Partida Doble Nielsoft Un nuevo producto Nielsoft Versión al 03-Abr-2003

Objetivos Dotar a las pequeñas empresas de una forma simple y eficiente de Registrar sus eventos económicos Conocer sus resultados en línea Apoyar la gestión contable y tributaria Unico requisito Tener instalado Microsoft Excel Instalación Basta copiar los archivos del sistema a una carpeta No instala componentes ajenos a su equipo

Para Partir... Cree una carpeta en cualquiera de sus discos. Por ejemplo: C:\Partida Doble Grabe en ella los archivos que bajó desde nuestro sitio: Contabilidad.mdb Contabilidad_Excel.xls Se recomienda copiar la carpeta completa en otro disco, cada cierto tiempo, como respaldo. Ejecute el archivo Contabilidad_Excel.xls (doble click sobre el ícono o el nombre del archivo) Habilite la ejecución de macros, si es requerido Al hacer esto, se desplegará la licencia de uso Ejecute las opciones de la barra de menú Excel Partida Doble

Hojas del libro Excel Cada una de las hojas del libro Excel va a contener los informes generados: Libro Diario, Libro Compras, etc. Al guardar el libro ( ) grabará la última versión de todos los informes generados. La información de la base de datos es independiente de la del libro Excel.

Opciones del menu Partida Doble Datos Empresa (sólo para demo) Cliente/Proveedor Plan de Cuentas Apertura/Cierre Asientos Contables Libro Diario Libro Mayor Libro de Compras Libro de Ventas Libro de Retenciones Balance Saldos

Datos Empresa (sólo Demo) Esta versión es útil para la contabilidad de una sóla empresa Esta se identifica por su RUT y por su Razón Social En la versión de producción Ud. no podrá cambiar los datos de la empresa

Cliente / Proveedor Registre aquí los datos de sus clientes y proveedores. Desde aquí se obtienen los datos para los libros de compras, ventas y retenciones

Plan de Cuentas La estructura de las cuentas soporta 6 dígitos numéricos: XXYYZZ XX: 01 Activos, 02 Pasivos, 03 Ganancias y 04 Pérdidas YY: subcuentas ZZ: cuenta imputable El software incluye un plan de cuentas sugerido, el que puede ser importado y exportado

Apertura/Cierre Para poder ingresar asientos contables debe haber un período abierto Sólo puede haber un período abierto simultáneamente

Asientos Contables El período abierto N° de comprobante y fecha N° de asiento (asignado por el sistema) Totales de control y estado del asiento. No es posible grabar las partidas si el asiento no está cuadrado. Acciones directas: Salir Cancelar (nuevo asiento) Anula asiento Elimina partida (seleccionada) Elimina todas las partidas del asiento Graba el asiento y sus partidas Botón “agrega partida” Para acceder directo al plan de cuentas Al hacer doble click sobre el monto al Debe o al Haber, este se transfiere bal sentido opuesto Zona de ingreso de datos de cada partida del asiento Para conservar o limpiar glosa y referencia entre partidas Zona de detalle de partidas

Libro Diario (versión Full) Permite obtener el detalle de las transacciones de un período, en orden cronológico

Libro Mayor Permite revisar el movimiento completo de una cuenta, durante un período

Libro de Compras (versión Full) Permite obtener el libro de compras de un período Para que el libro de compras funcione correctamente se debe registrar las compras con el siguiente asiento: La cuenta IVA tiene tipo impuesto=1 y referencia=Nro Doc, la cuenta Facturas por Pagar tiene referencia RUT

Libro de Ventas (versión Full) Permite obtener el libro de ventas de un período Para que el libro de ventas funcione correctamente se debe registrar las compras con el siguiente asiento: La cuenta IVA tiene tipo impuesto=1 y referencia=Nro Doc, la cuenta Facturas por Cobrar tiene referencia RUT

Libro de Retenciones (versión Full) Permite obtener las retenciones de honorarios realizadas durante un período Para que el libro de retenciones funcione correctamente se debe registrar los honorarios con el siguiente asiento: La cuenta RET 2DA CATEGORIA tiene tipo impuesto=2 y referencia=Nro Doc, la cuenta HONORARIOS POR PAGAR tiene referencia RUT

Balance Permite obtener el balance acumuladon (en lo que va corrido del año) o sólo del período

Saldos Permite obtener los saldos de las cuentas imputables a un período

Algunos conceptos contables A continuación algunos conceptos contables básicos para entender la contabilidad Consulte siempre a su contador para: La definición de su plan de cuentas Que lo instruya en el ingreso de sus asientos contables de rutina La aplicación de criterios contables de impacto tributario que varían dependiendo de su actividad económica

Cuentas de Activos Su saldo deudor (débitos – créditos) representa lo que tiene y lo que le deben a la empresa Se sub agrupan por plazo de permanencia del activo (CIRCULANTES, FIJOS) Típicas cuentas de activos Cuentas corrientes Facturas por cobrar Inversiones Muebles Equipos Terrenos

Cuentas de Pasivos Su saldo acreedor (créditos – débitos) representa lo que adeuda y las obligaciones de la empresa Se sub agrupan por plazo de las obligaciones (CIRCULANTES, LARGO PLAZO) Típicas cuentas de pasivos Facturas por pagar Sueldos por pagar Indemnizaciones por pagar IVA Depreciación acumulada Deudas de largo plazo Capital

Cuentas de Ganancias Su saldo acreedor (créditos – débitos) representa los ingresos de la empresa Se pueden agrupar por naturaleza: De la operación No operacionales Típicas cuentas de ganancias Ventas Intereses ganados

Cuentas de Pérdidas Su saldo deudor (débitos – créditos) representa los egresos de la empresa Se pueden agrupar por naturaleza: De la operación No operacionales Típicas cuentas de pérdidas Compras Sueldos y Leyes Sociales Intereses pagados

Partida Doble Una partida es una imputación de un monto en una cuenta contable. Esta imputación puede tener sólo uno de dos sentidos: Debe (débitos) Haber (créditos) Un asiento es una colección de partidas cuyas sumas al debe y al haber deben ser iguales Este principio es inviolable en este sistema contable; es decir, es imposible grabar un asiento descuadrado

Débitos y Créditos Los débitos aumentan los activos y los créditos los disminuyen Los débitos disminuyen los pasivos y los créditos los aumentan Los débitos aumentan las pérdidas y los créditos las disminuyen Los débitos disminuyen las ganancias y los créditos las aumentan

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