Dirección General de Servicios Generales y Movilidad Mtro. José Agustín Hernández Ibarra Titular del Área Coordinadora de Archivos Marco normativo en materia de archivos

Índice I. Problemática en materia de archivos universitarios II. Proceso de incorporación de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística a las U. U. III. Marco jurídico IV. Clasificación de la información: Pública Reservada Confidencial V. Derechos ARCO VI. Sistema Institucional de Archivos de la UNAM VII. Ciclo Vital de los documentos VIII. Instrumentos de Control y Consulta Archivística: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Inventario General Inventario de Transferencia Primaria Inventario de Transferencia Secundaria Inventario de Baja Documental Guía Simple de Archivos

I. Problemática en materia de archivos Heterogeneidad de criterios para clasificar documentos y expedientes Saturación de espacios con documentos sin valores primarios ni secundarios Conservación de documentos en condiciones desfavorables para su organización y preservación

I. Problemática… Duplicidad o fragmentación de expedientes Interrupción del flujo de los documentos en los archivos universitarios Destrucción de documentos sin previa valoración

ENTREGA DE INVENTARIO GENERAL II. Proceso de incorporación de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística a las U. U. CAPACITACIÓN SEGUIMIENTO Y ASESORÍA SUPERVISIÓN ENTREGA DE INVENTARIO GENERAL

Objetivos específicos II. Proceso de incorporación… Capacitación Objetivo general Brindar la metodología archivística para cumplir con la normativa aplicable en la organización y conservación de archivos en posesión de las Unidades Universitarias. Objetivos específicos Introducir a los asistentes al lenguaje archivístico para homogeneizar terminología. Conocer el marco normativo en materia de archivos. Conocer las funciones del Área Coordinadora Archivos de la UNAM. Conocer los principios archivísticos para aplicarlos en sus áreas de trabajo. Practicar con los Instrumentos de Control y Consulta Archivística de la UNAM.

III. Marco jurídico

Artículo 6º Constitucional Toda información en posesión de la UNAM es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional. La UNAM debe documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. La Ley determinará los supuestos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información. (Reforma del 7 de febrero de 2014)

Artículo 6º Constitucional La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales y a la rectificación de éstos.

Artículo 6º Constitucional La UNAM debe preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. La UNAM debe publicar la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la información pública será sancionada en los términos dispuestos por las leyes.

Normatividad federal Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Publica (4 de mayo de 2015) http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5391143&fecha=04/05/2015 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (14 de julio de 2014) http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/244_140714.pdf Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (11 de junio de 2003) http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LFTAIPG.pdf Ley Federal de Archivos (23 de enero de 2012) http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf. Reglamento de la Ley Federal de Archivo (13 de mayo de 2014) www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LFA.pdf Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos (18 de agosto de 2003) http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF

Normatividad universitaria Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para la UNAM (Publicado en Gaceta UNAM , el 12 de septiembre de 2011) http://xenix.dgsca.unam.mx/oag/abogen/documento.html?doc_id=66 Acuerdo por el que se constituyen la Unidad de Transparencia y el Comité de Transparencia de la UNAM (Publicado en Gaceta UNAM , el día 28 de abril de 2016) Acuerdo para la Protección, Uso y Conservación del Patrimonio Histórico Documental de la UNAM (Publicado en Gaceta UNAM , el 15 de diciembre de 1988) http://xenix.dgsca.unam.mx/~oag/abogen/acuerdos_rector/consulta/ver/ver.html?acu_id=104 Acuerdo por el que se establece el Área Coordinadora de Archivos de la UNAM (Publicado en Gaceta UNAM , el día 29 de julio de 2013) http://xenix.dgsca.unam.mx/~oag/abogen/acuerdos_rector/consulta/ver/ver.html?acu_id=306 Acuerdo que Crea y Establece las Funciones y estructura de la Secretaría de Atención a la Comunidad Universitaria de la UNAM (Publicado en Gaceta UNAM , el día 10 de diciembre de 2015) http://www.acervo.gaceta.unam.mx/index.php/gum10/issue/view/4575/showToc Código de Ética de la Universidad Nacional Autónoma de México (Publicado en Gaceta UNAM , el día 30 de julio de 2015) http://www.acervo.gaceta.unam.mx/index.php/gum10/issue/view/4534

IV. Clasificación de la información

a) Información Pública Toda la información a la que se refiere el Reglamento es pública, salvo las excepciones que en el mismo se señalan. Cualquier persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la misma, sin más limitación que las determinadas por los ordenamientos jurídicos aplicables y en los términos y condiciones que el Reglamento dispone (Art. 2°). Reglamento de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales para la UNAM.

a) Información Pública Portal

b) Información Reservada Los datos y documentos que integran los expedientes o procedimientos en trámite ante: Tribunal Universitario. Comisión de Honor. Contraloría. Defensoría de los Derechos Universitarios, Autoridad jurisdiccional, laboral o administrativa cuando la UNAM es parte. La que contenga opiniones, recomendaciones, insumos, proyectos, acuerdos, dictámenes o puntos de vista que forman parte del proceso deliberativo de las diversas Unidades Universitarias. Reglamento de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales para la UNAM.

b) Información Reservada La que ponga en riesgo las estrategias procesales que la UNAM implemente en procedimientos judiciales, laborales y administrativos en forma de juicio. El contenido, antes de su conclusión de los estudios e investigaciones que se desarrollen en la UNAM o en las que colabore. Cuya divulgación ponga en riesgo la vida, la seguridad, integridad o la salud de cualquier persona. La que ponga en riesgo la implementación, administración y seguridad de los sistemas de datos personales. La dispuesta sí en un ordenamiento jurídico. Reglamento de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales para la UNAM.

c) Información Confidencial Los datos personales concernientes a la vida privada de los miembros de la comunidad universitaria y, en general, de cualquier persona física identificada e identificable.

Datos personales I. Origen étnico; II. Características físicas, morales, emocionales; III. Vida afectiva y familiar; IV. Domicilio y número telefónico; V.  Patrimonio; VI. Ideología y opiniones políticas.

Datos personales VII. Creencias o convicciones religiosas, filosóficas; VIII. Estado de salud física y mental; IX.  Preferencias sexuales; X. Información o dato académico y laboral que posea la Universidad; y XI. Otras análogas que afecten su intimidad.

v) Derechos ARCO

Derechos de los titulares Acceso a sus datos personales. Rectificación cuando sean inexactos o incompletos. Cancelación de sus datos personales. Oposición al tratamiento de sus datos.

¿Quién resguarda el material documental? “La organización y resguardo del material documental de la Universidad estará a cargo de las Unidades Universitarias que los posean, en los términos de lo dispuesto en los lineamientos que para el efecto apruebe el Comité de Información” (Art. 2) Reglamento de Transparencia Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales para la Universidad Nacional Autónoma de México. Publicado en Gaceta UNAM el 12 de septiembre de 2011.

¿Cuál es la fecha de inicio? Transitorio Cuarto.- Las Unidades Universitarias integrarán a sus archivos, los Instrumentos de Control y Consulta Archivística a más tardar el 1° de enero de 2015

VI. Sistema Institucional de Archivos de la UNAM

Valoración documental VII. Ciclo vital de los documentos Primera Etapa Tercera Etapa Valoración documental Segunda Etapa ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Valores Primarios Informativo Evidencial Testimonial Valores Secundarios Baja documental

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO VIII. Instrumentos… UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Instrumentos de control y consulta archivística 2014 Aprobados en la sesión ordinaria del Comité de Información del día 04 de Diciembre de 2014

1) Cuadro General de Clasificación Archivística

1) Cuadro General…

Código de Clasificación Archivística Fondo UNAM: 1 Sección 2 3C. Serie 3 6. Sub serie 4 3/ Código de la Unidad Universitaria 5 414-1 Año de apertura 6 “2015”/ No. consecutivo de los expedientes 7 1…..

2) Catálogo de Disposición Documental

3) Inventario General

4) Inventario de Transferencia Primaria

5) Inventario de Transferencia Secundaria

6) Inventario de Baja Documental

7) Guía Simple de Archivos

7) Guía Simple…

7) Guía Simple…

Valoración documental Ciclo vital de los documentos y los Instrumentos de Control y Consulta Archivística de la UNAM Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental ARCHIVO HISTÓRICO Inventario general Guía simple de archivos ARCHIVO DE TRÁMITE Informativo Evidencial Testimonial Valores Secundarios ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Valoración documental Valores Primarios Inventario de transferencia secundaria Inventario de transferencia primaria Inventario de Baja documental

Muchas gracias por su atención