APLICAWEB SERVICIOS LEGALES DE PUERTO RICO AUTOMATIZACION PLANILLA INFORMATIVA DE CASOS APLICAWEB Preparado por la Oficina de Estadísticas

Entrada del Usuario: Usuario = Número de empleado seis dígitos. Ej. 005555 (no incluir letras) Contraseña = Anotar su contraseña personal Centro: Escoger centro - lugar de trabajo Nota: El número de centro correspondiente a PPC, fue cambiado con un número 5 al final.

Pantalla I: Pantalla de entrevista inicial Nota: Para ver la información completa en su pantalla, favor de oprimir la tecla “F11” Recepción: Pantalla I: Pantalla de entrevista inicial Llenar el seguro social y darle “enter”. El sistema hará la búsqueda para verificar posible duplicidad.

Casos registrados por el número de Seguro Social: El sistema presentará la siguiente pantalla: Casos registrados por el número de Seguro Social: Opciones: 1. Si no existen casos traerá la pantalla en blanco y se escogerá el botón “Crear Nuevo Caso” 2. Si existe algún caso presentará lista de casos aunque sean de otro centro. Si el solicitante ha sido cliente del Programa se verificará posible duplicidad, de haber duplicidad dentro del mismo centro NO se llenará caso nuevo, se continuará con el caso existente, escoger “Imprimir Planilla”. Si el caso es de otro centro y desea ver planilla, se escogerá botón “Imprimir Planilla”. 3. Si los casos existentes no aplican a casos de duplicidad, se escogerá “Crear Nuevo Caso”. 4. Si presenta un caso del centro y desea verlo en pantalla, se escogerá botón “OK”. Nota: El sistema traerá todos los casos que existan de ese cliente. De ser de otro centro sólo permitirá verlo en pantalla y/o imprimir planilla pero no permitirá editar el caso.

Tipo de Caso Luego de anotar el seguro social, pasar a escoger tipo de caso = Individual ó Grupal. De ser individual llenar información del solicitante. Si es un caso grupal el sistema presentará pantalla para marcar: Caso Grupal Nuevo ó Caso Grupal Existente. 1. Caso Grupal Nuevo = primer solicitante del grupo, al guardar caso el sistema le asignará el número para ese grupo.

Cont. Caso Grupal 2. Caso Grupal Existente = segundo solicitante en adelante. Anotar el número de caso asignado, llenar los encasillados de núm. de centro, año, mes, núm. de cliente y escoger “OK” Al guardar el caso el sistema asignará el mismo número de caso del grupo y le añadirá el número de miembro en grupo.

Pantalla I-B: Cont. Información del Solicitante Recepción: Pantalla I-B: Cont. Información del Solicitante Información parte contraria: Anotar nombre de parte contraria y seguro social: darle “enter” para verificar posible conflicto.

Verificar conflicto parte contraria: Recepción: Verificar conflicto parte contraria: Casos registrados bajo el número de seguro social de parte contraria Si la persona tiene casos en Servicios Legales traerá lista de casos. De existir conflicto no continuar con el caso. Si desea verlo en pantalla seleccionar caso y escoger “Imprimir Planilla”. De no tener casos no traerá pantalla.

Recepción: Escoger ciudadanía: 1. Si la persona es Extranjero legal = escoger tipo de extranjero, tipo de identificación y número de identificación. El área de Detalles presentará los documentos requeridos para verificar el status de ciudadanía.

Pantalla III: Determinación de Elegibilidad Económica Recepción: Escoger “Status Empleo”, Tamaño núcleo familiar y Menores de 18 años, luego pasar a la Pantalla IV. Abogado: Escoger botón de “Determinación de Ingresos” para hacer cualificación económica. Nota: Luego de guardado un caso, si desea ver los ingresos de un cliente sin hacerle cambios, se escogerá botón con lupa en cada una de las opciones. Favor de no entrar nuevamente a la Determinación de Ingresos, ésto cambiará la determinación del caso y tendrá que hacer la cualificación nuevamente.

Abogado: Pantalla para Determinación de Ingresos: Entrar el total de ingresos, escoger el modo (semanal, bisemanal, etc.) el sistema calculará la cantidad anual y luego escoger “Aceptar Valores” y Salida. Nota: Esta pantalla no permitirá salir sin aceptar valores. Al salir de la pantalla automáticamente pasará a la pantalla de Activos ó factores de deducción, según sea el caso. Si el solicitante recibe ayudas de beneficencia pública el sistema no requerirá verificar los activos.

Abogado: Pantalla de Activos Se anota el exceso de la cantidad permitida de activos. Al terminar marcar “Certificación de activos” y “Aceptar Valores”. Al marcar “Salida” el sistema siempre le va a requerir guardar la certificación. Exceso

Abogado: Pantalla para aplicar factores de deducción: Se anotará la cantidad indicada por el solicitante, se escogerá el modo; si la cantidad anual es menor al límite establecido, se mantendrá el total. De la cantidad ser mayor, el sistema aplicará el límite establecido según deducción a aplicarse. Luego “Aceptar valores” y “Salida”.

CONT. - Al hacer la determinación de ingresos correspondiente, el sistema presentará en pantalla el total de ingresos y marcará la determinación de elegibilidad económica. El abogado que hizo la determinación económica escogerá su nombre en el siguiente encasillado. Escoger abogado

Pantalla IV Recepción: Llenará los siguientes campos: Codificación Legal - Escoger “0-Asignar Código Legal”, Determinación Caso: “Sin Determinar” al completar de llenar estos encasillados escoger “Guardar Caso” Abogado: Escogerá el código legal correspondiente. 1. Si el caso es para discusión, se quedará marcado sin determinar y luego “guardar caso”. 2. Si el caso es para Asesoramiento ó Servicio Breve, marcará aceptado y continuará llenando los encasillados correspondientes. Luego pasar a la Pestaña V: Cierre de Caso y completar el cierre.

Pantalla IV Casos referidos a PPC: Determinación de Caso: Aceptado Determinación Aceptado para: Escoger “Tramite PPC”, Escoger gerente que hizo la determinación Escoger abogado PPC a quien se le asignó el caso luego “Guardar Caso”

Pantalla V: Cierre de casos Contestar pregunta en la afirmativa y llenar los encasillados correspondientes según razón de cierre.

Caso Aceptado para Trámite Si el caso es aceptado para trámite:Se completarán los encasillados de determinación de aceptado, fecha de determinación, gerente y abogado asignado. Se escogerá Etapa del caso y fecha última gestión. Nota: Mantener actualizado en todo momento: Abogado Asignado al caso, núm. Trib/ag, etapas y fecha última gestión. De esta área se generará el Inventario de casos activos por abogado.

Modificación Casos: Al buscar un caso y hacerle alguna modificación el sistema siempre le requerirá, al momento de guardar el caso, “Anotar razón de cambio”. Esta anotación aparecerá en el encasillado de “Comentarios”, pantalla IV.

Pantalla VI-A: Casos Radicados Llenar información correspondiente

Pantalla VI-B: Cont. Casos Radicados

Pantalla VII: Tele-Servicio

Pantalla Administrativa: Gerentes: Esta pantalla se usará para: 1. Ver e imprimir los informes correspondientes al centro. 2. Eliminar casos

Reportes Administrativos: Gerentes Seleccionar nombre del reporte. Escoger fecha para el reporte. “Ver Reporte”= presenta el informe en pantalla, escoger imprimir.

Reportes de Centro disponibles: 1. Casos Activos = presenta lista de todos los casos activos del centro 2. Casos activos por abogado = lista de todos los casos activos por abogado 3. Casos Cerrados = lista de los casos cerrados del centro 4. Casos Cerrados por Abogado = lista de los casos cerrados por abogados 5. Casos Creados = Casos entrevistados según fecha escogida. INCLUYE: determinación del caso: Aceptado, No aceptado y Sin determinar 6. Casos Eliminados = lista de casos eliminados del centro. INCLUYE: Razón para eliminar caso y Usuario. 7. Casos Modificados = lista de casos modificados por usuario y razón de modificación 8. Casos Inventarios = Inventario de casos activos por abogado 9. Servicios Breves = lista de casos aceptados para servicio breve y aparecen abiertos en sistema

Proceso para eliminar casos: 1. En la parte superior izquierda presenta área para escoger fecha: Desde ___Hasta____. 2. Se seleccionará la fecha de entrevista del caso que se va a eliminar. 3. Seleccionar botón “Refrescar Listado”, el sistema presentará lista de casos para la fecha indicada. 4. Luego seleccionar botón “Buscar Caso” , presentará encasillados “Identificación Caso”, anotar el número de caso que desea eliminar y seleccionar “Buscar”.

Cont. proceso para eliminar caso: 5. El sistema buscará el caso en la lista presentada en pantalla, al encontrarlo lo marcará y luego el usuario quitará la marca de cotejo al lado de Caso Activo. 6. Pasar al encasillado “Razón para inactivación” y anotar la razón para eliminar el caso y luego escoger “guardar cambio”.

Transferir Caso Antes de transferir caso siempre se tiene que anotar la razón del cambio y guardar el caso

Transferir Caso a otro centro de servicio directo ó a PPC Pasar a la Pantalla I: Seleccionar “Transferir Caso”. Aparecerá pantalla indicando el número de caso que va a ser transferido, escoger el nombre de centro y seleccionar “transferir”. El sistema buscará, en la base de datos del centro seleccionado, el próximo número disponible e indicará el nuevo número asignado al caso. Centro que lo recibe:Caso nuevo del centro. Actualizar fechas del caso y nombre de abogados. Nota: Antes de transferir un caso, se comunicarán con el Director del Centro y luego se transferirá.

Nuevo número de caso asignado al centro que fue transferido Nuevo número de caso asignado al centro que fue transferido. Para verificar caso anotar número asignado.

Cuando se busca un caso de otro centro traerá el caso a pantalla pero no permitirá editarlo, solo se podrán ver las pantallas.