Taller Organización de Procedimientos Administrativos Instituto Profesional AIEP Docente: Felipe Olivares

Unidad 2°: Diseño de procedimientos Administrativos Herramientas - Elementos

Proceso para Diseño de Procedimientos La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rígida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en algunos motivos fundamentales:

Proceso para Diseño de Procedimientos a) Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo. b) Reducir errores operativos. c) Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiadas rápidas. d) Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional.

Proceso para Diseño de Procedimientos e) Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados. f) Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos.

Proceso para Diseño de Procedimientos 1.Inventario de Procedimientos 2.Selección de Procedimientos 3.Recolección y Estudio de la Información 4.Diseño de Procedimientos

1.- Inventario de Procedimientos El inventario de procedimientos implica: a.-Detectar dentro de todo el conjunto de tareas que lleva a cabo determinada organización o departamento, b.-Cuáles forman parte de un proceso en particular, si éste se tramita desde su inicio hasta el final en la unidad o, c.-Si por el contrario, es parte integrante de una tramitación más compleja que implica a otras áreas de responsabilidad o ámbitos de competencia.

1.- Inventario de Procedimientos Una vez que se ha elaborado el inventario de procedimientos, es necesario llevar a cabo una descripción de los mismos, mediante un sistema que debe reunir una serie de requisitos mínimos:

1.- Inventario de Procedimientos a) Integral y exhaustiva, es decir, que describa todo el proceso y englobe la mayoría de los pasos deque consta el procedimiento.- b) Fácil comprensión, tanto por los usuarios como por los responsables de su tratamiento informático.

1.- Inventario de Procedimientos c) Empleo de técnicas homogéneas de diagramación, pero con el nivel adecuado de flexibilidad que nos permita adecuar el método a la diversidad de trámites y circunstancias que puedan surgir.

1.- Inventario de Procedimientos d) Secuencialidad, es decir, que el orden de los diferentes pasos en el diagrama coincida con el orden real de tramitación. e) Identificación de cada tarea con el responsable encargado de su ejecución. f) Precisión y brevedad, lo cual facilita su comprensión y puesta en práctica.

2.- Selección de Procedimientos El objetivo general de todo estudio y análisis de procedimientos es simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesaria, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Este lleva a mejorar la calidad del procedimiento.

2.- Selección de Procedimientos Existen objetivos secundarios que se refieren a: Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas. Cambiar el orden de las operaciones para lograr una mayor eficiencia. Eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mínimo para ahorrar tiempo. Eliminar las demoras con el mismo fin de tiempo.

2.- Selección de Procedimientos Centralizar las inspecciones en los puntos clave. Eliminar estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los cuellos de botella que propician, entre otros, amontonamiento, difícil fluidez de trámites, etc.

3. Recolección y Estudio de la Información La operación para recolectar y estudiar la información es básicamente lo que denominaremos un análisis. El análisis se basa en hacer una serie de preguntas, con el fin de determinar las actividades estrictamente necesarias para realizar cierto trámite o proporcionar un servicio

3. Recolección y Estudio de la Información En este tipo de preguntas se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen. También se busca la justificación de la existencia de un trabajo o de su procedimiento; de igual forma, se pretende conocer el propósito de las actividades que integran el procedimiento.

3. Recolección y Estudio de la Información Lugar: ¿Dónde se hace?…. ¿Es necesario hacerlo ahí? Cambiar cuando sea necesario. Estas preguntas se refieren a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas, la funcionalidad de los locales y la distribución interna de los espacios en relación a las actividades del personal.

3. Recolección y Estudio de la Información Sucesión: ¿Cuándo se hace?…. ¿Es necesario hacerlo en ese momento?.....Ordenar de nuevo la sucesión o cambiar el orden de las operaciones

3. Recolección y Estudio de la Información Persona: ¿Quién lo hace?…. ¿Podría hacerlo mejor en persona?....Adecuar funciones y responsabilidades.

3. Recolección y Estudio de la Información Medios: ¿Cómo se hace?…. Es más económico de esta forma?......Simplificar la operación, reducir costos.

3. Recolección y Estudio de la Información Cada pregunta se puede ampliar en: ¿Qué? ¿Por qué? ¿Podría? ¿Debería?

3.1 ¿Como obtener la información? Los métodos de recolección de datos, son el medio a través del cual el administrador o investigador de operaciones administrativas interactúa con otros integrantes de la organización obtener la información necesaria que le permita diseñar la forma que se requiere.

3.1 ¿Como obtener la información? Observación Se refiere a la obtención visual de datos sobre lo que ocurre en una organización, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el procedimiento que se estudia

3.1 ¿Como obtener la información? La encuesta Este método consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias respecto a actividades o procedimientos.

3.1 ¿Como obtener la información? Hay dos maneras de obtener información mediante la encuesta:

3.1 ¿Como obtener la información? La entrevista Es la comunicación establecida entre el encuestador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre la actividad o el procedimiento investigado.

3.1 ¿Como obtener la información? Se estima que este método es más eficaz que el cuestionario porque hace posible la obtención de información más integral. Otra ventaja de la entrevista tiene sobre el cuestionario es que ésta es aplicable a distintos tipos de personas (analfabetas, los niños o con aquellos que tienen limitación física u orgánica que les dificulte proporcionar una respuesta escrita.

3.1 ¿Como obtener la información? Hay dos tipos de entrevista: - La estructurada y - La no estructurada

3.1 ¿Como obtener la información? La encuesta estructurada: Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, replantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta en 2, 3 o más alternativas que se les ofrecen

3.1 ¿Como obtener la información? Para orientar mejor la entrevista se elabora un formulario que contenga todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad de formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.

3.1 ¿Como obtener la información? Algunas ventajas que presenta este tipo de entrevista son: La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo El entrevistador no necesita ser entrenado arduamente en la técnica Hay uniformidad en el tipo de información obtenida

3.1 ¿Como obtener la información? También tiene desventajas, tales como: Es difícil obtener información confidencial Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la entrevista

3.1 ¿Como obtener la información? La entrevista no estructurada: Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación que rigen a las preguntas, su contenido, orden profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador.

3.1 ¿Como obtener la información? Este tipo de entrevista es muy útil en los estudios descriptivos y en las fases de exploración para el diseño del instrumento de recolección de datos.

3.1 ¿Como obtener la información? Las ventajas de este método son: Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas Permite profundizar en los temas de interés Orienta a posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

3.1 ¿Como obtener la información? Entre las desventajas se cita: Se requiere más tiempo Es más costosa por la inversión de tiempo con los entrevistadores Se dificulta la tabulación de datos Se requiere de mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.

3.1 ¿Como obtener la información? El cuestionario Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por si mismo.

3.1 ¿Como la obtener información? El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la información, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra.

3.1 ¿Como la obtener información? Organización del formulario Todo formulario debe contener elementos básicos tales como:

3.1 ¿Como la obtener información? Titulo Instrucciones Identificación del encuestado y del formulario Servicio o áreas especificas Observaciones Identificación del encuestador