados mientras esté en el estado "Gone Home" (Ido a casa). Puede hacer doble clic en cualquier elemento de la lista para devolver la llamada al cliente.

¡Gracias! Thank you for your participation. This portion of the course is now complete.