Departamento de compras República Bolivariana de Venezuela Universidad Simón Bolívar Cátedra: Administración de Materiales Departamento de compras Plan de Mejoramiento Para el año Angélica Villamizar 07-1264

Departamento de compras El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

Funciones Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general, tener más libertad para negociar. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc.

Objetivos generales de un departamento de compras Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados. Encontrar o desarrollar vendedores competentes Estandarizar los productos comprados  

Objetivos específicos de un departamento de compras Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

Proveedores exigen precios Polìticas del departamento de Compras Producir o comprar Proveedores exigen precios altos Compras a instancias Compras por contrato

¿ Cuando se necesitan los materiales y activar la compra? Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado período.

¿Fabricar o comprar? Razones para fabricar Razones para comprar 1.Menor costo de producción. ·         Proveedores no adecuados. ·         Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega). ·         Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una contribución marginal. ·         Obtener la calidad deseada. ·         Evitar la connivencia entre proveedores. ·         Obtener un producto único que acarreará un compromiso prohibitivo para el proveedor. ·         Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal de un despido. ·         Proteger el diseño patentado o la calidad Razones para comprar 1. Menor costo de adquisición 2. Mantener el compromiso con el proveedor 3. Obtener habilidad técnica o de gestión 4. Capacidad inadecuada. 5. Reducir costos de inventario. 6. Asegurar fuentes alternativas. 7. Recursos de gestión o técnicos inadecuados 8. Reciprocidad. 9. El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.

Causas de retraso del departamento de compras Falta de material en el almacén El material para la preparación de los pedidos no se encuentra en el almacén. El número de unidades de producto existente en el almacén es diferente al número ofrecido por el sistema informático.   Descuadre stock

. Errores de proveedor en Causas de retraso del departamento de compras Los errores producidos desde la realización del pedido por personal de la organización hasta la entrega del material por parte del proveedor pueden influir en la disponibilidad de materiales para ser entregados y, por consiguiente, en los plazos de entrega al cliente.   Pedido a proveedor Material equivocado o defectuoso entregado por el proveedor que genera retraso en la entrega al cliente   . Errores de proveedor en la entrega

Técnicas de compras Compra Sin factura Pedidos Electrónicos Único proveedor de todas las unidades de un producto concreto. Pedidos Electrónicos Los pedidos electrónicos no sólo pueden reducir el papeleo, sino que también acelera el plazo de adquisición el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada. Compras sin inventario Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos. Compras justo A tiempo Estandarización el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para incrementar los niveles de estandarización.

Características de las compras justo a tiempo Proveedores Pocos proveedores. Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos. Repetir negocio con los mismos proveedores. El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente eliminación del negocio del proveedor. Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus proveedores.

Características de las compras justo a tiempo Cantidades Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable). Entregas frecuentes en lotes pequeños. Acuerdos contractuales a largo plazo. Papeleo mínimo para lanzar los pedidos. Calidad Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor. Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad. Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor. Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo.

¿cómo realizar la compra?

Orden de Compra Fecha en que se colocó el pedido. Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos casos, esta comunicación se puede hacer telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le confirma la cantidad que cotizara y se le pide que envíe los materiales. Fecha en que se colocó el pedido. Nombre del proveedor. Cantidad del material. Precio unitario. Valor total (sin impuesto). Porcentaje de impuesto y su valor. Valor total con impuesto. Descripción de la forma de pago. Fecha de entrega. La orden de compra Debe contener lo siguiente:

Ejemplo de una orden de compras

Responsabilidades del departamento de compras Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas. Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido en los inventarios. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores. Generalmente, estas órdenes de compra se preparan en copias múltiples que siguen los siguientes propósitos

Video relacionado con la exposición www.youtube.com

Gracias por su atenciòn