MANUAL del SIVE Web SENASA, Barreal de Heredia Dra. Sabine Hutter, Ing. Luis Angulo, Dr. Alexis Sandí Diciembre 2013 UE-PG-008-IN-02-v1

Que es el SIVE Web? Sistema Informático de Vigilancia Epidemiológica del SENASA Accesible en cualquier lado donde hay internet (-> “Web”) “Actualizado” porque ya existía un SIVE en el pasado (entre el año 2000 y 2010), que en su momento fue también un registro de establecimientos, y que se dejó de utilizar cuando se implementó el SIREA

Que es el SIVE Web? Centraliza y estandariza información de campo y de laboratorio Permite la disponibilidad de la información en tiempo real en todos niveles (Campo –Laboratorio – Nivel Central) Cumple con los objetivos de la institución en el contexto de la vigilancia epidemiológica

Especificaciones SIVE Web Objetivo Registro de Vigilancia epidemiológica-incluyendo datos de laboratorio Lenguaje de programación C# asp.net Base de datos en el Gestor SQL SERVER 2008 Fuente de elaboración Del SENASA para el SENASA Base común Usa datos del SIREA

Pantalla de Inicio del SIVE Web actual

El SIVE se basa en la información de los formularios corrientes Notificación de caso (DO-PG-002-RE-012) Hoja de Visita/ Orden Sanitaria (DO-MC-01-RE-006) EA1 (DO-MC-01-RE-013) Censo de Población Animal (DO-MC-01-RE-008) Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007) Acta de Cuarentena

Vigilancia activa y pasiva Aplicación del SIVE Muestreos específicos Protocolos y resultados de laboratorio Importaciones y Exportaciones Hato libre Vigilancia activa y pasiva

Utilización del SIVE Departamento de Tecnología de Información: Mantenimiento y actualización del sistema informático Departamento de Epidemiología, Planificación, Control Interno, Auditoria: Análisis de datos para informes periódicos LANASEVE: Recepción de protocolos + inclusión de los resultados, análisis de los datos Dirección de Operaciones: Digitación de la información de vigilancia (y muestreos específicos cuando hay), protocolos de laboratorio, análisis de los datos cuando sea necesario DIPOA: Notificaciones de sospechas de enfermedades (PPC, EEB, FA) en los mataderos Dirección de Cuarentena Animal: Notificaciones de sospechas de enfermedades y de importaciones y exportaciones

Funciones en el SIVE si no1 si2 no no3 no4 Funciones en el SIVE Crear Notificaciones Crear Eventos Digitar Visitas Digitar Protocolos de Laboratorio Crear Hatos Libres Manejar Hatos Libres Recibir protocolos Incluir resultados de laboratorio Analizar información Publicar información analizada Crear mapas Mantener y actualizar el SIVE Web Funcionarios Direcciones Regionales si no1 si2 no Funcionarios Recepción de Muestras LANASEVE Funcionarios Departamento de Diagnóstico LANASEVE Departamento de Epidemiología (Programas Nacionales) no3 no4 Funcionarios Dirección de Cuarentena Animal Funcionarios DIPOA Veterinarios oficializados Veterinarios privados y otros usuarios 1 No excepto Direcciones Regionales con laboratorio 2 No normalmente, solamente cuando sea necesario 3 No excepto en el caso que el Programa no fuese acompañado por alguien de la Dirección Regional 4 No excepto en caso de resultados de laboratorios externos

Módulos del SIVE Web Módulo: Datos usuario Módulo: Funcionarios (solamente Administrador) Módulo: Notificaciones Módulo: Eventos Módulo: Mis protocolos Módulo: Hato Libre Módulo: Recepción Protocolos Módulo: Establecimientos Módulo: Catálogos (solamente Administrador) Módulo: Listado Reportes Módulo: Listado Protocolos Módulo: Listado Resultados Módulo: Ayuda

Se incluyen los datos de cada usuario del SIVE Módulo: Datos usuario

Módulo: Datos usuario En este módulo cada usuario es responsable de mantener su información actualizada: Nombre, Apellidos, Número de teléfono, Puesto, Oficina etc. Si no puede utilizar una de las listas, por favor de contactarse con el Departamento de Informática abriendo un tiquete en la página web del SENASA: www.senasa.go.cr ► en: Sistemas en línea ► en: Centro de Asistencia ► Abrir Nuevo Ticket

Se demuestra el estado de uso del SIVE de cada usuario Módulo: Usuarios

Módulo: Usuarios Existen 3 estados de actividad en el SIVE: Activo: puede trabajar en el sistema Inactivo: ya no puede trabajar en el sistema Bloqueado: se le quitaron los privilegios Para cada tipo de usuario se asignan derechos especiales (roles), los derechos se encuentran descritos en el registro UE-PG-008-RE-01

Módulo: Notificaciones Se introducen todas las notificaciones de sospechas de enfermedades, que se reciben por parte de veterinarios, propietarios, vecinos, otras agencias de gobierno etc. Además se utilizan para notificar la Dirección de Operaciones del SENASA en el caso de sospechas en mataderos y para la importación y la exportación de animales. Módulo: Notificaciones

Módulo: Notificaciones El módulo de Notificaciones tiene la función de: Registrar las sospechas de casos de enfermedad en animales sea en campo o en mataderos Registrar la información epidemiológica de animales importados y exportados para seguimiento en campo El funcionario a quien se asigna la investigación recibe un correo electrónico con los datos básicos del caso

Módulo: Notificaciones Quien utiliza el módulo de Notificaciones? Entidad Digite notificación Da seguimiento (investigación del caso en campo) Dirección de Operaciones si -sospechas de enfermedades si Programas Nacionales no (excepto en casos especiales) Dirección de Cuarentena Animal si –para animales de importaciones y exportaciones no DIPOA

Módulo: Notificaciones Instrucciones: Insertar toda la información del formulario Si se conoce el código SIREA, este mismo se puede utilizar para bajar la información del establecimiento directamente del SIREA El formulario esta apto para realizar las notificaciones de importaciones/ exportaciones de la Dirección de Cuarentena Después de insertar toda la información, presione el botón “Insertar”

Código SIREA El SIVE se basa en la información de los establecimientos del SIREA Cuando no se conoce el código SIREA, se debe de buscar de la siguiente manera: Búsqueda por ubicación, cédula propietario y/o responsable, vecinos Si el establecimiento no está registrado, y se trata de un establecimiento con animales de producción, se debe de inscribir en el SIREA de inmediato!

Módulo: Notificaciones Instrucciones: El Director Regional o la(s) persona(s) a quien el designa deben de asignar las tareas al funcionario correspondiente. Normalmente la asignación se hace según la ubicación de la notificación. Para terminar la asignación, se debe de presionar el botón “Modificar”. El funcionario al que se asignó la notificación, evidencia el seguimiento a la notificación en el momento que digite el “Evento”. La información de la notificación se puede guardar en formato electrónico o imprimirse en papel.

Se introduce información sobre todas las visitas de campo realizadas para vigilancia pasiva (atención de casos - sospechas), eventos relacionados, vigilancia activa, muestreos especiales, importaciones y exportaciones. Módulo: Eventos

Módulo: Eventos Atención de caso-sospecha Eventos relacionados La categorización de los eventos es de la siguiente manera: Atención de caso-sospecha Atención y seguimiento de notificaciones de sospechas de enfermedades Eventos relacionados Eventos relacionados a un caso que se definió como caso índice de un brote Vigilancia activa Vigilancia que se planifica periódicamente Muestreos especiales Muestreos extraordinarios para obtener información sobre enfermedades de interés Importaciones Importaciones de animales vivos Exportaciones Exportaciones de animales vivos

Atención de caso - sospecha = “Atención y seguimiento de notificaciones de sospechas de enfermedades” Esta vigilancia se ejecuta utilizando la Guía de Vigilancia Pasiva (UE-PG-004-IN-001) Se debe de crear un evento siempre

Eventos relacionados = “Eventos relacionados a un caso que se definió como caso índice de un brote” En el caso de que una sospecha de enfermedad se confirma, resultando en un brote, cuando se da seguimiento a otras fincas/granjas, los eventos se categorizan como “Evento relacionado”. En el apartado de “Eventos relacionados” se debe de realizar la relación en el evento del brote con todos sus eventos relacionados.

Eventos relacionados Ejemplos de eventos relacionados: Un brote de rabia, en cual se hacen visitas a fincas vecinas para verificar la situación en estas fincas Un brote de Salmonella gallinarum y otra enfermedad en cual se decide realizar investigaciones en granjas/fincas vecinas para conocer mejor la situación epidemiológica de los alrededores Un caso de una enfermedad exótica en cual hay que realizar investigaciones de establecimientos vecinos y de contacto En el caso de una nueva notificación (por parte de un veterinario, productor etc.), el evento se categoriza como “Vigilancia pasiva”. Dependiendo de la situación epidemiológica, se debe o no relacionar con el brote índice.

Vigilancia activa “Vigilancia rutinaria que se planifica periódicamente” Se crea un evento, donde se debe digitar la hoja de vista y el protocolo únicamente. En este momento vigilancia activa se realiza para Influenza Aviar, Enfermedad de Newcastle, Peste Porcina Clásica, y en granjas aviares de exportación para Salmonelosis y Laryngtraqueitis.

Muestreos especiales “Muestreos extraordinarios para obtener información sobre enfermedades de interés” Muestreos especiales normalmente son dirigidos por un Programa Nacional respectivo Este Programa dará las pautas sobre el tipo de información que se debe de incluir en el SIVE

Importaciones de animales vivos Queda a criterio de la Dirección de Operaciones y la Dirección de Cuarentena para indicar la información y seguimiento a realizar

Exportaciones de animales vivos Queda a criterio de la Dirección de Operaciones y la Dirección de Cuarentena para indicar la información y seguimiento a realizar

El módulo de Eventos contiene los siguientes datos: Módulo: Eventos El módulo de Eventos contiene los siguientes datos: Datos del Evento Datos de Establecimiento (utilizando el Código SIREA) Censo de la población Ingresos y salidas de animales del establecimiento

Módulo: Eventos Sub-módulo: Visitas Información general sobre la visita Población afectada Síntomas y lesiones Tratamientos o vacunaciones Orden sanitaria Medidas tomadas Acta de cuarentena Muestras (Protocolos de laboratorio)

Código SIREA Cuando absolutamente no se justifica la inscripción del establecimiento en el SIREA (ejemplo por ser una casa, o por tener solamente un animal que se murió), la información de “Datos del establecimiento” se puede registrar como “Otro lugar”. Se debe de indicar el “Motivo de no ingreso al SIREA” En este caso siempre se deben de buscar las coordenadas exactas (latitud y longitud) del lugar!

1 Evento – varias Visitas – varios Protocolos de laboratorio Visita n Protocolo n Un Evento puede tener una o varias visitas. En cada visita se pueden llenar uno o varios protocolos de laboratorio (Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007).

Formulario para cada ocasión Formularios que se deben de utilizar: Vigilancia pasiva Eventos relacionados Vigilancia activa Muestreos especiales Importaciones Exportaciones Notificación de caso si no Hoja de Visita/ Orden Sanitaria Reporte sobre Episodios de Enfermedades Agudas (EA1) Censo de Población Animal según instrucciones Recepción de muestras para diagnóstico Acta de Cuarentena cuando aplica

Módulo: Mis protocolos Para incluir y dar seguimiento a protocolos de laboratorio (Formulario Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007)) Módulo: Mis protocolos

Módulo: Mis protocolos En este módulo se encuentran todos los protocolos (Formulario Recepción de muestras para diagnóstico SEG-PE-001-RE-007) , que el usuario digitó Aquí también se pueden incluir protocolos que no están relacionados a un evento (ej. muestreo para AIE, entre otros)

Módulo: Mis RESULTADOS Dar seguimiento a los resultados que se asignan a mis protocolos Módulo: Mis RESULTADOS

Módulo: Mis resultados En este módulo se encuentran todos los resultados de protocolos que el usuario digitó

Para manejar los hatos en saneamiento y libres de brucelosis Para manejar los hatos en saneamiento y libres de brucelosis. Se puede imprimir el certificado de “Hato libre” siempre cuando el establecimiento cumple con los requisitos de “Hato libre” según el Programa Nacional de Brucelosis. Módulo: Hato Libre

Módulo: Hato Libre Diseñado para brucelosis, para tener un registro de establecimientos de hatos en saneamiento y “Hato libre” de esta enfermedad. El módulo puede servir para otras enfermedades diferentes a brucelosis. El módulo permite crear los certificados de “Hato libre” electrónicamente, luego se pueden imprimir en PDF y firmar digitalmente o físicamente.

Ejemplo de un Certificado de Hato Libre emitido por el SIVE Web

Módulo: Hato Libre Este módulo lista los Protocolos de laboratorio relacionados al establecimiento (Recepción de muestras para diagnóstico SEG-PE-001-RE-007) Se pueden comparar dos Protocolos de laboratorio, para encontrar diferencias en los animales con mayor facilidad. Se permite el recordatorio del siguiente muestreo por correo electrónico a través de la programación.

Brucelosis Para brucelosis, solamente se crea un evento cuando existe la sospecha de brucelosis por abortos (según la Guía de Vigilancia Pasiva UE-PG-004-IN-001). En cualquier otra ocasión no hay que crear un evento para brucelosis, pero el establecimiento se puede incluir en el Módulo de Hato Libre de inmediato.

Módulo: Recepción Protocolos Este módulo es de uso interno de los laboratorios. El personal de recepción de muestras revisa si la documentación de los protocolos es completa, y puede aceptar o rechazar muestras. Cada protocolo recibe un número de protocolo. Módulo: Recepción Protocolos

Módulo: Recepción Protocolos El código de los protocolos depende de donde se emite. Siempre consiste en una o varios letras, 4 dígitos, guión y el año (2 dígitos): Laboratorio Código LANASEVE (Departamento de Diagnóstico) D0000-14 Laboratorio Región Brunca LRBR0000-14 Laboratorio Región Chorotega LRCH0000-14 Laboratorio Región Huetar Norte LRHN0000-14

Módulo: Listado DE PROTOCOLOS Buscar protocolos en todo el sistema Módulo: Listado DE PROTOCOLOS

Listado de protocolos Podemos usar los filtros para buscar un protocolo en todos los que se encuentran registrados Esta ventana es de uso del personal de laboratorio o jefes.

Módulo: Listado DE RESULTADOS Para buscar los resultados de un Protocolo de laboratorio en específico. Módulo: Listado DE RESULTADOS

Listado de Resultados Basados en un protocolo buscar los resultados o crear nuevos si tiene los privilegios. Esta ventana es de uso del personal de laboratorio o jefes.

Los catálogos son los listados que estandarizan las entradas de información. Uso interno de administradores del sistema Módulo: Catálogos

Módulo: Catálogos Existen catálogos sobre las siguientes puntos: Especie Tipo Animal Enfermedad Grupo Enfermedad Oficina Laboratorio Medidas a tomar Finalidad de actividad Sistema producción Tratamiento desechos

Módulo: Listado Reportes En este modulo se puede consultar información para resúmenes gerenciales de una manera ágil a Excel, Google Earth o en pantalla, Módulo: Listado Reportes

Módulo: Listado Reportes Reporte de establecimiento( resumen de datos relacionados) Reporte notificaciones Reporte de eventos Reporte de casos Reporte de sospechas Reporte de hato libre Reporte de protocolos Reporte de resultados de protocolos Reporte boletín informativo Reporte OIE Reporte de bitácora del sistema

Reporte de Establecimientos Este reporte da un resumen de las acciones realizadas por establecimiento El establecimiento se carga con el código SIREA Una vez cargado, se hace clic en el botón “BUSCAR” La información disponible son eventos, visitas, protocolos y hato libre

Reporte Notificaciones El reporte de notificaciones se puede hacer filtrando por los siguientes parámetros: Región Provincia Cantón Distrito Oficina Entre fechas El resultado se puede descargar en Excel

Reporte Eventos El reporte de eventos se puede hacer filtrando por los siguientes parámetros: Filtro Geográfico Oficina Fechas Especie El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth. Enfermedad Funcionario Estado Clasificación

Reporte de casos Es la información de los eventos que se han diagnosticado positivos en alguna enfermedad. El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth.

Reporte de sospechas Es la información de los eventos que NO se han diagnosticado todavía en alguna enfermedad. O que no se logro diagnosticar alguna enfermedad. El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth.

Reporte Protocolos El reporte Protocolos da la información sobre todos los protocolos Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007) utilizando los respectivos filtros. El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth.

Reporte Resultados de Protocolo El reporte resultados de Protocolos da la información sobre todos los resultados asignados a un protocolos Recepción de muestras para diagnóstico utilizando los filtros respectivos. El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth.

Reporte Boletin Informativo Este reporte está pensado para realizar los informes periódicos del Departamento de Epidemiología, que hasta el momento fueron Boletines semanales. El resultado se puede descargar en Excel y en archivo KML para encontrar los establecimientos con la condición en cuestión en Google Earth.

Reporte OIE Este reporte está hecho para realizar los informes periódicos del Departamento de Epidemiología para la OIE. El resultado se puede descargar en Excel.

Reporte de Bitácora del Sistema Este reporte permite dar seguimiento a las acciones de casa usuario en el sistema. El resultado se puede descargar en Excel.

Se muestren videos sobre como introducir datos en los diferentes módulos, y se pueden bajar los formularios utilizados en el SIVE, y alguna información adicional de interés para el SIVE. Módulo: AYUDA

Ayuda Si el menú aparece encima del área de trabajo se puede usar la tecla “Ctrl” y “–”(menos). El sitio de pruebas para realizar capacitaciones es www.senasa.go.cr/sivetest El sitio de producción es www.senasa.go.cr/sive

La mejor manera de conocer el SIVE Web es de utilizarlo!!!