Integración de SharePoint y Microsoft Access [Nota para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.] Vinculación de listas 1

Por qué usar Sharepoint con Access Access y Sharepoint 2

Conectar Access y Sharepoint Primera parte Conectar Access y Sharepoint 5

Vincular datos: primeros pasos Access 2007 Un sitio Sharepoint. Se supone que lo tenemos ¿Lo tenemos? ¿No? ¡Prueba Office Live Small Business! Access y Sharepoint 4

Introducción: Terminología Access y Sharepoint utilizan distintos términos para referirse a conceptos muy parecidos. Conviene tenerlos claros. Tabla Campo Consulta Lista Columna Vista Cuando escribe algo en un calendario de papel, no dispone de muchas opciones donde elegir. Toma su lápiz, o su bolígrafo si es osado, y lo anota. Access y Sharepoint 3

Herramientas Todas las herramientas para trabajar con Sharepoint están a la vista. En la cinta de opciones En el menú contextual de las “tablas” vinculadas a Sharepoint En la barra de estado Access y Sharepoint 6

Herramientas . También existen comandos de Runcommand para realizar esas mismas acciones (pero no todas). DoCmd.RunCommand acCmdBrowseSharePointList DoCmd.RunCommand acCmdDeleteSharePointList DoCmd.RunCommand acCmdExportSharePointList DoCmd.RunCommand acCmdImportAttachSharePointList DoCmd.RunCommand acCmdModifySharePointList DoCmd.RunCommand acCmdModifySharePointListPermissions DoCmd.RunCommand acCmdModifySharePointListWorkflow DoCmd.RunCommand acCmdRefreshSharePointList DoCmd.RunCommand acCmdShareOnSharePoint DoCmd.RunCommand acCmdSharePointSiteRecycleBin DoCmd.RunCommand acCmdViewList DoCmd.RunCommand acCmdWorkflowTasks DoCmd.RunCommand acCmdToggleOffline DoCmd.RunCommand acCmdToggleCacheListData DoCmd.RunCommand acCmdDiscardChanges DoCmd.RunCommand acCmdDiscardChangesAndRefresh DoCmd.TransferSharePointList DoCmd.WorkflowTasks DoCmd.StartNewWorkflow Access y Sharepoint 7

Exportar, Importar/Vincular, Mover a Sharepoint Pasos previos a la exportación: Necesitamos tener un espacio en un sitio Sharepoint con suficientes permisos y saber la URL Obtener la URL correcta es sencillo   Nos hemos creado un Espacio de Trabajo, que hemos llamado Nwind, en nuestro sitio y la URL que tenemos es la siguiente: http://seminarioaccessysharepointwebofficelivecom.officelive.com/nwind/default.aspx La ruta que necesitamos es la de la carpeta Nwind, es decir, quitanto el "/default.aspx" del final http://seminarioaccessysharepointwebofficelivecom.officelive.com/nwind Una cosa que suele despistar al principio es que, si  ya tenemos alguna Lista en nuestro espacio, la url de ésta lleva un "/lists/" delante. Por ejemplo: http://seminarioaccessysharepointwebofficelivecom.officelive.com/nwind/Lists/Clientes/AllItems.aspx Evidentemente, debemos prescindir también de "/Lists/" y quedarnos sólo con la URL de nuestro espacio: http://seminarioaccessysharepointwebofficelivecom.officelive.com/nwind Cuando queramos vincular una lista mediante código, seguiremos necesitando únicamente la ruta del espacio de trabajo, pues no vincularemos la lista por su nombre, sino por su GUID Access y Sharepoint 8

Exportar, Importar/Vincular, Mover a Sharepoint Pasos previos a la exportación: Necesitamos tener un espacio en un sitio Sharepoint con suficientes permisos y saber la URL Tener permisos adecuados, puede ser un dolor de cabeza. Con relativa frecuencia podemos estar teniendo problemas para importar, exportar, incluso leer datos que, aunque parezca que apuntan para otro lado, tienen su origen en que no nos hemos acreditado debidamente. Si usamos un LiveID, por ejemplo porque nuestro sitio es de Office Live Small Bussines, se mantiene la identificación si al iniciar sesión hemos dicho que nos recuerde en este PC. Está muy bien si tenemos una cuenta, pero, si tenemos más de una, nos puede causar problemas, pues aunque hagamos iniciemos sesión estas operaciones puede estar refiriéndose a distintas aplicaciones que la nuestra, que mantiene la original. Una solución puede ser no recordar la información en el PC y, si lo hemos hecho antes, decir que la olvide. Con un servidor "privado" a través de internet podemos tener problemas con el certificado de seguridad. Al conectarnos directamente con el Explorer, nos lo advertirá y permitirá conectarnos de todas formas, instalando el certificado, pero esa conexión "externa" no nos vale desde Access y no hay forma de volver a conectarse, ni para exportar/importar ni siquiera, para acceder a nuestras listas vinculadas. El segundo se resuelve sencillamente abriendo el sitio web mediante un enlace directo en nuestra aplicación Access. Al hacerlo, nos pedirá o podremos cambiar la autentificación y la que hagamos nos servirá el resto de la sesión de Access. No queda nada mal que al iniciar la aplicación se abra una página web mostrando, por ejemplo, novedades y un foro y la autentificación que nos va a pedir para entrar nos va a servir luego para acceder a las listas vinculadas. Access y Sharepoint 8

Conceptos básicos del calendario Mover a Sharepoint En Ribbon, en el Tab "Datos externos",  grupo "Listas de Sharepoint", nos encontramos con el botón de comando "Mover a Sharepoint".   En VBA tenemos el comando acCmdShareOnSharePoint:   DoCmd.RunCommand acCmdShareOnSharePoint De ambas maneras se hace lo mismo: abrir un asistente para exportar todos nuestros datos a un sitio Sharepoint y vincular las listas. Conceptos básicos del calendario 9

Mover a Sharepoint Consideraciones previas: Revisar Relaciones y campos de búsqueda   Al exportar una tabla a un sitio Sharepoint, la lista resultante tendrá su propio campo clave autonumérico llamado ID. Si nuestra tabla tenía un autonumérico como clave, lo renombrará como _ID, conservando el valor, pero ya no es autonumérico. El asistente utiliza las Relaciones de nuestra aplicación como un plano sobre el que construye las listas en el Sitio Sharepoint. Siguiendo ese plano, automáticamente renumera todas las claves externas de las tablas relacionadas para que se correspondan con la nueva clave principal. Por tanto, para mover todos los datos de una aplicación a Sharepoint, es imprescindible que, previamente, hayamos reflejado en Relaciones todos los vínculos entre tablas de nuestra aplicación. De la misma manera, si en el diseño de nuestras tablas hemos utilizado la opción de Búsqueda de un campo para que se muestre un cuadro combinado que obtiene la información de otra tabla, al trasladar nuestra tabla a Sharepoint, el asistente tendrá en cuenta esa información y la columna resultante en la lista será una columna de búsqueda. En este calendario se muestra un único día en el que cada tipo de entrada (cita, reunión, evento y tarea) tiene lugar una vez. Access y Sharepoint 10

Mover a Sharepoint Consideraciones previas:  Si existen tablas vinculadas en nuestra aplicación, no se moverá ninguna   O todo o nada, no se puede mover una tabla vinculada, puesto que no contiene datos, en consecuencia, no se moverá ninguna de las tablas. Parece obvio, pero el mensaje de error que devuelve para no mover ninguna tabla no tiene que ver con el problema. Las tablas demasiado pesadas pueden impedir mover la aplicación Ya hemos dicho que o todo o nada. Cuando el proceso se entretiene en exceso volcando datos de una de las tablas, porque es demasiado pesada o tiene campos adjuntos grandes, puede interrumpirse y frustrar todo el volcado. En este calendario se muestra un único día en el que cada tipo de entrada (cita, reunión, evento y tarea) tiene lugar una vez. Access y Sharepoint 10

Ventajas de usar Sharepoint con Access Segunda parte Ventajas de usar Sharepoint con Access 5

Mejoras inmediatas Seguimiento de autores Papelera de reciclaje Se añaden varias columnas a cada una de nuestras tablas (Listas), entre ellas las que indican el usuario que ha creado y el que ha modificado el registro y la fecha en que lo han hecho Papelera de reciclaje Los datos borrados en nuestra aplicación Access pasan a la papelera de reciclaje de Sharepoint, por lo que podremos recuperarlos Seguimiento de versiones Desde el sitio de Sharepoint podemos configurar el seguimiento de versiones para cada lista. Se llevará un seguimiento de todos los cambios realizados en cada registro, pudiendo recuperarse una versión anterior Access y Sharepoint 11

Mejoras inmediatas Trabajar desconectado Usando Sharepoint como Back End, podemos trabajar, desconectados del servidor, sincronizando o conectándose de nuevo después. Es una buena alternativa a las réplicas de Access. Se pueden descartar los cambios Gestión de usuarios y permisos En Access 2007 se ha suprimido la seguridad a nivel de usuario. En su lugar podemos usar la de Sharepoint, más segura y más sencilla. Interacción con la web Con Sharepoint podemos publicar y editar nuestras listas vinculadas directamente en la web. Access y Sharepoint 11

Otras ventajas Se supera el límite de los dos gigas Importante con datos adjuntos Mayor integración con Office, en especial con Outlook: Sincronización de contactos En A2007 podemos importar/exportar directamente contactos desde Outlook, pero no hay que olvidar que para eso es necesario que la tabla tenga establecidas las propiedades WSS correctas. Sincronización de calendarios. Access y Sharepoint 12

Otras ventajas “inesperadas” Fuentes RSS Nuestras datos se pueden consultar directamente desde lectores de RSS, como Outook o Internet Explorer Alertas: Podemos recibir avisos de que se ha modificado una determinada lista o un determinado registro. Flujo trabajo (Workflow): Hay que elaborarlos completamente desde Sharepoint Access y Sharepoint 12

El futuro de Access pasa por Sharepoint Access 14 será una herramienta para la web Lo dice el mismísimo Billy Gates (The Billy The Billy Gates Interview Interview) que también afirma que Office 14 será más "web-friendly". Éstas son sus palabras: Access, of course, has been phenomenally successful, but you think of it as just client forms and client data. Now [with Access] 2007, they did a great job where you could replicate from SharePoint down to Access lists back and forth, but that still didn't let you run your logic up on the server. So the next step is to take that base of Access users and literally let them write things that connect directly up to SharePoint and so it's server-based. So it's a logical step for Access. There's a lot of smart people working on that, so in no sense are we leaving the Access people behind. The same way we moved Excel up to the server, now we're moving Access up there as well.   Access y Sharepoint 13

El futuro de Access pasa por Sharepoint Access 14 será una herramienta para la web Lo dice el mismísimo Billy Gates (The Billy The Billy Gates Interview Interview) que también afirma que Office 14 será más "web-friendly". Éstas son sus palabras:   Access, por supuesto, ha sido éxito fenomenal, pero usted piensa en él sólo como formularios clientes y datos clientes. Ahora con Acces 2007,  hicieron un gran trabajo en el que pueden replicar Listas desde SharePoint a Access de ida y vuelta, pero que aún no le permiten ejecutar su lógica en el servidor. Por lo tanto, el siguiente paso es tomar esa base de usuarios de Access y, literalmente, dejar que escriba las cosas que se conectan directamente a SharePoint y  y esto basado en servidor. Por lo tanto, es un paso lógico para Access. Hay un montón de gente inteligente trabajando en ello, por lo que no tiene sentido en el que están dejando a la gente que se encuentra detrás de Access. De la misma forma en que Excel se trasladó hasta el servidor, ahora estamos moviendo Access hacia allí. Access y Sharepoint 13

En resumen, nos interesa… No va a mejorar el rendimiento: Es muy lento.   Mayor integración con Office, en especial con Outlook: Sincronización de contactos En A2007 podemos importar/exportar directamente contactos desde Outlook, pero no hay que olvidar que para eso es necesario que la tabla tenga establecidas las propiedes WSS correctas Sincronización de calendarios Mismo ecosistema y perfil de usuarios. El uso puede ser parcial. Por ejemplo, vincular únicamente una tabla de Privilegios y aprovecharse de la autentificación de usuario de Sharepoint.   Access 14 será una herramienta para la web  Dos perspectivas: En internet  Una aplicación entera en internet es demasiado lenta. Nos puede compensar si  - Nos interesa poder acceder a nuestros datos desde la web, dispositivos móviles etc.  - Uso de réplicas. - Necesitamos usar características de Sharepoint (RSS, alertas, Workflow…) Un uso parcial puede ser interesante. Por ejemplo: - Interacción parcial a través de internet (Formularios para el cliente, publicación de stocks…) - Mantenimiento de versiones del Front End - Superar alguna limitación de Access Access y Sharepoint

En resumen, nos interesa… No va a mejorar el rendimiento: Es muy lento.   Mayor integración con Office, en especial con Outlook: Sincronización de contactos En A2007 podemos importar/exportar directamente contactos desde Outlook, pero no hay que olvidar que para eso es necesario que la tabla tenga establecidas las propiedes WSS correctas Sincronización de calendarios Mismo ecosistema y perfil de usuarios. El uso puede ser parcial. Por ejemplo, vincular únicamente una tabla de Privilegios y aprovecharse de la autentificación de usuario de Sharepoint.   Access 14 será una herramienta para la web  Dos perspectivas: En Intranet Superar limitaciones de Access: Rompe el límite de los 2 gigas Importante con datos adjuntos Mejoras en seguridad: Permisos por usuarios Backup centralizado Papelera de reciclaje Seguimiento de versiones Seguimiento de autores Vistas vinculadas Access y Sharepoint