Parte II UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJERÍA Registro y Control de la Entrada y Salida de Documentos Mensajería Prof. Arcángel Eduardo Sánchez Gómez Marzo 2014

Contenido Preliminares Medios de Recepción y Envío de Documentos Recepción, registro y envío de documentos Registro y control de la salida de documentos Recepción, registro y control de la entrada de documentos La radicación de documentos enviados y recibidos Despacho o distribución de documentos dentro y fuera de la organización-La mensajería Sobre la elaboración y uso de copias de las comunicaciones internas para la remisión de documentos vía mensajería La mensajería Los sellos

Preliminares Registro y Control Entrada de Documentos a la Organización Salida de Documentos de la Organización Distribución y recolección de Documentos dentro de la Organización

Preliminares Son todas aquellas recibidas y producidas en desarrollo de las funciones asignadas lealmente a una entidad, independientemente del medio utilizado Comunicación Oficial Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Correspondencia Melo, Triana, Parada (2003)

Unidades de Correspondencia y Mensajería Medios de recepción y envío de documentos Mensajería (mensajeros), Correo tradicional, Correo Especial: solicitarán constancia de recepción y/o envío de documentos Fax: La recepción y envío debe hacerse de forma centralizada, lo que se recomienda la escogencia de un número de teléfono destinado para tal fin. Si el aparato de fax utiliza papel químico se sugiere que los documentos recibidos en estos equipos sean fotocopiados, con el fin de garantizar la perdurabilidad en el tiempo del contenido. Correo electrónico: los correos electrónicos institucionales, han de imprimirse con el fin que estas comunicaciones puedan formar parte de los trámites a realizarse o de algún expediente. Y almacenarse electrónicamente. Página Web: De efectuarse trámites en línea, se deberá imprimir constancia que de fe de la gestión realizada y ordenada en la serie o expediente correspondiente. Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Recepción, registro y control de la entrada de documentos Definición de recepción o entrada de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (Triana, 2006). En el caso de los documentos que ingresan de la organización resulta importante en palabras del Prof. Cruz Mundet (2006): Identificarlos, es decir, atribuirles un número de entrada (RADICADOR) que sea correlativo, señalando la fecha, remitente, destinatario, asunto, entre otros campos. De existir en la organización un programa de gestión documental, puede ser el mejor momento para su clasificación y apertura del expediente respectivo. El establecer un sistema de registro y control además de aportar mecanismos de monitoreo de los trámites que se están realizando, ayuda al cumplimiento de las Leyes nacionales en materia de acceso a la información por parte de la ciudadanía.

Unidades de Correspondencia y Mensajería Recepción, registro y control de la entrada de documentos En el proceso de recepción de documentos se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo especial, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Registro Constancia de recibo (sello, reloj radicador, etiqueta, código de barra). Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Registro y control de la salida de documentos Definición de salida de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar a la hora de remitir y/o enviar documentos a personas naturales y jurídicas que se encuentran localizadas fuera de la organización Al igual que la recepción de documentos, el envío de documentos debe cumplir con ciertas actividades de mensajería y control: Recepción interna de los documentos a ser enviados externamente Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas, así como de copias del o de los documentos que tengan que ser sellados y firmados por el destinatario o en su defecto de planilla o formulario de envío de documentos Identificación de medios de envío: mensajería, fax, correo tradicional, correo especial, correo electrónico, página web, otros. Radicación Registro Embalaje Clasificación y despacho

Unidades de Correspondencia y Mensajería La radicación de documentos recibidos y enviados A todo documento sea recibido o enviado se le deberá asignar un NÚMERO DE RADICACIÓN CONSECUTIVO, que permita controlar al documento dentro de los sistemas de registro, de igual forma, se debe dejar constancia de la fecha y hora de recibo o de envío del documento Se puede llevar a través de un sello automático que coloque tanto el número de radicación como la fecha y hora de recepción Cualquiera que sean los procedimientos utilizados para la radicación de los documentos, estos al final velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual: No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, La numeración será asignada en estricto orden de recepción y/o envio de los documentos; Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la documentación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. (Ver Gaceta Oficial Nº 32.385 de fecha 04-01-1982) Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Algunas actividades importantes relacionadas con la radicación Toda Unidad de Correspondencia y Mensajería deberá elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes, disponiendo de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas (Importancia de tener levantados, simplificados y documentados los procedimientos y los tiempos de ejecución de las actividades). Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines, libros, catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante una planilla especial a la dependencia interesada. De acuerdo a las políticas internas establecidas, estos documentos pueden ser remitidos al Centro de Documentación o a la Biblioteca de la Institución. Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Despacho o distribución de documentos dentro y fuera de la organización-La mensajería La distribución de documentos tiene que ver con todas aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Corrientemente para los recorridos internos de distribución de comunicaciones oficiales, se han establecido en las organizaciones dos turnos de mensajería: 9:00 a.m. y 2:30 p.m. Sin embargo, pueden existir excepciones de entregas inmediatas de acuerdo a la urgencia en la entrega de la correspondencia. De acuerdo con la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental compilador por Jorge Triana (2006), la distribución de documentos se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

Unidades de Correspondencia y Mensajería Despacho o distribución de documentos dentro y fuera de la organización-La mensajería La correcta distribución de documentos dentro y fuera de la organización dependerá de una buena gestión de las actividades de los mensajeros, así como de la dotación de materiales y suministros para ejercer sus funciones y de la asignación de un espacio físico y mobiliario que facilite el cotejo, clasificación y empaquetado de grandes masas documentales El proceso de distribución de documentos dentro y fuera de la organización puede incluir tres (03) grandes actividades: Distribución de documentos externos recibidos Distribución de documentos internos producidos en la misma organización Distribución de documentos producidos en la organización a ser enviados a entes externos

Unidades de Correspondencia y Mensajería Sobre la elaboración y uso de copias de las comunicaciones internas para la remisión de documentos vía mensajería Las comunicaciones oficiales producidas-enviadas en soporte papel, se elaborarán de acuerdo a lo expresado en el Artículo 16 de la Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos (Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5891 del 31-07-2008 en original y un máximo de tres copias, una de las cuales deberá ser enviada para su conservación y consulta al Archivo Central del órgano o ente, sin perjuicio de las copias que se pudieran solicitar a cargo de las personas interesadas.

Unidades de Correspondencia y Mensajería La mensajería El control de la entrega final a través de los mensajeros se puede realizar con una hoja de “ruta diaria” que identifique los datos básicos de los documentos a consignar o recibir, personas involucradas y fecha; también se puede enviar a través del correo electrónico o fax, dependiendo de las políticas que tenga la organización en esta materia.   La hoja de ruta de mensajeros, permite la gestión de los trabajos de reparto o mensajería, obteniendo el control y valoración del trabajo realizado, sea por cliente, transportista o mensajero, por día o por orden de trabajo. Se recomienda que los mensajeros tengan rutas de mensajería, es decir, una asignación de unidades o departamentos a los cuales presta su servicio en los horarios correspondientes. Estas rutas deben ser conocidas por todos los funcionarios de la organización.

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